Ekwiwalent za zwolnienie z pracy to sytuacja, z którą mamy do czynienia w przypadku umowy o pracę. Jego wypłata dotyczy pracownika, który ma niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Sprawdź, jakie regulacje prawne i zasady dotyczą ekwiwalentu pieniężnego oraz jak go obliczać.
Ekwiwalent za zwolnienie z pracy – kiedy dochodzi do wypłaty ekwiwalentu?
Zwolnienie pracownika wynika z wielu kwestii. Wypowiedzenie umowy może polegać na porozumieniu stron lub na oświadczeniu jednej ze stron (z zachowaniem lub bez okresu wypowiedzenia). Niezależnie jednak od powodu rozwiązania umowy o pracę, Kodeks pracy wskazuje, że każdemu pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Prawo to jest niezbywalne, czyli osoba zatrudniona na umowę o pracę nie może się go zrzec.
W sytuacji, gdy umowa zostanie rozwiązana lub wygaśnie, a pracownik nie ma możliwości wykorzystania pozostałego mu urlopu, prawo nakazuje pracodawcy wypłatę ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Środki powinny być przekazane nawet wtedy, gdy pracownik nie wykonał żadnych formalności związanych z przyznaniem takiego świadczenia, czyli nie złożył żadnego wniosku. Ekwiwalent pieniężny przysługuje pracownikowi, gdy niewykorzystany urlop wypoczynkowy dotyczy całej puli, jak i tylko jego części.
Kiedy można się ubiegać o ekwiwalent za zwolnienie z pracy w związku z niewykorzystanym urlopem?
Ze względu na to, że ekwiwalent za zwolnienie z pracy przysługuje w sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, moment nabycia prawa do takiego świadczenia za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powstaje z dokładną datą rozwiązania umowy lub jej wygaśnięcia. Wtedy pracownik może już wymagać od pracodawcy wypłaty ekwiwalentu za zwolnienie z pracy, a nawet żądać odsetek z tytułu zwłoki. W przypadku odmowy pracodawcy sprawę można zgłosić do sądu.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop według prawa
Ekwiwalent za zwolnienie z pracy, czyli niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest regulowany przez Kodeks pracy. Zgodnie z art. 171:
„§ 1. W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny”.
To oznacza, że do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego nie dochodzi ze względu na wolę pracodawcy – jest to jego prawny obowiązek.
Czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy się w trakcie trwania stosunku pracy?
Prawo do ekwiwalentu jest jasno określone w Kodeksie pracy. Według przepisów pracownik nabywa prawo do jego wypłaty w przypadku rozwiązania stosunku pracy, ale również możliwe jest wygaśnięcie stosunku pracy. Podstawą jest więc zwolnienie z pracy polegające na rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy. Oznacza to, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie jest możliwy w trakcie trwania stosunku pracy nawet wtedy, gdy obie strony, czyli pracodawca i pracownik wyrażają na to zgodę.
Czy przy zmianie pracodawcy udzielenie urlopu wypoczynkowego przejmuje nowy zakład pracy?
Zdarzają się przypadki, w których pracownik rozwiązuje z pracodawcą umowę, jednocześnie nawiązując stosunek pracy z nowym zakładem pracy. Według prawa obowiązek udzielenia urlopu wypoczynkowego nie przechodzi na firmę, z którą pracownik podpisał nową umowę. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy za zgodą pracownika oba zakłady podpiszą specjalne porozumienie, w którym określono przejęcie obowiązku udzielenia urlopu wypoczynkowego przez nową firmę.
Ekwiwalent za zwolnienie z pracy – kiedy nie trzeba go wypłacać?
Przypadku rozwiązania stosunku pracy lub jego wygaśnięcia może się zdarzyć, że pracodawca nie musi wypłacać pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Taką sytuację również reguluje Kodeks pracy w art. 171:
„§ 3. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.”
Według przepisów pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, gdy zaraz po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy podpisze on z pracownikiem nową umowę o pracę. Dzięki temu rozwiązaniu niewykorzystany urlop wypoczynkowy może być zrealizowany w czasie zatrudnienia powstałego z nowej umowy o pracę.
Przeniesienie urlopu w ten sposób musi być jednak zaakceptowane przez obie strony, a więc pracodawca nie może sam narzucić takiego sposobu rozliczenia. Takie sytuacje należą jednak do rzadkości, ponieważ jest to rozwiązanie wygodne zarówno dla pracownika (uzyskuje możliwość wykorzystania urlopu w najlepszym, wybranym przez siebie terminie), jak i samego pracodawcy (nie musi wypłacać ekwiwalentu).
Komu przysługuje ekwiwalent za zwolnienie z pracy?
Ekwiwalent z powodu niewykorzystania urlopu wypoczynkowego przysługuje osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, dzięki której pracownik nabył prawo do płatnego okresu urlopowego. Wypłaty ekwiwalentu pieniężnego są możliwe jednak w sytuacji wygaśnięcia stosunku pracy lub jego rozwiązania. Sytuacja, w której pracodawca wypłaca pieniądze za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie dotyczy osób pracujących na innych umowach cywilnoprawnych, czyli zatrudnionych na umowę zlecenie i umowę o dzieło.
Warto podkreślić, że prawo do ekwiwalentu pieniężnego przysługuje niezależnie od tego, jaka jest wola stron. Jego wypłata powinna być zrealizowana zarówno w przypadku, gdy pracodawca rozwiązał umowę i w jej trakcie nie udzielał urlopu wypoczynkowego, jak również w sytuacji, kiedy to pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, ponieważ tego nie chciał.
Czy ekwiwalent w ramach niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego jest możliwy w okresie próbnym?
Z racji tego, że na ekwiwalent za niewykorzystany urlop nie ma wpływu rodzaj umowy o pracę, powód jej rozwiązania, ani czas, w którym pracownik był zatrudniony (czyli stażu pracy), o wypłatę środków można się starać również podczas okresu próbnego. Trzeba jednak pamiętać, że nadal podstawowym warunkiem do uzyskania ekwiwalentu pieniężnego jest sytuacja rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – jak go obliczyć?
To ile wyniesie ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, zależy od wymiaru, jaki przysługuje konkretnemu pracownikowi. W przypadku umowy o pracę do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy dochodzi często w trakcie roku kalendarzowego, co oznacza, że pracodawca musi wziąć pod uwagę urlop proporcjonalny, którego dotyczy art. 155 Kodeksu pracy:
„§ 1. W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop:
1) u dotychczasowego pracodawcy – w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze;”
To oznacza, że gdy stosunek pracy wygaśnie w ciągu roku kalendarzowego, pracownikowi u dotychczasowego pracodawcy przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym względem okresu przepracowanego.
Obliczenie ekwiwalentu pieniężnego
Ze względu na to, że ekwiwalent za urlop wypoczynkowy wykorzystuje zmienne składniki przysługujące zatrudnionemu, trzeba go odpowiednio wyliczyć. Co należy wziąć pod uwagę?
1) Współczynnik ekwiwalentu – to podstawa obliczenia ekwiwalentu, która dotyczy liczby dni pracujących w ciągu całego roku kalendarzowego. Aby go ustalić, trzeba:
Od wszystkich dni w roku odjąć liczbę dni pracujących (czyli bez sobót, niedziel i świąt) w danym roku kalendarzowym, następnie uzyskany wynik dzieli się na 12 (czyli liczbę miesięcy). Ostateczna liczba to właśnie współczynnik ekwiwalentu przysługujący na konkretny rok kalendarzowy.
2) Miesięczne wynagrodzenie stałe – podstawę wymiaru ekwiwalentu związanego ze zwolnieniem z pracy i niewykorzystanym urlopem tworzy wynagrodzenie o stałej wysokości, w tym również wszelkie premie i wynagrodzenia związane z nadgodzinami.
3) Wymiar zatrudnienia – ten czynnik zależy od tego, czy pracownik jest zatrudniony na cały etat lub jego część. Wymiar obejmuje dobową normę czasu pracy, a więc w przypadku pełnego etatu będzie to 8 godzin na dobę.
4) Zakres niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego – w obliczeniach uwzględnia się liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.
Wysokość ekwiwalentu – wzór
Mając już ustalone wartości wymienione powyżej, można określić ekwiwalent na podstawie obliczeń:
1) Wysokość wynagrodzenia podzielona na współczynnik ekwiwalentu = wynik to kwota za jeden dzień urlopu.
2) Ekwiwalent za jeden dzień urlopu podzielony na liczbę godzin pracy w systemie dobowym = wynik to kwota za godzinę urlopu.
3) Ekwiwalent za godzinę urlopu pomnożony przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu = wynik to kwota, którą uzyskuje całościowy ekwiwalent za urlop.
Kiedy wypłacić ekwiwalent w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu?
Choć pod względem prawnym nie ma regulacji dotyczących terminu wypłacania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, zazwyczaj powinno być to zrealizowane najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia. Wtedy to pracownik traci możliwość fizycznego wykorzystania pozostałego urlopu. Wypłata środków realizowana jest przelewem na konto bankowe.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop a okres wypowiedzenia
Wielu pracodawców przy rozwiązywaniu umów lub ich wygaśnięciu stosuje praktykę, w której podczas okresu wypowiedzenia pracownik zostaje wysłany na urlop. Dzięki temu ekwiwalent za urlop wypoczynkowy nie musi zostać wypłacony. Pod względem prawnym nie jest to zabronione. Pracodawca w trakcie okresu wypowiedzenia może bez zgody pracownika wysłać go na urlop. Nie istnieją również przepisy, które obligują go do wypłacenia ekwiwalentu w zamian za realizację urlopu wypoczynkowego w czasie okresu wypowiedzenia.
