Rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem nie należy do przyjemnych dla obu stron. Tłumaczymy, co to jest rozmowa dyscyplinująca i jak ją przeprowadzić tak, aby przyniosła pozytywne skutki. Nawet krytyka w feedbacku może okazać się przydatna!

Rozmowa dyscyplinująca

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_146705554_m%C5%82oda-kobieta-siedz%C4%85ca-w-biurze-podczas-rozmowy-kwalifikacyjnej-z-pracownic%C4%85-szefem-lub.html

Nie każde potknięcie i niewłaściwe działanie pracownika jest celowe. Pracodawca w takim przypadku nie musi nakładać kary porządkowej, ale może się zdecydować na coś bardziej powściągliwego. Szansą na efektywne rozwiązanie tego typu problemów jest przeprowadzanie rozmów dyscyplinujących w czasie pracy. Luźne zwrócenie uwagi pracownikowi, że jego negatywne zachowania źle wpływają na firmę, w wielu przypadkach będzie bowiem opcją najmniej kosztowną i czasochłonną. Czym jest rozmowa dyscyplinująca? Dlaczego warto ją stosować? Jak przeprowadzić rozmowę dyscyplinującą?

Co to jest rozmowa dyscyplinująca?

Czasem po prostu nie ma innego wyjścia. Rozmowa dyscyplinująca – jak przeprowadzić ją z pracownikiem tak, aby skorzystały na tym obie strony?

Rozmowa dyscyplinująca to forma upomnienia pracownika i jeden z ostatnich kroków pracodawcy przed zwolnieniem osoby, która niedostatecznie wywiązuje się ze swoich obowiązków. Choć nie należy do przyjemnych, dla żadnej ze stron, to bywa niezbędna. Jeśli zachowanie pracownika niekorzystnie wpływa na funkcjonowanie firmy, pracodawca musi coś z tym zrobić. A spotkanie bezpośrednie to idealna okazja do poprawy sytuacji. Podczas niego pracownik może wyjaśnić powody swojego zachowania. Dobrze przeprowadzona rozmowa dyscyplinująca rozwiązuje wiele problemów.

Kiedy przeprowadzić rozmowę dyscyplinującą?

Często przeprowadzenie rozmowy dyscyplinującej jest wręcz niezbędne, by usprawnić procesy zachodzące w firmie. Jest ona konieczna w sytuacji, w której jego zachowanie jest niewłaściwe względem współpracowników i przełożonego. Najczęściej rozmowę dyscyplinującą przeprowadza się, gdy:

1) pracownik źle wykonuje zadania;

2) jego praca jest nieefektywna, a inni muszą nadrabiać pracę za niego;

3) popełnia błędy, które naprawiać muszą pozostali członkowie zespołu;

4) jest konfliktowy, negatywnie wpływa na innych pracowników;

5) nie przestrzega zasad współżycia społecznego;

6) swoim zachowaniem obraża współpracowników lub firmę;

7) nie stosuje się do zaleceń i wciąż popełnia te same błędy przy zadaniach;

8) notorycznie się spóźnia i przedłuża wszystkie przerwy.

Jeśli powyższe zachowania wystąpiły u kogoś z Waszych pracowników, jako szefowie nie macie innego wyjścia. Bywa też, że rozmowa dyscyplinująca stanowi punkt zwrotny w pracy osoby, z którą ją przeprowadzacie. Dacie im szansę zastanowić się, z czego wynika spadek ich efektywności i czy np. nie powinny poszukać nowych ofert pracy.

Rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem – korzyści

Jakie korzyści dają rozmowy dyscyplinujące? Choć niektórzy uważają, że najlepszą karą za naganne zachowanie i zaniedbania w pracy jest zwolnienie danej osoby, eksperci przypominają, że warto pamiętać tu o kosztach nowej rekrutacji. Poszukiwania nowego pracownika do zespołu może zająć chwilę, tymczasem pozostaje on w okrojonym składzie.

SPRAWDŹ TEŻ: Nagana w pracy

Jakie jeszcze pozytywne konsekwencje oprócz braku konieczności zwolnienia pracownika może mieć rozmowa dyscyplinująca?

  • może skłonić pracownika do poprawy swojego zachowania;

  • może poprawić morale zespołu;

  • może obniżyć koszty – np. zaoszczędzić na kolejnej rekrutacji;

  • może pomóc poznać prawdziwe przyczyny zachowania pracownika.

Przygotowanie rozmowy dyscyplinującej

Rozmowa dyscyplinująca – jak ją przeprowadzić, aby odnieść powyższe korzyści? Dialog powinien przeprowadzić pracodawca lub bezpośredni przełożony, czyli osoby, które są najlepiej zorientowane w całej sytuacji.

Pracownika należy poinformować odpowiednio wcześniej o chęci przeprowadzenia rozmowy. Nie będzie to wtedy jednostronne spotkanie, ponieważ osoba, która zawiniła, będzie miała czas przemyśleć własne argumenty, a nawet zaproponować swój plan naprawczy.

Przede wszystkim pamiętajmy o ustronnym i cichym miejscu, w którym będziemy mogli porozmawiać spokojnie. Postawcie na rzeczowe przedstawienie problemów z zachowaniem pracownika, wymieńcie konkretne sytuacje, w których zawiedliście się na jego pracy. Następnie postarajcie się uzyskać szczerą odpowiedź, z czego wynikają błędy osoby, której dajecie feedback. Wtedy będziecie mogli spróbować wspólnie pomyśleć nad dobrym rozwiązaniem tej sytuacji.

Sprawdź też: Jak oceniać pracowników?

Przeprowadzenie rozmowy dyscyplinującej

W rozmowie dyscyplinującej z pracownikiem nie chodzi o ocenę jego osoby, ale o jego zachowanie względem obowiązków i innych pracowników. Ważne jest to, aby spotkanie przebiegło w spokojnej atmosferze, bez niepotrzebnych napięć i wykorzystywania groźby zwolnienia. Pracodawcę powinna interesować bowiem zmiana zachowania podwładnego, a nie konieczność poszukiwania kandydata na jego stanowisko.

Jak przeprowadzić rozmowę dyscyplinującą z pracownikiem?

Oto kilka zasad, którymi należy kierować się podczas rozmowy dyscyplinującej:

1. Pracodawca powinien przytoczyć fakty i konkretne zachowania pracownika, które stanowiły powód rozmowy.

2. Należy nawiązać do ogólnie przyjętych zasad w firmie, regulaminu czy ustaleń w umowie, których podwładny nie przestrzegał przez konkretne działania.

3. Pracownik powinien być również świadomy tego, że jego działanie może narazić firmę na straty, gdy niewłaściwie odnosi się do współpracowników czy klientów.

4. Pracodawca okazuje w takiej sytuacji wyrozumiałość i dokładnie wysłuchuje tłumaczeń pracownika. Należy zadawać podwładnemu pytania, które ułatwią zrozumienie całej sytuacji. Może jego działanie wynika z chwilowych problemów finansowych, a może pracownik nie odnajduje się na obecnym stanowisku i lepiej wykonywałby inne obowiązki?

5. Po określeniu powodów zachowania pracownika można na ich podstawie zbudować plan dalszego działania i naprawy sytuacji. Pracodawca wskazuje, co powinno się zmienić, ewentualnie wdraża pewne modyfikacje, by mu to ułatwić. Na końcu warto też ustalić termin kolejnej rozmowy, aby pracownik otrzymał cenny feedback, czyli informację o postępach i ocenę jego dotychczasowych starań.

Może Cię zainteresować:

Rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem

Rozmowa dyscyplinująca to dobre rozwiązanie trudnej sytuacji z pracownikiem, kiedy nie chcemy nakładać na niego tzw. kar porządkowych. Czy po takiej rozmowie powinien pozostać ślad w dokumentacji? Podczas spotkania można sporządzić też notatkę służbową, w której zostanie zawarta zwięzła informacja na temat tego, czego dotyczyła przeprowadzona przez nas rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem.

Notatka służbowa z rozmowy dyscyplinującej – wzór

Rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem – wzór takiej notatki powinien zawierać najważniejsze informacje z rozmowy, takie jak:

  • opis sytuacji lub zdarzenia, które doprowadziły do rozmowy dyscyplinującej;

  • rzeczowe fakty na temat przebiegu kariery danej osoby w firmie;

  • opis samej rozmowy – uwaga, nie ma tu miejsca na osądy czy wskazywanie winnego – notatka ma być jak najbardziej obiektywna;

  • opis ustaleń końcowych z rozmowy, jakich dokonano z pracownikiem.

Warto pamiętać też o tym, że w notatce służbowej z rozmowy dyscyplinującej nie powinny znaleźć się informacje dotyczące życia prywatnego pracownika. Oto przykładowy tekst takiej notatki:

Notatka służbowa

Od: X Do: X

(data i miejsce sporządzenia notatki)

Rozmowa dyscyplinująca z X z powodu powtarzających się błędów przy przygotowywaniu kosztorysów do projektu Y.

Jako kierownik zespołu X zostałem zaalarmowany powtarzającymi się błędami pracownika X. Pomimo kilkukrotnego zwrócenia mu uwagi na zaistniały problem nadal popełnia on te same błędy. Z tego powodu zdecydowałem się na przeprowadzenie rozmowy, mającej na celu wyjaśnienie tej sytuacji. Pracownik X poinformował mnie o przyczynach, dla których błąd się powtarza. Ma trudności z opanowaniem nowej umiejętności w pracy. Wspólnie ustaliliśmy nową metodę działania – od tej pory pracownik X dołączy do zespołu bardziej doświadczonego pracownika Y, aby nauczyć się więcej od kolegów w tym zakresie. Jednocześnie ustaliliśmy, że jeśli błędy nadal będą się powtarzać, do rozmowy trzeba będzie powrócić.

Sporządził: XC

Pozdrawiam (Podpisy obu stron)

Tak sporządzona notatka może w przyszłości stanowić cenny dowód na rozmowę dyscyplinującą przeprowadzoną z pracownikiem, a nawet pomóc uniknąć podobnych błędów w przyszłości.

Notatka służbowa z rozmowy z pracownikiem a przepisy

Czy notatka służbowa z rozmowy dyscyplinującej z pracownikiem lub inne pismo ostrzegawcze może być przechowana w jego aktach osobowych? Okazuje się, że istnieją pewne rozbieżności w tej kwestii.

Orzecznictwo Sądu Najwyższego uwzględnia bowiem różne stanowiska. W pierwszym z nich istnieje możliwość dokumentacji niewłaściwego zachowania pracownika oraz sytuacji, w których doszło do naruszenia obowiązków pracowniczych, co wiąże się z przechowywaniem takich notatek czy pism w aktach osobowych pracownika. W innym przypadku dopuszcza się przechowywanie takich dokumentów tylko wtedy, gdy wymierzono kary porządkowe. Jeszcze inne stanowisko sądów uznaje sporządzanie notatek służbowych i pism ostrzegawczych za niedopuszczalne, tłumacząc to obejściem aktualnych przepisów o karach porządkowych.

Rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem – co dalej?

Dialog obu stron powinien przynieść oczekiwane efekty. Zapytaj pracownika o powody takiego zachowania i spróbuj je zrozumieć. W razie braku poprawy z jego strony dobrą praktyką jest poinformowanie takiej osoby o możliwości stosowania w określonych przypadkach przepisów o pracowniczej odpowiedzialności porządkowej w razie pojawienia się ponownego przewinienia porządkowego.

Z jednej strony rozmowa dyscyplinująca ma działać motywacyjne, a z drugiej nie można jednak użyć tego argumentu jako groźby. Rozmowa dyscyplinująca ma bowiem być potwierdzeniem planu naprawczego ze strony pracodawcy i jego dobrych intencji. Takich spotkań nie można jednak przeprowadzać w nieskończoność. Jeśli pracodawca kilkakrotnie mówi o swoich spostrzeżeniach i daje szansę zatrudnionemu, może się okazać, że najlepszym rozwiązaniem jest zwolnienie.

Pracownik działający na szkodę zespołu i firmy może generować straty. Poza tym może narastać jego poczucie frustracji, wypalenia zawodowego, a nawet poważniejszych schorzeń typu depresja. Tak ważne jest więc, aby w trakcie rozmowy zbadać prawdziwe powody niewłaściwego zachowania pracownika.

Co zrobić, kiedy rozmowa dyscyplinująca nie przynosi efektów?

Mimo najlepszych chęci i odpowiednio przeprowadzonych rozmów dyscyplinujących, mogą zdarzyć się sytuacje, w których pracownik nie spełnia oczekiwań związanych z wykonywanymi obowiązkami. W takich przypadkach kluczowe jest, aby działać stanowczo, ale jednocześnie z szacunkiem i profesjonalizmem.

Jeśli pomimo jasnych wskazówek, udzielonego wsparcia i wskazówek w postaci zaleceń przełożonego, pracownik nadal nie radzi sobie z powierzonymi zadaniami i nie dochodzi do zmiany zachowania, należy rozważyć zakończenie współpracy. Przed podjęciem tej decyzji warto upewnić się, że zrobiono wszystko, aby dać mu szansę na rozwój i poprawę. Rozwiązanie umowy o pracę powinno być ostatnim krokiem, podejmowanym w sytuacji, gdy wszystkie inne metody okazały się nieskuteczne.

W momencie podjęcia decyzji o zakończeniu współpracy ważne jest, aby rozmowa była przeprowadzona w sposób pełen empatii i zrozumienia. Podziękuj pracownikowi za dotychczasowy wkład oraz wysiłek, jaki włożył w wykonywanie swoich obowiązków. To pozwoli zakończyć relację zawodową w sposób, który nie pozostawi negatywnych emocji i pokaże, że firma traktuje swoich pracowników z szacunkiem, nawet w trudnych momentach.

Po zakończeniu współpracy warto przeanalizować sytuację, aby wyciągnąć wnioski na przyszłość. Może to pomóc w lepszym dopasowaniu kryteriów rekrutacji, skuteczniejszym wprowadzaniu nowych pracowników do zespołu oraz rozpoznawaniu sygnałów, które mogą świadczyć o potencjalnych trudnościach w wykonywaniu obowiązków. Dzięki temu organizacja może zminimalizować ryzyko podobnych sytuacji w przyszłości.

Jak unikać błędów podczas rozmowy dyscyplinującej?

Przeprowadzenie rozmowy dyscyplinującej wymaga nie tylko przygotowania, ale także umiejętności panowania nad emocjami. Częstym błędem jest przyjęcie zbyt konfrontacyjnej postawy, co może prowadzić do niepotrzebnych napięć i braku współpracy ze strony pracownika. Zamiast tego warto stosować technikę aktywnego słuchania, która pozwala lepiej zrozumieć przyczyny problemu i znaleźć optymalne rozwiązanie.

Innym częstym błędem jest brak konsekwencji. Jeśli rozmowa dyscyplinująca ma przynieść efekty, jej wyniki powinny być monitorowane. Pracownik musi mieć świadomość, że pracodawca oczekuje realnych zmian i będzie sprawdzał, czy wyznaczone cele są realizowane. Warto także unikać nadmiernego skupiania się na krytyce – zamiast tego lepiej podkreślić pozytywne aspekty pracy pracownika i wskazać sposoby poprawy sytuacji.

Jakie konsekwencje może mieć nieskuteczna rozmowa dyscyplinująca?

Jeśli rozmowa dyscyplinująca zostanie przeprowadzona w niewłaściwy sposób, może pogorszyć atmosferę w zespole i wpłynąć negatywnie na morale pracowników. Pracownik, który czuje się niesprawiedliwie traktowany, może zacząć unikać obowiązków, wykazywać mniejszą motywację, a nawet rozważać odejście z firmy.

Nieprawidłowo przeprowadzona rozmowa może również zaszkodzić wizerunkowi pracodawcy. W dobie mediów społecznościowych pracownicy coraz częściej dzielą się swoimi doświadczeniami w sieci, co może wpłynąć na reputację firmy. Dlatego ważne jest, aby podejść do rozmowy w sposób profesjonalny i przemyślany, koncentrując się na rozwiązaniu problemu, a nie karaniu pracownika.

Dlaczego rozmowa powinna być szybka, ale nie pochopna?

Skuteczna rozmowa dyscyplinująca powinna być przeprowadzona w odpowiednim momencie – nie za późno, ale też nie pod wpływem impulsu. Kluczowe jest to, aby zaprosić pracownika w atmosferze spokoju, rzeczowości i profesjonalizmu. Menedżer powinien najpierw zebrać wszystkie fakty – bez emocjonalnych osądów – i upewnić się, że sytuacja faktycznie wymaga interwencji. Dobrze, jeśli rozmowa odbywa się w spokojnych warunkach, z dala od reszty zespołu. Warto jasno przedstawić problem, dać pracownikowi przestrzeń do wypowiedzenia się, a następnie wspólnie wypracować rozwiązanie. Celem rozmowy nie jest kara, ale poprawa zachowania i odbudowanie zaangażowania. Tylko wtedy można mówić o jej prawdziwej skuteczności.

Jasne oczekiwania wobec pracownika – dlaczego ich brak prowadzi do nieporozumień

Jednym z najczęstszych powodów, dla których konieczna jest rozmowa korygująca, jest brak jasno przedstawionych zasad oraz tego, jakie są realne oczekiwania wobec pracownika. Jeśli pracownik nie wie, jakie standardy obowiązują na danym stanowisku, trudno oczekiwać, że będzie konsekwentnie je realizował. Dlatego przed rozmową menedżer powinien dokładnie przygotować konkretne informacje, opisujące zarówno zachowania wymagające poprawy, jak i te, które są oceniane pozytywnie. Pozwala to uniknąć chaosu i przypadkowych komentarzy, które mogą być mylnie interpretowane.

Rozmowa ma mieć charakter konstruktywny, dlatego zamiast ogólników warto przedstawiać fakty i przykłady. Takie podejście zmniejsza ryzyko negatywnej atmosfery, wzmacnia poczucie sprawiedliwości i pomaga pracownikowi zrozumieć, czego dokładnie się od niego oczekuje. Co ważne, pracownik również powinien mieć przestrzeń, aby odnieść się do przedstawionych treści – może to ujawnić kluczowe elementy, takie jak przeciążenie obowiązkami, brak narzędzi lub nieporozumienia w zespole. Dopiero wtedy rozmowa dyscyplinująca staje się naprawdę efektywna i stanowi krok do poprawy, a nie tylko formalność do odhaczenia.

Dlaczego odkładanie rozmowy pogarsza sytuację i jak temu zapobiec

Jednym z podstawowych błędów, jakie popełniają liderzy, jest ciągłe odkładanie rozmowy z pracownikiem, który wymaga wsparcia lub korekty zachowania. Z pozoru może się wydawać, że poczekanie na „lepszy moment” poprawi sytuację, ale najczęściej prowadzi to do eskalacji problemów. Niewyjaśnione kwestie narastają, a pracownik zaczyna odczuwać dystans, brak zainteresowania lub dezaprobatę ze strony przełożonego – co pogłębia negatywną atmosferę w zespole. Opóźnianie rozmowy sprawia też, że trudniej zachować obiektywizm i wskazać faktyczne zdarzenia, bo z czasem szczegóły zaczynają się zacierać.

Warto pamiętać, że rozmowa dyscyplinująca, jeśli zostanie przeprowadzona we właściwym momencie, jest skuteczną alternatywą dla stosowania sankcji, upomnień czy bardziej formalnych działań. Menedżer powinien działać szybko, ale nie impulsywnie – kluczowe jest przygotowanie planu, zebranie przykładów zachowań oraz stworzenie warunków do otwartej komunikacji. To właśnie ona pomaga pracownikowi zrozumieć cele rozmowy, a przełożonemu – lepiej poznać przyczyny nieprawidłowości. Niekiedy okazuje się, że źródłem problemów są nie złe intencje, lecz braki organizacyjne, przeciążenie obowiązkami lub niezauważone wcześniej trudności.

Jak prowadzić rozmowę, gdy w grę wchodzą problemy osobiste pracownika

Podczas rozmowy z pracownikiem warto pamiętać, że nie każda sytuacja wynika wyłącznie z zaniedbań zawodowych. Czasem przyczyną spadku efektywności mogą być problemy osobiste, które wpływają na zachowanie, motywację i jakość pracy. W takich przypadkach przełożony nie powinien pomijać faktu, że człowiek nie funkcjonuje w próżni – to, co dzieje się poza biurem, często realnie przekłada się na postawę pracownika. Dlatego rozmowa musi mieć charakter konstruktywny, z empatycznym podejściem i zrozumieniem, przy jednoczesnym zachowaniu profesjonalnych granic.

Podczas rozmowy pracodawca powinien przedstawiać konkretne informacje dotyczące zachowań w pracy, ale jednocześnie dać przestrzeń pracownikowi na wyjaśnienie swojej perspektywy. Jeśli problemy osobiste mają charakter czasowy, warto zaproponować działania naprawcze, takie jak zmiana harmonogramu, zmniejszenie obciążenia lub ustalenie dodatkowego wsparcia zespołu. Ważne, aby nie oceniać przyczyn, lecz skupić się na tym, co można zrobić, aby poprawić sytuację w miejscu pracy. Taka otwarta, spokojna rozmowa może doprowadzić do poprawy relacji, zmniejszenia napięcia i odzyskania efektywności przez pracownika.

Jak zakończyć rozmowę, by pozostawić dobre wrażenie?

Ostatnie minuty rozmowy dyscyplinującej są kluczowe – to one decydują, czy pracownik wyjdzie z poczuciem porażki, czy z motywacją do zmiany. Warto podsumować ustalenia, dać jasny sygnał, czego się oczekuje i kiedy nastąpi weryfikacja efektów. Nie należy kończyć rozmowy groźbą ani wrogim tonem – lepiej zastosować konstruktywną zachętę i pokazać, że menedżer wierzy w poprawę sytuacji. Dobrze też pozostawić otwartą drogę do kontaktu – pracownik powinien wiedzieć, że może zgłosić trudności czy poprosić o wsparcie. Prawidłowo zakończona rozmowa dyscyplinująca w atmosferze wzajemnego szacunku może stać się punktem zwrotnym, a nie źródłem napięcia. To narzędzie nie tylko kontrolne, ale i rozwojowe – pod warunkiem, że zostanie przeprowadzone z szacunkiem i empatią. Wtedy nawet udzielenie negatywnej informacji zwrotnej na temat nieodpowiedniego zachowania przyniesie pozytywne skutki i nie wpłynie na obniżenie motywacji pracownika.

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_117747202_dw%C3%B3ch-pracownik%C3%B3w-siedzi-przy-biurku.html