Rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem nie należy do przyjemnych dla obu stron. Tłumaczymy, co to jest rozmowa dyscyplinująca i jak ją przeprowadzić tak, aby przyniosła pozytywne skutki. Nawet krytyczny feedback może okazać się przydatny!

Co to jest rozmowa dyscyplinująca?

Czasem po prostu nie ma innego wyjścia. Rozmowa dyscyplinująca – jak przeprowadzić ją z pracownikiem tak, aby skorzystały na tym obie strony?

Rozmowa dyscyplinująca to forma upomnienia pracownika i jeden z ostatnich kroków pracodawcy przed zwolnieniem osoby, która niedostatecznie wywiązuje się ze swoich obowiązków. Choć nie należy do przyjemnych, dla żadnej ze stron, to bywa niezbędna. 

Kiedy nie mamy wyjścia i musimy przeprowadzić rozmowę dyscyplinującą z pracownikiem? Jest ona konieczna w sytuacji, w której:

  • pracownik niewłaściwie wykonuje zadania
  • popełnia błędy, które naprawiać muszą pozostali członkowie zespołu
  • jest konfliktowy, negatywnie wpływa na innych pracowników
  • swoim zachowaniem obraża współpracowników lub firmę
  • nie stosuje się do zaleceń i wciąż popełnia te same błędy przy zadaniach
  • jest nieefektywny, a inni muszą nadrabiać pracę za niego
  • notorycznie się spóźnia i przedłuża wszystkie przerwy

Jeśli powyższe zachowania wystąpiły u kogoś z Waszych pracowników, jako szefowie nie macie innego wyjścia. Bywa też, że rozmowa dyscyplinująca stanowi punkt zwrotny w pracy osoby, z którą ją przeprowadzacie. Dacie im szansę zastanowić się, z czego wynika spadek ich efektywności i czy np. nie powinny poszukać nowych ofert pracy.

Rozmowa dyscyplinująca – jak przeprowadzić?

Jakie korzyści płyną z rozmowy dyscyplinującej? Choć niektórzy uważają, że najlepszą karą za naganne zachowanie i zaniedbania w pracy jest zwolnienie danej osoby, eksperci przypominają, że warto pamiętać tu o kosztach nowej rekrutacji. Poszukiwania nowego pracownika do zespołu może zająć chwilę, tymczasem pozostaje on w okrojonym składzie.

SPRAWDŹ TEŻ: Nagana w pracy

Jakie jeszcze pozytywne konsekwencje może mieć rozmowa dyscyplinująca?

  • może skłonić pracownika do poprawy swojego zachowania
  • może poprawić morale zespołu
  • może obniżyć koszty – np. zaoszczędzić na kolejnej rekrutacji
  • może pomóc poznać prawdziwe przyczyny zachowania pracownika

Rozmowa dyscyplinująca – jak ją przeprowadzić, aby odnieść powyższe korzyści? Przede wszystkim pamiętajmy o ustronnym i cichym miejscu, w którym będziemy mogli porozmawiać spokojnie. Postawcie na rzeczowe przedstawienie problemów z zachowaniem pracownika, wymieńcie konkretne sytuacje, w których zawiedliście się na jego pracy. Następnie postarajcie się uzyskać szczerą odpowiedź, z czego wynikają błędy osoby, której dajecie feedback. Wtedy będziecie mogli spróbować wspólnie pomyśleć nad dobrym rozwiązaniem tej sytuacji. 

Rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem – wzór

Rozmowa dyscyplinująca to dobre rozwiązanie trudnej sytuacji z pracownikiem, kiedy nie chcemy nakładać na niego tzw. kar porządkowych. Czy po takiej rozmowie powinien pozostać ślad w dokumentacji? Podczas spotkania można sporządzić też notatkę służbową, w której zostanie zawarta zwięzła informacja na temat tego, czego dotyczyła przeprowadzona przez nas rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem. 

Rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem – wzór takiej notatki powinien zawierać najważniejsze informacje z rozmowy, takie jak:

  • opis sytuacji lub zdarzenia, które doprowadziły do rozmowy
  • rzeczowe fakty na temat przebiegu kariery danej osoby w firmie
  • opis samej rozmowy – uwaga, nie ma tu miejsca na osądy czy wskazywanie winnego – notatka ma być jak najbardziej obiektywna
  • opis ustaleń końcowych z rozmowy, jakich dokonano z pracownikiem

Warto pamiętać też o tym, że w notatce służbowej z rozmowy dyscyplinującej nie powinny znaleźć się informacje dotyczące życia prywatnego pracownika. Oto przykładowy tekst takiej notatki!

Notatka służbowa/ MEMO

Od: X Do: X

(data i miejsce sporządzenia notatki)

Rozmowa dyscyplinująca z X z powodu powtarzających się błędów przy przygotowywaniu kosztorysów do projektu Y.

Jako kierownik zespołu X zostałem zaalarmowany powtarzającymi się błędami pracownika X. Pomimo kilkukrotnego zwrócenia mu uwagi na zaistniały problem nadal popełnia on te same błędy. Z tego powodu zdecydowałem się na przeprowadzenie rozmowy, mającej na celu wyjaśnienie tej sytuacji. Pracownik X poinformował mnie o przyczynach, dla których błąd się powtarza. Ma trudności z opanowaniem nowej umiejętności w pracy. Wspólnie ustaliliśmy nową metodę działania – od tej pory pracownik X dołączy do zespołu bardziej doświadczonego pracownika Y, aby nauczyć się więcej od kolegów w tym zakresie. Jednocześnie ustaliliśmy, że jeśli błędy nadal będą się powtarzać, do rozmowy trzeba będzie powrócić.

Sporządził: XC

Pozdrawiam! (Podpisy obu stron)

Tak sporządzona notatka może w przyszłości stanowić cenny dowód na rozmowę dyscyplinującą przeprowadzoną z pracownikiem, a nawet pomóc uniknąć podobnych błędów w przyszłości.