Rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem nie należy do przyjemnych dla obu stron. Tłumaczymy, co to jest rozmowa dyscyplinująca i jak ją przeprowadzić tak, aby przyniosła pozytywne skutki. Nawet krytyka w feedbacku może okazać się przydatna!
Nie każde potknięcie i niewłaściwe działanie pracownika jest celowe. Pracodawca w takim przypadku nie musi nakładać kary porządkowej, ale może się zdecydować na coś bardziej powściągliwego. Szansą na efektywne rozwiązanie tego typu problemów jest przeprowadzanie rozmów dyscyplinujących w czasie pracy. Luźne zwrócenie uwagi pracownikowi, że jego negatywne zachowania źle wpływają na firmę, w wielu przypadkach będzie bowiem opcją najmniej kosztowną i czasochłonną. Czym jest rozmowa dyscyplinująca? Dlaczego warto ją stosować? Jak przeprowadzić rozmowę dyscyplinującą?
Co to jest rozmowa dyscyplinująca?
Czasem po prostu nie ma innego wyjścia. Rozmowa dyscyplinująca – jak przeprowadzić ją z pracownikiem tak, aby skorzystały na tym obie strony?
Rozmowa dyscyplinująca to forma upomnienia pracownika i jeden z ostatnich kroków pracodawcy przed zwolnieniem osoby, która niedostatecznie wywiązuje się ze swoich obowiązków. Choć nie należy do przyjemnych, dla żadnej ze stron, to bywa niezbędna. Jeśli zachowanie pracownika niekorzystnie wpływa na funkcjonowanie firmy, pracodawca musi coś z tym zrobić.
Kiedy przeprowadzić rozmowę dyscyplinującą?
Często przeprowadzenie rozmowy dyscyplinującej jest wręcz niezbędne, by usprawnić procesy zachodzące w firmie. Jest ona konieczna w sytuacji, w której jego zachowanie jest niewłaściwe względem współpracowników i przełożonego. Najczęściej rozmowę dyscyplinującą przeprowadza się, gdy:
pracownik źle wykonuje zadania;
jego praca jest nieefektywna, a inni muszą nadrabiać pracę za niego;
popełnia błędy, które naprawiać muszą pozostali członkowie zespołu;
jest konfliktowy, negatywnie wpływa na innych pracowników;
nie przestrzega zasad współżycia społecznego;
swoim zachowaniem obraża współpracowników lub firmę;
nie stosuje się do zaleceń i wciąż popełnia te same błędy przy zadaniach;
notorycznie się spóźnia i przedłuża wszystkie przerwy.
Jeśli powyższe zachowania wystąpiły u kogoś z Waszych pracowników, jako szefowie nie macie innego wyjścia. Bywa też, że rozmowa dyscyplinująca stanowi punkt zwrotny w pracy osoby, z którą ją przeprowadzacie. Dacie im szansę zastanowić się, z czego wynika spadek ich efektywności i czy np. nie powinny poszukać nowych ofert pracy.
Rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem – korzyści
Jakie korzyści płyną z rozmowy dyscyplinującej? Choć niektórzy uważają, że najlepszą karą za naganne zachowanie i zaniedbania w pracy jest zwolnienie danej osoby, eksperci przypominają, że warto pamiętać tu o kosztach nowej rekrutacji. Poszukiwania nowego pracownika do zespołu może zająć chwilę, tymczasem pozostaje on w okrojonym składzie.
SPRAWDŹ TEŻ: Nagana w pracy
Jakie jeszcze pozytywne konsekwencje może mieć rozmowa dyscyplinująca?
może skłonić pracownika do poprawy swojego zachowania;
może poprawić morale zespołu;
może obniżyć koszty – np. zaoszczędzić na kolejnej rekrutacji;
może pomóc poznać prawdziwe przyczyny zachowania pracownika.
Przygotowanie rozmowy dyscyplinującej
Rozmowa dyscyplinująca – jak ją przeprowadzić, aby odnieść powyższe korzyści? Dialog powinien przeprowadzić pracodawca lub bezpośredni przełożony, czyli osoby, które są najlepiej zorientowane w całej sytuacji.
Pracownika należy poinformować odpowiednio wcześniej o chęci przeprowadzenia rozmowy. Nie będzie to wtedy jednostronne spotkanie, ponieważ osoba, która zawiniła, będzie miała czas przemyśleć własne argumenty, a nawet zaproponować swój plan naprawczy.
Przede wszystkim pamiętajmy o ustronnym i cichym miejscu, w którym będziemy mogli porozmawiać spokojnie. Postawcie na rzeczowe przedstawienie problemów z zachowaniem pracownika, wymieńcie konkretne sytuacje, w których zawiedliście się na jego pracy. Następnie postarajcie się uzyskać szczerą odpowiedź, z czego wynikają błędy osoby, której dajecie feedback. Wtedy będziecie mogli spróbować wspólnie pomyśleć nad dobrym rozwiązaniem tej sytuacji.
Sprawdź też: Jak oceniać pracowników?
Przeprowadzenie rozmowy dyscyplinującej
W rozmowie dyscyplinującej z pracownikiem nie chodzi o ocenę jego osoby, ale o jego zachowanie względem obowiązków i innych pracowników. Ważne jest to, aby spotkanie przebiegło w spokojnej atmosferze, bez niepotrzebnych napięć i wykorzystywania groźby zwolnienia. Pracodawcę powinna interesować bowiem zmiana zachowania podwładnego, a nie konieczność poszukiwania kandydata na jego stanowisko.
Jak przeprowadzić rozmowę dyscyplinującą z pracownikiem?
Oto kilka zasad, którymi należy kierować się podczas rozmowy dyscyplinującej:
1. Pracodawca powinien przytoczyć fakty i konkretne zachowania pracownika, które stanowiły powód rozmowy.
2. Należy nawiązać do ogólnie przyjętych zasad w firmie, regulaminu czy ustaleń w umowie, których podwładny nie przestrzegał przez konkretne działania.
3. Pracownik powinien być również świadomy tego, że jego działanie może narazić firmę na straty, gdy niewłaściwie odnosi się do współpracowników czy klientów.
4. Pracodawca okazuje w takiej sytuacji wyrozumiałość i dokładnie wysłuchuje tłumaczeń pracownika. Należy zadawać podwładnemu pytania, które ułatwią zrozumienie całej sytuacji. Może jego działanie wynika z chwilowych problemów finansowych, a może pracownik nie odnajduje się na obecnym stanowisku i lepiej wykonywałby inne obowiązki?
5. Po określeniu powodów zachowania pracownika można na ich podstawie zbudować plan dalszego działania i naprawy sytuacji. Pracodawca wskazuje, co powinno się zmienić, ewentualnie wdraża pewne modyfikacje, by mu to ułatwić. Na końcu warto też ustalić termin kolejnej rozmowy, aby pracownik otrzymał cenny feedback, czyli informację o postępach i ocenę jego dotychczasowych starań.
Może Cię zainteresować:
- Feedback w pracy – co to jest, jak go udzielać? Przykłady
- Komunikacja wewnętrzna w firmie: Co robić, by była efektywna? Narzędzia komunikacji wewnętrznej
- Work-life balance – definicja i przykłady wykorzystania metody w życiu codziennym!
Rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem
Rozmowa dyscyplinująca to dobre rozwiązanie trudnej sytuacji z pracownikiem, kiedy nie chcemy nakładać na niego tzw. kar porządkowych. Czy po takiej rozmowie powinien pozostać ślad w dokumentacji? Podczas spotkania można sporządzić też notatkę służbową, w której zostanie zawarta zwięzła informacja na temat tego, czego dotyczyła przeprowadzona przez nas rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem.
Notatka służbowa z rozmowy dyscyplinującej – wzór
Rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem – wzór takiej notatki powinien zawierać najważniejsze informacje z rozmowy, takie jak:
opis sytuacji lub zdarzenia, które doprowadziły do rozmowy dyscyplinującej;
rzeczowe fakty na temat przebiegu kariery danej osoby w firmie;
opis samej rozmowy – uwaga, nie ma tu miejsca na osądy czy wskazywanie winnego – notatka ma być jak najbardziej obiektywna;
opis ustaleń końcowych z rozmowy, jakich dokonano z pracownikiem.
Warto pamiętać też o tym, że w notatce służbowej z rozmowy dyscyplinującej nie powinny znaleźć się informacje dotyczące życia prywatnego pracownika. Oto przykładowy tekst takiej notatki:
Notatka służbowa
Od: X Do: X
(data i miejsce sporządzenia notatki)
Rozmowa dyscyplinująca z X z powodu powtarzających się błędów przy przygotowywaniu kosztorysów do projektu Y.
Jako kierownik zespołu X zostałem zaalarmowany powtarzającymi się błędami pracownika X. Pomimo kilkukrotnego zwrócenia mu uwagi na zaistniały problem nadal popełnia on te same błędy. Z tego powodu zdecydowałem się na przeprowadzenie rozmowy, mającej na celu wyjaśnienie tej sytuacji. Pracownik X poinformował mnie o przyczynach, dla których błąd się powtarza. Ma trudności z opanowaniem nowej umiejętności w pracy. Wspólnie ustaliliśmy nową metodę działania – od tej pory pracownik X dołączy do zespołu bardziej doświadczonego pracownika Y, aby nauczyć się więcej od kolegów w tym zakresie. Jednocześnie ustaliliśmy, że jeśli błędy nadal będą się powtarzać, do rozmowy trzeba będzie powrócić.
Sporządził: XC
Pozdrawiam (Podpisy obu stron)
Tak sporządzona notatka może w przyszłości stanowić cenny dowód na rozmowę dyscyplinującą przeprowadzoną z pracownikiem, a nawet pomóc uniknąć podobnych błędów w przyszłości.
Notatka służbowa z rozmowy z pracownikiem a przepisy
Czy notatka służbowa z rozmowy dyscyplinującej z pracownikiem lub inne pismo ostrzegawcze może być przechowana w jego aktach osobowych? Okazuje się, że istnieją pewne rozbieżności w tej kwestii.
Orzecznictwo Sądu Najwyższego uwzględnia bowiem różne stanowiska. W pierwszym z nich istnieje możliwość dokumentacji niewłaściwego zachowania pracownika oraz sytuacji, w których doszło do naruszenia obowiązków pracowniczych, co wiąże się z przechowywaniem takich notatek czy pism w aktach osobowych pracownika. W innym przypadku dopuszcza się przechowywanie takich dokumentów tylko wtedy, gdy wymierzono kary porządkowe. Jeszcze inne stanowisko sądów uznaje sporządzanie notatek służbowych i pism ostrzegawczych za niedopuszczalne, tłumacząc to obejściem aktualnych przepisów o karach porządkowych.
Rozmowa dyscyplinująca z pracownikiem – co dalej?
Dialog obu stron powinien przynieść oczekiwane efekty. Zapytaj pracownika o powody takiego zachowania i spróbuj je zrozumieć. W razie braku poprawy z jego strony dobrą praktyką jest poinformowanie takiej osoby o możliwości stosowania w określonych przypadkach przepisów o pracowniczej odpowiedzialności porządkowej w razie pojawienia się ponownego przewinienia porządkowego.
Z jednej strony rozmowa dyscyplinująca ma działać motywacyjne, a z drugiej nie można jednak użyć tego argumentu jako groźby. Rozmowa dyscyplinująca ma bowiem być potwierdzeniem planu naprawczego ze strony pracodawcy i jego dobrych intencji. Takich spotkań nie można jednak przeprowadzać w nieskończoność. Jeśli pracodawca kilkakrotnie mówi o swoich spostrzeżeniach i daje szansę zatrudnionemu, może się okazać, że najlepszym rozwiązaniem jest zwolnienie.
Pracownik działający na szkodę zespołu i firmy może generować straty. Poza tym może narastać jego poczucie frustracji, wypalenia zawodowego, a nawet poważniejszych schorzeń typu depresja. Tak ważne jest więc, aby w trakcie rozmowy zbadać prawdziwe powody niewłaściwego zachowania pracownika.
