We wcześniejszym artykule przedstawiliśmy kilka sugestii, jak docenić pracownika. Tym razem podzielimy się praktycznymi wskazówkami i przykładami, jak napisać list z podziękowaniem. 

Warto zastanowić się nad wprowadzeniem takiej formy komunikacji jako element kultury wewnątrz organizacji. Szczególnie zachęcamy do tego firmy, które kierują się wartościami takimi jak przyjaźń, wdzięczność, wsparcie, czy empatia.

 

Pochwała na piśmie

Format, który proponujemy, zasadniczo różni się od formalnych referencji oraz pisemnej opinii o pracowniku. Jest to koleżeński list z podziękowaniem lub wyrażeniem podziwu. Warto poświęcić czas na przygotowanie takiej wypowiedzi, ponieważ wdzięczność wspiera budowanie pozytywnych relacji. Dodatkowo, uwypuklanie konkretnych zachowań i cech promuje związane z nimi postawy.

Pisemną pochwałę może napisać pracownik każdego szczebla dla dowolnej osoby:

  • Kierownik pracownikowi,
  • Pracownik współpracownikowi,
  • Pracownik wobec zespołu,
  • Zespół wobec pracownika,
  • Kierownik wobec zespołu itd.

 

Kiedy i za co chwalić – przykłady

Kiedy adresatem jest inny pracownik (lub zespół):

  • Wspólna realizacja projektu
  • Pomoc w wykonaniu trudnego zadania
  • Rozwiązanie konfliktu
  • Szybkie usunięcie awarii
  • Zastępstwo podczas nieplanowanej nieobecności
  • Szczególne osiągnięcia
  • Przyjemna i efektywna współpraca

Kiedy adresatem jest szef, warto podziękować za:

  • Pozytywne zarządzanie zespołem
  • Otrzymanie awansu, podwyżki lub premii
  • Sfinansowanie przydatnego szkolenia
  • Pomoc w rozwiązaniu problemu
  • Udzielenie wsparcia

Przepis na autentyczną pochwałę

Personalizacja

Dostosuj formę do konkretnej osoby lub zespołu pod względem stylu wypowiedzi. Jeżeli zmysł estetyczny jest jedną z Twoich mocnych stron, możesz wzbogacić list o elementy graficzne.

Sprawdzi się zarówno email, jak i tradycyjny list. Niewątpliwie zaletą maila jest ekspresowe przygotowanie, jednak w dobie komunikacji elektronicznej to list zrobi większe wrażenie. Jeśli będzie ku temu okazja, możesz wręczyć go osobiście.

Nieszablonowym pomysłem może być także nagranie wideo, wykonanie kolażu ze zdjęć lub napisanie krótkiego wierszyka. Taki materiał w łatwy sposób załączysz w mailu.

Niezależnie od wybranej formy, postaw na krótki i treściwy format.

Czas gra rolę – postaraj się dostarczyć wiadomość tak szybko, jak to możliwe.

 

Same konkrety

Wskaż dokładnie, co jest przedmiotem podziękowania lub pochwały. Skup się na faktach. Jeśli to możliwe, oprzyj się także na danych liczbowych. Docenić możesz zarówno mierzalne osiągnięcia, jak i umiejętności miękkie. Ważne, by miały odzwierciedlenie w rzeczywistych sytuacjach.

Więcej o formułowaniu pozytywnych informacji zwrotnych pisaliśmy w artykule na temat doceniania pracowników [link].

 

Osobista formuła

Forma, którą proponujemy zakłada osobiste podejście. Dlatego wypowiedz się w imieniu własnym lub zespołu, do którego należysz. Postaw na swobodny język – taki, jakim komunikujecie się na co dzień. Unikaj nadmiernej wylewności.

 

Pochwała pracownika – przykład

Aleksandro, Pragnę z całego serca podziękować Ci za nieoceniony wkład, jaki wniosłaś do naszego projektu. Twoja empatia, zdolność do moderowania dyskusji i nazywania rzeczy po imieniu przyczyniły się do pozytywnego rozwiązania konfliktu, jaki się między nami wywiązał. Dzięki Tobie nie tylko osiągnęliśmy sukces zawodowy, ale także zbliżyliśmy się do siebie jako drużyna. Widzę, że teraz bardziej sobie ufamy. Cieszę się, że jesteś częścią naszego zespołu. Serdeczności, Julia

 

Aleksandro,

Pragnę z całego serca podziękować Ci za nieoceniony wkład, jaki wniosłaś do naszego projektu. Twoja empatia, zdolność do moderowania dyskusji i nazywania rzeczy po imieniu przyczyniły się do pozytywnego rozwiązania konfliktu, jaki się między nami wywiązał.

Dzięki Tobie nie tylko osiągnęliśmy sukces zawodowy, ale także zbliżyliśmy się do siebie jako drużyna. Widzę, że teraz bardziej sobie ufamy.

Cieszę się, że jesteś częścią naszego zespołu.

Serdeczności,
Julia

 

Czy zdarzyło Ci się kiedyś otrzymać tego typu list? Jak się wtedy czułeś? Podziel się z nami swoim doświadczeniem w komentarzu poniżej.