Świadectwo pracy to dokument o kluczowym znaczeniu dla każdego pracownika, który kończy stosunek pracy z danym pracodawcą. Jest to potwierdzenie zatrudnienia, zawierające najważniejsze informacje dotyczące przebiegu pracy w danej firmie. Wbrew powszechnemu przekonaniu, świadectwo pracy nie jest dobrą wolą pracodawcy, lecz jego obowiązkiem prawnym, który musi zostać spełniony w dniu zakończenia umowy o pracę. Od 7 września 2019 roku przepisy jasno określają, że dokument ten musi być wydany niezwłocznie, a nie – jak wcześniej błędnie interpretowano – w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy.
Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_114330521_przyci%C4%99te-zdj%C4%99cie-bizneswoman-wr%C4%99czaj%C4%85cej-kopert%C4%99-koledze-w-miejscu-pracy.html
Co istotne, świadectwo pracy nie stanowi oświadczenia woli pracodawcy, lecz jedynie oświadczenie wiedzy, czyli formalne potwierdzenie warunków zatrudnienia. Oznacza to, że nie może zawierać subiektywnych opinii czy ocen, a jedynie rzetelne fakty dotyczące przebiegu zatrudnienia, czyli informacje dotyczące zajmowanych stanowisk i funkcji. Warto wiedzieć, jakie dane musi zawierać ten dokument, w jakim terminie powinien być wydany oraz jakie prawa przysługują pracownikowi w przypadku błędów lub opóźnień w jego otrzymaniu.
Świadectwo pracy – co powinno zawierać?
Świadectwo pracy musi być sporządzone zgodnie z określonymi przepisami prawa pracy, zawierać konkretne informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia oraz innych aspektów, które mogą wpływać na przyszłe prawa pracownicze. Jego treść musi być precyzyjna i zgodna z rzeczywistością, ponieważ na jej podstawie były pracownik może dochodzić swoich praw, np. w ZUS czy w nowym miejscu zatrudnienia.
Obowiązkowe elementy świadectwa pracy:
1) Okres zatrudnienia – dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia stosunku pracy.
2) Wymiar etatu – np. pełny etat, pół etatu, ¾ etatu.
3) Stanowiska zajmowane przez pracownika – z podaniem ich nazw, rodzaju wykonywanej pracy, ewentualnych awansów lub zmian.
4) Sposób rozwiązania stosunku pracy lub okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy – przewidzianego przepisami prawa pracy, np. wypowiedzenie z winy pracownika, rozwiązanie za porozumieniem stron, upływ okresu umowy na czas określony.
5) Urlopy i zwolnienia – wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, a także zwolnienia od pracy przewidzianego np. z powodu siły wyższej czy urlopu ojcowskiego, rodzicielskiego, wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia.
6) Praca tymczasowa – jeżeli miała miejsce, konieczne jest określenie jej okresu i podmiotu, dla którego realizowane były zadania.
7) Informacje o wynagrodzeniu (na żądanie pracownika) – na wniosek zatrudnionego pracodawca jest zobowiązany umieścić w świadectwie pracy informacje o wysokości zarobków.
Ponadto dokument powinien uwzględniać wszystkie inne dane istotne dla ustalenia uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych, takie jak okresy pracy w warunkach szczególnych, okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresy korzystania z ochrony stosunku pracy, czy okresy nieskładkowe wpływające na przyszłe świadczenia emerytalne lub rentowe.
Przydatne będą też inne informacje przykładowo o okresie, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę, wykonywanej pracy zdalnej, łącznej liczbie dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie i za które nie uzyskał prawa do wynagrodzenia, czy należnościach ze stosunku pracy uznanych i nie zaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych.
Może Cię zainteresować: Zgubione świadectwo pracy – co robić, gdzie się zgłosić? Jak odzyskać świadectwo pracy?
Kiedy należy wystawić świadectwo pracy?
Pracodawca nie może zwlekać z wydaniem świadectwa pracy – zgodnie z obowiązującymi przepisami dokument ten musi zostać przekazany pracownikowi niezwłocznie w dniu zakończenia umowy o pracę. Nie jest wymagany wniosek pracownika – wystawienie świadectwa pracy to obowiązek firmy, który musi zostać spełniony automatycznie. Zatrudniony powinien je więc otrzymać w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy.
Jak wygląda procedura wydania świadectwa pracy?
1) Bezpośrednie wręczenie – najlepiej, jeśli dokument zostanie przekazany pracownikowi osobiście ostatniego dnia zatrudnienia.
2) Przekazanie za pośrednictwem upoważnionej osoby – jeśli pracownik nie może odebrać świadectwa osobiście, może wskazać pisemnie inną osobę do odbioru dokumentu.
3) Wysyłka pocztą – jeśli nie jest możliwe wręczenie świadectwa osobiście, pracodawca ma obowiązek przesłać dokument w ciągu 7 dni od zakończenia umowy.
Warto podkreślić, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od zwrotu sprzętu służbowego czy rozliczenia się z firmą – pracownik ma do niego prawo niezależnie od stanu jego rozliczeń z pracodawcą.
Sprawdź też: Rozwiązanie umowy o pracę – jak i na jakich warunkach?
Świadectwo pracy a błędne informacje – co zrobić, jeśli w dokumencie znajdują się pomyłki?
Błędnie wystawione świadectwo pracy może utrudnić pracownikowi znalezienie nowej pracy, wpłynąć na jego prawo do świadczeń lub negatywnie odbić się na jego sytuacji finansowej. Przykładem często spotykanych błędów są nieprawidłowe informacje dotyczące urlopów, zwolnień lekarskich czy podstawy prawnej rozwiązania umowy.
Jak wygląda proces sprostowania świadectwa pracy?
1) Pracownik ma 14 dni od otrzymania świadectwa, aby złożyć wniosek o jego sprostowanie do pracodawcy.
2) Jeśli pracodawca odmówi dokonania korekty, pracownik może w ciągu kolejnych 14 dni wystąpić do sądu pracy, który może nakazać poprawienie dokumentu.
3) Nawet jeśli termin 14 dni minie, możliwe jest późniejsze skorygowanie świadectwa pracy, np. po kilku miesiącach lub latach.
W przypadku sprostowania pracodawca wystawia nowy dokument z aktualną datą, dołączając pismo wyjaśniające, które punkty zostały poprawione.
Kiedy nie trzeba wystawić świadectwa pracy?
Nie w każdej sytuacji pracodawca ma obowiązek wystawienia świadectwa pracy. Istnieją trzy kluczowe przesłanki, które muszą być spełnione łącznie, aby uniknąć konieczności wydania tego dokumentu:
1) Pracownik kontynuuje współpracę z pracodawcą – jeśli po zakończeniu jednej umowy o pracę zostaje zawarta kolejna, świadectwo pracy nie jest wymagane.
2) Nowa umowa zostaje zawarta w ciągu 7 dni od rozwiązania poprzedniej – przerwa między kolejnymi umowami nie może przekroczyć tego terminu. Jeśli pracownik pozostaje zatrudniony w firmie na podstawie nowej umowy o pracę, wystawienie świadectwa nie jest konieczne.
3) Pracownik nie złożył wniosku o wydanie świadectwa pracy – jeśli zatrudniony nie zażąda formalnie tego dokumentu, firma nie ma obowiązku jego wystawienia.
Warto zaznaczyć, że pracownik może w dowolnym momencie dalszej współpracy zażądać wydania świadectwa pracy. Może to zrobić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wniosek może dotyczyć zarówno okresu zatrudnienia na zakończonej umowie, jak i wszystkich wcześniejszych umów, dla których pracodawca dotychczas nie wystawił świadectwa pracy. W takiej sytuacji firma musi dostarczyć dokument w ciągu 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku.
Świadectwo pracy a obowiązek pracodawcy – jakie dodatkowe dokumenty powinny być przekazane pracownikowi?
Od 1 stycznia 2019 roku Kodeks pracy nakłada na pracodawców dodatkowe obowiązki informacyjne związane z wydaniem świadectwa pracy. Oprócz samego dokumentu, pracownik musi otrzymać również pisemną informację o:
1) Okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej – pracodawca jest zobowiązany przechowywać akta osobowe byłego pracownika przez określony czas.
2) Możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej – były pracownik ma prawo odebrać swoje dokumenty do końca miesiąca kalendarzowego następującego po zakończeniu okresu przechowywania.
3) Zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania – jeśli pracownik nie zgłosi się po swoje dokumenty w określonym terminie, mogą one zostać zniszczone.
Przekazanie tych informacji jest obowiązkowe i stanowi istotny element procesu kończenia stosunku pracy.
Kara za nieterminowe dostarczenie świadectwa pracy
Przepisy prawa pracy stanowią jasno, że pracodawca ma obowiązek przekazania świadectwa pracy najpóźniej w dniu zakończenia stosunku pracy. Nawet jeden dzień opóźnienia może skutkować poważnymi konsekwencjami dla firmy.
Jakie kary grożą za nieterminowe wydanie świadectwa pracy?
1) Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) może nałożyć na pracodawcę grzywnę – zgodnie z obowiązującymi przepisami, jej wysokość wynosi od 1 000 zł do nawet 30 000 zł.
2) Pracownik może dochodzić swoich praw w sądzie pracy – w przypadku, gdy brak świadectwa pracy uniemożliwi mu znalezienie nowego zatrudnienia lub skorzystanie ze świadczeń, może wystąpić o odszkodowanie.
Aby uniknąć sankcji, pracodawca powinien ściśle przestrzegać obowiązujących terminów i dopilnować, by świadectwo pracy zostało wręczone w dniu ustania stosunku pracy lub niezwłocznie wysłane do pracownika, jeśli nie jest możliwe przekazanie go osobiście.
Błędy w dokumencie lub brak świadectwa pracy a odszkodowanie
Niewydanie świadectwa pracy lub zawarcie w nim błędnych informacji może mieć poważne konsekwencje dla pracodawcy. Pracownik ma pełne prawo dochodzić naprawienia szkody, jeśli w wyniku niedostarczenia świadectwa lub zawartych w nim błędów poniósł stratę finansową.
Przykłady sytuacji, w których pracownik może domagać się odszkodowania:
1) Brak zatrudnienia u nowego pracodawcy – jeśli pracownik nie został przyjęty do nowej pracy, ponieważ nie posiadał aktualnego świadectwa pracy, może wystąpić o odszkodowanie.
2) Brak dostępu do świadczeń dla bezrobotnych – jeżeli z powodu błędów w świadectwie lub jego braku pracownik nie mógł zarejestrować się w urzędzie pracy i uzyskać prawa do zasiłku, ma prawo domagać się rekompensaty.
Jaka może być wysokość odszkodowania?
Sąd pracy, rozpatrując sprawę, może przyznać pracownikowi odszkodowanie w wysokości równowartości wynagrodzenia za okres do 6 tygodni.
Jeżeli sąd uzna, że świadectwo pracy zostało błędnie sporządzone, oprócz zasądzenia odszkodowania może również zobowiązać pracodawcę do wydania nowego, poprawionego dokumentu.
Z tego względu pracodawcy powinni szczególnie dbać o prawidłowe sporządzenie świadectwa pracy i jego terminowe przekazanie pracownikowi, aby uniknąć problemów prawnych i finansowych.
Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_118793985_business-people-signing-contract-business-concept.html
