Na czym polega reboarding i do jakich celów może zostać wykorzystany w firmie? Jeśli pracownik z różnych przyczyn miał dłuższą przerwę od pracy, będzie potrzebować ponownego wdrożenia w obowiązki, a także kulturę organizacji. Reboarding, choć jest pojęciem stosunkowo nowym, nabiera na popularności w HR-owych praktykach stosowanych w wypadku dłuższej nieobecności zatrudnionego. Jak prawidłowo przeprowadzić proces reboardingu i jakie efekty może przynieść?

Reboarding – czym jest?

Spotkaliście się z pojęciami „onboardingu” i „reboardingu” i nie wiecie, czym się różnią? Onboarding kierowany jest głównie do nowych pracowników w firmie i polega na wdrożeniu ich w pierwsze obowiązki i zapoznaniu z kulturą organizacji jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Reboarding działa na podobnej zasadzie, jednak dotyczy powracającego pracownika po dłuższej przerwie od pełnienia swoich funkcji.

Dla kogo przeznaczony jest reboarding?

Proces reboardingu może być pomocny także we wdrażaniu pracowników po ustaniu zatrudnienia w danej firmie, powracających do niej po przerwie. Specjaliści HR wskazują również na jego pozytywne efekty w przypadku pracowników wracających po urlopie macierzyńskim, dłuższym bezpłatnym urlopie wypoczynkowym czy długim zwolnieniu lekarskim.

Ponowne wdrożenie stanowiskowe jest tu połączone z przekazywaniem wiedzy za pomocą szkoleń, lub webinarów online. Dobrze przeprowadzony proces ma spory wpływ na redukcję rotacji wśród nowozatrudnionych, jak i zwiększenie retencji pracowników.

Kiedy warto stosować reboarding?

Kiedy warto wdrożyć reboarding w firmie? Jeśli wciąż rozwijacie kulturę swojej organizacji, może on pomóc także np. w przypadku zmiany struktur, lub awansów wewnętrznych. Poniżej podpowiadamy, kiedy reaboarding może szczególnie dobrze się sprawdzić:

  • pracownik ponownie powraca do firmy;
  • pracownik otrzymał awans i będzie obejmował nowe stanowisko w ramach struktur organizacji;
  • długoterminowa nieobecność – pracownicy powracający z urlopu macierzyńskiego, wypoczynkowego lub dłuższego L4;
  • zmiana placówki lub oddziału firmy przez pracownika;
  • powrót zespołów do biura po dłuższym okresie pracy zdalnej z racji pandemii COVID19;
  • wdrożenie nowych zasad BHP i środków bezpieczeństwa (np. z powodu zwiększonego ryzyka zakażeniem koronawirusem).

Choć charakter przekazywanych w trakcie reboardingu materiałów oraz wiedzy zależny będzie od rodzaju potrzeb Waszej firmy, warto zadbać o jego wszystkie elementy, aby zaoszczędzić na kosztach związanych z rekrutacją nowych pracowników.

Cel i zakres czasowy reboardingu

Reboarding ma na celu szybkie i skuteczne przywrócenie pracownika do pełnej gotowości zawodowej po okresie nieobecności. Proces ten polega na ponownym wdrożeniu pracownika, aby był w stanie realizować swoje zadania efektywnie i bez przeszkód.

Reboarding może obejmować dodatkowe szkolenia z zakresu oferty firmy oraz nowych narzędzi pracy, szczególnie jeśli podczas nieobecności doszło do zmian w firmie. Istotnym elementem jest również wprowadzenie powracającej osoby do zespołu, a zwłaszcza zapoznanie jej z nowymi pracownikami oraz wyjaśnienie, czym się zajmowała i jakie obowiązki będzie teraz pełnić – zwłaszcza jeśli jej rola uległa modyfikacji.

Proces reboardingu jest bardziej dostosowany do indywidualnych potrzeb niż onboarding, co sprawia, że nie istnieje uniwersalny szablon idealnie pasujący do każdej sytuacji. Wiele zależy od specyfiki firmy, roli pracownika oraz tego, jak długo trwała jego nieobecność i jak wiele zmian zaszło w firmie w tym czasie. Czas trwania reboardingu również jest zwykle krótszy niż w przypadku onboardingu, który może trwać nawet od 3 do 6 miesięcy; w przypadku reboardingu proces ten zamyka się zazwyczaj w kilku tygodniach.

Jakie elementy powinien uwzględniać reboarding?

Jakie elementy dobrać do procesu reboardingowego w Waszej firmie i w czym pomocne może być stworzenie platformy reboardingowej? W dobie obostrzeń związanych z pandemią więcej firmowej wiedzy możecie przekazać powracającym pracownikom także w formie webinarów, czy innych materiałów online.

Stworzenie ich „biblioteki” w sieci może także znacząco ułatwić przeprowadzanie reaboardingu w przyszłości – wystarczy, że na bieżąco będziecie aktualizować niezbędne informacje. Jakie elementy powinna zawierać taka platforma oraz które z nich wzmocnią pozytywny efekt procesu? Poniżej wymieniamy te, których nie powinniście pominąć:

1) przedstawienie strategii talent management, obowiązującej w firmie – czyli np. potencjalnej ścieżki rozwoju pracownika, a także awansu;

2) przedstawienie kluczowych elementów kultury organizacji, czyli standardów, misji, wizji struktury oraz celów przedsiębiorstwa;

3) omówienie wewnętrznych narzędzi, systemów (w tym wszystkich IT) a także procedur firmowych;

4) wdrożenie pracownika w powrót do obowiązków, w tym omówienie zakresu nowych;

5) omówienie celów i oczekiwań, jakie wiążą się z powrotem do pracy pracownika;

6) przedstawienie kanałów do komunikacji ze współpracownikami, a także tych przeznaczonych do przekazywania np. feedbacku online;

7) przydzielenie „buddy’ego” – powracający pracownik powinien mieć z nim bezpośredni kontakt przez cały proces reaboardingowy;

8) część przeznaczona na udzielenie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

Jak przygotować się do reaboardingu?

Jak sprawdzić, czy zaplanowany przez nas model pracy z reaboardingiem będzie skuteczny? Jego przygotowanie powinno składać się z kilku etapów. Poniżej zamieszczamy ich listę krok po kroku, aby łatwiej było Wam sprawdzić, czy nowe procedury w firmie mają solidne podstawy:

  • przygotujcie materiały szkoleniowe i do prezentacji podczas reaboardingu, także te online;
  • przygotujcie stanowiska pracy z nowymi osobami po ponownym wdrożeniu, jeśli reboarding odbywa się stacjonarnie;
  • zaplanujcie ścieżki szkoleniowe dla osób, które awansowały a także tych, które np. wracają do firmy po dłuższej przerwie – będą potrzebować innych materiałów;
  • wyznaczcie „buddy’ego”, który będzie służył swoim wsparciem pracownikom podczas reboardingu;
  • określcie cele biznesowe firmy i zadania związane ze stanowiskami pracy, które będziecie omawiać podczas spotkań;
  • zaplanujcie spotkanie powracających po przerwie pracowników z zespołem – stacjonarnie lub online, jeśli pracujecie w trybie zdalnym;
  • zadbajcie o to, w jaki sposób i kiedy przekażecie uczestnikom reboardingu niezbędne narzędzia komunikacji wewnętrznej oraz bazę wiedzy;
  • zbierzcie feedback od pracowników biorących udział w rebaordingu – to będą cenne uwagi na przyszłość.

Choć prawidłowe przeprowadzenie rebaordingu oznacza trochę pracy, niemal każdy HR Business Partner potwierdza, że jego efekty przynoszą oszczędność czasu i środków na rekrutacje. Dodatkowo wzmacnia więzi w zespole, o co szczególnie trudno w czasie, w którym większość firm pracuje w systemie zdalnym.

Reboarding – dlaczego powinieneś wdrożyć go w twojej firmie?

Statystyki pokazują, że już ok. 76% firm jest gotowych na tak zwane „re-zatrudnianie” pracowników. Według wyników badań przeprowadzonych przez Workforce Institute, choć wcześniej pracodawcy różnie patrzyli na „powroty” do firmy, dziś widzą w nich wiele zalet. Po latach pracy każdego może dopaść wypalenie zawodowe lub chęć zmiany. Jeśli jednak po jakimś czasie i zgromadzeniu doświadczenia w innej firmie pracownik zechce powrócić do poprzedniego miejsca pracy, warto wdrożyć go ponownie w obowiązki i przedstawić, jak zmieniła się kultura organizacji przez ten czas.

Reboarding może sprawić, że i Wy skorzystacie na tym zjawisku, „zgarniając” z rynku pracy osoby, które już mają więź z Waszą firmą, a mogą jeszcze przynieść do niej nowe umiejętności i wiedzę. Nowi pracownicy z pewnością docenią też działania onboardingowe skierowane personalnie w ich stronę, jako że nie muszą już jednocześnie spełniać innych potrzeb.

Proces reboardingowy na pewno ułatwi też powrót do pracy tych osób, które przez dłuższy czas, czy to z racji urlopu macierzyńskiego, czy długiego L4, nie mogły wykonywać swoich obowiązków. O ich potrzeby lepiej zadbać oddzielnie, upewniając się, że będą w stanie pracować na takim samym poziomie, jak wcześniej, nadal czując się dobrze w firmie.

Stosowanie praktyk reboardingowych nie tylko wzmocni poczucie bezpieczeństwa i doda motywacji do pracy, ale też realnie wpłynie na redukcję rotacji wśród pracowników oraz zmniejszenie kosztów związanych z zatrudnieniem.

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_111263626_m%C5%82ode-biznesmenki-pracuj%C4%85ce-razem-i-korzystaj%C4%85ce-z-cyfrowego-tabletu-w-biurze.html