Obniżenie wynagrodzenia bez zgody pracownika – kiedy jest to możliwe? Czy to legalne? Co zrobić?

 

Czy pracodawca może obniżyć pensję i czy potrzebuje do tego zgody pracownika? O tym, co przepisy mówią o obniżeniu wynagrodzenia, opowiada ekspertka prawna GoWork.pl w kolejnym odcinku naszego cyklu! Czy obniżenie pensji pracownika wiąże się z aneksem do umowy?

Obniżenie wynagrodzenia pracownikowi nie jest sytuacją rzadką. Może ono wynikać z różnych powodów. Najczęściej dotyczą one gorszych wyników finansowych firmy, a więc wiążą się z potrzebą szukania oszczędności przez pracodawcę. Jednak prawo reguluje kwestię wprowadzania zmian dotyczących wynagrodzenia pracowników. Czy obniżenie wynagrodzenia bez zgody pracownika jest w ogóle możliwe? Czy w takiej sytuacji można zastosować wypowiedzenie zmieniające?

Wynagrodzenia pracowników

Kwestia wynagrodzenia jest kluczowa dla pracowników. Informację o wysokości pensji powinno się otrzymać już na etapie rozmów kwalifikacyjnych. To często bowiem od uzyskanej kwoty zależy, czy kandydat ostatecznie zdecyduje się przyjąć ofertę pracy. Podpisanie po udanych rozmowach kwalifikacyjnych umowy o pracę niestety nie gwarantuje, że za pewien czas pensja nie zmieni się z różnych względów.

Jednak oferowane wynagrodzenie może podczas okresu zatrudnienia ulec zmianie. Często wiąże się to z podwyżkami przewidzianymi w zakładzie pracy, czy wynikającymi z podwyższenia kwalifikacji. Z drugiej strony zdarzają się też sytuacje, w której pracodawca mierzy się z problemami finansowymi, czy reorganizacją firmy, co pociąga za sobą potrzebę cięcia kosztów. Wtedy obniżenie wynagrodzenia staje się dla przedsiębiorstwa bezpieczną opcją.

Pracodawca nie musi zwalniać i tracić cennych specjalistów, a jednocześnie zmniejsza ponoszone koszty miesięczne. Nie może on jednak zapominać, że w tej sytuacji nie ma pełnej swobody działań. Musi bowiem działać w granicach prawa.

Czy pracodawca może obniżyć pensję?

Wysokość wynagrodzenia to zdecydowanie jeden z najważniejszych czynników, wpływających na nasze zadowolenie z pracy. Co jednak w sytuacji, kiedy pracodawca obniża wynagrodzenie?

O tym, czy pracodawca może zmniejszyć wynagrodzenie, o ile i czy potrzebuje do tego zgody pracownika, w kolejnym odcinku naszego cyklu „Pracodawca to (nie) Twój wróg” opowie ekspertka prawna GoWork.pl!

---

Szukasz pracy w Bydgoszczy? Sprawdź najlepsze oferty na GoWork.pl!

---

Obniżenie wynagrodzenia bez zgody pracownika – czy jest legalne?

Czy obniżenie wynagrodzenia bez zgody pracownika jest możliwe? O ile pracodawca może obniżyć nam pensję i czy musimy przystać na nowe warunki zatrudnienia? Na te i inne pytania odpowiada nasza ekspertka prawna – Angelika Kowalczyk.

---

SPRAWDŹ TEŻ: Porozumienie zmieniające warunki płacy – wzór

---

1. Czy pracodawca może obniżyć stawkę godzinową? Czy zmniejszenie wynagrodzenia wymaga zgody pracownika?

W świetle przepisów prawa pracy pracodawca ma prawo obniżyć stawkę godzinową czy wynagrodzenie miesięczne pracownika. Nie jest to zapis, którego nie można zmienić, oczywiście działając zgodnie z przepisami. Oznacza to, że w każdej pracy może zdarzyć się zmniejszenie wynagrodzenia. Pracodawca ma kilka różnych opcji do wyboru. Może to uczynić w drodze:

1) porozumienia z pracownikiem;

2) wypowiedzenia zmieniającego;

3) porozumienia zbiorowego (ze wszystkimi pracownikami).

To, którą z metod wybierze, zależy w dużej mierze od ewentualnej chęci negocjacji warunków z podwładnymi.

Jak może wyglądać obniżenie wynagrodzenia pracowników?

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: Kodeks pracy) w sposób bezpośredni reguluje jedynie kwestię wypowiedzenia warunków pracy i płacy, wynikających z zawartej z pracownikiem umowy. Zgodnie z art. 42, wypowiedzenie zmieniające powinno zostać wystosowane na piśmie. Do takiej sytuacji stosuje się przepisy Kodeksu pracy o wypowiedzeniu umowy o pracę. Oznacza to w praktyce, że obowiązuje np. okres wypowiedzenia.

Zawarcie porozumienia jest możliwe tylko wówczas, gdy obie strony godzą się na dokonanie zmian w treści umowy. W przeciwnym wypadku tj. jeśli pracownik nie wyraża zgody na zaproponowane warunki, takie rozwiązanie nie może zostać zastosowane do obniżenia wynagrodzenia.

Warto w tym miejscu wskazać na różnicę pomiędzy wypowiedzeniem a porozumieniem zmieniającym. W przypadku porozumienia zmieniającego warunki płacy skutki następują z datą określoną przez strony w porozumieniu. Oznacza to w praktyce, że obniżka wynagrodzenia może nastąpić już w dniu zawarcia porozumienia.

Dodatkowo wypowiedzenie warunków pracy lub płacy nie stosuje się w sytuacji (uzasadnionej potrzebami pracodawcy), gdy pracownikowi powierzono inną pracę niż ta wskazana w umowie na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie wiąże się to z obniżeniem wynagrodzenia i jest odpowiednie względem kwalifikacji pracownika.

Porozumienie zbiorowe stosuje się głównie w przypadku obniżenia wymiaru czasu pracy oraz wynagrodzenia z uwagi na trudną sytuację ekonomiczną (finansową) przedsiębiorcy, na co wskazuje art. 23 [1a] Kodeksu pracy oraz bliżej reguluje ustawa z dnia 11 października 2013 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy. Warto wiedzieć, że obniżenie pensji w takiej sytuacji może być stosowane przez określony w porozumieniu czas.

Obniżenie wynagrodzenia może mieć miejsce, poza dozwolonym w świetle przepisów prawa pracy wypowiedzeniem zmieniającym, również w innych przypadkach. Obniżka pensji może zatem być:

1) formą środka dyscyplinującego pracownika;

2) uzasadnione zmniejszeniem zakresu obowiązków pracownika;

3) środkiem realizacji zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

Należy pamiętać, że w przypadku, gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w wysokości minimalnej krajowej, to nie może ono zostać obniżone. Jeśli pracodawca chciałby obniżyć wynagrodzenie takiemu pracownikowi z uwagi np. na problemy finansowe, to może np. obniżyć wymiar etatu.

Warto przytoczyć tu również postanowienie SN z 23 marca 2021 roku (sygn. akt III PSK 42/21) wskazujące sytuacje odpowiednie do użycia wypowiedzenia zmieniającego, które brzmi:

„Nie powinna budzić wątpliwości konieczność zastosowania instytucji wypowiedzenia zmieniającego także wtedy, gdy w wyniku wprowadzenia przez pracodawcę nowych zakładowych przepisów płacowych dochodzi do pozbawienia pracowników pewnych przywilejów (na przykład w zakresie prawa do odprawy z tytułu rozwiązania stosunku pracy) wykraczających ponad standardy wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących, a gwarantowanych dotychczas obowiązującymi u tego pracodawcy unormowaniami wewnątrzzakładowymi lub postanowieniami umów o pracę”.

---

DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ: Aneks do umowy o pracę – wzór do pobrania!

---

2. Obniżenie wynagrodzenia w małej firmie

W małych przedsiębiorstwach, zatrudniających mniej niż 20 pracowników, kwestia obniżenia wynagrodzenia wygląda inaczej niż w dużych firmach. Przede wszystkim pracodawca nie ma obowiązku tworzenia układu zbiorowego, co upraszcza procedurę zmian w wynagrodzeniach. Oznacza to, że może zawrzeć bezpośrednie porozumienie z pracownikami, dzięki któremu możliwe będzie obniżenie pensji. Kluczowe jest jednak to, że każdy pracownik musi wyrazić zgodę na takie rozwiązanie, a pracodawca nie może narzucić zmian jednostronnie.

Jednym z ułatwień, jakie daje uproszczona procedura, jest brak konieczności wręczania każdemu pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy. W praktyce oznacza to, że wystarczy podpisanie stosownego porozumienia, aby nowe zasady obowiązywały wszystkich zatrudnionych, którzy na nie przystaną.

Obniżenie wynagrodzenia w małych firmach może być stosowane jedynie w sytuacji faktycznych trudności finansowych. Pracodawca musi mieć uzasadnione powody, aby wdrożyć takie rozwiązanie. Co więcej, jego obowiązywanie jest ograniczone czasowo – przepisy jasno określają, że obniżone pensje mogą obowiązywać maksymalnie przez 3 lata. Po tym okresie wynagrodzenie powinno wrócić do wcześniejszego poziomu, chyba że pracownik i pracodawca ustalą inne warunki.

Kiedy pracodawca może zdecydować się na obniżenie wynagrodzenia?

Decyzja o obniżeniu pensji zazwyczaj wynika z czynników ekonomicznych, takich jak spadek przychodów czy trudna sytuacja finansowa przedsiębiorstwa. Jednak powodów może być więcej. Wśród najczęstszych znajdują się:

1) Zmiana zakresu obowiązków – jeśli pracownik przejmuje mniej zadań lub zmienia się charakter jego pracy, pracodawca może zaproponować zmianę wynagrodzenia.

2) Zmniejszenie liczby godzin pracy – jeśli firma ogranicza działalność i nie ma wystarczająco dużo zleceń, obniżenie wynagrodzenia może być sposobem na uniknięcie zwolnień.

3) Trudności finansowe przedsiębiorstwa – gdy firma zmaga się z kryzysem, obniżka pensji może być sposobem na utrzymanie miejsc pracy bez konieczności redukcji etatów.

3. Obniżenie wynagrodzenia w ramach przepisów tarczy antykryzysowej – czy jest możliwe?

Zgodnie z przykładowo art. 15gb ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, pracodawca, u którego wystąpił spadek przychodów ze sprzedaży towarów lub usług w następstwie wystąpienia COVID-19 i w związku z tym wystąpił istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń, może:

1) obniżyć wymiar czasu pracy pracownika maksymalnie o 20%, nie więcej niż do 0,5 etatu, z zastrzeżeniem, że wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę ustalane na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy pracownika przed jego obniżeniem;

2) objąć pracownika przestojem ekonomicznym, z zastrzeżeniem, że pracownikowi objętemu przestojem ekonomicznym pracodawca wypłaca wynagrodzenie obniżone nie więcej niż o 50%, nie niższe jednak niż w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy.

Regulacje a prawo pracodawcy

Powyższe rozwiązania przedsiębiorca może stosować co do zasady przez okres 6 miesięcy, nie dłużej jednak niż przez 12 miesięcy od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej wprowadzonego w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 nastąpiło 1 lipca 2023 roku.

Warunki i tryb wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy ustala się w porozumieniu z przedstawicielami związków zawodowych, lub przedstawicielami pracowników, które powinno określać w szczególności grupy pracowników objęte przestojem lub obniżonym wymiarem czasu pracy.

Jak wynika z powyższej regulacji, w związku ze skutkami epidemii pracodawca ma pełne prawo obniżyć wynagrodzenie pracownika, jednakże do określonego limitu i przez określony czas. Pracownikowi niestety nie przysługują w tym zakresie żadne instrumenty pomocowe w postaci np. dodatku za redukcję etatu.

---

TO TEŻ MOŻE CIĘ ZAINTERESOWAĆ: Podanie o zmianę stanowiska pracy – jak napisać?

---

4. Czy pracodawca może zmniejszyć wynagrodzenie bez zgody pracownika? Czy mamy obowiązek przyjmować wypowiedzenie zmieniające?

Zgodnie z art. 11 Kodeksu pracy, nawiązanie stosunku pracy oraz ustalenie warunków pracy i płacy, bez względu na podstawę prawną tego stosunku, wymaga zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika. Oznacza to, że pracodawca nie może niczego narzucać pracownikowi np. w zakresie ustalania warunków płacy, w tym także obniżki pensji.

Pracownik ma pełne prawo zgodzić się na zaproponowane warunki, odmówić czy zaproponować własne. Zasada ta oczywiście powinna być stosowana również w przypadku obniżenia wynagrodzenia.

Obniżenie wynagrodzenia a odpowiedź pracownika

Art. 42 Kodeksu pracy wyraźnie wskazuje na możliwość odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych w wypowiedzeniu zmieniającym warunków pracy lub płacy. Wówczas umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia.

W razie braku pouczenia o możliwości odmowy przyjęcia zaproponowanych warunków obniżenia pensji, zawartego w wystosowanym przez pracodawcę wypowiedzeniu zmieniającym, pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków. Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki.

W świetle powyższych regulacji pracodawca może obniżyć wynagrodzenie pracownika bez jego zgody i jedynie w jasno określonych sytuacjach (w szczególności z uwagi na trudną sytuację ekonomiczną). W przypadku wypowiedzenia zmieniającego pracownik może odmówić zgody na zaproponowaną obniżkę wynagrodzenia, ale musi liczyć się z tym, że jego umowa ulegnie rozwiązaniu wraz z upływem okresu wypowiedzenia.

Pracownik może nie zgodzić się na nowe warunki

W przypadku braku akceptacji na przyjęcie przez pracownika zaproponowanych warunków pracy (określonych przez wypowiedzenie zmieniające), powinien on wystosować odpowiednie oświadczenie (brak odpowiedzi według przepisów zakłada zgodę) uwzględniające brak zgody na proponowane warunki pracy i płacy.

Na ogół wiąże się to jednak z utratą pracy i koniecznością znalezienia nowej. Z drugiej strony zakończenie stosunku pracy w ten sposób może być szansą na znalezienie lepiej płatnego stanowiska.

O ile pracodawca może obniżyć wynagrodzenie pracownika?

Przy zmianie warunków zatrudnienia pracodawca nie może dowolnie modyfikować płacy. Firma może obniżyć wynagrodzenie pracownika zgodnie z prawem, a więc biorąc pod uwagę aktualne wytyczne dotyczące płacy minimalnej.

Pracodawca nie ma prawa obniżyć wynagrodzenia poniżej poziomu minimalnego wynagrodzenia za pracę, które każdego roku ustalane jest przez rząd. Minimalna pensja gwarantuje pracownikom określony standard dochodów i ma za zadanie zabezpieczyć ich godziwe warunki życia. Dlatego obniżenie wynagrodzenia, które spowodowałoby zejście poniżej tej kwoty, jest zabronione.

Co w przypadku, kiedy pracownik zarabia najniższą krajową?

Jeśli pracownik zarabia równowartość minimalnej pensji, a firma napotyka trudności finansowe, jedyną możliwością jest zmiana wymiaru etatu, co wiąże się z proporcjonalnym obniżeniem wynagrodzenia. Warto jednak pamiętać, że każda zmiana wynagrodzenia musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz właściwie udokumentowana.

Dodatkowo obniżenie wynagrodzenia może mieć szersze konsekwencje, wpływając na inne aspekty finansowe, takie jak składki na ubezpieczenie społeczne czy wysokość odpraw w przypadku rozwiązania umowy. Pracodawca musi zatem dokładnie przeanalizować skutki takich działań, aby uniknąć naruszenia praw pracownika.

Obniżka wynagrodzenia pracowników a obowiązki pracodawcy wobec zatrudniania pracownika

Obniżka wynagrodzenia pracowników nie jest wyłącznie decyzją finansową, ale także działaniem, które bezpośrednio wpływa na relację pracodawca–pracownik. W procesie zatrudniania pracownika kluczowe znaczenie ma stabilność warunków pracy i płacy, dlatego każda próba ich zmiany powinna być poprzedzona rzetelną analizą oraz jasną komunikacją. Pracodawca ma obowiązek działać w sposób transparentny i zgodny z przepisami prawa pracy, niezależnie od tego, czy zmiana wynika z trudnej sytuacji ekonomicznej firmy, reorganizacji, czy zmniejszenia zakresu obowiązków danego stanowiska.

W praktyce obniżenie pensji powinno zawsze być uzasadnione obiektywnymi przesłankami. Niedopuszczalne jest stosowanie obniżki jako środka arbitralnego lub represyjnego wobec konkretnego pracownika. Szczególnie istotne jest to w kontekście równego traktowania w zatrudnieniu – zmiany płacowe nie mogą prowadzić do dyskryminacji ani naruszać zasady sprawiedliwości społecznej. Pracodawca powinien także wziąć pod uwagę wpływ obniżenia pensji na motywację zespołu, rotację kadr oraz wizerunek firmy jako pracodawcy.

Z formalnego punktu widzenia zmiana warunków płacy może nastąpić jedynie w drodze wypowiedzenia zmieniającego albo w drodze porozumienia zmieniającego. W obu przypadkach pracownik musi zostać jasno poinformowany o powodach oraz skutkach proponowanej zmiany. Niedopuszczalne jest jednostronne obniżenie wynagrodzenia bez zachowania właściwej procedury. Co więcej, nawet przy zgodzie pracownika, pracodawca nie może naruszyć przepisów dotyczących minimalnego wynagrodzenia ani zasad ochrony stosunku pracy.

Warto podkreślić, że odpowiedzialne podejście do kwestii wynagrodzeń jest jednym z fundamentów długofalowego zarządzania personelem. Pracodawca, który właściwie komunikuje powody zmian i respektuje prawa zatrudnionych, minimalizuje ryzyko konfliktów oraz sporów prawnych, a jednocześnie buduje zaufanie w relacjach zawodowych.

---

Jak pracownik może dochodzić swoich praw przy obniżeniu dotychczasowego wynagrodzenia

Sytuacja, w której pracodawca proponuje obniżenie pensji, bywa dla pracownika trudna i stresująca. Warto jednak pamiętać, że prawo pracy przewiduje mechanizmy, dzięki którym pracownik może dochodzić swoich praw i chronić swoje interesy. Kluczowe znaczenie ma świadomość, że dotychczasowego wynagrodzenia nie można obniżyć w sposób dowolny ani z pominięciem przewidzianych procedur.

Pierwszym krokiem powinno być dokładne zapoznanie się z treścią otrzymanego dokumentu. Jeżeli pracodawca proponuje zmianę warunków w drodze wypowiedzenia zmieniającego, pracownik ma prawo odmówić przyjęcia nowych warunków. W takim przypadku umowa o pracę rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia, co daje czas na poszukiwanie nowego zatrudnienia. Jeżeli natomiast zmiana następuje w drodze porozumienia zmieniającego, pracownik nie ma obowiązku wyrażania zgody – brak podpisu oznacza brak skutecznej zmiany warunków płacy.

W sytuacjach spornych pracownik może skorzystać z pomocy związków zawodowych, inspekcji pracy lub doradcy prawnego. Państwowa Inspekcja Pracy jest uprawniona do kontroli, czy obniżenie wynagrodzenia zostało przeprowadzone zgodnie z przepisami. W skrajnych przypadkach możliwe jest także skierowanie sprawy do sądu pracy, szczególnie gdy doszło do naruszenia przepisów o minimalnym wynagrodzeniu, równego traktowania lub gdy obniżka miała charakter pozorny i faktycznie zmierzała do obejścia prawa.

Warto również pamiętać, że obniżenie pensji może być impulsem do renegocjacji innych warunków zatrudnienia, takich jak zakres obowiązków, wymiar czasu pracy czy system premiowy. Świadomy pracownik, znający swoje prawa i obowiązki, jest w stanie podejmować racjonalne decyzje i skutecznie reagować na działania pracodawcy, które mogą naruszać jego interesy zawodowe i finansowe.

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_12733951_czarny-portfel-z-dziesi%C3%A4%E2%84%A2%C3%A4%E2%80%A1-z%C3%A5%E2%80%9Aotych-polskich-pieni%C3%A4%E2%80%A6dz-papierowy-r-na-jednego-polskiego-pieni%C3%A4%E2%80%A6dza.html