Opracowanie procedury offboardingu dostosowanej do kultury organizacyjnej usprawni pożegnanie z pracownikiem, które – niezależnie od powodów – zawsze stanowi wyzwanie dla organizacji. Warto postarać się, aby odbyło się ono w sposób właściwy i z korzyścią dla obu stron. Sprawdź, jak przeprowadzić offboarding pracownika.
Offboarding – co to jest?
Najprostsza definicja offboardingu podkreśla, że jest to ogół procesów związanych z odejściem pracownika z firmy. Wśród nich możemy znaleźć działania związane z zamknięciem kwestii formalnych, sprzętowych i operacyjnych. Im lepiej zaplanowany offboarding pracownika, tym łagodniej i swobodniej obie strony przejdą przez tę procedurę. Poza obecnością bezpośredniego przełożonego pracownika, niezbędne jest zaangażowanie osób odpowiedzialne za obszary HR czy IT. Aby w stresującej sytuacji uniknąć chaosu i błędów warto przygotować checklistę, dzięki której nie ominiemy żadnego z ważnych punktów.
Szukasz nowego miejsca zatrudnienia? Sprawdź oferty pracy na GoWork.pl!
Jak powinien wyglądać offboarding, aby przeprowadzić go w pełni profesjonalnie?
Kwestie formalne offboardingu:
- Przygotowanie i wręczanie wypowiedzenia lub przyjęcie go od pracownika.
- Analiza pozostałego do końca trwania okresu wypowiedzenia urlopu i podjęcie decyzji w zakresie realizacji go przez pracownika lub wypłacie ekwiwalentu.
- Podjęcie decyzji czy zaproponować pracownikowi zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy.
Kwestie operacyjne:
- Wyznaczenie zastępcy oraz określenie sposobu przekazania mu projektów krótko- i długoterminowych.
- Podczas offboardingu powinno odbyć się przekazanie kontaktów do klientów i kontrahentów.
- Oddanie dokumentów w wersji papierowej lub dostępów do wirtualnych dokumentów.
Offboarding – kwestie sprzętowe:
- Zdanie narzędzi pracy tj. komputer, telefon komórkowy, samochód służbowy itp.
- Zwrot przepustek, kart dostępów, parkingowych czy paliwowych.
- Rozliczenie pieczątek, kluczy do biura, pokoju, szaf itp.
- Zablokowanie dostępów do systemów i programów.
- Przepięcie skrzynek, ustawienie autorespondera itp.
Kwestie organizacyjne podczas offboardingu:
- Przeprowadzenie Exit Interview.
- Przypomnienie odchodzącej osobie o zabraniu rzeczy osobistych.
- Poinformowanie osobiście najbliższych pracowników o zaistniałej sytuacji.
- Skierowanie oficjalnego maila do wszystkich w organizacji.
Offboarding pracownika vs. marka pracodawcy i firmy
Nie zapominaj, że każdy były pracownik staje się ambasadorem Twojej marki, zarówno tej produktowej, jak i tej jako pracodawcy. Gdy pracownik opuszcza firmę z własnej woli – ciesz się jego szczęściem. W ramach offboardingu pracownika zbierz na pożegnalnej kartce podpisy osób, z którymi odchodząca osoba współpracowała oraz zorganizuj pożegnalne spotkanie, tak aby odchodząc pracownik, poczuł, że był ważną częścią firmy. Gdy to Ty zwalniasz pracownika, bez względu na powody swojej decyzji zapewnij go o pełnym wsparciu i pomocy w uzyskaniu referencji czy poszukiwaniu nowej pracy. Bez względu na sytuację nie zapomnij o podziękowaniu za współpracę, wspólnie spędzony czas i zaangażowanie w codzienne życie firmy, w końcu dla wielu z nas jest jak drugi dom.
Określenie offboarding podobnie jak onboarding, w kontekście pracownika można odnieść do podróży samolotem i przetłumaczyć jako bycie poza pokładem i na pokładzie naszej firmy. Pamiętajmy jednak, aby ta podróż zawsze kończyła się miękkim lądowaniem, w zgodzie z określonymi procedurami.
