Pożegnanie z pracownikiem, niezależnie od powodów, zawsze stanowi wyzwanie dla organizacji. Warto jednak postarać się, aby odbyło się ono w sposób właściwy i z korzyścią dla obu stron. Umożliwi to opracowanie i wdrożenie procedury dostosowanej do kultury organizacyjnej w Twojej firmie. Pozwoli ona nie tylko uporządkować, ale i właściwie przeprowadzić nasze Twoje działania w często dość stresującym dla wszystkich momencie. Poniżej kilka sprawdzonych informacji, które mogą Ci pomóc.

 

Zwrócić uwagę na…

ListaNajprostsza definicja offboardingu podkreśla, że jest to ogół procesów związanych z odejściem pracownika z firmy. Wśród nich możemy znaleźć działania związane z zamknięciem kwestii formalnych, sprzętowych i operacyjnych. Im lepiej zaplanowany offboarding, tym łagodniej i swobodniej obie strony przejdą przez tę procedurę. Poza obecnością bezpośredniego przełożonym pracownika niezbędne jest zaangażowanie osób odpowiedzialne za obszary HR czy IT. Aby w stresującej sytuacji uniknąć chaosu i błędów warto przygotować checklistę, dzięki której nie ominiemy żadnego z ważnych punktów.

 

Co powinno zawierać procedura, aby przeprowadzić ją w pełni profesjonalnie?

Kwestie formalne:

Formalności

  • Przygotowanie i wręczanie wypowiedzenia lub przyjęcie go od pracownika.
  • Analiza pozostałego do końca trwania okresu wypowiedzenia urlopu i podjęcie decyzji w zakresie realizacji go przez pracownika lub wypłacie ekwiwalentu.
  • Podjęcie decyzji czy zaproponować pracownikowi zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy.

 

 

Kwestie operacyjne:

Operacje

  • Wyznaczenie zastępcy oraz określenie sposobu przekazania mu projektów krótko- i długoterminowych.
  • Przekazanie kontaktów do klientów i kontrahentów.
  • Oddanie dokumentów w wersji papierowej lub dostępów do wirtualnych dokumentów.

 

 

Kwestie sprzętowe:

Sprzęt

  • Zdanie narzędzi pracy tj. komputer, telefon komórkowy, samochód służbowy itp.
  • Zwrot przepustek, kart dostępów, parkingowych czy paliwowych.
  • Rozliczenie pieczątek, kluczy do biura, pokoju, szaf itp.
  • Zablokowanie dostępów do systemów i programów.
  • Przepięcie skrzynek, ustawienie autorespondera itp.

 

 

Kwestie organizacyjne:

Organizacja

  • Przeprowadzenie Exit Interview.
  • Przypomnienie odchodzącej osobie o zabraniu rzeczy osobistych.
  • Poinformowanie osobiście najbliższych pracowników o zaistniałej sytuacji.
  • Skierowanie oficjalnego maila do wszystkich w organizacji.

Marka pracodawcy i firmy

MarkaNie zapominaj, że każdy były pracownik staje się ambasadorem Twojej marki, zarówno tej produktowej, jak i tej jako pracodawcy. Gdy pracownik opuszcza firmę z własnej woli – ciesz się jego szczęściem. Zbierz na pożegnalnej kartce podpisy osób, z którymi odchodząca osoba współpracowała oraz zorganizuj pożegnalne spotkanie, tak aby odchodząc pracownik, poczuł, że był ważną częścią firmy. Gdy to Ty zwalniasz pracownika, bez względu na powody swojej decyzji zapewnij go o pełnym wsparciu i pomocy w uzyskaniu referencji czy poszukiwaniu nowej pracy. Bez względu na sytuację nie zapomnij o podziękowaniu za współpracę, wspólnie spędzony czas i zaangażowanie w codzienne życie firmy, w końcu dla wielu z nas jest jak drugi dom.

 

Określenie offboarding podobnie jak onboarding, w kontekście pracownika można odnieść do podróży samolotem i przetłumaczyć jako bycie poza pokładem i na pokładzie naszej firmy. Pamiętajmy jednak, aby ta podróż zawsze kończyła się miękkim lądowaniem, w zgodzie z określonymi procedurami.