Urlop bezpłatny – kiedy można go wziąć? Co powinien zawierać wniosek o urlop bezpłatny?

Urlop bezpłatny to przerwa w pracy, podczas której pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia, a okres urlopu nie jest uwzględniany w stażu pracy. Mimo tego, że jest to rozwiązanie, które daje pracownikowi czas na załatwienie prywatnych spraw, wiąże się z pewnymi konsekwencjami. Warto więc zapoznać się z zasadami, które obowiązują przy ubieganiu się o ten urlop, oraz jakie formalności trzeba spełnić, aby go otrzymać.

Urlop bezpłatny – czym jest?

Urlop bezpłatny to czas wolny od pracy, w trakcie którego pracownik nie otrzymuje żadnego wynagrodzenia. Jest to rodzaj urlopu, który przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę, niezależnie od wymiaru etatu czy rodzaju umowy (na czas określony lub nieokreślony).

Kodeks pracy umożliwia zastosowanie urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy. Ułatwia to zachowanie ciągłości zatrudnienia.

Choć pracownik ma prawo ubiegać się o taki urlop, nie wiąże się to z obowiązkiem pracodawcy do jego przyznania. Co ważne, czas spędzony na urlopie bezpłatnym nie wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Są one związane z urlopem wypoczynkowym i innymi świadczeniami pracowniczymi, które zależą od stażu.

Udzielanie urlopu bezpłatnego

Urlop bezpłatny jest regulowany przez art. 174 Kodeksu pracy, który precyzuje zasady jego udzielania. Aby pracownik mógł skorzystać z tego rodzaju urlopu, musi złożyć pisemny wniosek, na który pracodawca nie ma obowiązku się zgodzić, choć również nie może go zmusić do skorzystania z urlopu, zwłaszcza w sytuacji, gdy jest to próba polepszenia kondycji finansowej firmy.

Jeśli urlop bezpłatny trwa dłużej niż 3 miesiące, istnieje możliwość wprowadzenia zapisów dotyczących odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn.

Pracodawcy nie wolno odmówić pracownikowi powrotu do pracy po zakończeniu urlopu bezpłatnego, jeśli ten zgłosi gotowość do pracy. Z kolei pracownik, który nie stawił się do pracy bez uprzedzenia i usprawiedliwienia po zakończeniu urlopu, może zostać zwolniony, nawet dyscyplinarnie, jeśli absencja była krótka i nieuzasadniona.

Nauczyciele, którzy ubiegają się o urlop bezpłatny, składają wnioski do dyrektora placówki, a nie do pracodawcy, co jest wyjątkiem w przypadku tego typu urlopu.

Urlop bezpłatny a wypowiedzenie

Urlop bezpłatny może zostać wzięty w okresie wypowiedzenia, o ile jego czas nie przekroczy okresu wypowiedzenia umowy o pracę. W trakcie trwania urlopu bezpłatnego pracownik ma możliwość złożenia wniosku o rozwiązanie umowy. Z kolei jeśli to pracodawca chce zakończyć zatrudnienie, ma obowiązek poczekać, aż pracownik wróci z urlopu, chyba że wystąpią nadzwyczajne okoliczności, takie jak upadłość firmy lub poważne naruszenie obowiązków przez pracownika.

Urlop bezpłatny a praca u innego pracodawcy

Podczas urlopu bezpłatnego, jeżeli zdecydujesz się podjąć pracę u innego pracodawcy, Twój staż pracy nie zostaje przerwany, a nowa firma może uwzględnić ten czas w okresie Twojego zatrudnienia i uprawnień pracowniczych u dotychczasowego pracodawcy. Jeśli chodzi o pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. zlecenie lub umowa o dzieło), nie masz obowiązku informować o tym swojego pracodawcy.

W przypadku prowadzenia własnej działalności gospodarczej, będziesz odpowiedzialny za odprowadzanie składek, nawet jeśli posiadasz umowę o pracę. Pracodawca może jednak wymagać podpisania tzw. „lojalki”, czyli zakazu konkurencji, co uniemożliwi Ci pracę na rzecz konkurencyjnych firm podczas urlopu. Możesz także podjąć pracę za granicą, jeśli nie narusza to warunków umowy o pracę.

Ile może trwać urlop bezpłatny?

Przepisy prawne nie wskazują na maksymalny okres urlopu bezpłatnego. Jego czas zależy od uzgodnień między pracownikiem a pracodawcą, co oznacza, że może on trwać od kilku dni do nawet kilku lat. Jeśli jednak urlop bezpłatny przekracza 3 miesiące, pracodawca ma możliwość, ale nie obowiązek, wprowadzenia klauzuli i przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn.

Pracodawca samodzielnie ustala wymiar urlopu bezpłatnego, dlatego pracownik może ubiegać się o dłuższy okres wolnego, ale ostateczna decyzja należy do pracodawcy. Warto również dodać, że od 2023 roku, w ramach nowelizacji Kodeksu pracy, wprowadzono dodatkowe dni urlopu, takie jak 2 dni (lub 16 godzin) w ciągu roku z powodu działania siły wyższej oraz 5 dni bezpłatnego urlopu opiekuńczego.

Co z bezpłatnym urlopem w przypadku ubezpieczenia ZUS i emerytury?

Podczas urlopu bezpłatnego pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia, a co za tym idzie, pracodawca nie opłaca składek na ubezpieczenia zdrowotne ani społeczne. Po 30 dniach od dnia rozpoczęcia urlopu bezpłatnego pracownik traci prawo do zasiłku chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego oraz świadczenia rehabilitacyjnego w ramach ubezpieczenia zdrowotnego.

Dodatkowo, czas spędzony na urlopie bezpłatnym nie wlicza się do stażu pracy, co wpływa na obliczanie emerytury. Oznacza to, że okres ten nie jest uwzględniany przy ustalaniu minimalnego stażu niezbędnego do przejścia na emeryturę, a w konsekwencji może wpłynąć na wysokość przyszłej emerytury. Choć w praktyce takie sytuacje zdarzają się rzadko, urlop bezpłatny może opóźnić nabycie praw do świadczeń emerytalnych.

Wniosek o urlop bezpłatny – co powinien zawierać?

To właśnie na pisemny wniosek pracownika pracodawca może mu go udzielić. Wniosek o urlop bezpłatny powinien zawierać kilka kluczowych informacji, takich jak:

1) Imię i nazwisko osoby składającej wniosek.

2) Datę oraz miejsce sporządzenia dokumentu.

3) Nazwę firmy, w której pracownik jest zatrudniony.

4) Prośbę o udzielenie urlopu bezpłatnego.

5) Okres, w jakim pracownik chciałby skorzystać z urlopu.

6) Uzasadnienie wniosku, choć przepisy nie wymagają jego podania, pracodawca może docenić wyjaśnienie powodu wniosku.

7) Podpis osoby składającej wniosek.

Po podpisaniu dokumentu przez pracownika, należy go przedstawić przełożonemu. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku, pracownik może rozpocząć urlop bezpłatny.

Składanie wniosku o urlop bezpłatny – o czym pamiętać?

Pracodawca może udzielić urlopu bezpłatnego wyłącznie na podstawie pisemnego wniosku pracownika. Wniosek musi zawierać okres trwania urlopu, a także powód jego złożenia. Chociaż pracodawca nie ma obowiązku przyznania urlopu, można zwiększyć szansę na jego uzyskanie, stosując się do kilku zasad:

1) Złóż wniosek jak najwcześniej.

2) Przedstaw rzetelne uzasadnienie swojej prośby.

3) Przypomnij o swoich osiągnięciach w pracy i istotnych projektach, które zrealizowałeś na rzecz firmy.

4) Wyjaśnij, dlaczego urlop wypoczynkowy nie będzie wystarczający i jakie korzyści niesie dla Ciebie urlop bezpłatny.

5) Wskaż, kto może przejąć Twoje obowiązki w trakcie nieobecności.

Im dłużej pracujesz w firmie, tym większa szansa, że pracodawca zgodzi się na Twoją prośbę, zwłaszcza jeśli wcześniej udowodniłeś, że jesteś wartościowym pracownikiem.

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_117971044_business-man-signing-a-contract.html