Jak powinna przebiegać zmiana stanowiska pracy i na czym polega w praktyce? Tłumaczymy, jak powinna zostać przeprowadzona zmiana w trakcie trwania umowy, jakich formalności trzeba będzie dopełnić i jak wpływa na zakres obowiązków. Co w przypadkach, w których zmiana stanowiska wiąże się nie tylko z modyfikacją jego nazwy, ale również wynagrodzenia czy warunków pracy? Czy pracownik ma prawo odmówić zmiany stanowiska pracy czy pracodawca może dokończyć ten proces bez jego zgody? Na te i inne pytania odpowiadamy w tekście!

Czy można zmienić nazwę stanowiska pracy?

Podpisując umowę o pracę, zgadzamy się nie tylko na przyjętą wysokość wynagrodzenia, ale także wskazany w niej zakres obowiązków oraz objęcie wyznaczonego stanowiska pracy. Czasem zdarza się jednak, że pracodawca potrzebuje dokonać jego zmiany jeszcze w trakcie trwania umowy. Niezależnie od tego, czy powodem są tu np. zmiany w wewnętrznych strukturach firmy, czy też konieczność obsadzenia wolnego stanowiska w przedsiębiorstwie, przeniesienie pracownika będzie wiązać się z dopełnieniem niezbędnych formalności.

Jak powinna przebiegać zmiana stanowiska pracy i czy można zmienić samą jego nazwę? Jeśli zmiana ta dotyczy wyłącznie modyfikacji nazwy stanowiska, a nie także warunków pracy i wynagrodzenia, nie będzie konieczne dokonywanie dużych zmian w trwającej obecnie umowie o pracę zatrudnionego.

Takiej modyfikacji można dokonać, podpisując jedynie tzw. aneks do umowy o pracę. Uwaga, konieczne będzie złożenie na nim podpisu pracownika!

Zmiana nazwy stanowiska pracy – kiedy będzie wymagać wypowiedzenia zmieniającego?

Kiedy zmiana nazwy stanowiska pracy zakłada pewnego rodzaju degradację – np. obniżenie prestiżu związanego z wykonywaniem danego zawodu, czy też kiedy nowe stanowisko nie odpowiada kwalifikacjom pracownika, nie musi on automatycznie zgadzać się na takie warunki pracodawcy. Wtedy konieczne będzie zawarcie tzw. porozumienia zmieniającego, którego efektem będzie podpisanie aneksu do umowy.

Jeśli zatrudniony nie będzie chciał dojść do porozumienia z pracodawcą w tej kwestii, pozostanie jedynie wręczenie mu wypowiedzenia zmieniającego. Jakie różnice istnieją pomiędzy tymi dwoma dokumentami?

Porozumienie zmieniające a wypowiedzenie zmieniające – różnice

Czym różni się porozumienie zmieniające od tzw. wypowiedzenia zmieniającego? Zmiana stanowiska pracy na mocy porozumienia stron to najprostszy sposób na jej dokonanie. Jeśli jednak pracownik nie wyrazi zgody na zmianę warunków pracy (np. zmianę wysokości wynagrodzenia), pracodawca może nie mieć innego wyjścia, niż wręczenie mu wypowiedzenia zmieniającego.

Na czym polega porozumienie zmieniające?

Jak działa porozumienie zmieniające, zawarte pomiędzy pracownikiem a pracodawcą? To najmniej skomplikowany sposób na dokonanie zmiany stanowiska pracy. Jeśli zatrudniony dogada się z pracodawcą za porozumieniem stron, możliwe będzie sporządzenie i podpisanie aneksu do umowy.

Z takiej formy zmiany stanowiska najczęściej korzysta się np. w przypadku awansu, połączonego ze wzrostem wynagrodzenia, czy dodaniem do niego innych elementów, takich jak np. dodatek funkcyjny.

Porozumienie zmieniające można też zastosować w momencie, w którym stanowisko zostaje zmienione na równorzędne. Wymaganym warunkiem jest tu jednak to, aby nie zmieniły się żadne dotychczasowe pozostałe ustalenia.

W sytuacji, w której zmiana stanowiska pracy wiąże się ze zmianami warunków pracy zawartych w dotychczasowej umowie, a także w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, kiedy pracownik nie wyraża zgody na zmiany, konieczne będzie wręczenie mu wypowiedzenia zmieniającego.

Wypowiedzenie zmieniające – w jakich przypadkach się je stosuje?

W sytuacji zmiany warunków umowy o pracę może zajść potrzeba dokonania wypowiedzenia zmieniającego. Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy oznacza także konieczność zawarcia w nim informacji na temat tego, że pracownik, którego stanowisko pracy ulega zmianie, ma możliwość odwołania się od proponowanych mu nowych warunków.

Przy odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków czas na złożenie sprzeciwu przypadnie przed upływem połowy okresu wypowiedzenia. Jego długość zależeć tu będzie od długości okresu, w którym pracownik był zatrudniony w danej firmie i wynosi odpowiednio:

  • 2 tygodnie – w przypadku okresu zatrudnienia krótszego, niż pół roku;
  • 1 miesiąc – w przypadku okresu zatrudnienia dłuższego, niż pół roku ale krótszego, niż 3 lata;
  • 3 miesiące – w przypadku okresu zatrudnienia dłuższego, niż 3 lata.

Uwaga! Jeśli po upływie okresu wypowiedzenia pracownik nie złoży sprzeciwu co do nowych warunków pracy, zaczną one obowiązywać wraz z końcem okresu wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy. Dopiero wtedy możliwe będzie powierzenie innej pracy zatrudnionemu.

Czy wypowiedzenie zmieniające musi zostać skonsultowane ze związkami zawodowymi?

Wypowiedzenie zmieniające, podobnie jak wypowiedzenie umowy o pracę, musi zostać skonsultowane z funkcjonującymi w zakładzie pracy związkami zawodowymi. Koniecznie należy dopilnować tego obowiązku jeszcze zanim wręczymy pracownikowi wypowiedzenie zmieniające jego stanowisko pracy! Dotyczy to jednak wyłącznie pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę na czas nieokreślony.

Jak tego dokonać? Pierwszym krokiem będzie sporządzenie pisma z zapytaniem, czy pracownik, którego dotyczy zmiana stanowiska pracy, korzysta z obrony związku zawodowego. Wtedy organizacje działające w danej firmie mają do 5 dni na zajęcie stanowiska w sprawie.

Jeśli pracownik zdecyduje się skorzystać z obrony związku, w następnej kolejności pracodawca będzie zobowiązany do przedstawienia mu zamiaru wręczenia wypowiedzenia zmieniającego wraz z podaniem jego przyczyny. Uwaga! Ta sama przyczyna będzie musiała znaleźć się na wypowiedzeniu zatrudnionego.

Ważne, aby przyczyna nie była także błaha lub pozorna, ale wskazująca na rzeczywiste potrzeby pracodawcy w tym zakresie.

Jeśli po upływie wymaganych 5 dni związek nie zdecyduje się na negatywne ustosunkowanie się do wypowiedzenia zmieniającego, można będzie wręczyć je pracownikowi.

Kto jest chroniony przed wręczeniem wypowiedzenia zmieniającego?

Zanim pracodawca wręczy pracownikowi wypowiedzenie zmieniające, musi upewnić się, czy nie jest on chroniony przepisami. Zgodnie z prawem takiego wypowiedzenia nie może otrzymać:

1) imiennie wskazany uchwałą zarządu zakładowej organizacji związkowej członek związku zawodowego lub inny pracownik będący członkiem danej organizacji związkowej, upoważniony do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy (art. 32 ust.1 pkt 2 ustawy o związkach zawodowych);

2) społeczny inspektor pracy (art. 13 ustawy o społecznej inspekcji pracy) – w okresie pełnienia przez niego funkcji, która zgodnie z ustawą trwa 4 lata oraz rok po jej wygaśnięciu, chyba że dojdzie do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia;

3) pracownik w wieku przedemerytalnym – czyli taki, któremu brakuje 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego z wyjątkiem przypadków opisanych w art. 43 Kodeksu pracy (kp), czyli w przypadku wprowadzenia nowych zasad wynagradzania dotyczących ogółu pracowników lub grupy, do której dany pracownik należy oraz jeżeli pracownik chroniony utraci zdolność do pracy na danym stanowisku potwierdzoną orzeczeniem lekarskim lub też utraci bez swojej winy uprawnienia do wykonywania pracy na swoim stanowisku;

4) pracownik w trakcie usprawiedliwionej nieobecności, np. podczas zwolnienia lekarskiego, urlopu wypoczynkowego, macierzyńskiego itp.

Wskazane wyżej osoby są szczególnie chronione przepisami przed wręczeniem im wypowiedzenia zmieniającego warunki umowy o pracę.

Czy można zmienić stanowisko pracy pracownika bez porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego?

Czy istnieją sytuacje, w których pracodawca może dokonać zmiany stanowiska pracy bez porozumienia zmieniającego lub wypowiedzenie? Owszem! Jest to możliwe raz do roku. Zatrudniający ma prawo przenieść pracownika na okres do 3 miesięcy na inne stanowisko, jednak z zachowaniem dotychczasowych warunków pracy.

W takich przypadkach nie jest wymagana zgoda zatrudnionego na przeniesienie. Nie można jednak dokonać np. obniżenia wynagrodzenia pracownika! Wtedy konieczne będzie już sporządzenie aneksu do umowy.

Zgodnie z treścią Art.42 § 4 kp:

Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Zmiana stanowiska pracy a badania lekarskie i szkolenie BHP

Zmiana stanowiska pracy często wiąże się z koniecznością przeprowadzenia dodatkowych badań lekarskich, choć pracownicy posiadają już ważne orzeczenia medyczne. Zgodnie z art. 229 § 4 Kodeksu pracy, pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy na nowym stanowisku bez aktualnego orzeczenia lekarskiego potwierdzającego brak przeciwwskazań do wykonywania obowiązków na danym stanowisku.

Ważne jest, by odróżnić sytuacje, w których zmienia się jedynie nazwa stanowiska, od tych, gdzie zmieniają się również warunki środowiska pracy. Tylko w tej drugiej sytuacji nowe badania są obowiązkowe. Jednak z punktu widzenia bezpieczeństwa warto przeprowadzić je w każdym przypadku, aby uniknąć problemów podczas ewentualnych kontroli BHP.

Oprócz badań lekarskich pracownik obejmujący nowe stanowisko musi przejść odpowiednie szkolenie BHP, które obejmuje instruktaż stanowiskowy. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 roku, pracownik musi być zaznajomiony z zagrożeniami charakterystycznymi dla nowego stanowiska. Instruktaż ten powinien być przeprowadzony przez bezpośredniego przełożonego pracownika, a dokumentacja z tego szkolenia musi zostać zachowana w aktach pracowniczych.

W praktyce zmiana stanowiska pracy najczęściej dokonywana jest na podstawie porozumienia zmieniającego, jednak w pewnych przypadkach pracodawca może zastosować również wypowiedzenie zmieniające.

Jakie formalności należy dopełnić przy wypowiedzeniu zmieniającym?

W przypadku zmiany stanowiska pracy, zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni przestrzegać kilku formalności, które są niezbędne, aby proces przebiegał zgodnie z prawem. Wypowiedzenie zmieniające to sytuacja, w której pracodawca zmienia warunki pracy lub wynagrodzenia pracownika, ale nie kończy stosunku pracy. Z tego powodu ważne jest, aby takie wypowiedzenie zostało sporządzone na piśmie i przedstawione pracownikowi w sposób jasny. Powinno zawierać dokładny opis zmienianych warunków, datę, od której zmiany mają obowiązywać oraz uzasadnienie dla tych zmian.

Warto pamiętać, że wypowiedzenie zmieniające nie może zostać zastosowane w dowolnym momencie. Warto wcześniej zapoznać się z kodeksem pracy oraz przepisami dotyczącymi wypowiedzenia zmieniającego, ponieważ pracodawca musi udokumentować swoje powody zmiany warunków pracy. Pracownik ma prawo do odrzucenia propozycji zmiany, co skutkuje możliwością rozwiązania umowy o pracę na podstawie obowiązujących przepisów. Pracodawca nie ma prawa narzucić nowych warunków bez zgody pracownika, dlatego ten proces wymaga ostrożności i dobrej komunikacji obu stron.

Kiedy zmiana stanowiska wymaga nowej umowy o pracę?

Zmiana stanowiska pracy, zwłaszcza gdy wiąże się z gruntowną zmianą zakresu obowiązków, może wymagać zawarcia nowej umowy o pracę. Zwykle, jeśli zmiana jest istotna i wpłynie na rodzaj wykonywanych zadań lub wynagrodzenie, umowa o pracę powinna zostać zmieniona lub zawarta na nowo, a zmieniony dokument powinien zostać podpisany przez obie strony. W przypadku, gdy zmiana stanowiska pracy wiąże się z przejściem do innej firmy, nowa umowa jest konieczna, by ustalić szczegóły dotyczące warunków pracy, wynagrodzenia oraz innych istotnych kwestii związanych z nowym zatrudnieniem.

Nowa umowa o pracę daje obu stronom jasność co do oczekiwań i zakresu obowiązków, a także stanowi formalne potwierdzenie zgody na zmiany. Dlatego ważne jest, by pracownik oraz pracodawca w pełni zapoznali się z warunkami nowej umowy przed jej podpisaniem, aby uniknąć przyszłych nieporozumień dotyczących wykonywanych zadań. W przypadku wątpliwości dotyczących zakresu obowiązków, warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.

Źródło zdjęcia: https://pixabay.com/pl/photos/stanowisko-biuro-zesp%C3%B3%C5%82-biznes-5382501/