Automatyzacja w rekrutacji to nic innego, jak uproszczenie procesu pozyskiwania nowych pracowników przy wykorzystaniu technologii. Proste, powtarzalne czynności wykonuje program komputerowy. Wiąże się to z szeregiem korzyści, które omówimy na samym początku tego artykułu. W następnej kolejności pokażemy 5 obszarów rekrutacji, w których warto stosować automatyzację.
Dlaczego warto stosować automatyzację?
Automatyzacja przyspiesza procesy decyzyjne. W odpowiedzi na ogłoszenia rekrutacyjne wysyłane są setki CV – rekruterzy nie są w stanie przejrzeć każdego z nich. Z kolei odrzucanie aplikacji nadesłanych w późniejszych godzinach lub dniach od momentu publikacji jest niekorzystnym działaniem – wśród nich mogą znaleźć się poszukiwane osoby.
Zaoszczędzony czas można poświęcić wyselekcjonowanym kandydatom – pisaliśmy o tym, poruszając temat zarządzania talentami. Uwolnione zasoby przeznaczyć można także na zadbanie o pozytywne relacje z potencjalnymi pracownikami.
Automatyzacja pomaga budować korzystne candidate experience. Krótki proces rekrutacji oraz szybka informacja zwrotna to aspekty pożądane i doceniane przez kandydatów. Bowiem doświadczenia, jakie wynoszą z rekrutacji, wpływają na konstruowany przez nich przekaz odnośnie Twojej firmy, co z kolei będzie rzutowało na reputację Twojej firmy.
Jego doświadczenie przyczynia się do budowania reputacji Twojej firmy.
5 obszarów, w których warto wdrożyć automatyzację
1# Zarządzanie pozyskanymi CV
Na rynku istnieją kompleksowe narzędzia do zaawansowanego zarządzania całymi procesami rekrutacyjnymi. ATS (Applicant Tracking System) to rekrutacyjny odpowiednik CRM-u. Gromadzi wszystkie niezbędne informacje w jednym miejscu: zarówno dane kandydatów, jak i informacje o planowanych i wykonanych akcjach (termin spotkania, etap w procesie, wysłanie wiadomości, itp.). Umożliwia wygenerowanie linku do formularza aplikacyjnego, w którym kandydat ma za zadanie załączyć CV i wypełnić wstępną ankietę. Trafia ona do bezpiecznej bazy danych w chmurze, do której dostęp możliwy jest z poziomu dowolnego urządzenia. Z narzędzia tego powinna korzystać każda organizacja, która często prowadzi procesy rekrutacyjne, a na publikowane ogłoszenia odpowiada wiele osób. Dotyczy to przede wszystkim średnich i dużych firm.
2# Wywiad wstępny
Część rekruterów zanim zaprosi kandydatów na rozmowę w siedzibie firmy, prowadzi najpierw wywiad wstępny podczas rozmowy telefonicznej. Etap ten może być zastąpiony przez chat bota. Wystarczy zaprogramować go, by na wstępie zadał kandydatowi kluczowe pytania. Możliwe jest także dokonanie preselekcji. Korzystając z uzyskanych odpowiedzi oraz wybranych algorytmów, bot może wykluczyć niepasujących kandydatów, a także poinformować ich o odrzuceniu aplikacji. Gdyby któryś z zainteresowanych wyraził taką potrzebę, istnieje możliwość przekierowania wiadomości bezpośrednio do rekrutera.
3# Testowanie umiejętności
Najprostszym rozwiązaniem jest ankieta testująca wiedzę i umiejętności kandydata. Istnieją narzędzia, które – w przypadku pytań zamkniętych – automatycznie zliczają punkty i wyświetlają statystyki odpowiedzi. Szersze możliwości oferują platformy grywalizacyjne. Kandydat może wcielić się w rolę osoby pracującej na danym stanowisku i wykonywać symulowane czynności powiązanych z nim. W tym przypadku rozwiązane zadania również mogą być przeliczane na punkty. Zaletą grywalizacji jest uzyskanie większego zaangażowania w wykonywane zadania (efekt działania mechanizmów stosowanych w grach), mniejszy współczynnik rezygnacji z udziału w procesie, możliwość łatwego porównywania wyników kandydatów na poziomie poszczególnych zadań, jak i efektów końcowych, a także natychmiastowy feedback dla kandydatów o tym jak wypadli.
4# Informacja zwrotna
Systemy ATS oferują możliwość automatycznego wysyłania wiadomości do kandydatów. Z opcji tej warto korzystać wszędzie tam, gdzie pojawiają się powtarzalne treści: na przykład potwierdzenie otrzymania CV, przekazanie zadania rekrutacyjnego i planu kolejnych etapów, informacja o odrzuceniu aplikacji, rozsyłanie ankiet ewaluacyjnych (czy wiesz, po co zbierać feedback od kandydatów?). W większości przypadków wystarczy przygotować szablon odpowiedzi, w której zmienione zostaną jedynie kluczowe informacje, takie jak terminy czy dane personalne kandydata.
5# Umawianie spotkań
Czasami zdarza się tak, że z różnych przyczyn kandydat musi przełożyć umówione spotkanie na inny termin. Nic nie stoi na przeszkodzie, by zrobił to samodzielnie. Aby to usprawnić, załącz w mailu potwierdzającym dokonane ustalenia, link z dostępem do przygotowanego w tym celu kalendarza. Zaprojektuj go w ten sposób, by wyświetlał jedynie wolne godziny. Jeżeli kandydat będzie potrzebował zmienić termin spotkania, wystarczy że wybierze i zatwierdzi nową datę, a Ty otrzymasz powiadomienie bez konieczności poświęcania czasu na przeorganizowanie grafiku.
Korzystaj z automatyzacji wszędzie tam, gdzie dostrzegasz potrzebę przyspieszenia swoich działań. Pamiętaj jednak, że nawet najbardziej zaawansowana technologia nie zastąpi człowieka. Relację z kandydatem stworzyć może tylko prawdziwa osoba. Automatyzacja ma na celu ułatwienie tego zadania poprzez odciążenie Cię z powtarzalnych czynności.
