Spotkania z pracownikami stanowią jeden z filarów skutecznej komunikacji wewnętrznej w każdej firmie. Udowodnienie ich istotności nie jest trudne, ponieważ świadczy o tym szereg korzyści. Z drugiej strony nieodpowiednia forma spotkań może przynieść więcej szkody niż pożytku. Jak w takim razie zadbać o właściwą organizację tej formy komunikacji?
Pandemia przyśpieszyła reorganizację komunikacji wewnątrzfirmowej. Skutkiem tego okresu, według badania “Spotkania i wydarzenia biznesowe w czasach zmiany” przygotowanego przez Antal i Eventory jest szczególnie osłabienie relacji w środowisku pracy (65%), konieczność przeformułowania celów i zadań dla pracowników (57%) czy utrudniona współpraca zewnętrzna i/lub wewnętrzna (54%). Stąd wynikła potrzeba przyjrzenia się temu procesowi. Co więcej, badanie “Praca w pandemii. Raport z badań organizacji pozarządowych” wskazuje, że praca zdalna, która nadal pozostała w wielu firmach jest wyzwaniem dla pracowników m.in. pod względem trudności utrzymania spójności zespołu i integracji (41%) oraz utrudnionej komunikacji z innymi członkami zespołu (39%). A przecież spotkania z pracownikami to jeden z kluczowych czynników, dzięki którym łatwiej osiągnąć wyższą skuteczność i efektywność całej firmy.
Spotkania w pracy a marnowanie czasu i.. pieniędzy
Nie ulega wątpliwości, że długie i nic niewnoszące spotkanie z pracownikami to okazja do marnowania czasu, ale też środków finansowych przedsiębiorstwa. Udowodnił to profesor Steven Rogelberg, specjalista od zarządzania, który we współpracy z Otter.ai stworzył badanie „The Cost of Unnecessary Meeting Attendance”. Wskazano w nim, że pracownicy uznają ponad 46% spotkań za zbędne. Jednak nie to wydaje się tutaj najbardziej uderzające. Według raportu firmy, które poddano analizie, średnio marnowały około 25 tys. dolarów na pracownika, organizując niepotrzebne spotkania. W przypadku firm zatrudniających 100 pracowników oszczędności miały sięgać prawie 2,5 miliona dolarów rocznie, z kolei duże przedsiębiorstwa z zatrudnioną kadrą obejmującą przynajmniej 5 tys. osób, mogłyby zyskać jeszcze więcej, bo ponad 100 mln dolarów.
Spotkania w pracy – co o nich myślą pracownicy?
Sprawdźmy również, co o spotkaniach mają do powiedzenia sami pracownicy. Badanie LiveCareer nawiązujące do popularnej już myśli “to spotkanie mogło być mailem” wskazuje na kilka ciekawych wniosków:
- pracownicy biorą udział głównie w spotkaniach na żywo (69%), ale również online (13%) oraz stosują obie formy jednocześnie (18%);
- średni tygodniowy czas przeznaczany na spotkania wewnątrz firmy to mniej niż 3 godziny (62%);
- 75 % osób zadeklarowało, że są w stanie uważnie słuchać przez całe spotkanie;
- według 28% pracowników uczestnicy spotkania przestają dokładnie słuchać po około 20-30 minutach;
- dla większości (77%) spotkania pomagają w podejmowaniu decyzji biznesowych;
- 27% pracowników uważa, że większość spotkań jest bez sensu, a nieco mniej, bo 19% sądzi, że jest to marnowanie czasu;
- ponad 62% pracowników lubi spotkania w pracy, ale jednocześnie dla wielu są one stresujące (34%), męczące (33%), nudne (26%), stanowią powód mniejszej produktywności (23%), a nawet robienia nadgodzin ze względu na okrojony czas pracy (21%);
- w trakcie spotkań ponad 43% badanych wskazuje, że zdarza im się zajmować czymś innym, żeby zabić czas – jest to głównie przeglądanie mediów społecznościowych (42%), czytanie wiadomości w Internecie (42%), praca nad innymi zadaniami (27%), czytaniem książki (16%) czy graniem w grę (15%).
W podsumowaniu dochodzimy do bardzo istotnych informacji. Co jest najbardziej frustrujące dla pracowników w spotkaniach? Przecież to nie tylko czas dla managerów, kiedy to mają okazję do przekazania innym najważniejszych informacji. Spotkania powinny być mocno nakierowane na samych pracowników. Jeśli chodzi o ich frustrację, najczęściej wskazywano na powód, taki jak:
- spotkanie się przedłuża;
- spotkanie zaczyna się z opóźnieniem;
- brak planu spotkania;
- nudne prezentacje;
- dygresje i zbaczanie z tematu spotkania;
- spotkanie zaplanowane jest późno po południu lub wieczorem;
- omawianie tematów, które nie dotyczą wszystkich uczestników spotkania;
- spotkanie zaplanowane jest wcześnie rano;
- inni uczestnicy zadają pytania podczas spotkania.
Powyższe wskazania są doskonałą bazą do przeanalizowania, co tak naprawdę trzeba zmienić, by spotkania nabrały rzeczywistej wartości.
Jak nie marnować czasu na nieefektywne spotkania?
Drobne zmiany w komunikacji wewnętrznej i w procesie organizacji spotkań przynoszą często zadowalające efekty. Co ważne, nie trzeba tu stosować skomplikowanych procedur i założeń. Przede wszystkim:
1. Planuj spotkania – określ jasny cel i oczekiwane rezultaty, oszacuj czas spotkania oraz ustal agendę (lista tematów do omówienia, która porządkuje komunikację i wskazuje kolejność dyskusji).
2. Wyślij agendę i określony na początku cel do pracowników. Przekaż im również dodatkowe materiały czy raporty, które mogą się przydać oraz poproś, aby się z nimi zapoznali i przygotowali do rozmowy.
3. Zaproś na spotkanie tylko niezbędną liczbę uczestników. Im mniej ludzi, tym większa jest efektywność przeprowadzonej rozmowy.
W trakcie spotkania
Spotkanie, które ma nie marnować czasu i zaangażowania pracowników, nie kończy się na samym planowaniu. Ważne są również kroki podejmowane w trakcie jego trwania. Na co zwrócić uwagę?
1. Wyznacz osobę, która będzie prowadziła notatkę podczas spotkania. Dzięki temu unikniesz konieczności powtarzania ustaleń podczas następnej rozmowy. Dobrze jest przygotować firmowy wzór notatki, który ułatwi jej wypełnianie i wyszukiwanie ważnych informacji.
2. Kontroluj czas i listę zawartą w agendzie spotkania. W końcu to wydłużająca się rozmowa jest głównym powodem frustracji pracowników. Stosuj podsumowania i płynnie przechodź do następnych punktów, nie zatrzymując się zbyt długo na którymś z nich.
3. Zachęcaj uczestników do aktywności oraz pytaj ich o zdanie, aby poczuli, że odgrywają ważną rolę w spotkaniu.
4. Sprawdź, czy wszyscy pracownicy zrozumieli ustalenia i zdania, które zostały przydzielone do wykonania.
5. Postaw na konkrety. Mów o najważniejszych kwestiach i informacjach, które dotyczą wszystkich pracowników. Odstaw dygresje i tematy mniej ważne na bok.
6. Unikaj sformułowań: być może, trzeba zrobić, można pomyśleć, ponieważ nic nie wnoszą do spotkania. Określ wnioski – robimy to zadanie teraz, a inne przenosimy na kolejny miesiąc. Wskazuj, że pan x odpowiada za pierwsze zadanie, a pani y za realizację drugiego. Ustal konkretne terminy realizacji, aby pracownicy mogli rozplanować swoje działania.
Po spotkaniu
Spotkanie kończy się – pracownicy rozchodzą się lub wyłączają komunikator. Na tym jednak rola managera się nie kończy:
1. Wyślij do uczestników spotkania podsumowanie oraz notatkę, która była na bieżąco spisywana w trakcie rozmowy.
2. Zrób ewaluację spotkania: sprawdź, co można jeszcze poprawić, co się udało wykonać i zrealizować, a co jeszcze wymaga delikatnego usprawnienia.
Spotkania w firmie – dodatkowe wskazówki
Spotkania w firmie są nieuniknione. Wymaga tego sprawna komunikacja, dobry przepływ informacji czy podtrzymanie odpowiednich relacji między osobami, które ze sobą współpracują. Mamy jeszcze kilka wskazówek, dzięki którym rozmowa z szefem czy managerem nie będzie rozumiana jako nużący złodziej czasu, który przecież można by było poświęcić na inne zajęcia:
1. Przeanalizuj, czy dane spotkanie jest konieczne. Proste kwestie, które polegają na zadaniu dwóch pytań, lepiej jest rozwiązywać za pomocą e-maila lub komunikatora.
2. Rozważ skrócenie czasu spotkań. Skupienie się tylko na rzeczach ważnych pozwoli zaoszczędzić 10-15 min, co powinno być zadowalające dla uczestników rozmowy.
3. Sprawdź, czy spotkania cykliczne mogłyby odbywać się rzadziej. Angażując ponad 10 osób w dwugodzinne rozmowy, tracą one sporo etatowego czasu pracy.
4. Wykorzystuj praktyczne narzędzia do zarządzania spotkaniami, takie jak kalendarz, aplikacje do wideokonferencji, komunikatory, przechowywanie danych w chmurze itp.
5. Przy organizacji spotkania upewnij się, że technologia działa sprawnie, aby uniknąć opóźnień i problemów technicznych.
Powyższe wskazówki zastosuj do wszystkich przyszłych spotkań w firmie. Zmniejszenie ich liczby, długości, czy ograniczenia tylko do najważniejszych tematów będzie mieć rzeczywisty wpływ na wzrost efektywności w codziennej pracy.
