Wezwanie do zapłaty – teoretycznie prosty dokument, który pozwala uniknąć wielu problemów finansowych. Wiele z nich kończy się sądowymi bataliami, a można ich uniknąć, gdy strony podjęły próbę mediacji. Sprawdź, co powinno zawierać wezwanie do zapłaty i kiedy wysłać ostateczne wezwanie.
Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_98318481_zamkni%C4%99ty-i-mi%C4%99kki-nacisk-na-pi%C3%B3ro-na-papierkowej-robocie-z-kalkulatorem-do-sumarycznego-dochodu-lub.html
Wezwanie do zapłaty to istotne narzędzie w obszarze windykacji należności, które pomaga przedsiębiorcom skutecznie odzyskać zaległe płatności. Pojawił się problem z terminowym wpływem należności? Kontrahent zwleka z uregulowaniem swojego długu? Takie zdarzenia to nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Dlatego warto zapoznać się z metodami miękkiej windykacji, które mogą okazać się mało kosztowne, a skuteczne w odzyskaniu należnych pieniędzy. A jedną z metod miękkiej windykacji jest wezwanie do zapłaty.
Wezwanie do zapłaty – co to jest?
Wezwanie do zapłaty jest pismem kierowanym do nierzetelnego kontrahenta w celu odzyskania należności. Stanowi ono pierwszy krok na drodze do odzyskania należnych nam pieniędzy. Warto podkreślić, że wezwanie do zapłaty może pomóc uniknąć dodatkowych kosztów związanych z postępowaniem sądowym oraz — co dla przedsiębiorcy najważniejsze — zaoszczędzić cenny czas. Nie zawsze jednak określa konsekwencje, jakie czekają na dłużnika związane z zaniechaniem spłaty zadłużenia, choć można w nim opisać sankcje z tego tytułu.
Jest to jedno z działań, które podobnie jak w polubownym postępowaniu windykacyjnym sprawia, że szanse na odzyskanie długu są znacznie wyższe niż w przypadku trudnych procesów sądowych. A jeśli już takowy się rozpocznie, jak wynika z nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego, sąd musi zbadać, czy istnieją szansę na zakończenie sprawy na mocy ugody.
Gdy przedsiębiorca zdecyduje się na wezwanie przedsądowe, podejmuje ważny krok w kierunku polubownego uregulowania długu. Działanie to ma na celu zmobilizowanie dłużnika do spłaty zobowiązania, co w wielu przypadkach pozwala na zażegnanie problemów finansowych bez konieczności angażowania sądów czy kosztownych procedur prawnych.
Jak napisać wezwanie do zapłaty?
Nie ma jednego obowiązującego wzoru wezwania do zapłaty, co daje przedsiębiorcy dużą swobodę w wyborze formy dokumentu. Kluczowe jest jednak, aby wezwanie zostało napisane językiem oficjalnym i stanowczym. Tylko w ten sposób możemy skłonić naszego dłużnika do spłaty długu.
Pisząc wezwanie do zapłaty, warto zwrócić uwagę na następujące aspekty:
1) Zwięzłość – Pismo powinno być jasne i konkretne, aby dłużnik zrozumiał, czego się od niego oczekuje.
2) Ton – Użycie formalnego języka podkreśla powagę sytuacji.
3) Czytelność – Ważne, aby tekst był czytelny, co ułatwi dłużnikowi zrozumienie treści wezwania.
Warto także pamiętać, że wezwanie może mieć różne formy — od pisma elektronicznego po tradycyjne listy polecone. Wybór formy powinien być uzależniony od specyfiki relacji z dłużnikiem oraz wcześniejszych doświadczeń w kontaktach z nim.
Co powinno zawierać wezwanie do zapłaty?
Mimo iż nie ma z góry narzuconego wzoru, każde wezwanie do zapłaty powinno zawierać następujące elementy:
1) Data i miejsce sporządzenia – kluczowe dla ustalenia terminu, od którego dłużnik powinien podjąć działania.
2) Dane wierzyciela – imię, nazwisko lub nazwa firmy oraz adres.
3) Dane dłużnika – imię, nazwisko lub nazwa firmy dłużnika oraz adres.
4) Stosunek prawny, czyli podstawę prawną roszczenia, z którego wynika obowiązek zapłaty – to istotne, aby dłużnik wiedział, jakie okoliczności spowodowały powstanie zobowiązania.
5) Kwota długu – opcjonalnie może być powiększona o naliczone odsetki.
6) Termin płatności, czyli termin spłaty długu – wyznaczony przez wierzyciela, w praktyce najczęściej 7 lub 14 dni, licząc od dnia otrzymania wezwania do zapłaty.
7) Numer rachunku bankowego – na który należy dokonać zapłaty.
8) Podpis osoby wysyłającej wezwanie do zapłaty – to formalny element dokumentu.
W kontekście stosunku prawnego, z którego wynika obowiązek zapłaty, mogą to być różne dokumenty, takie jak umowa o dzieło, faktura czy inne potwierdzenia wykonanej usługi.
Wezwanie do zapłaty – o czym warto pamiętać?
Warto zawrzeć formułę mówiącą o dalszych planach wierzyciela w przypadku nieotrzymania zapłaty. Może to obejmować zaprzestanie dostaw towarów/usług lub podjęcie działań prawnych łącznie ze skierowaniem sprawy do sądu. W przypadku skierowania sprawy do sądu najczęściej to dłużnik obciążony zostaje kosztami procesowymi — o tym również warto wspomnieć w wezwaniu do zapłaty.
Oprócz tego wierzyciel ma możliwość sprzedaży długu na giełdzie długów, a także publikacji danych dłużnika w ogólnodostępnych bazach danych BIG (Biur Informacji Gospodarczej). Zawarcie takiej klauzuli w wezwaniu również może skłonić dłużnika do uregulowania należności.
Aby podkreślić najważniejsze informacje, warto rozważyć użycie koloru czerwonego lub powiększonej czcionki, co może zwrócić uwagę dłużnika na kluczowe aspekty wezwania.
Wysyłanie wezwania do zapłaty
Nie ma jednoznacznych wskazówek, kiedy wierzyciel powinien sporządzić i wysłać wezwanie do zapłaty. W praktyce nikt nie sporządza wezwania do zapłaty z powodu kilku dni opóźnienia w płatnościach, jednak nie można też zbyt długo zwlekać. Statystycznie, możliwość odzyskania należności maleje wraz z upływem czwartego miesiąca po upływie pierwotnie określonego terminu płatności.
Przed wysłaniem wezwania zapłaty należy przede wszystkim sprawdzić, jaki jest aktualny stan zobowiązania i kwoty należności. Przy podejmowaniu decyzji o sporządzeniu i wysłaniu przedsądowego wezwania do zapłaty przedsiębiorca powinien kierować się przede wszystkim zdrowym rozsądkiem. Przepisy nie regulują liczby wysłanych wezwań do zapłaty przed wstąpieniem na drogę sądową. Oczywiście, jeśli pierwsze wezwanie do zapłaty zostało przez dłużnika zignorowane, warto spróbować ponownie. W razie braku reakcji można zdecydować się na ostateczne przedsądowe wezwanie, które zamyka już ewentualne polubowne rozwiązanie sporu. Wtedy najczęściej poszkodowana strona wchodzi na drogę postępowania sądowego.
Zaleca się, aby wezwanie do zapłaty było wysłane listem poleconym. W razie skierowania sprawy do sądu warto dołączyć potwierdzenie odbioru do pozwu. Dzięki temu mamy pewność, że dłużnik otrzymał wezwanie, oraz że mamy dowód na próbę mediacji przed podjęciem dalszych kroków prawnych.
Wezwanie do zapłaty w przypadku firmy
Firmy mają możliwość korzystania z procedury wysyłania wezwań do zapłaty do dłużników w dwóch głównych sytuacjach: gdy opierają się na wyroku sądowym lub gdy zobowiązanie wynika z określonego stosunku prawnego, takiego jak umowa między stronami.
W przypadku, gdy wezwanie do zapłaty dotyczy sprawy, w której sąd wydał wyrok, proces jest zbliżony do tego, który obowiązuje osoby fizyczne. Aby móc wysłać ponaglenie (przedsądowe wezwanie do zapłaty), wystarczy, że dłużnik zwleka z zapłatą w wyznaczonym terminie przez 14 dni.
Z kolei, jeśli dług wynika z określonego stosunku prawnego, są inne zasady. Łączna kwota zobowiązań dla konsumenta musi wynosić co najmniej 200 złotych, natomiast dla przedsiębiorcy – 500 złotych. Ważne jest również, aby od momentu ustalonego terminu płatności minęło co najmniej 30 dni, a wezwanie powinno być wysłane listem poleconym lub dostarczone osobiście na miesiąc przed planowanym wpisaniem dłużnika do Biura Informacji Gospodarczej (BIG).
Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_96249754_koncepcja-prawa-porad-i-us%C5%82ug-prawnych-prawnik-i-adwokat-po-spotkaniu-zespo%C5%82u-w-kancelarii.html
