Kontrola płatników składek należy do podstawowych zadań Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Inspektorzy kontroli ZUS mają dość szeroki zakres działań, jeśli chodzi o wykrywanie różnych nieprawidłowości. Sprawdzamy, jak regulacje prawne opisują przeprowadzenie kontroli przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Obowiązkiem przedsiębiorców są konkretne działania, w tym opłacanie składek i świadczeń należących do zakresu ubezpieczeń społecznych. ZUS ma prawo sprawdzić, czy te zadania są wykonywane prawidłowo. Zakres kontroli, jak i sam jego przebieg jest regulowany prawnie. Z aktualnymi zapisami powinien więc zapoznać się każdy płatnik składek. Kiedy ZUS może zdecydować się na kontrolę? Jak wygląda ten proces? Gdzie jest przeprowadzana kontrola ZUS? Jakie działania znajdziemy w obowiązkach kontrolowanego płatnika składek podczas wykonywania inspekcji?
Kiedy Zakład Ubezpieczeń Społecznych dokonuje kontroli płatników składek?
Według ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych kontrola płatników składek należy do głównych zadań Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jej celem jest ocena wywiązywania się z obowiązków w kwestiach dotyczących ubezpieczeń społecznych lub innych zadań zleconych ZUS.
Kontrola Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jest realizowana na podstawie wcześniej przygotowanego rocznego planu. Płatnicy składek, którzy będą poddani weryfikacji, są wybierani według analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w sprawach dotyczących ubezpieczeń społecznych i pozostałych zadań, które zostały zlecone Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych. Do wykonania czynności kontrolnych wyznacza się inspektora kontroli ZUS.
Zakres kontroli ZUS
Szczegółowy zakres spraw podlegających weryfikacji przez inspektorów ZUS wymieniono w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Według art. 86 kontrola może obejmować:
„1) zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
2) prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład;
3) ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
4) prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
5) wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
6) dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek”.
Sprawdź też: Jak wygląda egzekucja należności z ZUS? Co decyduje o postępowaniu egzekucyjnym?
Jak wygląda kontrola ZUS – najważniejsze informacje
Zakład Ubezpieczeń Społecznych każdego roku weryfikuje działalność przedsiębiorców. W samym 2022 roku organ przeprowadził prawie 27 tys. kontroli płatników składek, podczas których należność wynikająca z nieprawidłowości dotyczyła kwoty 357 mln zł. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące całego procesu.
Przed kontrolą
W przypadku przedsiębiorców, zanim ZUS podejmie decyzję o weryfikacji płatnika składek, wysyła zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Zostanie ona rozpoczęta nie wcześniej niż 7 dni liczone od dnia odebrania przez przedsiębiorcę zawiadomienia, lecz nie później niż po 30 dniach liczonych od dnia doręczenia pisma. Płatnik składek może złożyć wniosek, aby inspektor przyszedł wcześniej niż po 7 dniach. Z kolei przeprowadzenie kontroli po upłynięciu 30 dni będzie wymagało ponownego wysłania zawiadomienia.
Gdzie przeprowadzana jest kontrola?
Kontrola ZUS może być przeprowadzona przez inspektora w siedzibie płatnika składek lub w miejscu prowadzenia działalności. Możliwe jest, aby złożyć wniosek o przeprowadzenie kontroli tam, gdzie przechowywana jest dokumentacja.
Za pisemną zgodą płatnika składek kontrola prawidłowości może być przeprowadzona również w placówce ZUS. Istnieje taka możliwość również przy braku zgody kontrolowanego, kiedy:
- wymaga tego charakter czynności kontrolnych;
- konieczne jest przesłuchanie świadka, ubezpieczonego – byłego pracownika płatnika składek;
- nie została zgłoszona do ZUS zmiana adresu siedziby przedsiębiorcy;
- nie został wykreślony lub zmieniony adres siedziby przedsiębiorcy w ewidencji działalności gospodarczej, lub KRS, a płatnik nie prowadzi działalności pod wskazanym tam adresem.
Szukasz pracy w Katowicach? Sprawdź już teraz najlepsze oferty w serwisie GoWork.pl!
Jakie są uprawnienia inspektora kontroli ZUS?
Według art. 87 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych inspektor kontroli ZUS ma określone uprawnienia. Zgodnie z jej treścią taka osoba może:
„1) badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli;
1a) dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;
2) zabezpieczać zebrane dowody;
3) żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego;
4) legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
5) wzywać i przesłuchiwać świadków;
6) wzywać i przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego”.
Wskazano również, że inspektor przeprowadzający kontrolę ZUS do jej przeprowadzenia wykorzystuje informacje zawarte na kontach ubezpieczonych, a także na kontach płatników składek.
Jak długo trwa kontrola?
W zależności od rodzaju płatnika składek czas trwania kontroli nieco się od siebie różni.
Weryfikacja prawidłowości, która dotyczy osoby niebędącej przedsiębiorcą, trwa mniej więcej jeden miesiąc. Nieco dłużej, bo do dwóch miesięcy trwa kontrola, która wymaga pozyskania dowodów ze źródeł osobowych czy uzyskania opinii z innych instytucji. Termin rozpoczęcia czynności zostaje ustalany przez inspektora kontroli ZUS, który otrzyma upoważnienie do jej przeprowadzenia.
W przypadku przedsiębiorcy kontrola w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:
- 12 dni roboczych dla mikroprzedsiębiorców,
- 18 dni roboczych dla małych przedsiębiorców,
- 24 dni roboczych dla średnich przedsiębiorców,
- 48 dni roboczych dla innych przedsiębiorców.
Obowiązki płatnika składek podczas kontroli
Podczas kontroli firmy na płatnika składek nałożone są określone obowiązki. Jest to:
- udostępnienie wszystkich ksiąg, dokumentów oraz innych nośników informacji, które są powiązane z zakresem kontroli (książka kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli i inną dokumentację);
- udostępnienie do oględzin składników majątku;
- sporządzenie oraz wydanie kopii dokumentów dotyczących zakresu kontroli;
- zapewnienie odpowiednich warunków, które umożliwiają przeprowadzenie kontroli;
- udzielanie wyjaśnień;
- przedstawienie tłumaczenia dokumentacji w języku obcym przełożonej na język polski.
Możliwość złożenia sprzeciwu
Płatnik składek ma prawo złożyć sprzeciw, kiedy inspektor rozpoczął i przeprowadza kontrolę z naruszeniem przepisów ustawy (Prawo przedsiębiorców). Taki sprzeciw może złożyć w imieniu przedsiębiorcy osoba upoważniona do jego reprezentowania.
Sprzeciw należy zgłosić na piśmie w ciągu 3 dni roboczych od dnia podjęcia kontroli lub wystąpienia przesłanki. Powinno się w nim zawrzeć uzasadnienie, a następnie należy powiadomić o tym dokumencie inspektora ZUS, który wstrzymuje kontrolę. Następnym krokiem jest rozpatrzenie sprzeciwu przez ZUS w okresie 3 dni roboczych liczonych od dnia otrzymania pisma. Na jego podstawie organ podejmuje postanowienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych albo o ich kontynuowaniu.
Protokół kontroli
Uzyskane w toku kontroli ustalenia inspektor opisuje w protokole kontroli. Jest on sporządzany w dwóch egzemplarzach, po jednym dla przedsiębiorcy i ZUS-u. Dokument protokołu kontroli zawiera:
- oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS;
- dane płatnika składek;
- dane inspektora lub inspektorów kontroli ZUS przeprowadzających kontrolę,
- zakres prowadzonej kontroli;
- czas trwania kontroli;
- opis ustaleń wynikających z czynności kontrolnych i podstawy prawne im odpowiadające;
- wskazanie dowodów;
- pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń;
- pieczęć oraz podpis inspektora lub inspektorów kontroli ZUS;
- informacje o wpisie do książki kontroli.
Po przygotowaniu protokołu kontrola zostaje zakończona, gdy dokument zostanie odebrany osobiście przez płatnika składek, lub zostanie on nadany pocztą. Od dnia otrzymania protokołu przedsiębiorca ma 14 dni na złożenie pisemnych zastrzeżeń do jego ustaleń wraz z dowodami. Inspektor musi je rozpatrzeć i gdy zajdzie taka potrzeba, podjąć dodatkowe czynności kontrolne.
Kontrola ZUS pracownika na zwolnieniu lekarskim
Jedną z popularniejszych kwestii, którą Zakład Ubezpieczeń Społecznych stara się weryfikować na bieżąco, jest L4. ZUS bardzo często decyduje się na podjęcie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich. Chodzi zarówno o prawidłowe orzekanie o niezdolności do pracy, jak i wykorzystywanie czasu na leczenie. Choć według art. 92 Kodeksu pracy do sprawdzenia pracownika na zwolnieniu lekarskim ma prawo pracodawca, ZUS może, lecz nie musi, także podejmować takie działania. Tego sposobu weryfikacji może spodziewać się każda osoba przebywająca na L4, co wynika z ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Co więcej, pracownik dysponujący zaświadczeniem o czasowej niezdolności do pracy przez pierwsze 33 dni otrzymuje świadczenie chorobowe od pracodawcy. Później, gdy ten obowiązek zaczyna spoczywać na ZUS, w niektórych przypadkach instytucja może podjąć się przeprowadzenia kontroli. Wchodzi w to zarówno sprawdzenie przez lekarza orzecznika ZUS, czy dana osoba nadal jest niezdolna do pracy, jak i tego, czy pracownik nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego do innych czynności poza regeneracją np. czy chory nie wykonuje pracy zarobkowej lub nie wyjeżdża na wakacje, przecząc założeniom L4. W razie wykrycia nieprawidłowości, ZUS może wydać decyzje wstrzymującą dalszą wypłatę zasiłków chorobowych.
Jak wygląda przeprowadzenie kontroli ZUS na zwolnieniu lekarskim?
Jeśli Zakład Ubezpieczeń Społecznych zdecyduje się na przeprowadzenie kontroli pracownika na zwolnieniu lekarskim, może się ona odbyć:
- w formie wyjazdowej, czyli jako osobista wizyta pracowników ZUS w miejscu, które osoba na L4 wskazała jako adres pobytu na czas zwolnienia lekarskiego;
- jako analiza dokumentów z różnych źródeł – np. zdjęcie z mediów społecznościowych lub doniesienie.
Pracownik może być skontrolowany na wniosek pracodawcy złożony do ZUS. Ta możliwość istnieje w przypadku firm i instytucji zatrudniających mniej niż 20 osób. Z kolei przedsiębiorcy mający powyżej 20 ubezpieczonych weryfikację przeprowadzają sami lub z pomocą specjalnej firmy.
W przypadku przeprowadzania kontroli na podstawie analizy zebranych dowodów ZUS wszczyna postępowanie, aby ustalić zasadność przyznania zasiłku chorobowego. Kiedy okaże się, że pracownik wykorzystuje zwolnienie niezgodne z jego celem, Zakład Ubezpieczeń Społecznych może odmówić prawa do zasiłku.
Często może się zdarzyć, że pracownika nie będzie w miejscu, które wskazał jako adres pobytu na czas zwolnienia. Co wtedy? ZUS podejmuje ponowienie kontroli, próbując wyjaśnić przyczyny nieobecności. Jeśli pracownik ma zasadny powód, który go usprawiedliwia np. wizyta u lekarza, ZUS nie może wskazać, że zwolnienie lekarskie jest używane niewłaściwie.
Inne nieprawidłowości podczas kontroli ZUS na zwolnieniu lekarskim to przykładowo prace w domu lub w ogrodzie, a także podejmowanie pracy dla innego pracodawcy. Przy wykryciu takich nieprawidłowości osoba na zwolnieniu lekarskim powinna w terminie do 3 dni złożyć stosowne wyjaśnienia. Po tym czasie ma jeszcze na to dodatkowe 7 dni. Kiedy upłynie ten termin, ZUS stwierdza, że zwolnienie jest wykorzystywane niewłaściwie, co grozi odpowiednimi konsekwencjami:
- pozbawienie prawa do zasiłku opiekuńczego za cały okres zwolnienia lekarskiego;
- pozbawienie prawa do świadczenia rehabilitacyjnego, który przypada za miesiąc przypadający na zaistnienie nieprawidłowości u pracownika;
- pozbawienie prawa do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia;
- żądanie ZUS zwrotu pieniędzy przyznanych z tytułu świadczenia nienależnego.
Przy nieprawidłowościach związanych ze zwolnieniem lekarskim przykre konsekwencje czekają na pracownika również od strony pracodawcy. Może on wstrzymać wypłatę świadczenia chorobowego, a samo nadużycie w kwestii L4 w niektórych przypadkach skutkuje rozwiązaniem stosunku pracy.
