Ubiegając się o zatrudnienie podajemy pracodawcy swoje dane osobowe i kontaktowe, m.in. adres e-mail czy numer telefonu. Wiemy, że pracodawca może przetwarzać nasze personalia w procesie rekrutacji i podczas zatrudnienia, ale czy ma prawo podać nasz numer telefonu współpracownikom? Czy możemy go do tego upoważnić?

Przetwarzanie danych kontaktowych przez pracodawcę

Zgodnie z art. 22[1] ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: Kodeks pracy), pracodawca ma prawo żądać od kandydata ubiegającego się o zatrudnienie podania danych obejmujących m.in. imię i nazwisko, wykształcenie, historię zatrudnienia oraz oczywiście dane kontaktowe. Skoro ma prawo wymagać takich danych, to można domniemywać, że może je również przetwarzać bez zgody osoby starającej się o pracę. Przetwarzanie innych danych osobowych potencjalnego pracownika przez pracodawcę wymaga zamieszczenia klauzuli w CV.

Czym jest przetwarzanie danych osobowych?

Zgodnie z art. 4 pkt 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (RODO), dalej: Rozporządzenie RODO, przetwarzanie oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych, lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany, lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. 

Czy numer telefonu to dane osobowe?

W świetle wskazanej wyżej definicji przekazanie numeru kontaktowego pracownika przez pracodawcę będzie stanowiło przetwarzanie danych osobowych. Jednakże udostępnienie pracodawcy danych kontaktowych w ramach ubiegania się o zatrudnienie nie oznacza tym samym, że pracownik wyraża jednoznacznie zgodę na przetwarzanie tych danych w celach innych niż uzyskanie zatrudnienia, czyli np. na przekazanie numeru telefonu współpracownikom. Należy również pamiętać, że nieuprawnione rozporządzanie danymi osobowymi przez pracodawcę może stanowić wykroczenie przeciw ochronie danych osobowych pracowników.

Czy można upoważnić pracodawcę do przetwarzania danych kontaktowych? – pytanie do Eksperta GoWork

Jeden z użytkowników naszego Forum opisał w wątku z Pytaniami do Eksperta GoWork następujące zagadnienie:

Mam pytanie do Eksperta GoWork. Zamierzam udostępnić swój numer telefonu pracownikom z mojego byłego zakładu pracy. W tym celu przedłożyłem pracodawcy upoważnienie, w którym to wypisałem jasno i wyraźnie, że: upoważniam mojego byłego pracodawcę …………………………… do udostępnienia mojego numeru telefonu każdemu pracownikowi na jego słowne żądanie. Osoby z działu kadr początkowo w ogóle wzbraniały się, by przyjąć takie upoważnienie. Jednakże z wielką „łaską” przyjęto owe upoważnienie, i poinformowano mnie, że mam czekać na odpowiedź około 2 tygodni, bo muszą to skonsultować z prawnikiem. I mam teraz pytanie, czy takie moje upoważnienie jest ważne, i czy pracodawca jako administrator moich danych osobowych jest zobowiązany zarządzać moimi danymi według mojej woli okazanej na piśmie??

Oświadczenie pracownika upoważniające pracodawcę do przekazania numeru telefonu współpracownikom

Aby możliwe było przekazanie przez pracodawcę numeru telefonu pracownika współpracownikom, potrzebna jest zgoda tego pracownika. W art. 4 pkt 11 Rozporządzenia RODO wskazano, że zgodą jest dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli osoby, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, a które przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. Można w tym miejscu posiłkować się również art. 60 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (dalej: Kodeks cywilny), zgodnie z którym wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny (oświadczenie woli). Art. 61 Kodeksu cywilnego wskazuje, że oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. 

Mieszkasz w stolicy? Sprawdź koniecznie zakładkę: Praca Warszawa

Oświadczenie woli: pisemnie czy ustnie?

Przekładając powyższe na opisaną przez użytkownika Forum sytuację, można uznać, że aby pracodawca mógł udostępnić numer telefonu pracownika innym współpracownikom, to musi otrzymać od tego pracownika oświadczenie woli bezpośrednio wyrażające zgodę na przekazanie numeru telefonu współpracownikom. Zauważyć należy, że zarówno w Rozporządzeniu RODO, jak i w Kodeksie cywilnym, nie określono, że oświadczenie wyrażające zgodę powinno zostać złożone w formie pisemnej, a zatem można tego dokonać również ustnie. 

W powyższych przepisach nie wskazano również, że do wypełnienia oświadczenia woli pracownika wyrażającego zgodę na przekazanie danych kontaktowych współpracownikom jest potrzebna również zgoda osoby trzeciej, w tym przypadku pracodawcy, a zatem jest to oświadczenie woli jednostronne i pracodawca nie powinien go kwestionować.

Prawo do wyrażenia zgody na przekazanie numeru telefonu współpracownikom

Jeżeli zatem pracownik złożył pracodawcy wyraźne oświadczenie woli wyrażające zgodę na przekazanie danych kontaktowych współpracownikom w taki sposób, by ten mógł zapoznać się z jego treścią, to pracodawca powinien tę wolę wypełnić, jako że brak jest określonej przepisami konieczności wyrażenia przez niego zgody, od której uzależniona byłaby ważność czy skuteczność takiego oświadczenia pracownika.

W niniejszej sytuacji zatem można stwierdzić, że złożone przez pracownika oświadczenie upoważniające pracodawcę do przekazania numeru telefonu tego pracownika innym współpracownikom jest ważne, a pracodawca powinien tę wolę wypełnić.

Numer telefonu a RODO – kiedy przekazanie danych może być legalne i bezpieczne?

Zgodnie z RODO, numer telefonu pracownika stanowi dane osobowe, które podlegają ochronie. Ich udostępnianie może odbywać się wyłącznie w określonych przypadkach i tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji obowiązków służbowych. Jeśli kontakt telefoniczny jest elementem codziennej współpracy (np. w projektach międzydziałowych), pracodawca może wskazać go jako „niezbędny interes administratora”, ale i tak powinien uprzednio poinformować pracownika. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest jednak pisemna zgoda – precyzyjnie określająca zakres i cel udostępnienia numeru. W przypadku sporów lub skarg do UODO, tylko takie podejście chroni firmę przed ewentualnymi sankcjami. Rekomendowane jest także stosowanie numerów służbowych – wtedy granica prywatności pozostaje zachowana.

Dane kontaktowe w zespole – jak tworzyć kulturę współpracy bez łamania prywatności?

Choć dostępność kontaktów ułatwia współpracę, nie powinno się jej wymuszać kosztem prywatności. Firmy coraz częściej wdrażają praktykę tworzenia „książki kontaktowej”, w której każdy pracownik sam decyduje, jakie dane chce udostępnić – numer, e-mail, status dostępności. Alternatywą jest stworzenie wewnętrznego komunikatora z funkcją czatu i połączeń, który zastępuje prywatne kanały. Taka forma kontaktu sprzyja transparentności i kulturze współpracy, a jednocześnie chroni dane osobowe. Ważne też, by liderzy nie traktowali numeru telefonu jako oczywistego narzędzia do natychmiastowego kontaktu – granice między życiem zawodowym a prywatnym muszą być jasno respektowane. Dobry kontakt w zespole nie wymaga inwigilacji – wystarczy dobre narzędzie i zasady.

 

Źródło zdjęcia: https://pixabay.com/pl/photos/r%C4%99ce-telefon-smartfon-elektronika-1851218/