Wydajność pracy: co to jest? Od czego zależy wydajność pracowników?

Co to jest wydajność pracy i jak ją obliczyć? Z tego tekstu dowiecie się, jakie są mierniki wydajności pracy i czym różni się ona od produktywności. Jaka jest przeciętna wydajność pracy w Polsce?

Co to jest wydajność pracy?

Wydajność pracy niby coś Wam mówi, ale nic konkretnego? W takim razie to tekst dla Was! Wytłumaczymy Wam, jakie są mierniki wydajności pracy i dlaczego warto stosować je w firmie.

Wydajność pracy – definicja

Co to jest wydajność pracy? Nazywamy tak sumę produktów wytworzonych lub usług świadczonych przez jednego pracownika w przyjętej jednostce czasu. Jak to się dzieje, że jedna firma o niewielkim liczebnie zespole uzyskuje satysfakcjonujące wyniki, podczas gdy duże korporacje mają z tym problem? Tkwi on właśnie w wydajności pracowników.

Wbrew pozorom jest to wskaźnik ważny nie tylko dla przedsiębiorstwa, ale również całej gospodarki. Biorąc pod uwagę produktywność pracy w skali krajowej, może zostać określona wydajność społeczna, która wpływa na całą politykę ekonomiczną.

Szukasz pracy w Krakowie? Sprawdź najlepsze oferty na GoWork.pl!

Czynniki wpływające na wydajność pracy: jakie są?

Wskaźnik ten rozumiany jako stosunek ilości wytworzonego dobra do czasu, który jest potrzebny na jego wytworzenie, informuje o kondycji konkretnego pracownika. Jednak aby go poprawić lub zwiększyć efekty działań całej firmy, warto wiedzieć, że istnieją czynniki wpływające na wydajność pracy. Jest to:

• kapitał fizyczny – obejmuje budynki i infrastrukturę przedsiębiorstwa, a także maszyny, sprzęty i urządzenia wspierające pracę pracowników;
• postęp techniczny – oprogramowanie ułatwiające i usprawniające wykonywanie pracy;
• kapitał ludzki – doświadczenie zawodowe, kwalifikacje pracowników, a także ich umiejętności interpersonalne.

Bez inwestycji nie ma też zwrotu – dlatego, aby skutecznie zwiększyć wydajność pracownika, właściciele firm powinni uwzględniać powyższe czynniki.

Jakie są rodzaje wydajności?

Wydajność pracowników można rozumieć na różne sposoby. Podstawowy podział zakłada:

• wydajność indywidualną – wydajność pracy jednego pracownika;
• wydajność zbiorowa – wydajność pracy dla całego przedsiębiorstwa;
• wydajność społeczna – wydajność przedsiębiorstwa w sali całej gospodarki krajowej.

Produktywność i wydajność – czym się różnią?

Jak wspomnieliśmy, wydajność pracy powinniśmy traktować jednostkowo. To właśnie dlatego wydajność nie oznacza tego samego, co produktywność!

Produktywność według definicji należy interpretować jako wielkość efektu produkcyjnego otrzymywanego z danych nakładów. Wydajność pracownika zatem nie jest równoznaczna z produktywnością firmy, ale wywiera na nią stanowczy wpływ. Jak zwiększyć produktywność? Im lepszy poziom organizacji pracy po stronie każdego z pracowników, tym lepsze efekty działania całej firmy!

Regularnie kontrolując produktywność firmy, możemy również na bieżąco obserwować spadki i wzrosty wydajności oraz na nie odpowiednio reagować.

Mierniki wydajności pracy – jakie są?

Warto wiedzieć, że na wydajność pracy wpływ mają także wahania rynku. To one decydują o konieczności ograniczenia lub zwiększenia wydajności, co bezpośrednio przekłada się na zmniejszenie lub zwiększenie zatrudnienia w danej firmie. Jakie są więc mierniki wydajności pracy?

Większość międzynarodowych firm stosuje narzędzie zwane KPI. Key Performance Indicators to kluczowe wskaźniki wydajności pracy. W praktyce opracowano ich setki, tak, aby firmy z różnych branż miały szansę przyłożyć ten model na warunki swojej pracy. Każdy KPI powinien mieć przypisaną wartość liczbową, która ułatwi managerom kontrolowanie efektywności pracy bez szczegółowej analizy. Interpretacja wskaźnika wydajności pracy będzie więc zależeć od sektora, w którym pracujemy.

Jakie mogą być przykładowe KPI?

W zależności od rodzaju pracy można wyróżnić różny typ KPI. Przykładem może być tu:

• liczba reklamacji w porównaniu do ilości sprzedanych produktów (poziom satysfakcji klientów);
• liczba nowo pozyskanych klientów w danym roku;
• liczba połączeń na godzinę (sprawdza się np. w call center);
• średnia wartość zakupu: całkowity dochód ze sprzedaży z danego dnia lub miesiąca podzielony przez liczbę paragonów (sprawdza się w przypadku np. sieci sklepów).

Dzięki stosowaniu KPI możemy na bieżąco kontrolować wydajność w pracy!

Jak obliczyć wydajność pracy?

Jak obliczyć wydajność pracy, skoro już zaczęliśmy ją monitorować? Wydajność pracy jest ilorazem produkcji (wytworzonych dóbr lub wykonanych usług) i nakładu pracy. Obliczenia wydajności pracy można wykonać za pomocą określonego wzoru.

Wzór na wydajność pracy

Wskaźnik wydajności pracy oblicza się wzorem:

Wydajność = Produkcja/Nakłady

Korzystając z powyższego wzoru, możecie obliczyć indywidualny wskaźnik wydajności pracy na jednego zatrudnionego lub dla całej firmy. Uzyskane wyniki jasno wskażą Wam, co należałoby poprawić. Zwiększenie wydajności pracy pracownika oraz przedsiębiorstwa może wymagać nowych inwestycji, zmiany zatrudnienia, a nawet bardziej szczegółowej kontroli pracy zespołu.

SPRAWDŹ TEŻ: Jak pokonać lenistwo? Sprawdzone metody

Wydajność pracy w Polsce

Mierzenie wydajności pracy ma sens nie tylko dla celów komercyjnych poszczególnych firm. To również składowa wydajności pracy w Polsce! Oblicza ją Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD), mierząc ją na podstawie stosunku PKB do sumy przepracowanych godzin.

W pracy spędzamy mnóstwo godzin – Polska stoi na czele europejskich państw, jeśli chodzi o liczbę przepracowanych przez obywateli godzin. Czy jednak dłuższe siedzenie w biurze oznacza od razu większą wydajność pracownika? Okazuje się, że niekoniecznie!

Statystyki wydajności pracy

Ze statystyk OECD za 2020 rok wynika, że godzina pracy przeciętnego Polaka przyniosła gospodarce niecałe 40 dolarów. W tym samym czasie Niemiec wytwarza ponad 1,5 razy więcej, a Norweg, Irlandczyk czy Luksemburczyk – ponad dwa razy. Jak to możliwe?

To właśnie kwestia wydajności pracy zatrudnionych i sposobów jej mierzenia w polskich firmach. Wiele z nich nie korzysta z żadnych narzędzi, aby kontrolować ich efektywność pracy. Jak wynika z ankiety przeprowadzonej w 2021 roku przez organizację EY Polska, jedynie 20% ankietowanych decydowało się na stosowanie mierników wydajności pracy i obliczanie jej dla swojej działalności. Tymczasem to jeden z najlepszych sposobów na to, aby móc realistycznie ocenić, jak bardzo Wasza firma rzeczywiście radzi sobie na rynku.

Od czego zależy wzrost wydajności pracy?

Wydajność pracowników będąca najważniejszym czynnikiem mającym wpływ na wyniki i osiągane cele produkcji powinna być kontrolowana przez pracodawcę. Pomiar wydajności pracy pozwoli określić, czy warto poprawić coś w warunkach pracy i wprowadzić określone zmiany. Oczywiście trzeba mieć na uwadze, że ten wskaźnik zależy od bardzo wielu czynników. W związku z tym wzrost wydajności pracy wymaga działania na wielu polach. Nie wystarczy samo kupno nowego sprzętu. Od wzrostu wydajności pracy zależą również inwestycje w pracowników, którzy mają realny wpływ na wielkość produkcji dóbr oraz samą ich jakość.

Czynniki wzrostu wydajności pracy

Działania, które doprowadzają do wzrostu wydajności pracy, przynoszą firmie oczekiwane zyski. Wszelkie inwestycje oraz motywowanie pracowników na różne sposoby powinno być priorytetem dla przedsiębiorcy, który chce się rozwijać. Ich wydajność można poprawić przez:

• zapewnienie dostępności potrzebnych do pracy materiałów oraz narzędzi, które umożliwiają sprawne wykonywanie obowiązków;
• zaspokajanie wewnętrznej potrzeby rozwoju zawodowego – dotyczy to organizowania szkoleń czy kursów, dzięki którym pracownik zyskuje wiedzę i umiejętności pozwalające mu pracować szybciej i efektywniej;
• odpowiedni system benefitów pozapłacowych – dopasowane do poszczególnych pracowników dodatki w postaci dofinansowania urlopu, posiłków w pracy, bonów podarunkowych czy oferowanie prywatnej opieki medycznej lub karty sportowej;
• pochwały i premie za dobrze wykonaną pracę – pracownicy, którzy są nagradzani, wykazują większe zaangażowanie w wykonywane obowiązki;
• zwiększenie nakładów przeznaczonych na inwestycje związane z infrastrukturą przedsiębiorstwa.

Pracodawca musi mieć na uwadze, że wyszkolony pracownik może pracować szybciej i lepiej. Wydajność wzrasta, jeśli o jego warunki pracy, czyli atmosferę i dostępne narzędzia firma zadba w odpowiedni sposób.