Druk Z-3 jest niezbędnym formularzem do ustalenia prawa do określonych świadczeń. Sporządzenie i dostarczenie druku należy do obowiązków płatnika składek. Jesteś pracodawcą? Dowiedz się jak wypełnić ZUS-Z3 krok po kroku.
Pracownik zatrudniony na umowie o pracę ma szereg przywilejów, na jakie nie może sobie pozwolić osoba pracująca w ramach umów cywilnoprawnych. Pracownicy otrzymują np. wynagrodzenie w czasie urlopu lub w czasie choroby nie do końca zdając sobie sprawę z procedur, jakie pracodawca musi przejść, by wywiązać się ze swoich obowiązków. Zaświadczenie płatnika składek ZUS – Z3 to element formalności, jaka spoczywa na barkach płatnika składek, czyli pracodawcy. Z-3 to dokument, który służy do ustalenia prawa do zasiłku chorobowego, a także wyznaczenia jego wysokości. Jest zatem niezbędny do tego, by pracownik mógł otrzymać zasiłek, więc jego błędne założenie może skutkować np. opóźnieniem wypłat.
ZUS Z-3
Aby pracownik mógł skorzystać ze świadczeń należnych na umowie o pracę związanych z wypłatą zasiłku chorobowego, pracodawca musi dostarczyć za niego do ZUS zaświadczenie płatnika składek Z-3. Od tego uzależniona jest wypłata np. takich świadczeń jak zasiłek macierzyński, czy zasiłek opiekuńczy. Dokument zawiera dane zarówno o płatniku, czyli pracodawcy, jak i pracowniku oraz o zarobkach ubezpieczonego. Z-3 dotyczy tych pracodawców (płatników), którzy zatrudniają mniej niż 20 pracowników, ponieważ nie są oni zobowiązani do wypłaty zasiłków. Zaświadczenie ZUS nie obowiązuje także pracodawców przekazujących wypłatę zasiłku do ZUS po ustaniu zatrudnienia. Prawidłowe złożenie dokumentu jest istotne, ponieważ wszelkie błędy opóźniają wypłatę zasiłku pracownikowi.
ZUS Z-3 a okres wyczekiwania
Jednak zanim pracodawca pofatyguje się do urzędu, powinien mieć na uwadze okres wyczekiwania. W trakcie tego czasu pracownik nie ma prawa do wypłaty wynagrodzenia i zasiłku. Takie prawo zyskuje dopiero po upływie 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego. Do tego okresu zaliczane są poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego pod warunkiem, że przerwa pomiędzy okresami wynosiła do 30 dni, albo wynikła z powodu bezpłatnego urlopu, urlopu wychowawczego, czy odbycia czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego. Natomiast ubezpieczony dobrowolnie otrzymuje prawo do zasiłku po 90 dniach ubezpieczenia. Jeśli niezdolność do pracy powstanie przed 30-dniowym okresem wyczekiwania, to pracownik powinien udokumentować okoliczności lub okresy zwalniające z konieczności wyczekiwania. Ponieważ istnieją wyjątki, które wyłączają okres wyczekiwania. Art. 4 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa z dnia 25 czerwca 1999 r. mówi o tym, że trzydziestodniowy okres wyczekiwania na prawo do zasiłku chorobowego nie dotyczy:
- absolwentów szkół i szkół wyższych, objętych ubezpieczeniem chorobowym w ciągu 90 dni od dnia ukończenia szkoły, czy uzyskania dyplomu ukończenia studiów wyższych,
- osób niezdolnych do pracy ze względu na wypadek przy pracy, wypadek w drodze do pracy lub z pracy,
- ubezpieczonych obowiązkowo, którzy mają wcześniejszy co najmniej 10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego (również ubezpieczenia społecznego przed dniem 1 stycznia 1999 r.),
- posłów i senatorów, którzy przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od ukończenia kadencji.
Który ZUS Z-3 wybrać?
Druk Z-3 dotyczy wyłącznie pracowników zatrudnionych w ramach stosunku pracy. Jeśli tytuł do ubezpieczenia jest inny niż umowa o pracę, wówczas należy złożyć:
1. Z-3A dla:
- członków rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,
- osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia (zgodnie z Kodeksem cywilnym) lub jako osoba współpracująca,
- osób wykonujących pracę nakładczą,
- osób wykonujących odpłatnie pracę na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności albo tymczasowego zawieszenia,
- posłów lub senatorów pobierających uposażenie,
- osób pobierających stypendium sportowe,
- słuchaczy Krajowej Szkoły Administracji Publicznej pobierających stypendium,
- osób odbywających służbę zastępczą,
- funkcjonariuszy celnych,
- osób sprawujących opiekę nad dziećmi na podstawie umowy uaktywniającej w rozumieniu ustawy o opiece nad dziećmi do lat 3 (ustawa z dnia 4 lutego 2011),
- osób pobierających stypendium w okresie odbywania stażu, szkolenia lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy albo przygotowania dorosłych, na które zostały skierowane przez powiatowy urząd pracy lub inny podmiot kierujący, albo osoby pobierające stypendium w okresie odbywania studiów podyplomowych.
2. Z-3B dla:
- osób wykonujących pozarolniczą działalność,
- osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność,
- osób duchownych.
Jak złożyć ZUS-Z3?
Zaświadczenie płatnika składek ZUS-Z3 pracodawca składa w Terenowej Jednostce Organizacyjnej ZUS:
- właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek, jeśli pracownik wskazany w zaświadczeniu jest w stosunku pracy lub pozostawał w nim w momencie rozpoczęcia wypłaty zasiłku,
- właściwej ze względu na miejsce zamieszkania osoby z niezdolnością do pracy, jeśli ta nie jest już zatrudniona.
Ze względu na to, że wypłata zasiłku ma miejsce do 30 dni od momentu złożenia dokumentów niezbędnych do nadania uprawnień do zasiłku, pracodawca powinien czym prędzej złożyć dokumenty, gdy pojawi się konieczność zorganizowania świadczenia. W przypadku, gdy w ramach tego samego zwolnienia pracownik ma wypłacane wynagrodzenie chorobowe najpierw od pracodawcy, a następnie od ZUS, to druk Z-3 należy przekazać po wypłaceniu wynagrodzenia. Tak samo po ustaniu stosunku pracy.
Druk ZUS Z-3
W druku Z-3 należy zawrzeć wszystkie informacje, jakie mogą mieć prawo do wypłaty świadczeń oraz takie dane podstawowe, jak:
- informacje ewidencyjne płatnika składek pokrywające się z ZUS ZPA lub ZUS ZFA,
- informacje ewidencyjne zatrudnionego pokrywające się z ZUS ZUA,
- czas ubezpieczenia,
- okresy niezdolności do pracy, jeśli mają znaczenie w przypadku wypłaty zasiłku,
- dane o niezdolności do pracy wynikłej z wypadku przy pracy, w drodze do pracy lub z pracy,
- informacja o ZUS eZLA, w przypadku, gdy do Z-3 konieczne jest dostarczenie zaświadczenia,
- liczba osób, które zostały zgłoszone do ubezpieczenia chorobowego w danym zakładzie pracy,
- dane dotyczące umów cywilnych.
To płatnik musi wypełnić druk prawidłowo. Błędnie sporządzony dokument poskutkuje ponownym wypełnieniem przez ZUS. Organ może natomiast zawyżyć podstawę wymiaru zasiłku. Zatrudniony powinien więc umożliwić pracodawcy wypełnienie druku z należytą starannością i w tym celu udostępnić mu informacje dotyczące zatrudnienia w ciągu ostatecznego roku, jaki miał miejsce przed miesiącem, w jakim nastąpiła niezdolność do pracy. To uchroni przed opóźnieniem wypłaty zasiłku, złymi obliczeniami podstawy wymiaru składki. W przypadku komplikacji można przeprowadzić odwołanie od decyzji ZUS.
Wzór formularza ZUS Z-3 do pobrania
Aktualne wzory formularzy ZUS są publikowane na oficjalnej stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Udając się do placówki zaświadczenie płatnika składek ZUS, można otrzymać na miejscu. Jeśli już teraz chcesz wypełnić druk, pobierz: wzór formularza Z-3. Poniżej tłumaczymy jak go wypełnić.
Pamiętaj, że oprócz samego formularza Z-3 należy podać również datę dostarczenia wydruku zaświadczenia lekarskiego. Jeśli zostało wydane zwolnienie lekarskie papierowe, to należy je dostarczyć. W większości przypadków jednak e-ZLA jest dostępne na platformie PUE ZUS i automatycznie jest uznane za dostarczone w momencie wysłania L4 przez lekarza.
Wypełnianie ZUS Z-3 krok po kroku
Druk ZUS- Z-3 należy wypełnić wielkimi literami. Jeśli napotykamy na kwadratowe pola, należy dokonać wyboru znakiem X. Dokumentu nie można wypełnić ołówkiem, wskazane jest użycie niebieskiego lub czarnego długopisu.
- Wypełnienie dokumentu rozpoczynamy od uzupełnienia danych podstawowych. Najpierw należy uzupełnić dane płatnika składek, czyli pracodawcy. Należy wpisać NIP, REGON, PESEL, adres, serię i numer dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości (np. paszportu).
- Następnie uzupełniamy moduł dotyczący danych pracownika, danymi takimi jak imię, nazwisko, adres, PESEL i seria oraz numer dowodu tożsamości.
- Kolejny krok dotyczy wyboru zasiłku, do jakiego prawo ma zostać nadane zatrudnionemu. Mamy do wyboru zasiłek chorobowy, zasiłek opiekuńczy, zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, zasiłek wyrównawczy oraz świadczenie rehabilitacyjne. Należy wskazać okres na za jaki pieniądze mają zostać przyznane. To także miejsce na numer i serię zwolnienia lekarskiego, jeśli takie występuje.
- Informacje o pracowniku to moduł, w którym podajemy datę rozpoczęcia pracy przez zatrudnionego i jej wymiar. W przypadku umów o pracę na czas określony należy wskazać datę planowanego ustania stosunku pracy. Znakiem X dokonujemy konkretnego wyboru w jasnych punktach 2-4.
- Dalej wpisujemy „X” w miejsce odpowiedzi, jeśli zatrudniony w czasie niezdolności do pracy, sprawowania opieki albo macierzyństwa korzysta z urlopu bezpłatnego, wychowawczego lub odbywa karę pozbawienia wolności, lub przebywa w areszcie śledczym. Należy także wskazać okresy, w jakich dana sytuacja miała miejsce.
- Punkt 6 wypełnia się w razie, gdy pracownik występuje o zasiłek macierzyński. Dotyczy on wskazania okresów i udzielonego urlopu macierzyńskiego, na jego warunkach, rodzicielskiego i ojcowskiego. Jeśli w czasie urlopu rodzicielskiego pracownik wykonuje pracę u swojego pracodawcy, to należy także wskazać okres w punkcie 7.
- Informacje o wypłaconych świadczeniach to sekcja dla pracodawców, którzy wypłacają wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy, świadczenie chorobowe lub zasiłek macierzyński.
- Sekcja “Pozostałe informacje” to miejsce na zadeklarowanie, czy pracodawca na dzień 30 listopada poprzedniego roku zatrudniał do, czy powyżej 20 osób.
Dalej w formularzu znajdują się tabele dotyczące składników wynagrodzenia. Kwot nie pomniejsza się o składki na ubezpieczenie społeczne, zajmuje się tym Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy jest traktowane tak samo, jak wynagrodzenie za pracę.
- Za okresy miesięczne
Tutaj podaje się okres i liczbę dni przepracowanych w miesiącach, jakie są brane pod uwagę do podstawy wymiaru zasiłku. Przy czym mowa o dniach roboczych, jakie planowo zostały i miały zostać przepracowane. Wynagrodzenie należy podzielić na podstawę, premie, nagrody i dodatki. W kolumnie 6 należy wpisać pełną wartość wynagrodzenia za liczbę przepracowanych dni bez pomniejszeń. Kwota powinna być zgodna z umową o pracę. W sytuacji, gdy przychód pracownika przekroczy roczną stawkę wymiaru składek na ubezpieczenia rentowe i emerytalne, oblicza się wskaźnik potrąconej składki według poniższego wzoru.
W kolumnie 7 wpisuje się zmienne wynagrodzenie (jego składniki pomniejszane za czas choroby). W razie przepracowania tylko części miesiąca bez usprawiedliwienia. Składniki wynagrodzenia wpisuje się w kwocie faktycznej, jaka rzeczywiście została wypłacona, czyli pomniejszona o nieusprawiedliwione nieobecności. W punkcie 8 należy wskazać premie, czy nadgodziny.
- Za okresy miesięczne i roczne
W dalszych tabelach należy podać kwartał, czy rok oraz kwotę. Liczbę dni podaje się tylko wówczas, gdy składniki wynagrodzenia za kwartał/rok zostały pomniejszone proporcjonalnie za okresy pobierania zasiłku.
- W pkt. 5 należy wskazać informacje na temat zawartych z pracownikiem umów cywilnoprawnych: daty i kwoty.
W formularzu znajduje się również miejsce na ewentualne uwagi. Jeśli pracodawca zna numer rachunku bankowego pracownika, to powinien wpisać je w sekcji Rachunek bankowy. Dalej należy poświadczyć o poprawności danych własnoręcznym podpisem.
Jak prawidłowo wypełnić druk ZUS Z-3: przykład
Największy problem w wypełnieniu druku Z-3 dotyczy wypełniania składników wynagrodzenia. Należy pamiętać, że w przypadku tabeli miesięcznej należy wpisać od dołu od najdawniejszych z ostatnich 12 miesięcy, jakie miały miejsce przed wystąpieniem choroby. Dlatego, przykładowo, jeśli pani Marzena zachorowała 1 sierpnia 2021 roku, to należy wskazać poprzednie miesiące, począwszy od sierpnia 2020 roku do końca lipca 2021 roku.
Pomoc ZUS’u przy wypełnianiu druku Z-3
Niestety wiele formalności związanych zarówno z założeniem firmy, jak i zatrudnianiem ludzi jest zbyt skomplikowanych. Szczególnie jeśli pewne sprawy załatwia się po raz pierwszy. Zakład Ubezpieczeń Społecznych mając na uwadze różne okoliczności, przygotował dla interesantów specjalny poradnik o nazwie „Świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa dla osób prowadzących działalność”. Załącznik można pobrać ze strony ZUS-u bez ponoszenia opłat. Aby je pobrać, nie trzeba także zakładać konta. W razie, gdy poradnik okaże się niewystarczającą pomocą, można zadzwonić lub udać się do placówki ZUS.
Z3- a zmiana pobieranego zasiłku
Jeśli rodzaj wypłacanego zasiłku ulegnie zmianie, formularz Z-3 należy złożyć ponownie. Jeśli zaświadczenie ZUS zostało złożone do ustalenia prawa do zasiłku, a zmiana dotyczy świadczenia rehabilitacyjnego, to nie trzeba składać ponownie.
Kiedy złożyć Z-3, gdy pracownik jest chory lub opiekuje się chorym członkiem rodziny?
Płatnik w razie pierwszego zwolnienia lekarskiego zobowiązany jest dostarczyć zaświadczenia ZUS – Z3. W przypadku ustalenia dalszego prawa do zasiłku w czasie nieprzerwanej choroby lub sprawowania opieki nad chorym należy dostarczyć:
- zaświadczenie płatnika składek Z-3 wypełnione do pkt 1 oraz pkt 5 sekcji Informacje o pracowniku albo
- zaświadczenie płatnika składek ZAS-12.
Formularze Z-3/ ZAS-12 należy złożyć:
- w ciągu 7 dni od momentu otrzymania zaświadczenia lekarskiego na profilu PUE ZUS,
- w ciągu 7 dni od dnia otrzymania od pracownika zaświadczenia lekarskiego, jeśli płatnik nie posiada profilu PUE ZUS.
Składanie ZUS-Z3. O czym warto pamiętać?
Pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe przez 33 dni w roku kalendarzowym, a w przypadku pracowników powyżej 50. roku życia – przez 14 dni. Po upływie tych okresów zasiłek chorobowy wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Wniosek oraz zaświadczenie ZUS Z-3 należy przekazać do ZUS nie później niż w ciągu 7 dni od ich otrzymania.
Warto pamiętać, że do wyjątków od okresu wyczekiwania na zasiłek należą m.in. osoby, które zakończyły kształcenie w szkole doktorskiej oraz funkcjonariusze Służby Celnej przechodzący do KAS. Okres zasiłkowy wynosi co do zasady 182 dni, a w przypadku gruźlicy lub niezdolności do pracy w czasie ciąży – 270 dni. Po ustaniu ubezpieczenia chorobowego prawo do zasiłku przysługuje przez maksymalnie 91 dni.
Składanie ZUS – Z3 – podsumowanie
ZUS Z-3 to kluczowy dokument, który umożliwia pracownikom korzystanie z należnych świadczeń, takich jak zasiłek chorobowy czy macierzyński. Dla pracodawców oznacza to nie tylko konieczność dostarczenia poprawnie wypełnionego formularza, ale także odpowiedzialność za uniknięcie błędów, które mogą opóźnić wypłatę świadczeń. Poprawne przygotowanie Z-3 wymaga uwzględnienia szczegółowych danych, takich jak okresy ubezpieczenia czy składniki wynagrodzenia, co podkreśla wagę staranności w tym procesie. Co więcej, okres wyczekiwania i związane z nim wyjątki pokazują, jak istotne jest zrozumienie przepisów prawa w kontekście ubezpieczeń społecznych.
Dzięki odpowiedniemu podejściu i znajomości procedur składania dokumentu, pracodawcy mogą nie tylko wywiązać się z obowiązków, ale także zadbać o sprawne i terminowe zaspokojenie potrzeb swoich pracowników. To właśnie dbałość o te detale czyni proces mniej skomplikowanym i bardziej efektywnym. ZUS oferuje także wsparcie w formie poradników i konsultacji, co dodatkowo ułatwia radzenie sobie z formalnościami. Wypełnienie i złożenie ZUS Z-3 to zatem nie tylko obowiązek, ale i element wspierający dobrą współpracę między pracodawcą a pracownikiem.