Istnieje wiele sposobów na budowanie pozytywnego candidate experience. Jednym z nich jest preboarding. Z tego artykułu dowiesz się:

  • Na czym polega i co odróżnia go od onboardingu?
  • Jakie korzyści przynosi?
  • Jakie działania tworzą efektywny preboarding?

Preboarding a onboarding – różnice

Onboarding obejmuje całościowy proces wdrażania nowego pracownika w struktury firmy. W zależności od modelu przyjętego przez organizację, może trwać nawet przez rok.

Natomiast preboarding dotyczy jedynie okresu oczekiwania na rozpoczęcie nowej pracy po przyjęciu złożonej oferty. Czas ten zależy często od długości okresu wypowiedzenia poprzedniej umowy – w zależności od rodzaju umowy oraz stażu pracy u danego pracodawcy, wynieść on może od 3 dni do 3 miesięcy. W tym momencie przyszły pracownik znajduje się w pewnym stanie zawieszenia. Działania preboardingowe są doskonałym sposobem na wykorzystanie tego czasu w celu budowania pozytywnych doświadczeń.

Na czym polega preboarding?

Preboarding łączy w sobie dwa elementy:

  • Formalny
  • Nieformalny

Po zaakceptowaniu oferty przychodzi czas na dopełnienie formalności: przeprowadzenie badań z zakresu medycyny pracy oraz wypełnienie wszystkich kwestionariuszy (w tym kwestionariusz osobowy) niezbędnych do sporządzenia umowy. Część pracodawców wysyła listy intencyjne, inni umawiają się na podpisanie umowy jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Dzięki temu, przyszły pracownik nie musi się obawiać, że firma zrezygnuje z niego w momencie, kiedy złoży już wypowiedzenie w aktualnym miejscu zatrudnienia. W ten sposób powstaje zaufanie i poczucie bezpieczeństwa.

Preboarding to także utrzymywanie kontaktu z pracownikiem przed pierwszym dniem pracy. Daje mu to możliwość uzyskania odpowiedzi na wszelkie pytania, gdyby zaszła taka potrzeba.

Dlaczego warto angażować się w preboarding?

Jeżeli oprócz pilnowania kwestii formalnych zadbasz także o dostarczenie przyszłemu pracownikowi pozytywnych doświadczeń, Twoja firma tylko na tym zyska. Korzyści z prowadzenia preboardingu są niemal jednakowe, jak w przypadku onboardingu.

Oto kilka atutów, unikalnych dla preboardingu:

  • Podtrzymanie zaangażowania i podekscytowania, które powstaje w momencie otrzymania oferty pracy. Wyobraź sobie sytuację, w której wybrany kandydat ma rozpocząć pracę dopiero za 3 miesiące. Jeżeli przez tak długi czas pozostanie bez kontaktu, początkowy entuzjazm może ulec znacznemu zmniejszeniu. Jeżeli natomiast pracownik poczuje się zaopiekowany, jego entuzjazm się utrzyma.
  • Dzięki preboardingowi wzrasta prawdopodobieństwo, że przyszły pracownik pojawi się pierwszego dnia w pracy (a także – tak jak w przypadku onboardingu – zostanie w niej na dłużej). Zawsze istnieje ryzyko, że w międzyczasie otrzyma on konkurencyjną ofertę, którą zdecyduje się przyjąć. Podtrzymanie zaangażowania pozwala redukować to prawdopodobieństwo.
  • Poziom doświadczanego stresu będzie niższy – dzięki świadomości, co czeka pracownika w pierwszym dniu pracy.
  • Łatwiejszy i szybszy proces adaptacji do nowego miejsca pracy, co wiąże się z szybszym osiągnięciem pełnej produktywności.

Warto na koniec dodać kwestię usprawnienia onboardingu – część informacji może być przekazana wcześniej. Pozwoli to zaoszczędzić czas, który będziesz mógł spożytkować na jakościowe szkolenia merytoryczne oraz spotkania zapoznawcze z zespołem.

Pomysły na efektywny preboarding

Preboarding może być prowadzony na wiele różnych sposobów. Wybierz te, które uważasz za najbardziej adekwatne w przypadku Twojej firmy. Uważaj jednak, by nie przeładować nowego pracownika informacjami – dawkuj je rozsądnie.

Oto kilka pomysłów na efektywny preboarding:

  • Wtajemniczenie w normy i kulturę. W tym celu warto zaprojektować welcome booka, nagranie wideo lub elektroniczną prezentację. Zawrzyj tam takie informacje, jak obowiązujący dress code, godziny pracy, sposoby komunikacji, wartości, misja, wizja itp. Może to być także dostęp do bazy wiedzy, jeżeli organizacja taką posiada (np. firmowa witryna wiki).
  • Opowiedz, jak będzie wyglądał pierwszy dzień pracy, czego pracownik może się spodziewać. W wiadomości zawrzyj także plan spotkań i szkoleń.
  • Warto, aby nowy pracownik poznał wcześniej osoby, z którymi będzie współpracował. Zachęć członków zespołu lub team leadera, by nawiązali z nim kontakt – na przykład wysyłając mail powitalny. Może to być także spotkanie wideo lub rozmowa telefoniczna z bezpośrednim przełożonym, jeżeli pracownik nie miał okazji poznać go podczas procesu rekrutacyjnego.
  • Zaproszenie do zwiedzania biura. Może odbyć się na żywo (po ustaleniu dogodnego terminu dla obu stron) lub w formie elektronicznej – zarówno jako nagrany materiał, jak i spacer podczas rozmowy wideo z oprowadzeniem po miejscu pracy.

Oprócz preboardingu, warto także przedstawić nową osobę pozostałym pracownikom. Wielu z nich z pewnością ciekawi, z kim przyjdzie im współpracować. Wystarczy mail firmowy z krótkim bio nowego pracownika. Poproś go o napisanie kilku zdań o sobie lub prześlij krótką ankietę . Na podstawie uzyskanych odpowiedzi, przygotuj potem krótki opis.

Dlaczego skuteczny preboarding jest kluczowy dla zatrzymania pracowników?

Preboarding, czyli proces przygotowania nowego pracownika przed jego pierwszym dniem pracy, jest kluczowym elementem w budowaniu trwałych relacji między firmą a zatrudnionymi. W dzisiejszym rynku pracy, gdzie konkurencja o talenty jest duża, preboarding staje się nieodzownym elementem strategii zatrzymania pracowników. Pracodawcy, którzy poświęcają czas na przygotowanie nowych członków zespołu poprzez dostarczenie im niezbędnych informacji o firmie, zadaniach oraz narzędziach pracy, zwiększają szanse na długofalową współpracę. Dobrze zaplanowany preboarding pozwala na szybkie włączenie pracownika do zespołu, co eliminuje niepewność i pomaga w płynnej adaptacji. Nowi pracownicy odczuwają, że firma rzeczywiście dba o ich komfort, co przekłada się na ich zaangażowanie i lojalność.

Jakie elementy powinien zawierać skuteczny program preboardingu?

Skuteczny preboarding powinien być wielowymiarowy i dostosowany do specyfiki firmy oraz stanowiska, na które zatrudniony jest pracownik. Kluczowe jest dostarczenie nowemu pracownikowi podstawowych informacji dotyczących wartości firmy, jej misji oraz struktury organizacyjnej. Przed pierwszym dniem pracy warto również zorganizować krótkie spotkanie online z zespołem, w którym nowy pracownik będzie pracować, co pozwoli na pierwsze nawiązanie relacji. Nieodzownym elementem preboardingu są też kwestie formalne – przesłanie niezbędnych dokumentów do wypełnienia oraz informacje o pierwszym dniu pracy, takie jak: godziny rozpoczęcia pracy, miejsce, kontakt do osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie. Firmy, które korzystają z nowoczesnych rozwiązań technologicznych, mogą także zaprosić pracownika do platformy onboardingowej, gdzie krok po kroku przechodzi przez proces przygotowania do nowej roli.

Dlaczego preboarding staje się standardem w nowoczesnych firmach?

Preboarding to nie chwilowy trend, ale odpowiedź na realne potrzeby pracowników i firm. Dzięki wcześniejszemu wprowadzeniu do organizacji nowy pracownik może poczuć się pewniej i szybciej wdrożyć w obowiązki. Co więcej, firmy redukują w ten sposób ryzyko rotacji jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Nowoczesne organizacje wykorzystują narzędzia cyfrowe, takie jak platformy onboardingowe, które umożliwiają dostęp do materiałów i kontakt z zespołem z wyprzedzeniem.

Preboarding a doświadczenie kandydata – jak wpłynąć na lojalność już od początku?

Pierwsze wrażenie robi się tylko raz – i dotyczy to także relacji pracownik–pracodawca. Preboarding to szansa na zbudowanie pozytywnego doświadczenia kandydata jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Zadbane powitanie, pakiet powitalny, jasne komunikaty i otwartość HR-ów – to wszystko składa się na profesjonalny obraz firmy. Kandydat, który czuje się zauważony i zaopiekowany, jest bardziej zmotywowany do zaangażowania i lojalnej współpracy.

Czy w Twojej firmie – oprócz niezbędnych formalności – prowadzony jest preboarding? Jeżeli znasz więcej sposobów na budowanie zaangażowania u przyszłych pracowników, podziel się nimi w komentarzu poniżej 🙂

Źródło zdjęcia: https://pixabay.com/pl/photos/kabina-samolotu-samolot-lot-7022154/