Pokwitowanie odbioru gotówki to ogólnie rzecz biorąc dowód zapłaty, którego wydania zgodnie z Kodeksem cywilnym może żądać dłużnik. Jest to bowiem bardzo ważny dokument, dzięki któremu zabezpiecza się przebieg transakcji gotówkowych. Sprawdź, czym dokładnie jest pokwitowanie odbioru gotówki i jak powinno wyglądać.
Pokwitowanie odbioru gotówki znajduje zastosowanie w wielu sytuacjach. Transakcje związane z opłatą za towar, usługę czy spłacenia innych wierzytelności są obarczone ryzykiem. Dotyczy to głównie sytuacji zapłaty gotówką, która nie zostaje nigdzie udokumentowana, w przeciwieństwie do innych metod płatności, takich jak przelew bankowy. Dłużnik, spełniając świadczenie, powinien więc zabezpieczyć swoje interesy i żądać pokwitowania odbioru gotówki. Czy istnieje obowiązek pokwitowania odbioru gotówki? Czy taki dokument jest tym samym co faktura? Co powinno zawierać pokwitowanie odbioru gotówki? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym artykule.
Pokwitowanie odbioru gotówki – co to jest?
Pokwitowanie odbioru gotówki to dokument sporządzany w formie pisemnej. Jest to dowód zapłaty, który opiewa na określoną sumę pieniężną. Potwierdzenie odbioru gotówki rozwiewa wszelkie wątpliwości dotyczące zrealizowania transakcji. Dzięki niemu nie można zarzucić płacącemu czy dłużnikowi, że nie uregulował należności, jeśli w rzeczywistości gotówka została przekazana. Bez posiadanego pokwitowania odbioru gotówki ciężko jest udowodnić zapłatę w sytuacji, gdy wierzyciel twierdzi, że nie otrzymał płatności.
Zobacz również: Przedawnienie długu: terminy przedawnień, zasady
Pokwitowanie odbioru gotówki a Kodeks cywilny
Zasady dotyczące pokwitowania odbioru gotówki są regulowane prawnie. Według art. 462 Kodeksu pracy, który dotyczy pokwitowania spełnienia świadczenia:
„§ 1. Dłużnik, spełniając świadczenie, może żądać od wierzyciela pokwitowania.
§ 2. Dłużnik może żądać pokwitowania w szczególnej formie, jeżeli ma w tym interes.
§ 3. Koszty pokwitowania ponosi dłużnik, chyba że umówiono się inaczej”.
Czy istnieje obowiązek wystawienia pokwitowania odbioru gotówki?
Jak wskazuje treść artykułu 462, dłużnik ma prawo żądać od wierzyciela pokwitowania. Nie jest to jednak obowiązkowy wymóg, który trzeba spełnić. Ze względu na brak obligatoryjności, w wielu transakcjach potwierdzenie odbioru gotówki nie jest wystawiane, przez co w razie wszelkich nieścisłości i wątpliwości związanych z sytuacją odbioru gotówki, sprawę zwykle musi rozstrzygać sąd.
Co w przypadku, gdy wierzyciel odmawia pokwitowania?
Dokument potwierdzający w przypadku odbioru gotówki nie jest obowiązkowy, zatem może się zdarzyć, że wierzyciel odmawia pokwitowania. W takim przypadku ma zastosowanie art. 463 Kodeksu cywilnego, który mówi:
„Jeżeli wierzyciel odmawia pokwitowania, dłużnik może powstrzymać się ze spełnieniem świadczenia albo złożyć przedmiot świadczenia do depozytu sądowego.”
Czy pokwitowanie odbioru gotówki jest tym samym co faktura?
Jeśli chodzi o potwierdzenie zapłaty, jakim jest faktura, pokwitowanie odbioru gotówki to całkiem inny typ dokumentu. Faktura VAT jest obowiązkowa dla osób, które prowadzą działalność gospodarczą. Ponadto w takim dokumencie znajdziemy więcej informacji. Na fakturze umieszcza się stawki netto i brutto, czy wysokość podatku. Pokwitowanie jest jedynie potwierdzeniem otrzymania gotówki. To dokument, którego dłużnik ma prawo żądać, jednak może się zdarzyć, wierzyciel odmówi jego wystawienia, co nie znajduje zastosowania w przypadku faktury.
Aby faktura pełniła funkcję potwierdzenia odbioru gotówki, powinien się w niej znaleźć zapis o tym, jaka kwota została uiszczona. Przydatne będzie też umieszczenie informacji, że pozostało zero złotych do zapłaty. W wielu przypadkach potwierdzeniem uiszczenia należności jest przybicie pieczątki na fakturze. Jest to proste i wygodne rozwiązanie, a jednocześnie akceptowalne dla sądu w razie wyniknięcia sporu dotyczącego przekazania gotówki.
Jak powinno wyglądać pokwitowanie odbioru gotówki?
Jeśli chodzi o wzór pokwitowania odbioru gotówki, nie ma jednego określonego schematu. Dokument musi uwzględniać podstawowe informacje i również te, które będą ważne choćby dla jednej ze stron transakcji. Należy bowiem pamiętać, aby wszystkie wymienione niżej dane były zawarte w piśmie. Zdarza się bowiem, że jeśli pokwitowanie odbioru gotówki nie będzie obejmować istotnych dla sprawy kwestii, może nie zostać uznane w sytuacji sporu prowadzonego w sądzie.
Co powinno zawierać pokwitowanie odbioru gotówki?
Mimo że nie ma jednolitego szablonu dokumentu będącego potwierdzeniem otrzymania gotówki, należy kierować się najistotniejszymi informacjami dotyczącymi transakcji. W pokwitowaniu nie może zabraknąć danych takich jak:
- tytuł dokumentu (w tym wypadku pokwitowanie odbioru gotówki);
- imię i nazwisko osoby dokonującej płatności, czyli dane wpłacającego;
- imię i nazwisko osoby odbierającej gotówkę, czyli dane osoby, która otrzymała płatność;
- dokładna kwota płatności;
- wyznaczenie metody realizowania płatności;
- data dokonania płatności;
- miejsce dokonania płatności;
- miejsce na własnoręczny podpis wierzyciela;
- opcjonalnie miejsce na uwagi dotyczące transakcji (np. potwierdzenie wierzyciela z wywiązania się dłużnika wobec całego świadczenia).
Najpopularniejszy wzór pokwitowania odbioru gotówki
Ja, niżej podpisany niniejszym oświadczam, że w dniu dzisiejszym, tj. w dniu …………………………….odebrałem od Pani/a ……………………………(imię i nazwisko/a) sumę pieniężną w kwocie ……………………………… złotych (słownie: …………………………… złotych) zgodnie z zapisami umowy pożyczki z dnia ………………………. .
Jak można doręczyć pokwitowanie odbioru gotówki?
Pokwitowanie odbioru gotówki powinno mieć formę pisemną. Należy więc wypełnić dokument i uzupełnić go o własnoręczny podpis, a następnie, gdy poprosi o niego opłacający świadczenie, przekazać mu go:
- osobiście (np. podczas przekazywania gotówki),
- listownie przez pocztę,
- wysyłając e-mailem.
Dlaczego warto przygotować pokwitowanie odbioru gotówki?
Pokwitowanie odbioru gotówki dla wielu przedsiębiorców wydaje się zbędnym dokumentem, których przy prowadzeniu transakcji jest już i tak sporo. W rzeczywistości taki dowód może ustrzec obie strony przed różnymi problemami, które w wielu przypadkach mają swój finał w sądzie. Pokwitowanie odbioru gotówki powinno się tworzyć przy każdej transakcji, ponieważ:
- jest to prosty dokument obejmujący podstawowe dane, zatem jego wypisanie zajmuje niewiele czasu;
- stanowi dowód, że osoba wyrównująca świadczenie przekazała pieniądze wierzycielowi, przez co takie zdarzenie jest łatwe do wykazania w sądzie;
- to jeden z ważniejszych dokumentów w całej dokumentacji finansowej firmy, który może być przydatny w razie kontroli urzędu skarbowego;
- to w końcu zabezpieczenie interesów i swoich finansów na wypadek działania oszusta czy nieuczciwego wierzyciela.
Odbiór gotówki a brak pokwitowania
W momencie przekazywania pieniędzy nie mamy pewności, że wierzyciel nie wyprze się tej sytuacji, zaprzeczając, że osoba spłacająca świadczenie dokonała zapłaty gotówką. Sytuację utrudnia fakt, że pokwitowanie odbioru gotówki nie zostało wystawione przez wierzyciela. Jeśli osoba przekazująca kwotę świadczenia nie ma takiego dokumentu, wciąż może udowodnić zaistnienie takiej transakcji. Jest to jednak znacznie trudniejsze. Potrzebne będą inne dowody w postaci zeznań świadków i przesłuchania każdej ze stron. Czasami warto dodać potwierdzenie wpłaty z konta bankowego tuż przed transakcją, które wzmocni argumenty poszkodowanego dłużnika.
