Siła wyższa to termin, który funkcjonuje w społecznym dyskursie jako rodzaj frazeologii, wspierającej opisywanie tych wydarzeń z życia, które mają miejsce w sposób niezależny od działań człowieka, bądź są niemożliwe do przewidzenia. W przypadku prawa pracy definicja siły wyższej jest podobna, wiążąc się nieodzownie z urlopem przysługującym pracownikowi z tytułu dotykającego go wydarzenia niezależnego od niego, a wymagającego natychmiastowej obecności pracownika poza zakładem pracy.

Czym dokładnie jest siła wyższa i jakie prawa przysługują pracownikowi z jej powodu? Na jakie wynagrodzenie można liczyć w przypadku urlopu z powodu siły wyższej i czym różni się on od urlopu na żądanie? Czy pracodawca zawsze jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej? Jak wypełnić wniosek o taki urlop? Na te i inne pytania odpowiadamy w niniejszym materiale.

Siła wyższa – co to jest? Podstawowe informacje

Pojęcie siły wyższej jest obecne nie tylko w codziennej frazeologii, ale również w ramach Kodeksu Pracy – przynajmniej częściowo. Siła wyższa odnosi się do wystąpień wydarzeń, które wymagają nagłej nieobecności pracownika w zakładzie pracy w związku z pilną sytuacją rodzinną, a które to wydarzenia jednocześnie występują w sposób przezeń niezawiniony i niemożliwy do przewidzenia. Chodzi tu o wszelkiego rodzaju choroby czy wypadki – na przykład komunikacyjne czy wynikające z katastrof naturalnych.

Siła wyższa, choć definiowana nieco niedostatecznie, zazwyczaj nie rodzi wątpliwości co do swojej natury. Z racji jej wystąpienia pracownikowi przysługuje możliwość zwolnienia od pracy – jest to opisywany niżej urlop z powodu działania siły wyższej. Podstawę prawną dla rzeczonego rozwiązania stanowi Art. 148¹ Kodeksu Pracy.

Siła wyższa w myśl przepisów Kodeksu Pracy – podstawa prawna

Choć problematyka siły wyższej mogłaby być opisaną w Kodeksie Pracy nieco dokładniej, to i dzisiejszy stan prawny pozwala na jej interpretowanie w sposób niepozostawiający cienia wątpliwości. W dalszej części artykułu rozbijemy na części pierwsze poszczególne zagadnienia, tłumacząc poszczególne aspekty związane z siłą wyższą i możliwością powzięcie urlopu z tego tytułu – niżej zaś prezentujemy pełne brzmienie Art. 148¹ Kodeksu Pracy, jako rzetelnego punktu wyjścia dla niniejszego opracowania.

  • §  1. Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.
  • §  2. O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia od pracy, o którym mowa w § 1, decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym.
  • §  3. Pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy, o którym mowa w § 1, na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.
  • §  4. Zwolnienie od pracy, o którym mowa w § 1, udzielane w wymiarze godzinowym, dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny.
  • §  5. Przepis § 1 w zakresie zwolnienia od pracy udzielanego w wymiarze godzinowym stosuje się odpowiednio do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin.
  • §  6. Do pracownika, o którym mowa w § 1, stosuje się odpowiednio art. 186⁴.

W tym miejscu dodać należy art. 186⁴ Kodeksu Pracy, który warunkuje konieczność kontynuowania współpracy z pracownikiem, który korzystał z urlopu z powodu działania siły wyższej – to jedno z zabezpieczeń praw pracowniczych, celujących w budowanie stabilnego rynku pracy w Polsce. To przepis dopełniający stanowisko polskiego ustawodawstwa w niniejszym zakresie. Rzeczony przepis ma brzmienie następujące:

Pracodawca dopuszcza pracownika po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego oraz urlopu wychowawczego do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie jest to możliwe – na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu na warunkach nie mniej korzystnych od tych, które obowiązywałyby, gdyby pracownik nie korzystał z urlopu.

Urlop z powodu siły wyższej – kiedy przysługuje, a kiedy nie?

Urlop z powodu działania siły wyższej można wziąć w sytuacji, w której dane zdarzenie zewnętrzne o charakterze nadzwyczajnym, pomimo dochowania przez pracownika należytej staranności, doprowadziło do powstania nagłej sytuacji rodzinnej, wymagającej natychmiastowej obecności pracownika poza zakładem pracy. Istotnym jest, by wydarzenie o tak opisywanym charakterze naraziło na uszczerbek rodzinę pracownika – wobec tego, same trzęsienia ziemi, huragany czy inne wydarzenia nie są wystarczające ku temu, by wziąć urlop z powodu działania siły wyższej. Natomiast w przypadku sytuacji dotyczących pracownika, zastosowanie znajdą zwykle inne rodzaje urlopów.

Aby rzecz przedstawić bardziej obrazowo, prezentujemy kilka przykładów sytuacji, w których pracownik może wziąć urlop z powodu siły wyższej:

  • Nagła choroba dziecka – np.: po telefonie z przedszkola czy żłobka musimy odebrać dziecko i zapewnić mu właściwą opiekę.
  • Wypadek członka rodziny – np.: wiadomość o wypadku komunikacyjnym, wynikającym z działania sił natury, czy też z jakichkolwiek innych powodów, którego ofiarą padł członek rodziny pracownika.
  • Nagłe pogorszenie stanu zdrowia osoby najbliższej lub nagłe zdarzenie medyczne – np.: małżonek, dziecko czy rodzic, cierpiący z powodu złego stanu zdrowia, nagle doznają pogorszenia tegoż stanu, lub występuje inna, nagła sytuacja, wymagająca wezwania opieki i/lub jej sprawowania.

Poniżej zaś prezentujemy przykłady sytuacji, w których pracownicy podejrzewają, że mogą wziąć taki właśnie urlop, ale niestety przesłanki uwidocznione w Kodeksie Pracy nie są spełnione:

  • Planowana wizyta lekarska – nie spełnia kryterium nagłości, a jeżeli dotyczy samego pracownika, to nie spełnia kryterium związku z rodziną pracownika. W pierwszej sytuacji należy skorzystać z urlopu na żądanie lub urlopu wypoczynkowego (albo innego rozwiązania uzgodnionego z pracodawcą), zaś w drugim z przypadków wystarczy zwolnienie lekarskie.
  • Awaria samochodu lub inne kłopoty komunikacyjne – jeżeli z przyczyny awarii pojazdu nie jesteśmy w stanie dotrzeć do pracy, to sprawa ta nie spełnia kodeksowych wymogów. W takiej sytuacji możemy skorzystać z urlopu na żądanie czy możliwości pracy zdalnej, jeśli stanowisko na to pozwala.
  • Awaria domowa (np. zalanie mieszkania) – niezależnie od uciążliwości takiego wydarzenia, zasadniczo nie spełnia ono ustawowej definicji „pilnej sprawy rodzinnej”. Ponownie, pracownik będzie musiał skorzystać z innych rozwiązań.

Kto ma prawo do takiego urlopu?

Prawo do urlopu z powodu działania siły wyższej regulowane jest przez Kodeks Pracy, a więc przysługuje wyłącznie osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę – również tym, którzy są zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzinowym. W przypadku pracownika zatrudnionego na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa o dzieło, umowa zlecenie czy kontrakt B2B) taka sytuacja nie zachodzi. W teorii strony mogą ustalić taką możliwość, ale kodeksowa ochrona tegoż prawa i tak nie wystąpi.

Dodatkowo, w myśl znowelizowanego prawa, do urlopu na tych warunkach mają prawo również policjanci, strażacy, żołnierze zawodowi, a także funkcjonariusze Straży Granicznej, Służby Więziennej i Krajowej Administracji Skarbowej – pomimo faktu, że ich umów nie obowiązuje Kodeks Pracy.

Wymiar urlopu związanego z siłą wyższą

Wymiar urlopu powodowanego siłą wyższą jest sztywny, zgodnie z przepisami opiewając na 2 dni w ciągu roku kalendarzowego lub 16 godzin, gdy mówimy o rozliczeniu godzinowym. Niewykorzystany urlop tego rodzaju nie przechodzi na kolejne lata, ani nie rodzi podstawy do wypłaty ekwiwalentu. Należy jednak pamiętać, że nie istnieje konieczność wykorzystywania całego dostępnego urlopu na raz.

W przypadku osób zatrudnionych na część etatu, wymiar urlopu z powodu siły wyższej obliczany jest proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy zatrudnionego.

Urlop z powodu siły wyższej a urlop na żądanie – istotne różnice

Urlop z powodu działania siły wyższej nie stanowi substytutu urlopu wypoczynkowego i oczywiście nie zastępuje urlopu na żądanie – choć w swej naturze jest nieco podobny do tego drugiego, z uwagi na możliwość wykorzystania go niemalże „od ręki”. Najistotniejszą z różnic stanowi tutaj fakt, że skorzystanie z urlopu na żądanie nie wymaga podania pracodawcy przyczyny wykorzystania urlopu, a przy tym jest to urlop w 100% płatny. Dodatkowo, bazowy wymiar urlopu na żądanie to 4 dni (a nie 2), choć „pobierany” jest ze standardowej puli urlopowej.

Urlop z powodu działania siły wyższej a wynagrodzenie

Oczywiście, za urlop z powodu siły wyższej wynagrodzenie przysługuje, jednak wyłącznie w niepełnym wymiarze – a dokładniej, będzie to 50% wynagrodzenia podstawowego. Aby obliczyć wynagrodzenie za ten czas, należy posłużyć się kalkulacjami podobnymi do tych, na podstawie których oblicza się chociażby wynagrodzenie na L4.

Czy pracodawca może odmówić urlopu z powodu działania siły wyższej?

Zasadniczo pracodawca nie ma żadnej możliwości odmowy w tym zakresie – wniosek o urlop z powodu siły wyższej musi przyjąć, niezależnie od wpływu, jaki nieobecność pracownika będzie miała dla zakładu pracy. Zapewnienie ciągłości pracy leży w tym przypadku całkowicie po stronie pracodawcy.

Trzeba jednak pamiętać, że niemożność odmowy dotyczy wyłącznie sytuacji, w której wniosek o urlop z powodu działania siły wyższej został sporządzony i dostarczony prawidłowo – ze szczególnym uwzględnieniem powodu, dla którego rzeczona sytuacja powstaje. Jeżeli nie zostały dochowane kodeksowe wymogi dot. prawidłowości wniosku, to pracodawca może zakwestionować jego prawdziwość i zasadność. Zakwestionować wniosek może również wówczas, gdy deklarowany powód nie wyczerpuje podstaw dla wzięcia takiego typu urlopu.

Wniosek o urlop z powodu siły wyższej – jak złożyć?

Wniosek o urlop z powodu siły wyższej można złożyć w dowolnej formie, choć najlepiej użyć systemów przewidzianych przez pracodawcę – lub skorzystać z innych ustaleń. Niemniej, zawiadomienie o urlopie można złożyć nawet telefonicznie, mailowo czy SMS-em do przełożonego – nie wpływa to na dalsze postępowanie. Brak jednej, jedynej obowiązującej formy wniosku potwierdza PIP.

Wniosek powinien zawierać dane identyfikacyjne pracownika (imię i nazwisko), podstawę urlopu (tutaj jest to oczywiście urlop z powodu siły wyższej), datę zwolnienia oraz formę (czy wykorzystujemy go w dniach czy godzinach), a także uzasadnienie urlopu. Jak podkreśla Państwowa Inspekcja Pracy, pracownik musi podać tylko powód zwolnienia – nie musi załączać żadnych dokumentów, które potwierdzałyby okoliczności usprawiedliwiające powzięcie urlopu.

Rzeczony wniosek składa się wraz z dniem nastania sytuacji, w której z niego korzystamy – złożenie go z wyprzedzeniem jest niemożliwe z racji samej jego natury (konieczność nastania nagłego wypadku). Dodatkowo trzeba pamiętać, że gdy korzystamy z tego typu urlopu po raz pierwszy w danym roku kalendarzowym, to wybór metody korzystania z tego typu zwolnienia od pracy – w dniach lub godzinach – będzie obowiązywał do końca tego roku kalendarzowego.