Czy kontrola poczty elektronicznej przez pracodawcę jest legalna? Czy przeprowadzając kontrolę, pracodawca musi informować pracowników o monitoringu poczty elektronicznej? Sprawdź, czy kontroli mogą podlegać również inne komunikatory internetowe, jakich używamy w pracy.

Kontrola poczty elektronicznej przez pracodawcę – czy jest legalna?

Korzystanie z firmowej poczty do celów prywatnych to jeden z podstawowych błędów, popełnianych przez pracowników. Wszystko dlatego, że służbowy mail nie stanowi naszej własności, a pracodawcy. Choć przepisy prawa pracy nie mówią wprost o możliwości kontroli poczty elektronicznej przez pracodawcę, jest ona dozwolona w ramach kontroli pracy.

Na jakich zasadach pracodawca może wdrożyć monitoring poczty elektronicznej pracownika i czy musi informować go o tym fakcie? Czy kontroli mogą podlegać również wykorzystywane w pracy komunikatory internetowe, takie jak np. popularny Slack? Gdzie zgłaszać przypadki nielegalnego monitorowania poczty pracowników? Na te i inne pytania odpowie ekspert prawny GoWork.pl w kolejnym odcinku naszego cyklu „Pracodawca to (nie) Twój wróg”!

Monitoring poczty elektronicznej w pracy: na jakich zasadach pracodawca może go wdrożyć?

Na jakich zasadach pracodawca może dokonać kontroli poczty elektronicznej, z której korzystacie w pracy? O tym, co na temat tego zagadnienia mówią przepisy Kodeksu pracy, odpowie nasza ekspertka prawna, Angelika Kowalczyk.

1. Czy kontrola poczty elektronicznej przez pracodawcę jest legalna?

Zgodnie z art. 22 [3] ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: Kodeks pracy), pracodawca może wprowadzić kontrolę poczty elektronicznej pracownika, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Powyższe oznacza, że pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej wyłącznie służbowej i wyłącznie z wyżej wskazanych powodów, nie zaś wskutek samowolnej decyzji.

Takie rozwiązanie pracodawca stosuje w szczególności, gdy chce sprawdzić, czy pracownik we właściwy sposób wykorzystuje swój czas obecności w pracy, tj. czy np. nie załatwia prywatnych spraw w czasie pracy, przez co doprowadza, chociażby do opóźnienia w wykonaniu obowiązków pracowniczych lub nawet ich niewykonania. Z drugiej strony, pracodawca może również wprowadzić monitoring poczty elektronicznej, chcąc upewnić się, czy pracownik nie otrzymuje zbyt wielu zadań do wykonania i nie jest w stanie im sprostać w czasie przeznaczonym na pracę.

Natomiast właściwe użytkowanie udostępnionych narzędzi pracy odnosi się do sytuacji potencjalnego wykorzystywania sprzętu służbowego do celów prywatnych czy przeglądania witryn, niesłużącemu wykonywaniu obowiązków służbowych.

Monitoring poczty elektronicznej pracownika jest legalny wówczas, gdy nie narusza tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Przypomnieć należy, że poszanowanie godności i innych dóbr pracownika (w tym prawa do prywatności czy poszanowania tajemnicy korespondencji) jest obowiązkiem pracodawcy zgodnie z art. 11[1] Kodeksu pracy. Oznacza to, że jeżeli pracodawca napotka w służbowej skrzynce mailowej pracownika prywatną korespondencję, to nie powinien się z nią zapoznawać.

Monitoring poczty elektronicznej pracownika – RODO

Wprowadzając monitoring poczty elektronicznej, pracodawca ma obowiązek przestrzegać przy tym przepisów ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych).

SPRAWDŹ TEŻ: Podsłuch w pracy: czy jest zgodny z prawem?

2. W jaki sposób pracodawca powinien poinformować pracowników o wdrożeniu monitoringu poczty elektronicznej?

Zgodnie z art. 22[2] w zw. z art. 22[3] § 3 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej w sposób przyjęty u danego pracodawcy, czyli w taki, w jaki w danym zakładzie pracy zwykło się informować pracowników o wprowadzanych zmianach czy innych ważnych kwestiach, a zatem np. za pomocą środków komunikacji elektronicznej czy na tablicy ogłoszeń. Powinno się to odbyć nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem (wprowadzeniem) monitoringu poczty elektronicznej.

Monitoring poczty elektronicznej – regulamin pracy

Ponadto cele, zakres oraz sposób zastosowania kontroli poczty elektronicznej powinny zostać ustalone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, a informacje te należy przekazać pracownikowi na piśmie przed dopuszczeniem go do pracy (w szczególności zatem ma to zastosowanie do pracowników dołączających do zespołu już po wprowadzeniu monitoringu).

Pracodawca ma również obowiązek wskazania faktu monitorowania poczty pracowników w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków (środków), nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Szukasz pracy w Częstochowie? Sprawdź najlepsze oferty na GoWork.pl!

3. Czy pracodawca ma także możliwość kontroli komunikatorów internetowych, wykorzystywanych do pracy?

Na wstępie należy zauważyć, że w zakresie pojęcia poczty elektronicznej, której monitoring dozwolony jest w świetle Kodeksu pracy, nie mieści się pojęcie komunikatora internetowego. Co prawda we wskazanej ustawie nie wyjaśniono, czym jest poczta elektroniczna, ale odwołując się do art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, poczta elektroniczna jest jednym ze środków komunikacji elektronicznej, które z kolei zdefiniowano jako rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi.

Monitoring poczty elektronicznej a komunikatory internetowe

Można w świetle tej definicji przyjąć, że komunikatory internetowe mieszczą się w zakresie pojęcia środków komunikacji elektronicznej, tj. tak samo, jak poczta elektroniczna, należą do środków komunikacji elektronicznej. Środki komunikacji elektronicznej to pojęcie szersze od poczty elektronicznej oraz komunikatorów internetowych, które to pojęcia „pozostają na tym samym, równym sobie poziomie znaczeniowym”. Zauważyć w tym miejscu należy, że jedynie w stosunku do jednego z wyżej wskazanych pojęć Kodeks pracy zezwala na wprowadzenie monitoringu: nie zezwala bezpośrednio na monitoring środków komunikacji elektronicznej, ale jedynie jednego z ich rodzajów, czyli poczty elektronicznej.

Monitoring poczty elektronicznej – Kodeks pracy

Jednakże w art. 22[3] § 4 Kodeksu pracy wskazano, że przepisy tego artykułu stosuje się również do innych form monitoringu niż monitoring poczty elektronicznej, jeżeli jest to konieczne do realizacji celów tożsamych dla wprowadzenia monitoringu poczty elektronicznej, tj. dla zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Przepis ten tym samym umożliwia wprowadzenie monitoringu innego, niż monitoring poczty elektronicznej pracownika, a zatem również np. monitoring przeglądanych przez pracownika stron internetowych czy też innego rodzaju środków komunikacji elektronicznej, w tym komunikatorów internetowych wykorzystywanych do pracy.

W przypadku monitoringu komunikatorów internetowych wykorzystywanych do pracy jednakże wciąż ma zastosowanie przepis wskazujący na obowiązek nienaruszania tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Pracodawca mógłby więc wprowadzić taki monitoring jedynie wtedy, gdyby np. w regulaminie pracy określono, że używanie takiego komunikatora internetowego do pracy służyć ma jedynie wymianie informacji o charakterze służbowym z pominięciem wszelkich prywatnych, bowiem takiej korespondencji pracodawca nie ma prawa czytać. Oczywiście o fakcie prowadzenia takiego monitoringu pracownik powinien zostać odpowiednio poinformowany, zgodnie z zasadami wskazanymi powyżej. W żadnym wypadku przeglądanie wiadomości wysłanych za pomocą komunikatora internetowego w pracy nie może się odbyć bez wiedzy pracownika.

4. Jakie są konsekwencje prawne nielegalnego monitoringu poczty elektronicznej? Gdzie zgłaszać takie przypadki?

Jeżeli pracodawca prowadzi monitoring poczty elektronicznej bez wiedzy pracownika, to pracownik na gruncie postępowania sądowego może domagać się zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych, tj. prawa do prywatności.

Jeżeli pracodawca zastosuje monitoring poczty elektronicznej wobec jedynie części pracowników bez usprawiedliwionej przyczyny lub też monitoring będzie stanowił wyraźną formę kontroli, to zachowanie pracodawcy można byłoby zakwalifikować nawet jako stosowanie dyskryminacji lub mobbingu w pracy. Pracownik, który doświadczył mobbingu przez monitoring poczty elektronicznej, ma prawo, zgodnie z art. 94 [3] Kodeksu pracy, dochodzić od pracodawcy odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane na podstawie odrębnych przepisów.

Nielegalny monitoring poczty elektronicznej – Kodeks karny

Warto podkreślić, że pracodawca, który złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego (a zatem np. prawo do prywatności, które, jak zostało wskazane powyżej, pracodawca ma obowiązek szanować), podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (art. 218 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny).

W świetle natomiast art. 107 ustawy z dnia 10 maja o ochronie danych osobowych, jeżeli pracodawca prowadzący monitoring poczty pracowników przetwarza dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do ich przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch.

Nielegalny monitoring w pracy, jako że stanowi część materii prawa pracy, można zgłosić sprawującej kontrolę i nadzór nad przestrzeganiem wszelkich przepisów prawa pracy Państwowej Inspekcji Pracy.

Ponadto, w niektórych sytuacjach, pracodawcy za prowadzenie nielegalnego monitoringu poczty elektronicznej mogą grozić surowe konsekwencje prawne, które omówiono powyżej, w związku z tym skutki prowadzenia nielegalnego monitoringu poczty elektronicznej można zgłosić do sądu cywilnego lub karnego, w zależności od tego, który przepis został naruszony.

Oceń artykuł
0/5 (0)