Czy monitoring w pracy jest legalny? Tłumaczymy, jakie konsekwencje prawne może nieść ze sobą umieszczenie kamer w miejscu pracy bez zgody osób zatrudnionych. Na pytania związane z monitoringiem pracowników w trakcie wykonywania obowiązków służbowych odpowiada ekspertka prawna GoWork.pl.

Monitoring w pracy, czyli jak pracodawcy sprawdzają pracowników

Monitoring pracowników budzi wiele kontrowersji. Praca pod okiem kamer to jednak dla wielu przedsiębiorców możliwość podglądania na bieżąco, czy pracownicy prawidłowo wywiązują się ze swoich obowiązków. Są też tacy, którzy monitoring w pracy stosują, aby chronić swoje mienie przed ewentualnymi kradzieżami czy uszkodzeniem.

Czy monitoring w pracy jest legalny? Tak, ale nie wszędzie i tylko za zgodą pracowników! Mówią o tym przepisy, o których m.in. opowie nasza ekspertka prawna w kolejnym odcinku cyklu „Pracodawca to (nie) Twój wróg”.

Monitoring pracowników – narzędzie kontroli czy zabezpieczenie?

Monitoring w miejscu pracy to zdaniem wielu pracowników zbędna przesada i narzędzie kontroli. Nie wszyscy pracodawcy posługują się nim również w uczciwy sposób.

Mimo że oglądani na kamerach pracownicy muszą wyrazić zgodę na monitoring w pracy i to jeszcze przed faktyczną instalacją i uruchomieniem monitoringu, w niektórych firmach montowano go „po cichu”, tłumacząc, że celem jest wyłącznie zapewnienie bezpieczeństwa pracowników.

Co robić, jeśli zauważymy nielegalny monitoring w pracy? Gdzie to zgłosić i jakie konsekwencje czekają pracodawcę, bawiącego się w „Wielkiego Brata”? Na te i inne pytania odpowiada ekspertka prawna GoWork.pl, Angelika Kowalczyk!

Czy pracodawca może podglądać pracownika na kamerze?

Zgodnie z art. 22 [2] ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: Kodeks pracy), pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór na terenie zakładu pracy lub nad terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring w pracy) w celu:

  • zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;

  • ochrony mienia;

  • kontroli produkcji;

  • zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Monitoring w pracy – przepisy

Zapewnienie bezpieczeństwa pracowników może dotyczyć zarówno zagrożeń ze strony „zewnętrznej”, tj. osób trzecich (np. w przypadku nocnej sprzedaży alkoholu), jak i „wewnętrznej”, np. ryzyka wystąpienia wypadku przy pracy (np. na linii produkcyjnej).

Ochrona mienia dotyczy najczęściej ryzyka kradzieży zarówno ze strony pracowników, jak również osób trzecich (np. w sklepie), ale także nieuprawnionego wykorzystywania urządzeń powierzonym pracownikom do celów prywatnych.

Kontrola produkcji będzie odnosiła się do miejsc pracy, w których należy zapewnić jak najlepszą jakość wyrobów czy produktów (np. produkcja leków).

Natomiast zapewnienie zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, wiąże się z szeroko pojętą „tajemnicą przedsiębiorstwa”, czyli danymi o poufnym charakterze. Przykładem mogą być informacje techniczne czy technologiczne.

Monitoring w pracy – regulacje w Kodeksie pracy

Pracodawcy nie mogą wprowadzać monitoringu pracowników do innych celów niż wyżej wymienione, takich jak np. weryfikacja efektywności czy kontrola zachowań w miejscu pracy, czyli zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom. Warto jednak w tym miejscu wskazać, że zgodnie z art. 22 [3] Kodeksu pracy, pracodawca ma możliwość wprowadzenia monitoringu poczty elektronicznej, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Monitoring poczty elektronicznej nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Pracodawca na wstępie powinien dokonać oceny, czy nie ma możliwości zrealizowanie wyżej wskazanych celów za pomocą innych, mniej inwazyjnych środków. Pracodawca powinien wybrać zatem inną metodę, jeżeli jest możliwość osiągnięcia tych samych skutków za pomocą środków mniej ingerujących w prywatność pracowników.

Monitoring z dźwiękiem w pracy – czy jest legalny?

Warto zauważyć, że monitoring w miejscu pracy w powyższych sytuacjach może zostać wprowadzony jedynie w formie rejestracji obrazu, zabronione jest bowiem nagrywanie dźwięku.

Kodeks pracy nie wskazuje, w jakich dokładnie miejscach może być zainstalowane urządzenie rejestrujące obraz. Wiemy jedynie, że nie można instalować monitoringu w pomieszczeniach sanitarnych, szatni, stołówce oraz palarni (pomieszczenia udostępniane związkom zawodowym), co wiąże się z zasadą wolności niezależności związków zawodowych. Wyjątkiem, gdy monitorowane są pomieszczenia sanitarne czy pokoje socjalne, jest sytuacja, kiedy będzie to niezbędne do realizacji celów określonych powyżej i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracowników, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Monitoring – przez ile czasu pracodawca przechowuje nagrania?

Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia rejestracji. Po upływie tego okresu uzyskane nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu (o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej).

Materiał filmowy powinien zostać zabezpieczony w taki sposób, by dostęp do niego posiadały jedynie uprawnione do tego osoby. Można więc wysunąć wniosek, że jeżeli pracodawca zainstalował monitoring w miejscu pracy w celu np. kontroli produkcji i na nagraniu dostrzeże bójkę pracowników, to nie może wykorzystać nagrania w celu wyciągnięcia prawnych konsekwencji w związku z tymi okolicznościami. Kwestia ta pozostaje jednak sporna w doktrynie i orzecznictwie, zależy bowiem często od danej sytuacji.

Zgoda na monitoring w pracy

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty w danej firmie, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Takie informacje pracodawca powinien przekazać również na piśmie pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy. W przypadku wprowadzenia monitoringu pracowników pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Przedsiębiorca, który wprowadza monitoring w pracy, podlega przepisom rozporządzenia RODO od momentu rozpoczęcia nagrywania, gdyż będzie on przetwarzał tym samym dane osobowe wszystkich osób, których wizerunek utrwalono na nagraniach – staje się administratorem danych osobowych. Przed wprowadzeniem monitoringu pracodawca zobowiązany jest zapoznać się z zaleceniami Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczącymi stosowania monitoringu wizyjnego.

Zgodnie z powyższym, wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy jest legalne, gdy:

  • nie zostanie zainstalowany w miejscu niedozwolonym przez prawo (głównie pomieszczenia socjalne);

  • stoi za nim usprawiedliwiony cel, np. zapobieganie kradzieżom w firmie, które dotychczas miały miejsce;

  • zachodzi proporcjonalność pomiędzy zastosowanymi środkami a celem – monitoring nie może godzić w prywatność pracowników;

  • pracownik o jego stosowaniu został należycie poinformowany;

  • spełnia wymogi określone w ustawie z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych.

Monitoring w pracy – zgoda pracownika nie jest obowiązkowa!

Warto podkreślić, że pracownik nie musi wyrazić zgody na wprowadzenie monitoringu w miejscu pracy, jeżeli jest to niezbędne w świetle powyższych regulacji. Ważne, aby został o tym fakcie należycie poinformowany.

Informacja o monitoringu w miejscu pracy

Jak wspomniano wyżej, pracodawca wraz ze wprowadzeniem monitoringu musi poinformować pracowników o tym z odpowiednim wyprzedzeniem (2 tygodnie przez uruchomieniem systemu). Można to zrobić zarówno przez pocztę elektroniczną, jak i wywieszenie informacji w biurze. Zapis o monitoringu umieszczony na piśmie powinien znajdować się w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy, czy też w obwieszczeniu.

Kiedy monitoring w pracy jest niedozwolony?

Monitoring w miejscu pracy ma swoje ograniczenia, które są ściśle regulowane przez przepisy prawne. Zgodnie z obowiązującym prawem, pracodawca nie może instalować kamer w miejscach, które naruszają prywatność pracowników, takich jak toalety, szatnie, pomieszczenia socjalne czy miejsca przeznaczone do odpoczynku. Wprowadzenie monitoringu w takich miejscach może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, w tym do naruszenia dóbr osobistych pracowników. Pracodawcy muszą pamiętać, że każde użycie kamer musi być uzasadnione i proporcjonalne do celu, jakim jest ochrona mienia, bezpieczeństwo pracowników lub kontrola produkcji.

Gdzie mogę zgłosić nielegalny monitoring w pracy?

Mimo że art. 22 [2] Kodeksu pracy wskazuje, że nagrania uzyskane w ramach prowadzonego monitoringu w miejscu pracy pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, to w praktyce może się zdarzyć, że pracodawca będzie wykorzystywał monitoring wizyjny jako formę nadzoru nad pracownikami, co można byłoby w niektórych sytuacjach zakwalifikować nawet jako mobbing.

Kamery w pracy bez zgody pracownika – jak zgłaszać

Nielegalny monitoring w pracy, jako że stanowi część materii prawa pracy, można zgłosić sprawującej kontrolę i nadzór nad przestrzeganiem wszelkich przepisów prawa pracy Państwowej Inspekcji Pracy.

Ponadto, w niektórych sytuacjach, pracodawcy za prowadzenie nielegalnego monitoringu mogą grozić surowe konsekwencje prawne (o których szerzej poniżej), w związku z tym skutki prowadzenia nielegalnego monitoringu można zgłosić do sądu cywilnego.

Pracownik może również zwrócić się ze skargą do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w trybie przewidzianym przez wspomnianą już ustawę o ochronie danych osobowych.

Jakie są konsekwencje prawne instalacji nielegalnego monitoringu pracowników?

Jeżeli pracodawca doprowadzi do zastosowania monitoringu w pracy w miejscu niedozwolonym (np. w pomieszczeniach sanitarnych), czyli takim, w którym prywatność pracownika powinna być szczególnie chroniona, to pracownik na gruncie postępowania sądowego może domagać się zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych, tj. prawa do prywatności.

Jeżeli pracodawca zastosuje monitoring wobec jedynie części pracowników bez usprawiedliwionej przyczyny lub też monitoring będzie stanowił wyraźną formę kontroli, to zachowanie pracodawcy można byłoby zakwalifikować nawet jako stosowanie dyskryminacji lub mobbingu.

Pracownik, który doświadczył mobbingu przez monitoring, ma prawo, zgodnie z art. 94 [3] Kodeksu pracy, dochodzić od pracodawcy odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane na podstawie odrębnych przepisów.

Warto podkreślić, że pracodawca, który złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy, lub ubezpieczenia społecznego (a zatem np. prawo do prywatności, które zgodnie z art. 11 [1] Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek szanować), podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (art. 218 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny).

W świetle natomiast art. 107 ustawy z dnia 10 maja o ochronie danych osobowych, jeżeli pracodawca prowadzący monitoring pracowników przetwarza dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do ich przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch.

Monitoring w miejscu pracy a praca zdalna

Od 7 kwietnia 2023 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej, które definiują jej pojęcie i zasady wykonywania. Wprowadzone regulacje nie obejmują jednak kwestii monitoringu pracownika w czasie pracy. W przypadku tego trybu zatrudnienia stosuje się ogólne przepisy Kodeksu pracy dotyczące monitoringu. W trybie zdalnym pracodawca najczęściej może zdecydować się na wprowadzenie kontroli służbowej poczty elektronicznej pracownika, o której mówi art. 223 Kodeksu pracy. W takim przypadku monitoring nie może jednak naruszać tajemnicy korespondencji, a także innych dóbr osobistych pracownika.

Jakie prawa przysługują pracownikom w związku z monitoringiem?

Pracownicy mają swoje prawa, które chronią ich przed nadużyciami związanymi z monitoringiem w miejscu pracy. Każdy pracownik ma prawo do uzyskania informacji na temat tego, w jakim celu, w jakim zakresie oraz na jakich zasadach prowadzony jest monitoring. Co więcej, pracownicy mają prawo dostępu do nagrań, które ich dotyczą, a także do zgłoszenia sprzeciwu, jeśli uważają, że monitoring jest używany niezgodnie z prawem lub narusza ich prywatność. W przypadku naruszenia tych praw, pracownik może złożyć skargę do odpowiednich organów, takich jak Inspekcja Pracy czy Urząd Ochrony Danych Osobowych. Wtedy do czasu prawomocnego zakończenia postępowania materiały zebrane przez monitoring w zakładzie pracy musi być zabezpieczony.

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_136284879_poj%C4%99cie-pods%C5%82uchu-szpiegostwa-plotek-i-%C5%BC%C3%B3%C5%82tej-prasy-zbli%C5%BCenie-m%C4%99skiego-oka-i-kamery-nagrywanie.html

Oceń artykuł
4.9/5 (9)