W 2024 roku pracownicy, którzy nie wykorzystali swojego urlopu wypoczynkowego, mają prawo do ekwiwalentu pieniężnego. Jest to rekompensata za niewykorzystany czas wolny, która jest wyliczana na podstawie specjalnego współczynnika urlopowego. W artykule przedstawiamy, jak ustalić wysokość tego ekwiwalentu, kto ma prawo do jego otrzymania oraz jak obliczyć ekwiwalent za urlop.
Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_40978637_polski-pieni%C4%85dze-w-r%C4%99ku.html
Kiedy ekwiwalent za urlop jest możliwy?
Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy może być wypłacony w przypadku, gdy pracownik nie wykorzystał pełnej puli dni urlopowych w danym roku. Niewykorzystany urlop wypoczynkowy staje się urlopem zaległym, który może zostać zrealizowany przez pracownika w kolejnych latach, ale tylko do momentu rozwiązania stosunku pracy.
Jeśli pracownik nie zdąży wykorzystać zaległego urlopu przed zakończeniem zatrudnienia, pracodawca ma obowiązek wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego. Ekwiwalent jest również należny w przypadku, gdy pracownik zrezygnuje z urlopu, a stosunek pracy zostanie rozwiązany przed jego wykorzystaniem.
Pracodawca może również zdecydować o wypłacie ekwiwalentu, jeśli urlop nie zostanie wykorzystany w wyniku specyfiki pracy, np. w sytuacjach awaryjnych.
Przepisy dotyczące zarówno urlopu wypoczynkowego, jak i ekwiwalentu pieniężnego za urlop można znaleźć w treści Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Regulacje związane z tym tematem znajdziemy też w Kodeksie pracy, gdzie zgodnie z art. 171 § 1 w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
Zobacz też: Czy urlop przechodzi do nowego pracodawcy? Kiedy wykorzystać zaległy urlop?
Kto ma prawo do ekwiwalentu za urlop?
Każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę, który nie wykorzystał w pełni przysługujących mu dni urlopu wypoczynkowego, ma prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Ekwiwalent urlopowy dotyczy zarówno urlopu za bieżący rok, jak i urlopu zaległego.
Warto zaznaczyć, że wypłata ekwiwalentu jest możliwa jedynie po zakończeniu stosunku pracy, czyli w momencie rozwiązania umowy o pracę. Zasadniczo nie ma możliwości wypłaty ekwiwalentu w trakcie trwania zatrudnienia, chyba że strony ustalą inaczej, na przykład w przypadku przejścia do nowej umowy o pracę z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu poprzedniej umowy.
Ekwiwalent jest obliczany na podstawie współczynnika urlopowego, który zależy od liczby dni roboczych w danym roku oraz dni wolnych od pracy, takich jak święta i weekendy.
Współczynnik ekwiwalentu
Współczynnik ekwiwalentu to wartość stała, która umożliwia obliczenie ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.
Oblicza się go na podstawie liczby dni roboczych w danym roku, odejmując dni wolne, takie jak niedziele, święta i dni wolne z tytułu innych ustawowych obowiązków. Współczynnik ten stanowi podstawę do obliczenia ekwiwalentu, który pracodawca wypłaca pracownikowi po zakończeniu stosunku pracy.
Wartość współczynnika urlopowego na 2024 rok wynosi 20,92, co oznacza, że po odjęciu dni wolnych, oblicza się liczbę dni roboczych w roku, która następnie jest dzielona przez 12. Dla pracowników zatrudnionych na niepełnym etacie współczynnik urlopowy jest proporcjonalnie mniejszy.
Współczynnik ekwiwalentu 2024
Współczynnik ekwiwalentu za 2024 rok, który służy do obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, wynosi 20,92. Aby go wyliczyć, należy od liczby dni w roku odjąć dni wolne, takie jak niedziele, święta i dni wolne wynikające z harmonogramu pracy.
W 2024 roku współczynnik ten będzie obowiązywał dla pracowników zatrudnionych na pełnym etacie. Dla osób pracujących na część etatu, współczynnik zostanie dostosowany proporcjonalnie do wymiaru etatu. Przykładowo:
1) pracownik na 1/4 etatu: współczynnik wyniesie 5,23,
2) pracownik na 1/2 etatu: współczynnik wyniesie 10,46,
3) pracownik na 3/4 etatu: współczynnik wyniesie 15,69.
Współczynnik ekwiwalentu 2025
W 2025 roku współczynnik ekwiwalentu za niewykorzystany urlop będzie się zmieniać. W styczniu wyniesie on 20,83, a od lutego do grudnia obniży się do 20,75. Zmiana ta wynika z nowelizacji przepisów, która wprowadza dodatkowy dzień wolny na Wigilię, co wpłynie na liczbę dni roboczych w roku.
Dla pracowników zatrudnionych na część etatu współczynnik będzie odpowiednio niższy, obliczany proporcjonalnie do wymiaru etatu:
1) w przypadku 1/4 etatu: współczynnik wyniesie 5,21 w styczniu i 5,19 od lutego,
2) w przypadku 1/2 etatu: współczynnik wyniesie 10,42 w styczniu i 10,38 od lutego,
3) w przypadku 3/4 etatu: współczynnik wyniesie 15,52 w styczniu i 15,56 od lutego.
Czy pracownik musi wyliczyć ekwiwalent za urlop?
W obliczeniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop pracownik nie musi wykonywać skomplikowanych obliczeń samodzielnie. Zgodnie z przepisami, to pracodawca jest odpowiedzialny za wyliczenie tej należności.
Zasady obliczania ekwiwalentu za urlop oraz jego wypłacania zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku. Określa ono szczegółowe zasady dotyczące wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Podstawą do ustalenia ekwiwalentu jest wynagrodzenie pracownika, które obejmuje zarówno składniki stałe, jak i zmienne. Wynagrodzenie w stawce miesięcznej w stałej wysokości, takie jak pensja miesięczna, uwzględnia się w wysokości, jaka przysługuje w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu.
Dodatkowo, składniki zmienne, takie jak premia, prowizje czy inne dodatki, są brane pod uwagę za okres trzech miesięcy przed miesiącem, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu. Wynagrodzenie zmienne za okres dłuższy niż jeden miesiąc, jak np. roczne premie, również wchodzi w obliczenia, jednak uwzględnia się wynagrodzenie z ostatnich 12 miesięcy.
Jeśli pracownik nie przepracował pełnego okresu w bazie do obliczeń, wynagrodzenie oblicza się na podstawie przepracowanych dni. Podstawę wynagrodzenia za jeden dzień oblicza się, dzieląc wynagrodzenie przez liczbę faktycznie przepracowanych dni. Następnie otrzymaną wartość mnoży się przez liczbę dni, które pracownik by przepracował, gdyby był obecny w pracy przez cały okres objęty wyliczeniem.
Dodatkowo, jeśli w okresie wyliczania ekwiwalentu pracownik nie otrzymywał wynagrodzenia (np. przebywał na urlopie lub zwolnieniu chorobowym), podstawą do obliczenia ekwiwalentu będą wynagrodzenia z najbliższych miesięcy, w których pracownik faktycznie otrzymywał wynagrodzenie.
To oznacza, że ekwiwalent za urlop jest obliczany na podstawie średniego wynagrodzenia pracownika, uwzględniając wszystkie składniki wynagrodzenia oraz pełny okres przepracowany przez pracownika.
Ekwiwalent za urlop – jak go obliczyć?
Aby obliczyć kwotę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, należy wykonać kilka kroków:
1) Ustalenie podstawy wymiaru ekwiwalentu – na podstawie średniego wynagrodzenia pracownika, uwzględniając składniki wynagrodzenia stałe i zmienne.
2) Obliczenie ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu – podstawę wymiaru ekwiwalentu dzieli się przez współczynnik ekwiwalentu, a następnie przez dobową normę czasu pracy pracownika w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.
3) Pomnożenie uzyskanej wartości przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu – otrzymany wynik stanowi wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
Kiedy ekwiwalent za urlop jest wypłacany?
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłacany jest najczęściej w dniu zakończenia stosunku pracy. Zamiast prawa do wykorzystania urlopu pracownik otrzymuje ekwiwalent pieniężny, który jest obliczany na podstawie współczynnika urlopowego obowiązującego w roku, w którym pracownik nabył prawo do urlopu.
Ekwiwalent powinien zostać wypłacony najpóźniej w dniu rozwiązania umowy o pracę, co stanowi gwarancję, że pracownik otrzyma odpowiednią rekompensatę za niewykorzystany czas wolny.
Kiedy pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu za urlop?
Zasadniczo pracodawca ma obowiązek wypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany przez pracownika urlop, gdy dochodzi do rozwiązania umowy o pracę, a pracownik nie zdążył wykorzystać wszystkich przysługujących mu dni wolnych. Jest jednak wyjątek od tej reguły, który pozwala na uniknięcie wypłacenia ekwiwalentu.
Zgodnie z art. 171 § 3 Kodeksu pracy:
„Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą”.
Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy pracownik nie ma możliwości wzięcia urlopu przed zakończeniem obecnej umowy, ale obie strony zgadzają się, że urlop zostanie wykorzystany w przyszłości, w nowym okresie zatrudnienia. Dzięki temu pracodawca może uniknąć wypłaty ekwiwalentu, a pracownik nadal ma możliwość skorzystania z przysługujących dni wolnych w dalszym ciągu zatrudnienia.
Istnieje również sytuacja, w której pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody. Termin nie musi być uzgadniany, a więc obejmuje on także daty w okresie wypowiedzenia. W tym przypadku pracodawca ma jednostronną decyzję o udzieleniu dni wolnych, co wiąże się z brakiem konieczności wypłaty ekwiwalentu.
Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_20313899_pen-kalkulator-pieni-dze-na-st.html
