Lista obecności w pracy to dokument, dzięki któremu można lepiej zorganizować funkcjonowanie firmy. Zawiera podstawowe dane, które dotyczą rozpoczęcia i zakończenia pracy. Sprawdź, co warto wiedzieć o liście obecności w pracy – czy jest obowiązkowa? Jak powinna wyglądać?
Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_159510425_young-male-employee-unhappy-with-excessive-work-in-the-office.html
Lista obecności w pracy a zarządzanie firmą
Aby pracodawca mógł lepiej zarządzać czasem swoim i pracowników, a także odpowiednio naliczał wysokość świadczeń związanych z wynagrodzeniem, przydatnym narzędziem będzie lista obecności w pracy. Wprowadzenie jej do codziennych obowiązków wydaje się małą zmianą, jednak jej uzupełnianie z pewnością korzystnie wpłynie na koordynację pracy całej firmy.
Lista obecności w pracy – co to jest?
Jak każda lista obecności, tak również ta prowadzona w miejscu pracy, jak sama nazwa wskazuje, ma za zadanie sprawdzać pobyt w miejscu zatrudnienia, czyli czas rozpoczęcia i zakończenia pracy. Pracownicy powinni więc wpisywać się do niej po przyjściu do firmy, jak i po skończeniu swoich obowiązków. Dotyczy to osób, które zostały zatrudnione na umowę o pracę. Forma i sposób prowadzenia takiej ewidencji powinien być ujęty w regulaminie w danym zakładzie pracy.
Czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa?
Prawo, a w szczególności przepisy Kodeksu pracy nie nakazują pracodawcy prowadzenia takiego dokumentu. Listy obecności w pracy nie są więc obowiązkowe, choć nie ulega wątpliwości, że bardzo przydatne.
Z drugiej strony w Kodeksie pracy (art. 1041. § 1.) istnieje zapis, który zobowiązuje pracodawcę do określenia w regulaminie praw i obowiązków pracowników dotyczących porządku w miejscu pracy. Na szczególną uwagę zasługuje pkt 9 powyższego artykułu, który brzmi:
„9) przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.”
W praktyce oznacza to, że pracodawca ma obowiązek sprawdzana, kiedy pracownicy zaczynają i kończą pracę. Dopuszcza się tu różne rozwiązania:
w formie papierowej listy obecności pracowników;
w formie elektronicznej jako logowanie do systemu informatycznego, odbicie karty magnetycznej, skanowanie kodu QR czy jako identyfikacja po odcisku palca lub twarzy;
jako potwierdzenie ustne.
Pracodawca powinien poinformować o wyborze sposobu, który będzie potwierdzeniem obecności pracownika osobę zatrudnioną w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.
Różne formy ewidencji czasu pracy – czy lista obecności to jedyna opcja?
Ewidencjonowanie czasu pracy w formie wydrukowanej listy obecności to nie jedyna metoda stosowana przez pracodawców. Istnieją jednak alternatywne formy, które mogą okazać się bardziej praktyczne, zwłaszcza w nowoczesnych miejscach pracy. Do takich form należą:
1) Systemy elektroniczne. Coraz więcej firm korzysta z elektronicznych systemów rejestracji czasu pracy, które automatycznie zapisują godziny wejścia i wyjścia pracowników. Takie systemy mogą być zintegrowane z bramkami wejściowymi, kartami magnetycznymi lub aplikacjami mobilnymi.
2) Aplikacje do ewidencji czasu pracy. W przypadku pracy zdalnej czy hybrydowej, aplikacje do monitorowania czasu pracy mogą być idealnym rozwiązaniem. Pracownicy logują się do systemu, a aplikacja śledzi, ile czasu spędzają na poszczególnych zadaniach.
Wybór odpowiedniej formy ewidencji zależy od specyfiki firmy oraz rodzaju wykonywanej pracy.
Jak wygląda lista obecności w pracy?
Listy obecności w pracy tworzone są dla ułatwienia organizacji. Korzysta z niej pracodawca, a w większych firmach również dział kadr. Jest to prosty dokument ograniczający się do podstawowych danych. Na liście obecności należy wpisać tylko te wymagane parametry, ponieważ przy podaniu zbyt szczegółowych informacji (np. przyczyny nieobecności), można złamać przepisy dotyczące RODO.
Co powinna zawierać lista obecności?
Choć listy obecności w pracy nie są regulowane prawnie, standardowa lista obecności w pracy obejmuje zwykle zawsze te same informacje. Są one istotne z punktu widzenia zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Podstawowy wzór listy obecności powinien zawierać:
1) Dane pracownika (imię i nazwisko), którego dotyczy lista obecności. Jest to niezbędne do identyfikacji osoby, która danego dnia była w pracy.
2) Zakres czasowy, w którym prowadzona jest lista obecności pracowników.
3) Wyszczególnione dni wraz z miejscem w rubrykach, aby wpisać godzinę rozpoczęcia pracy i jej zakończenia oraz umieścić podpis pracownika. Warto uwzględnić również przerwy, które są zgodne z przepisami kodeksu pracy.
4) Dane kierownika lub osoby decydującej (imię i nazwisko), której podlegają pracownicy.
5) Podpis kierownika lub osoby decydującej, która potwierdza stan rzeczywisty złożonych deklaracji.
W liście obecności pracowników powinno się również zaznaczyć dni nieobecności, jednak bez dokładnego podawania przyczyny. Listy obecności w różnych firmach mogą się od siebie różnić, jednak mają ten sam cel, którym jest kontrola nad czasem pracy.
Powyższe dane są istotne z punktu widzenia kontroli prawidłowego przestrzegania norm pracy oraz rozliczeń z wynagrodzenia.
Lista obecności i jej przechowywanie
Choć z prawnego punktu widzenia nie ma obowiązku, by nawet prowadzić listę obecności, warto jak każdą dokumentację pracownika przechowywać przez określony czas. Dokument ten powinien być umieszczony w biurze działu kadr, gdzie nie będą mieć do niego dostępu osoby nieuprawnione. Zaleca się, by lista obecności w pracy była przechowywana przez okres przynajmniej 3 lat, ponieważ według prawa po tym czasie przedawniają się roszczenia wynikające ze stosunku pracy.
Lista obecności w pracy a ewidencjonowanie czasu pracy
Lista obecności pracownika jest często mylona z ewidencją czasu pracy. W rzeczywistości to jednak dwie różne kwestie. Różnią się choćby pod względem regulacji prawnych – Kodeks pracy nic nie mówi o liście obecności pracownika, z kolei są przepisy, które dokładnie opisują prowadzenie ewidencji czasu pracy.
Czym różni się lista obecności od ewidencji czasu pracy?
Powyżej wyjaśniliśmy, że lista obecności pracownika to potwierdzenie rozpoczęcia i zakończenia pracy, w której wpisywane są dane pracownika, kierownika oraz daty i godziny. Ewidencję czasu pracy, której obowiązek prowadzenia wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy, omówiono w poniższy sposób:
„Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.”
Dokładne informacje o ewidencji ujęto w paragrafie 6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Ewidencja czasu pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy, którego wymaga Kodeks pracy. Od tej reguły oczywiście są wyjątki np. praca w porze nocnej, zadaniowy czas pracy czy ryczałt za nadgodziny. Listę obecności pracownika można z kolei prowadzić opcjonalnie, jako jedno z kilku rozwiązań potwierdzenia przybycia pracownika do zakładu pracy.
Kolejną różnicą pomiędzy tymi dwoma dokumentami jest ilość zawartych w nich informacji. Lista, której zadaniem jest potwierdzanie obecności w pracy, obejmuje podstawowe dane, czyli imię i nazwisko pracownika oraz kierownika, godziny pracy, a także miejsce na podpisy. Ewidencja czasu pracy jest bardziej rozbudowana. Można w niej znaleźć zwolnienia lekarskie, informacje o godzinach nadliczbowych, urlopach czy wnioski pracownika.
W przypadku, gdy pracodawca nie zdecyduje się, aby prowadzić listę obecności, musi po prostu wybrać inny sposób sprawdzania godzin pracy swoich pracowników. Sytuacja wygląda znacznie gorzej, gdy w firmie nie ma ewidencji czasu pracy. Wtedy pracodawcy grozi kara grzywny, która może wynieść nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych.
Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_11518771_karta-czasu.html
Skutki braku prowadzenia listy obecności – czy grożą kary?
Brak odpowiedniej ewidencji czasu pracy, w tym listy obecności, może nieść za sobą konsekwencje zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Pracodawcy, którzy nie prowadzą prawidłowej ewidencji, mogą spotkać się z następującymi skutkami:
1) Kontrole Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). PIP może nałożyć kary na pracodawców, którzy nie prowadzą dokumentacji związanej z czasem pracy, co może obejmować również brak listy obecności.
2) Problemy z rozliczeniem wynagrodzenia. Bez odpowiedniej ewidencji pracodawca może mieć trudności z rozliczeniem czasu pracy, co może prowadzić do konfliktów na tle wynagrodzenia.
3) Konsekwencje prawne. W skrajnych przypadkach brak ewidencji czasu pracy może prowadzić do sporów sądowych między pracownikiem a pracodawcą, np. w przypadku nadgodzin.
Prawidłowa ewidencja czasu pracy, w tym lista obecności, nie tylko pomaga uniknąć kłopotów, ale również jest dowodem na zgodne z prawem prowadzenie działalności pracodawcy.
Co grozi pracownikowi za brak wpisu na liście obecności?
Jeśli pracownik nie dopełni obowiązku przestrzegania przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności pracownika w pracy, czy usprawiedliwiania nieobecności, zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy, grożą mu kary porządkowe. Pracodawca może zastosować karę upomnienia lub karę nagany.
Lista obecności w pracy – czy warto?
Choć nie ma regulacji dotyczących list obecności pracowników, dla pracodawcy, który i tak musi jakoś poradzić sobie z kontrolą godzin pracy, jest to dobre rozwiązanie. Co przemawia za wprowadzeniem takiego dokumentu?
1) Aby korzystać z listy obecności nie trzeba większych formalności – zasady dotyczące tego dokumentu wystarczy zawrzeć w obowiązującym w firmie regulaminie pracy.
2) Generowanie listy obecności oraz samo jej wypełnianie jest proste i zajmuje mało czasu.
3) Stosowanie list obecności usprawnia pracę działu kadr, a w małych firmach również samego pracodawcy.
Prowadzenie listy obecności wydaje się mało istotną czynnością, jednak biorąc pod uwagę, że proces ten może usprawnić działanie całej firmy i rozliczenia pracowników, jednocześnie przynosi wiele korzyści.
Źródło zdjęcia głównego: https://pl.123rf.com/photo_69570929_bilans-o%C5%82%C3%B3wek-rachunkowo%C5%9B%C4%87-koncepcja-konta-widok-z-g%C3%B3ry-powy%C5%BCej-widoku.html
