Faktura ujmująca w swych ramach koszy sprzedawanego towaru czy wykonania usługi, stanowi jeden z podstawowych elementów rozliczeń między przedsiębiorcami obligowanymi do uiszczania podatku VAT. Refaktura jednak nie jest aż tak popularnym pojęciem – co się za nim kryje?

refaktura-co-to

Czym jest refaktura i kiedy można ją wystawić? O czym trzeba pamiętać w trakcie jej wystawiania? Jaką stawkę podatku VAT trzeba naliczyć? Czy można naliczyć marżę? W jaki sposób rozliczyć pozostałe należności w jej przypadku? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w poniższym materiale.

Refaktura – co to jest?

Termin „refaktura” de facto nie jest w żadnej mierze usankcjonowany prawnie (vide: nie pojawia się w przepisach ustawy o VAT czy pokrewnych kodeksach), jednak stanowi popularną wśród przedsiębiorców metodę optymalizacji ponoszonych kosztów i systematyzowania rzeczywistych relacji finansowych pomiędzy podmiotami.

W najprostszych słowach, refaktura to zwyczajna faktura, tworzona celem odsprzedaży usługi wcześniej nabytej osobie trzeciej – chodzi o przeniesienie kosztów na podmiot, będący faktycznym odbiorcą usługi. To legalna praktyka, choć organy podatkowe nie wyrobiły jeszcze spójnej interpretacji co do kwestii refakturowania kosztów. Wobec tego, jeżeli mamy wątpliwości czy możemy postarać się o refakturowanie danej usługi, warto postarać się o otrzymanie od Urzędu Skarbowego interpretacji indywidualnej.

Refakturowanie usług – kiedy można wystawić refakturę?

Podobnie jak przy wystawianiu zwykłych faktur, tak samo w przypadku refakturowania, tego rodzaju udokumentowanie wykonania usługi może być dokonane wyłącznie przez przedsiębiorcę zobligowanego do opłacenia podatku VAT (czyli być czynnym podatnikiem VAT).

Co do zasady, refakturowanie dotyczy usług, a nie towarów w sensie bezpośrednim. To niewielka różnica, choć warto o niej pamiętać. Do najczęstszych usług wśród których opisywana praktyka jest szczególnie popularna, zaliczyć można usługi pocztowe, transportowe, szkoleniowe, kwestie związane z kosztami wynajmu, czy – często właśnie w tym kontekście – kosztami dotyczącymi opłat za media (energię elektryczną, gaz, wodę czy wywóz odpadów).

Jak mieliśmy okazję już wyżej wspomnieć, warto postarać się o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. Organy podatkowe są niezwykle wyczulone na kwestie dotyczące podatku VAT i często nie posiadają zgodnej interpretacji przepisów – jeśli Twoja refaktura miałaby zostać uznana za odrębne świadczenie usług, to mógłbyś narazić się na szereg nieprzyjemności prawnej natury.

Wystawienie refaktury – krok po kroku

Wystawienie refaktury musi być poprzedzone wystawieniem zwykłej faktury. Suma refakturowanych towarów lub usług, podobnie jak stawka podatku VAT, muszą być dokładnie takie same jak na fakturze pierwotnej.

Pozostałe elementy refaktury są niemalże tożsame z fakturą. Niemniej, przedsiębiorcy często błędnie nadają rzeczonemu dokumentowi nazwę „refaktura” – jest to błąd, ponieważ pojęcie refaktury nie posiada prawnej definicji. Właściwą nazwą będzie zatem po prostu „faktura”, zupełnie tak, jak gdybyśmy wystawiali zwykłą fakturę.

Niezbędne elementy refaktury

O jakich elementach nie wolno zapomnieć w trakcie komponowania refaktury? Będą one następujące:

  • Numer bazowej faktury i oznaczenie nabywcy towarów,

  • Daty wystawienia faktury i sprzedaży oraz datę otrzymania zapłaty,

  • Termin zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,

  • Nazwa towaru lub usługi,

  • Zakres wykonanych usług lub ilość/miarę sprzedanych towarów (obie wartości jeśli dotyczy),

  • Stawka podatku VAT (procentowa) i nominalna wartość podatku VAT,

  • Suma wartości sprzedaży netto,

  • Kwota należna.

W jaki sposób oznaczyć strony na fakturze? Najistotniejszy będzie NIP nabywcy i sprzedawcy, a wraz z nim nazwy firm oraz adresy pod jakimi prowadzą działalność gospodarczą.

O czym należy pamiętać w przypadku refakturowania?

Podstawową kwestią dla wystawienia refaktury jest konieczność sporządzenia jej w odniesieniu do faktury już utworzonej. Jak już wspominaliśmy wyżej, wartość usługi lub towaru musi odpowiadać wartości określonej na fakturze pierwotnej, co zasadniczo neguje możliwość narzucenia marży w przypadku refakturowania.

Ponadto, refakturowanie jest możliwe wyłącznie w sytuacji, w której przedsiębiorca nie korzysta z usług czy towarów stanowiących przedmiot faktury (ewentualnie korzysta z nich częściowo). Co więcej, należy dysponować stosowną umową z przedsiębiorcą, która implikuje możliwość wystawienia rzeczonej refaktury.

Refakturowanie a obowiązek podatkowy

Jeśli chodzi o PIT, to podobnie jak w przypadku innych form rozliczeń, obowiązek podatkowy powstaje wraz z chwilą uzyskania przychodu. Za dzień powstania obowiązku podatkowego, zgodnie z zapisami ustawy o PIT, uznaje się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi (albo częściowego wykonania usługi), tożsamy z dniem wystawienia faktury dokumentującej ten fakt lub uregulowania należności.

Podatek VAT nie jest natomiast rzeczą tak banalną, jak określenie zobowiązań na gruncie podatku dochodowego. Choć przyjęło się, że powstaje on na zasadach ogólnych, to ponownie warto zadbać albo o indywidualną interpretację urzędnika (lub skorzystać z usług dobrego biura księgowego), aby uniknąć wszelkich nieprzyjemności.