We wrześniu 2024 r. weszła w życie ustawa o ochronie sygnalistów. Wraz z początkiem 2025 r. Twój pracodawca powinien dokonać ponownego przeliczenia etatów i – jeżeli jeszcze tego nie zrobił – wdrożyć wewnątrz organizacji pełną procedurę dokonywania zgłoszeń.

Czy wiesz, co to dla Ciebie oznacza? Czy znasz przysługujące Ci prawa?

Kto może zostać sygnalistą?

Każda osoba (fizyczna), która dowiedziała się o naruszeniu prawa w związku z pracą. Jeżeli więc jesteś pracownikiem, byłym pracownikiem, praktykantem, stażystą, wolontariuszem, dostawcą, czy też po prostu kandydatem, który w danej firmie uczestniczył w rozmowie rekrutacyjnej i dokonasz zgłoszenia, to stajesz się sygnalistą. Z GoWhistle zrobisz to w dogodnym dla siebie miejscu, bez konieczności wychodzenia z domu i szukania kontaktu z organizacją.

Ustawa przyznaje ochronę na tych samych zasadach również temu, kto pomoże Ci w dokonaniu zgłoszenia, jak również Twoim najbliższym osobom.

Co możesz zgłosić?

Naruszenie prawa w postaci zarówno działania, jak i zaniechania, które nie tylko już wystąpiło, ale może nastąpić (i masz co do tego uzasadnione podejrzenie), a nawet próbę ukrycia łamania przepisów.

Zgłoszenie powinno dotyczyć kwestii związanej z np. ochroną środowiska, zdrowiem publicznym, ochroną prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwem sieci czy korupcją.

Twój pracodawca może również dobrowolnie rozszerzyć katalog obszarów o te związane z wewnętrznie obowiązującymi regulacjami czy standardami etyki. W GoWhistle możliwość dokonywania zgłoszeń łamania zasad etyki jest domyślna – dokonując zawiadomienia za pośrednictwem naszej aplikacji masz pewność, że taka sprawa nie zostanie zignorowana.

Jaką ochronę gwarantuje Ci ustawa?

Wobec osoby sygnalizującej naruszenie nie mogą być stosowane jakiekolwiek działania odwetowe, a nawet próby czy groźby takiego działania.

Przykładem może być mobbing, obniżenie wynagrodzenia za pracę, wypowiedzenie umowy, pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniu czy naruszenie dóbr osobistych.

Jeżeli doznasz działań odwetowych, to masz prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia.

Poza tym, sam proces zgłaszania informacji powinien gwarantować Ci bezpieczeństwo i wysoki stopień poufności. Do danych ujętych w zawiadomieniu może mieć dostęp jedynie wybrana przez firmę osoba/jednostka, posiadająca stosowne upoważnienie. Dokonując zawiadomienia za pośrednictwem GoWhistle, wgląd do przesłanej przez Ciebie informacji ma jedynie jedna upoważniona osoba – Compliance Officer.

Czy możesz zachować anonimowość?

W świetle prawa firma może wybrać, czy zechce rozpatrywać zgłoszenia bezimienne, czy też będzie pozostawiać je bez odpowiedzi. Nie musisz więc podpisywać się pod zgłoszeniem, jednak musisz mieć na uwadze, że Twoje zgłoszenie może nie zostać rozpatrzone, jeśli organizacja nie zobowiązała się do analizowania niepodpisanych komunikatów.

Złożenie zawiadomienia za pośrednictwem GoWhistle gwarantuje anonimowość każdej osobie bez wyjątku – nie musisz podawać swoich danych, a przy tym obawiać się, że przesłana wiadomość zostanie zignorowana.

Zgłoszenia anonimowe mają taką samą wagę, jak te imienne. Ochrona Twojej tożsamości jest priorytetem i to niezależnie, czy chcesz dodać własne nazwisko, czy też przekazać informacje anonimowo.

Kiedy dokładnie zyskujesz ochronę?

W momencie dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że robisz to w dobrej wierze, czyli masz uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacja, o której zawiadamiasz, jest prawdziwa i rzeczywiście narusza prawo.

„Nadanie” statusu sygnalisty nie zależy więc od niczyjego potwierdzenia, decyzji czy dokumentu. Korzystając z rozwiązania takiego jak GoWhistle ochronę zyskujesz w momencie przesłania zawiadomienia. 

Pamiętaj! Ochrona przysługuje Ci niezależnie od tego, czy w danej organizacji wdrożono odpowiednie procedury. Jeżeli Twój pracodawca nie dopełnił obowiązków formalnych, to wciąż ma obowiązek zapewnić Ci bezpieczeństwo.

Jaką karę może ponieść firma?

Za podjęcie działań odwetowych wobec Ciebie jako sygnalisty (i osób chronionych na tych samych zasadach) firma może zostać ukarana grzywną, karą ograniczenia wolności albo karą pozbawienia wolności do lat 2.

Również samo uniemożliwianie lub istotne utrudnianie dokonania zgłoszenia podlega karze grzywny, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do roku.

Czy Tobie grożą jakieś kary?

Tak, jednak tylko wówczas, jeżeli będziesz działać w złej wierze. Pamiętaj, że w chwili dokonywania zgłoszenia musisz mieć uzasadnione podejrzenie, że przekazywane przez Ciebie informacje rzeczywiście są naruszeniem prawa.

Fałszywe zawiadomienie podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Osoba, która poniesie szkodę z powodu Twojego świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji będzie miała prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych. 

Poza tym, pracodawca może zechcieć zakończyć z Tobą współpracę w przypadku fałszywego zgłoszenia z uwagi na utratę zaufania, obawę o lojalność i dalszą dbałość o dobro zakładu pracy.

Skąd możesz mieć pewność, że Twoje zgłoszenie przyniesie jakiś efekt?

Ustawa nakłada na firmę obowiązek nie tylko potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni, ale również podjęcia działania następczego w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa, które zgłosisz. Takim krokiem może być np. wniesienie oskarżenia czy wszczęcie kontroli, a informację o ostatecznych efektach musisz otrzymać w ciągu 3 miesięcy.

Dokonując zawiadomienia za pośrednictwem GoWhistle zapewnisz sobie spokój i kontrolę nad całym procesem, bo śledzenie jego przebiegu będzie mogło odbywać się w jednym konkretnym miejscu.

Czy bycie sygnalistą się opłaca?

Zdecydowanie tak. Analizy wskazują, że to właśnie pracownicy są pierwszym i najbardziej skutecznym ogniwem w procesie wykrywania naruszeń w obszarze dobra publicznego.

Zgłaszanie nieprawidłowości pojawiających się w firmie, w której pracujesz, może przynieść pozytywne zmiany nie tylko dla Ciebie i innych pracowników, ale też dla całego szeroko pojętego interesu publicznego. Twoje działania mają szansę wywrzeć efekt zarówno lokalnie, jak i globalnie – wpłyniesz na poprawę warunków pracy nie tylko w danej organizacji, ale na całym rynku pracy. Od Ciebie mogą zacząć się lub utrwalić naprawdę wielkie zmiany.

Sygnalizowanie naruszeń da Ci również osobiste korzyści – poczucie działania w duchu sprawiedliwości i słuszności. To okazanie sporej odwagi i spełnienie obowiązku obywatelskiego.

O komentarz do omawianych regulacji z zakresu ochrony sygnalistów poprosiliśmy radcę prawnego, panią Monikę Stasiak-Magrytę, reprezentującą kancelarię Jaroch-Konwent Pakos Kancelaria Radców Prawnych sp.k..

Rola sygnalistów w każdej organizacji jest niezwykle istotna. W każdej firmie bowiem może dojść do nieprawidłowości, które szkodzą lub zagrażają nie tylko interesowi tej organizacji, ale również interesowi publicznemu. Osoby, które wykonują pracę dla danej organizacji, ale nie tylko oni, bowiem także Ci, którzy rekrutują do tej organizacji, a także Ci, którzy już zakończyli współpracę z tą organizacją, często jako pierwsi dostrzegają nieprawidłowości, i jako pierwsi mogą przekazać takie informacje osobom kompetentnym do przeprowadzenia działań wyjaśniających lub naprawczych.

Z doświadczenia naszej kancelarii wynika, że często pracownicy zastanawiają się czy mogą dokonać zgłoszenia tylko takich nieprawidłowości, które już nastąpiły. Otóż, nie tylko. Informacja o naruszeniu to także informacja o podejrzeniu powstania takiego naruszenia lub podejrzeniu, że do takiego naruszenia może dojść.

Pracownicy powinni jednak pamiętać, że zgłoszenie oparte na nieprawdziwych informacjach, plotkach, nieznajdujące potwierdzenia w prawdziwych zdarzeniach, dokonane w złej wierze nie będzie skutkowało tym, że zgłaszający uzyska ochronę przewidzianą w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928).

Pracownicy powinni pamiętać, że aby skorzystać z ochrony jako sygnalista, muszą mieć bowiem uzasadnione podstawy do stwierdzenia, że doszło/może dojść do naruszenia. Jest to przesłanka niezbędna dla objęcia ochroną. Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) odnosi się wyłącznie do osób działających w dobrej wierze.

Osoby dokonujące zgłoszenia w złej wierze, oparte na fałszywych informacjach czy wprowadzające w błąd, nie będą podlegały ochronie ustawowej. Inaczej jest w przypadku gdy sam sygnalista pozostaje w nieświadomym błędzie co do nieistniejącego naruszenia. W takim przypadku, tj. kiedy nieświadomie, na podstawie niedokładnych informacji czy niezamierzonego błędu sygnalista dokonuje zgłoszenia naruszenia, osoba zgłaszająca również jest uznawana za sygnalistę w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928).

Pracownicy często zastanawiają się, czy w przypadku gdy pracodawca rozszerzy katalog obszarów o te związane z regulacjami wewnętrznymi czy zasadami etycznymi obowiązującymi w organizacji, np. w zakresie prawa pracy, to czy będzie mógł dokonać zgłoszenia zewnętrznego tj. do Rzecznika Praw Obywatelskich czy organu publicznego? Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928), przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych i ujawnienia publicznego nie mają wówczas zastosowania. Oznacza to, że status sygnalisty pracownik uzyska tylko wówczas gdy takiego zgłoszenia dokona wewnątrz organizacji. Oczywiście może o tym powiadomić także Rzecznika Praw Obywatelskich czy organ publiczny, a nawet dokonać ujawnienia publicznego, ale nie będzie wówczas korzystał z ochrony jakie daje ustawa z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928).

Jako kancelaria, zachęcamy do korzystania z zewnętrznej platformy do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, jaką jest np. GoWhistle. Platforma zapewnia szybki i bezpośredni dostęp do zgłoszenia dla każdego sygnalisty. Dzięki niej każda osoba zgłaszająca na bieżąco będzie mogła uzyskać informacje na temat swojego zgłoszenia, co wywrze pozytywny wpływ na świadomość pracowników w miejscu pracy oraz poczucie „zajęcia się” zgłoszoną sprawą, tym samym zwiększając zaufanie do pracodawcy.