Kilka słów o funkcji HRBP. To stanowisko, na które spływają oczekiwania absolutnie z każdej strony: pracowników, kierowników, dyrekcji, a przede wszystkim centrali. Centrali, która w praktyce nie zawsze widzi realia pracy sklepu – ciągłego chaosu, zmieniających się priorytetów, niejasnych wytycznych i natłoku informacji, z którym mierzą się osoby pracujące na sklepie, a nie uczestniczące w dziesiątkach spotkań i analizujące setki tabel. Tego, że pracownicy często nie wiedzą lub nie potrafią czegoś zrobić i pytają – co przy skali procesów i zmian jest całkowicie zrozumiałe. No poza tym kurczę, w naszych sklepach pracują prości ludzie, często starsi, dla których zamówienie karty multisport jest trudne, a co dopiero przeklikanie oceny w mydev czy all adeo - więc potrzebują pomocy.
HRBP obejmuje niemal cały obszar spraw kadrowych: uprawnienia, aneksy, BHP, badania (na szablonach i w systemach, które potrafią bardziej utrudnić niż ułatwić), archiwizację dokumentacji. Dalej: kary porządkowe, procesy zatrudniania i zwalniania, nadzór nad czasem pracy (w systemie, którego nie potrafią w pełni opanować ani pracownicy, ani kierownicy – a który dodatkowo się zmienia, więc wymaga kolejnych szkoleń), wnioski związane z czasem pracy, wypłaty, zamiany akcji, elementy płacowe. Ciągłe przypominanie kierownikom i pracownikom o dokumentach oraz ich prawidłowym podpisywaniu. Dodatkowo przekazywanie części dokumentacji do centrali.
Do tego czuwanie nad wskaźnikami i tabelami: rotacją, stabilizacją, onboardingami, EXI, absencjami, szkoleniami, celami w MyDev, zmieniającymi się etatami. Kontrola procesów i standardów w sklepie.
HRBP prowadzi szkolenia. Wspiera kierowników, pracowników i dyrektora. Zastępuje koleżanki i kolegów z HR podczas urlopów, L4 czy po ich odejściu – co samo w sobie pokazuje realną rotację i faktyczne EXI zespołów HR, choć rzadko jest to szerzej analizowane. W praktyce często przejmuje zadania BHP, dyrektora czy kierowników. Bo wszyscy lecimy na oparach i wszyscy czasami mamy wolne.
Pilnuje wykorzystania urlopów, tłumaczy sens zmian i procedur. Organizuje święta, integracje, mniejsze i większe wydarzenia. Zamawia posiłki na szkolenia, przygotowuje identyfikatory, szuka kluczy do szafek, zarządza budżetem socjalnym. Wyjaśnia kwestie prawa pracy i kieruje do właściwych źródeł wiedzy.
Do tego konkursy, comiesięczne spotkania sklepowe, spotkania HR regionu, komitety, narady sektorowe, rozmowy 1:1 z nowymi pracownikami, osobami w rozwoju i pozostałymi, procesy rozwojowe, DRZ, DBD, szkolenia regionalne, spotkania całego HR, rekrutacje, ogarnianie praktykantów. Rozwiązywanie problemów personalnych. Łącznie to około 60 godzin samych spotkań miesięcznie. Do tego czas poświęcony na odpowiadanie na pytania pracowników (także dotyczące procesów realizowanych centralnie, jak np. z-15 czy kwestie macierzyńskie). Kilkadziesiąt maili dziennie. Równolegle kalibracje, oceny okresowe, monitoring satysfakcji. Obecność na sklepie, rozmowy, budowanie relacji, dbanie o etykę i komunikację. Zarządzanie niekończącym się strumieniem komunikatów z różnych źródeł. Własny rozwój. Dyżury. Szkolenia dla dyżurnych. Kolejne Nexusy. I jeszcze potrzeba wykorzystania urlopu. A gdy pojawia się wdrażanie nowego stanowiska, np. OZE, czy nowego kierownika – zakres pracy rośnie jeszcze bardziej.
Na końcu jednak można usłyszeć, że „jest mało pracy” i że jeden HRBP może obsługiwać 2–3 sklepy. Trudno wskazać inne stanowisko w sklepie o tak szerokim zakresie odpowiedzialności. Jeśli akta zostaną przekazane dalej – kto będzie je wysyłał i sprawdzał ich kompletność? Sami kierownicy? No to DAP będzie miał pod górkę...
Zespół HRBP nie należy do najmniej obciążonych w firmie. EXI bywa wypełniane wysoko, aby nie obciążać przełożonych konsekwencjami niższych wyników. W razie potrzeby możliwe jest dokumentowanie każdego zadania wraz z czasem jego realizacji, by pokazać skalę obowiązków. W praktyce zakres tej roli często odpowiada kilku etatom, nie jednemu. Jeśli planowana jest jej przebudowa, warto najpierw zadać pytanie osobom, które wykonują ją na co dzień. Wielu doświadczonych HR z zewnątrz jest zaskoczonych, jak szeroki zakres obowiązków przypada jednej osobie w sklepie liczącym 100–200 pracowników.
Planując zmiany, warto oprzeć się na rzetelnej analizie rzeczywistości – faktach, a nie opiniach osób, które nie znają codziennej pracy w terenie. I penwie nie mają pojęcia, ile procesów w tym dziale tak naprawdę jest.
I mam świadomość, że ta rola koło HRBP nie stała. Ale te zadania magicznie nie znikną. A są ważne i potrzebne, co podkreśla i komitet, i pracownicy. Także może najpierw porządnie zweryfikujcie, co chcecie zrobić? Jest szereg innych stanowisk, które są w tej firmie niepotrzebne i są zbędnym kosztem, także w pionie HR.
