Grzech nr 1: Nie znasz swoich liczb
Tu trzeba zrozumieć coś bardzo ważnego: Twój księgowy nie poprowadzi za Ciebie biznesu. Większość księgowych prowadzi księgowość tylko po to i wyłącznie w taki sposób, by podobało się to Urzędowi Skarbowemu i byś nie miał problemów z kontrolami. Ale na podstawie tak prowadzonej księgowości ciężko podejmować jakiekolwiek decyzje, że już nie wspomnę o zrozumieniu rzeczywistej sytuacji finansowej firmy.
Zatem nie możesz zarządzania finansami firmy oddelegować na swojego księgowego czy biuro rachunkowe.
Bo zasady rachunkowości są tak skonstruowane, że bardzo łatwo może dojść do sytuacji, gdy masz na papierze piękne zyski... ale nie masz pieniędzy. Bo nie wszystko da się wrzucić w koszty... Bo kupiłeś coś dużego, za co już zapłaciłeś (i tych pieniędzy już nie masz), a będzie się to w papierach przez lata amortyzować po kawałku... Albo po prostu kontrahent nie zapłacił Ci faktury, a na papierze masz nie tylko zysk z tej faktury, ale i podatek do zapłacenia...
Każdy przedsiębiorca z choć kilkuletnim doświadczeniem zna ten ból rozbieżności między wynikami na papierze, a rzeczywistością... Ale niestety niewielu wyciąga z tego konkretny wniosek: trzeba prowadzić controlling i rachunkowość zarządczą we własnym zakresie. I generalnie nie licz z tym na księgowego (chyba, że masz naprawdę mądrego księgowego, który takie usługi oferuje).
A są rzeczy, które jeśli chodzi o finanse, po prostu musisz wiedzieć – absolutnie nie wystarczy patrzenie raz na jakiś czas na rachunek bankowy.
Mam tu na myśli szereg pytań takich jak:
1) Ile zarabiasz na poszczególnych produktach?
Nie zdziw się, jeśli nawet połowa Twoich produktów przynosi straty. I nie chodzi tu tylko o różnicę między zakupem a sprzedażą, ale o wszystkie koszty związane z "obsługą" danego produktu – magazynowanie, dostawy, czas pracy pracowników, którzy ten produkt sprzedają, etc.
Uwaga: są takie sytuacje, gdy warto do niektórych produktów świadomie dokładać, bo przyciągają klientów, którym można sprzedać inne produkty i na nich zarobić. Ale to już wyższy poziom biznesowej świadomości i marketingowego sprytu. I musi się to kalkulować w skali finansów całej firmy.
2) Ile zarabiasz na poszczególnych klientach?
Uwierz mi, na pewno masz takich klientów, z których mógłbyś zrezygnować i wyszłoby Ci to na dobre. Skąd to wiem? Bo widziałem to setki razy w różnych firmach. Naprawdę czasem lepiej odpuścić sobie klienta, nawet dużego, jeśli zarabiasz na nim mało, a jego obsługa pochłania mnóstwo energii i czasu... Pomyśl, ilu nowych klientów mógłbyś zdobyć i obsłużyć, gdybyś ten czas im poświęcił.
Warto policzyć szczerze, ile każdy klient przynosi, biorąc pod uwagę również koszt każdej godziny na niego poświęconej.
3) Jakie masz marże na produktach i jak daleko możesz się posunąć z rabatami?
Niby to też oczywiste, ale niewielu przedsiębiorców w ogóle zadaje sobie kluczowe pytanie: o ile musiałaby wzrosnąć sprzedaż, by rabat dawany klientowi w ogóle Ci się zwrócił...
Zobacz – załóżmy, że masz na produkcie marżę na poziomie 30% (upraszczając: kupujesz za 70, sprzedajesz za 100). Chcesz dać klientom 10% rabatu na ten asortyment, bo myślisz sobie, że odrobisz to na innych produktach? A o ile musi wzrosnąć łączna sprzedaż, by wyrównać wynik sprzed rabatu?
Jeśli pomyślałeś, że 10%, to popełniasz błąd, który wielu przedsiębiorców doprowadził do bankructwa. Bo jeśli chcesz odrobić to na innych produktach (bez dodatkowego rabatu) to musi urosnąć aż o 1/3, czyli 33,3%. A jeśli wprowadzisz stały rabat na wszystko na poziomie 10%, to musi urosnąć nawet o 50%, by w ogóle wyrównać poziom sprzed rabatu. A marna jest szansa, by 10% rabatu tak mocno sprzedaż podniosło.
4) Jakie są Twoje rzeczywiste koszty?
Policz, ile tak naprawdę kosztuje funkcjonowanie Twojej firmy. Łącznie z tym, czego przepisy nie pozwalają Ci wrzucić w koszty.
5) Jaki jest Twój próg rentowności?
Innymi słowy: ile musisz zrobić obrotu, by pokryć swoje koszty stałe. Albo mówiąc inaczej: jaką sprzedaż musisz zrobić, by przynajmniej wyjść na zero. Polecam liczyć to zarówno na poziomie sprzedaży, jak i wysokości kwotowej marży (różnicy między ceną sprzedaży, a ceną zakupu/produkcji).
Widzisz, złe zarządzanie pieniędzmi może pogrążyć nawet najbardziej obiecujący biznes. Na tym wykłada się większość początkujących przedsiębiorców (sam byłem tego przykładem kilkanaście lat temu), ale nawet doświadczeni przedsiębiorcy wpadają tutaj w mnóstwo pułapek. A podstawowe rozwiązanie brzmi: znaj swoje liczby!
Grzech nr 2: Zgrywasz milionera
Tak, wiem. Z tym milionerem to brzmi, jak przesada. Ale zachowanie wielu przedsiębiorców też można opisać słowem "przesada" :–)
