Podstawowe dane osobowe są dla pracodawcy niezbędne w procesie zatrudnienia. Aby je uzyskać, można zastosować kwestionariusz osobowy. Dotyczy on tylko wybranych informacji, ponieważ przepisy regulują możliwość ich uzyskania przez pracodawcę. Sprawdzamy, kiedy stosuje się kwestionariusz osobowy, co powinien zawierać oraz jaki jest wzór takiego dokumentu.

Kwestia przyjęcia kandydata do pracy, a nawet wykonującego swoje obowiązki pracownika nie kończy się na podpisaniu umowy. Równie ważne jest wypełnienie kwestionariusza osobowego, dzięki któremu pracodawca zyskuje dostęp do informacji niezbędnych, czyli imienia i nazwiska, czy adresu zamieszkania, ale również tych, które są potrzebne w przypadku zamiaru korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Czym jest kwestionariusz osobowy? Jakie ma rodzaje? Jak powinien być wypełniony kwestionariusz osobowy? Jakich danych osobowych pracownika nie może zawierać taki dokument?

Kwestionariusz osobowy – co to jest?

Kwestionariusz osobowy to dokument, dzięki któremu pracodawca otrzymuje dostęp do podstawowych danych osobowych pracownika lub kandydata ubiegającego się o przyjęcie do pracy. Podane w nim informacje są wymagane w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a także prowadzeniem akt pracowniczych.

Obecnie nie istnieją prawne regulacje, które narzucają sposób, w jaki pracodawca ma otrzymać informacje dotyczące kandydata lub pracownika. Kwestionariusz osobowy nie jest więc obowiązkowy, jednak jego wypełnienie ułatwia prowadzenie księgowości szczególnie w większej firmie.

Kwestionariusz osobowy a Kodeks pracy

Choć nie ma odgórnie narzuconego obowiązku wykorzystania kwestionariusza, na potrzebę przekazania odpowiednich danych osobowych wskazują zapisy Kodeksu pracy.

W art. 22 Kodeksu pracy wskazano, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Niezależnie od tego, czy pracodawca użyje kwestionariusza osobowego, czy wprowadzi dane do wewnętrznej bazy danych, musi on dokumentację oraz akta osobowe pracowników prowadzić i przechowywać zgodnie z założeniami art. 94 Kodeksu pracy (Podstawowe obowiązki pracodawcy).

Co zawiera kwestionariusz osobowy?

Jak wskazaliśmy wyżej, kwestionariusz osobowy zawiera podstawowe dane. Ze względu na obowiązujące przepisy pracodawca nie może bowiem żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie ani od pracownika informacji, które naruszają jego strefę intymną. Muszą to być dane, które są najistotniejsze pod względem prowadzonej księgowości, czy korzystania ze stosownych uprawnień pracowniczych.

Kwestionariusz osobowy a RODO

Jednym z ograniczeń, jakie nakłada na wygląd kwestionariusza osobowego, jest ogólne rozporządzenie o ochronie danych, czyli RODO. Wprowadza ono określone zasady, które dotyczą m.in. danych osobowych.

RODO zaczęło obowiązywać 25 maja 2018 roku, kiedy to weszło w życie Rozporządzenie 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE z dnia 27 kwietnia 2016 r.

Jakie zasady związane z danymi podawanymi przez kandydatów i pracowników wprowadza RODO? Otóż regulacje te umożliwiają pracodawcy żądanie przekazania informacji na temat adresu poczty elektronicznej oraz numeru telefonu.

Kwestią dyskusyjną jest fakt, że przez RODO pracodawca nie może żądać od kandydata lub pracownika podania adresu zamieszkania, choć może to być adres do korespondencji. Co ciekawe, w art. 22 Kodeksu pracy wskazano, że pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania dodatkowo danych osobowych, które dotyczą właśnie adresu zamieszkania.

Jakie są rodzaje kwestionariusza osobowego?

Z jednej strony kwestionariusz osobowy zawiera podstawowe dane osobowe, ale z drugiej może być użyty w różnej sytuacji. Dotyczy on zarówno osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak i obecnego pracownika. Choć wiele punktów w obu dokumentach może być wspólnych, zakres kwestii, które porusza dokument, nieco się różni. Warto więc przyjrzeć się konkretnym przypadkom.

1. Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

Osoba, która stara się o pracę może przekazać istotne informacje nie tylko przez CV, ale również przez kwestionariusz osobowy. Jak to powinno wyglądać? Mówi o tym art. 22(1) Kodeksu pracy, który dotyczy danych osobowych i brzmi następująco:

„§  1.  Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) datę urodzenia;

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

4) wykształcenie;

5) kwalifikacje zawodowe;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia”.

Pracodawca może żądać podania powyższych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

2. Kwestionariusz osobowy pracownika

Oprócz wyżej wymienionych danych osobowych, w przypadku pracownika również ma zastosowanie art. 22(1), gdzie w ust. §  3 wskazano, że pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

„1) adres zamieszkania;

2) numer PESEL;

3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych”.

W przypadku braku numeru PESEL, pracodawca może żądać podania rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość innych danych osobowych pracownika.

Może Cię zainteresować:

Jakich danych nie może zawierać kwestionariusz osobowy?

Zgodnie z przepisami, pracodawca może żądać informacji, które są niezbędne w kwestiach stosunku pracy. Istnieje również szereg ograniczeń. Pracodawca nie może żądać informacji w sprawach związanych z:

  • orientacją seksualną,

  • wyznaniem,

  • stanem zdrowia,

  • stanem cywilnym,

  • planami związanymi z zajściem w ciąże.

Pracodawca może z kolei mieć dostęp do danych biometrycznych, jednak tylko w przypadku, gdy dotyczą one stosunku pracy i pracownik wyraził na to zgodę za pomocą stosownego oświadczenia.

Obowiązki pracodawcy

Kodeks pracy nie tylko umożliwia dostęp pracodawcy do określonych danych, ale też jednocześnie zobowiązuje go do określonych działań. Biorąc pod uwagę informacje związane z pracownikiem, będzie to konieczność zaktualizowania danych osobowych oraz odpowiednie przechowywanie dokumentacji i akt pracowniczych.

Aktualizacja danych osobowych pracownika

Jeśli w trakcie zatrudnienia dane pracownika ulegną zmianie, powinien on niezwłocznie poinformować o tym fakcie swojego pracodawcę. Jeśli tego nie zrobi, czeka na niego szereg konsekwencji, takich jak:

  • brak przyznania świadczenia i uprawnień pracowniczych;

  • brak informacji o dochodach;

  • konsekwencje wynikające z nieprawidłowości danych względem organów podatkowych lub ubezpieczeniowych.

Obowiązek aktualizowania danych, który ujęto w przepisach, uprawnia pracodawcę do wypełnienia go również poprzez zobowiązanie wobec pracownika ujęte w formie polecenia lub stworzenia stosownej procedury aktualizacji danych przez zatrudnionych. Jeśli zatrudniony odmówi jego wykonania i realizowania aktualizacji informacji, łamie tym samym podstawowe obowiązki pracownicze. To w konsekwencji może skutkować nawet wypowiedzeniem umowy o pracę.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z zapisem art. 94, pracodawca ma również obowiązek względem nie tylko prowadzenia, ale i odpowiedniego przechowywania danych dotyczących pracownika. Powinien on:

„9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej”.

Przechowywanie kwestionariusza osobowego zależy od jego rodzaju:

1) W przypadku kandydata, taki dokument pracodawca powinien umieścić w aktach osobowych pracownika, które dotyczą części A. Są tam gromadzone oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie.

2) Kwestionariusz osobowy pracownika powinien trafić z kolei do akt w części B, czyli tam, gdzie przechowywane są oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Oprócz kwestionariusza znajdziemy tam m.in. umowę o pracę, potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy i otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia, czy dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego.

Kwestionariusz osobowy – wzór

Nie ma oficjalnie narzuconej formy kwestionariusza osobowego. Jest on jednak udostępniony przykładowo na stronie rządowej.

Taki kwestionariusz osobowy wystarczy wydrukować, własnoręcznie wypełnić i podpisać. Poniżej załączamy wzór kwestionariusza dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie i dla pracownika w formacie pdf.

Kwestionariusz osobowy kandydata – pobierz tutaj

Kwestionariusz-osobowy-kandydata

Kwestionariusz osobowy pracownika – pobierz tutaj

Kwestionariusz-osobowy-pracownika

Jakie dane są obowiązkowe w kwestionariuszu osobowym?

Kwestionariusz osobowy wymaga podania podstawowych danych osobowych, takich jak imię, nazwisko, data urodzenia oraz adres zamieszkania. W przypadku kandydatów na pracowników niezbędne jest również podanie informacji o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym oraz umiejętnościach. Dane te są chronione przepisami o ochronie danych osobowych, co zobowiązuje pracodawcę do ich odpowiedniego zabezpieczenia.

Jakie błędy najczęściej pojawiają się przy wypełnianiu kwestionariusza?

Najczęstsze błędy to niekompletne lub nieczytelne informacje oraz pominięcie kluczowych danych. Należy zwrócić uwagę na poprawność numeru PESEL oraz adresu zamieszkania. Warto również upewnić się, że wszystkie wymagane pola zostały wypełnione zgodnie z prawdą, ponieważ błędne dane mogą opóźnić proces rekrutacji lub wpłynąć na decyzję pracodawcy.

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_212757286_paper-sheet-with-checkboxes-and-pen-on-wooden-table-closeup-checklist.html

Oceń artykuł
0/5 (0)