Paragony fiskalne to stały element naszej codzienności, z którym spotykamy się przy okazji wszystkich zakupów w dowolnego rodzaju sklepach. Zwykle wracamy jednak uwagę wyłącznie na łączną wartość sprzedaży brutto, ewentualnie sprawdzając cenę poszczególnych produktów. Warto jednak wiedzieć, że że na wydruku z kasy fiskalnej znajduje się o wiele więcej informacji, które niekiedy trzeba nam będzie przyswoić.
Czym dokładnie jest numer paragonu fiskalnego? Gdzie możemy go znaleźć i jakie jest jego zastosowanie? Jakie inne informacje muszą znajdować się na paragonie fiskalnym? Jaka jest różnica między paragonem fiskalnym a fakturą VAT? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.
Paragon fiskalny – do czego jest potrzebny?
Paragon fiskalny to dokument, który sprzedawcy muszą wydawać przy transakcjach dokonywanych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Obowiązek ten wiąże się z koniecznością rejestrowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych. Dla klientów paragon pełni kluczowe role – kontrolną, informacyjną oraz ochronną. Dlatego tak ważne jest, aby paragon był czytelny, a wszystkie dane były uporządkowane zgodnie z wymogami prawnymi.
Funkcja ochronna paragonu jest szczególnie istotna w przypadku reklamacji produktów. To właśnie paragon stanowi dowód zakupu, który jest niezbędny do rozpatrzenia reklamacji przez sprzedawcę i umożliwia uzyskanie zwrotu pieniędzy lub wymianę towaru na nowy.
Numer paragonu fiskalnego – co to jest?
Numer paragonu fiskalnego to unikalny identyfikator każdego wydruku z kasy fiskalnej, który w sposób jednoznaczny identyfikuje paragon. Jest to element istotny zarówno dla przedsiębiorcy drukującego paragon, jak i dla nabywcy towaru.
Numer paragonu fiskalnego stanowi dla klienta podstawę dla ewentualnej reklamacji lub zwrotu towaru – to właśnie dzięki niemu możemy bezbłędnie zidentyfikować daną transakcję, a także ilość i rodzaj zakupionych towarów. Z punktu widzenia przedsiębiorcy z kolei, który jest obowiązany do rejestrowania wszelkich transakcji na kasie fiskalnej, numer paragonu jest niezbędny dla celów ewidencji sprzedaży.
Co ważne, zgodnie z obowiązującym prawem, paragon fiskalny do kwoty 100 euro (450 złotych brutto) który zawiera NIP nabywcy, stanowi obligatoryjny czynnik, na podstawie którego wystawić można fakturę uproszczoną. Wówczas za numer faktury na paragonie uznaje się właśnie numer paragonu.
Sprawdź też: Narodowy Bank Polski: więcej kart płatniczych niż Polaków
Gdzie znajduje się numer paragonu fiskalnego?
Miejsce w którym możemy znaleźć numer paragonu fiskalnego jest zależne od rodzaju kasy, a zatem również od każdego sprzedawcy. Najczęściej numer paragonu fiskalnego znajduje się w jednym z trzech miejsc:
nad napisem „PARAGON FISKALNY”, w jego prawym, górnym rogu, obok daty i godziny sprzedaży,
w dolnej części paragonu, przed numerem kasy i oznaczeniem kasjera,
w linii znajdującej się niemalże na samym dole paragonu, opisującej numer systemowy – jest to druga z pozycji oddzielonych ukośnikiem.
Zauważenie numeru paragonu fiskalnego nie powinno nikomu sprawić większych trudności, ponieważ nie da się go pomylić z żadnym innym oznaczeniem na paragonie, który zawiera cyfry (NIP nabywcy, oznaczenie kasjera czy inne elementy paragonu).
Niemniej, warto w tym miejscu podkreślić, że numer paragonu nie ma ściśle określonej ilości cyfr, z których musi się składać – może ich być od 6 do nawet 15. Co więcej, niektóre numery paragonów mogą zawierać również litery – zwykle na początku, lub na końcu numeru.
Co jeszcze musi znaleźć się na paragonie fiskalnym?
Paragon fiskalny to wbrew pozorom dość ważny dokument – przede wszystkim dla przedsiębiorcy, ale nie tylko – na którym oprócz numeru paragonu musi znaleźć się szereg istotnych informacji. I nie chodzi tu wyłącznie o sumę łącznej wartości sprzedaży brutto, którą sprawdzamy niemal natychmiast po odejściu od kasy, doszukując się ewentualnych nieprawidłowości, bacznie obserwując także każdą cenę jednostkową towaru.
Oczywiście, wygląda paragonów fiskalnych może się różnić w zależności od modelu kasy czy jej ustawień, jednak bez względu na ten fakt, każdorazowo będziemy w stanie wskazać szereg wymaganych prawem elementów paragonu. Są to następujące elementy:
1) Nazwa PARAGON FISKALNY umiejscowiona w widocznym miejscu, stanowiąca tytuł wydrukowanego dokumentu,
2) Dane identyfikacyjne sprzedawcy – imię i nazwisko lub nazwa przedsiębiorcy, jego NIP oraz adres siedziby,
3) Adres punktu sprzedaży – jeśli jest inny niż adres siedziby przedsiębiorcy,
4) Kolejny numer paragonu fiskalnego – nadawany automatycznie przez kasę fiskalną,
5) Data i godzina transakcji – z dokładnością do minuty,
6) Nazwa sprzedanego towaru lub wykonanej usługi, pozwalająca na ich bezproblemową identyfikację – jeśli dla danej transakcji jest ich więcej, wszystkie powinny zostać osobno wyszczególnione na paragonie,
7) Ilość zakupionego towaru (dla każdego z osobna) lub zakres wykonanych usług (w tym miejscu może znajdować się informacja o przyjęciu zaliczki lub częściowym wykonaniu danej usługi),
8) Cena jednostkowa brutto każdego ze sprzedawanych towarów czy usług,
9) Łączna wartość sprzedaży brutto,
10) Stawka podatku VAT,
11) Łączna kwota podatku VAT,
12) Informacja o sposobie zapłaty – (na przykład karta płatnicza czy gotówka),
13) Informacja o walucie w jakiej doszło do dokonania transakcji,
14) Numer kasy i oznaczeniem kasjera – w przypadku, w którym placówka posiada więcej niż jedno stanowisko kasowe,
15) Logo fiskalne i numer unikatowy kasy fiskalnej.
Przedsiębiorcy powinni również pamiętać o fakcie, że wystawienie paragonu nie jest zarezerwowane wyłącznie dla sprzedaży w punktach stacjonarnych – obowiązek ten ma każdy przedsiębiorca, bez względu na formę wykonywania usług czy sprzedaży towarów.
Paragon muszą więc wystawiać także sklepy internetowe, taksówkarze czy sprzedawcy prowadzący handel obnośny. Naturalnie, w niektórych przypadkach można liczyć na zwolnienie z tego obowiązku, jednak jest to już zupełnie osobna kwestia.
Nieobowiązkowe elementy na paragonie fiskalnym
Paragon fiskalny może zawierać także kilka elementów dodatkowych, których obecność nie jest wymagana przez prawo, a zależy od rozmaitych czynników zewnętrznych. Mogą one być związane z wolą kupującego (jeśli paragon fiskalny ma zostać uznany za fakturę uproszczoną), rodzajem działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorcę, czy po prostu z jego wewnętrznymi przekonaniami. Do elementów dodatkowych zaliczymy zatem takie, jak:
Nazwa nabywcy towaru, jego NIP oraz adres – jeżeli ma zostać wystawiona faktura uproszczona,
Informacja o naliczonych rabatach i innych zmianach ceny bazowej,
Informacje o otrzymanych rabatach, loteriach czy innych promocjach, które można wykorzystać przy okazji kolejnych zakupów,
Kod kreskowy nabywanego towaru,
Informacje o zastosowaniu ulg podatkowych – na przykład zwolnienia VAT (jeśli dotyczy),
Suma wartości netto sprzedaży.
Ponadto, na paragonie fiskalnym mogą zostać umieszczone dodatkowe informacje, które precyzują rodzaj i zakres wykonanych usług bądź zbytych towarów, co jest w pełni uzależnione od branży, z jaką mamy do czynienia. Kolejnym elementem paragonu umieszczonym poniżej niezbędnych informacji może być:
oznaczenie taksówki, którą odbyliśmy kurs,
rodzaj i ilość zatankowanego paliwa, wraz z oznaczeniem konkretnego dystrybutora,
rodzaj wykonanej usługi wraz z jej opisem (często spotykane w przypadku usług medycznych oraz budowlanych),
numer biletu i miejsca (na przykład w kinie czy w samolocie).
Różnie między paragonem fiskalnym a fakturą VAT
Paragon fiskalny może stanowić uproszczoną fakturę VAT (tutaj występuje numer faktury uproszczonej), o ile tylko spełniane są dodatkowe warunki – mianowicie, kwota transakcji nie może wynosić więcej niż 100 euro (450 złotych), zaś na paragonie musi widnieć NIP nabywcy towaru. Sam paragon fiskalny może także być podstawą dla wystawienia faktury zwykłej, o ile tylko na paragonie znajduje się wyżej wymieniony NIP kupującego – najczęściej jednak bezpośrednio wystawiana jest faktura VAT.
Trzeba pamiętać, że w przypadku paragonów fiskalnych będziemy mogli mówić o ich tożsamym z fakturami znaczeniu. Przeciwnie, faktura VAT i paragon fiskalny to w swej naturze dwie zupełnie różne rzeczy. Sam paragon fiskalny zawiera bowiem mniejszą ilość informacji aniżeli ta, która jest wymagana na fakturze VAT, nie stanowi podstawy dla odliczenia podatku VAT, a jego podstawową funkcją jest ewidencja sprzedaży towaru lub wykonania usługi – jest to ważna informacja zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla klienta.
Co więcej, paragon fiskalny może być wystawiony każdemu nabywcy towaru czy usługi, zaś faktura VAT wystawiana jest wyłącznie przedsiębiorcom przez innych przedsiębiorców. Może być wystawiona zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej i każdorazowo stanowić będzie podstawę dla odliczenia podatku VAT. Zawiera przy tym większą ilość danych, co ma związek z wymogami prawnymi dotyczącymi szczelności systemu podatkowego.
Co zrobić, jeśli numer paragonu fiskalnego jest nieczytelny lub paragon zaginął?
Numer paragonu fiskalnego pełni kluczową rolę w procesie reklamacji, zwrotu czy potwierdzania zakupu. Jeśli numer jest nieczytelny, warto odwołać się do innych dokumentów, takich jak wyciąg z karty płatniczej, który może zawierać identyfikator transakcji. W przypadku zagubienia paragonu, wiele sklepów akceptuje alternatywne dowody zakupu, np. potwierdzenia e-mailowe lub paragony cyfrowe. Co więcej, zgodnie z prawem, sprzedawcy mogą posiadać kopie paragonów fiskalnych w swojej ewidencji, co pozwala na ich odtworzenie.
Numer paragonu fiskalnego a faktura VAT – jak to działa?
Numer paragonu fiskalnego jest często podstawą do wystawienia faktury VAT na żądanie klienta. Jeśli chcesz uzyskać fakturę VAT, należy podać sprzedawcy numer paragonu oraz ewentualnie dodatkowe informacje, takie jak NIP nabywcy. Ważne jest, aby zgłoszenie potrzeby faktury nastąpiło w czasie zakupu lub w krótkim terminie po jego dokonaniu – w zależności od regulacji sklepu lub przepisów podatkowych. Sprzedawcy mogą odmówić wystawienia faktury, jeśli paragon nie zostanie okazany.
Jak sprawdzić autentyczność paragonu fiskalnego?
Nieuczciwe praktyki handlowe, takie jak wystawianie fałszywych paragonów, są coraz częściej spotykane. Aby upewnić się, że paragon jest autentyczny, należy zwrócić uwagę na kilka elementów: obecność logo fiskalnego, wyraźny numer paragonu fiskalnego oraz poprawne dane sprzedawcy. Dodatkowo, paragon powinien zawierać szczegóły zakupu, takie jak nazwa produktu, jego cena oraz naliczony podatek VAT. W razie wątpliwości autentyczność paragonu można potwierdzić, kontaktując się z urzędem skarbowym lub zgłaszając nieprawidłowości do odpowiednich organów.
Numer paragonu fiskalnego – co jeszcze trzeba o nim pamiętać?
Szczególnie przedsiębiorcy powinni pamiętać, że numer paragonu to niezmiernie istotny element całego wydruku, wobec czego powinien on być czytelny i trwały, aby mógł znaleźć swoje zastosowanie w praktyce. Co więcej, wszystkie paragony fiskalne – oczywiście z wyraźnie widocznym numerem paragonu – powinny być przez przedsiębiorcę przechowywane przez okres przynajmniej pięciu lat, licząc od końca roku podatkowego w którym dokonano zakupu.
Bardzo często pojawia się dość powszechna opinia, że brak paragonu uniemożliwi skuteczne reklamowanie towaru czy domaganie się zwrotu pieniędzy z określonego tytułu – to właśnie dlatego klienci sklepów powinni dbać o to, by paragony przechowywać przynajmniej do czasu zaakceptowania przez siebie danej transakcji.
Nie jest to jednak do końca prawda, bowiem zgodnie z obowiązującym prawem, brak paragonu może utrudniać reklamację – z przyczyn technicznych – ale przedsiębiorca z tego tytułu nie ma prawa odmówić nam reklamacji towaru czy zwrócenia pieniędzy, jeżeli taka konieczność występuje.
Jakie informacje można znaleźć na paragonie fiskalnym?
Paragon fiskalny zawiera wiele istotnych informacji, które mogą być przydatne zarówno dla konsumentów, jak i sprzedawców. Oprócz numeru paragonu, znajduje się na nim data zakupu, nazwa firmy, numer NIP sprzedawcy oraz lista zakupionych produktów wraz z ich cenami i podatkiem VAT. Dodatkowo, niektóre paragony zawierają informacje o gwarancji lub zwrotach, co jest szczególnie ważne w przypadku droższych zakupów.
Czy numer paragonu jest potrzebny do reklamacji?
Numer paragonu może być kluczowy w procesie reklamacyjnym, szczególnie jeśli chodzi o zwroty czy gwarancję. Wiele sklepów wymaga okazania paragonu z widocznym numerem jako dowodu zakupu. W przypadku zgubienia dokumentu, w niektórych przypadkach można poprosić sprzedawcę o wydanie duplikatu na podstawie numeru transakcji lub historii płatności kartą. Warto więc przechowywać paragony przez określony czas, zwłaszcza przy zakupach o większej wartości.
Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_50572657_wydrukowany-paragon-z-list%C4%85-towar%C3%B3w-ze-sklepu-na-stole.html
