Faktura VAT to jeden z podstawowych dokumentów nie tylko w polskiej gospodarce, ale i unijnej, czy nawet światowej. Wpływa na to powszechność podatku VAT na świecie, a także szereg umów i zobowiązań międzynarodowych utworzonych na jego kanwie. Konstrukcja podatku VAT jest przy tym dla przedsiębiorców dość wygodna, wobec czego faktura VAT pozwala im na uproszczenie wielu procesów księgowych i uzyskanie cennych zwrotów z podatku – choć oczywiście, jak każde obciążenie fiskalne, jest przez nich niemile widziane.
Czym dokładnie jest faktura VAT i kto może ją wystawić? Kiedy wystawia się faktury VAT i w jakim celu? Jakie informacje powinna zawierać faktura VAT? Jakie rodzaje faktur VAT wyróżniamy i czym jest refakturowanie? Czy faktura proforma to faktura VAT? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.
Faktura VAT – co to jest?
Faktura VAT to dokument potwierdzający dokonanie transakcji sprzedaży i zakupu pomiędzy dwoma uczestnikami rynku. Jej przedmiotem mogą być zarówno towary, jak i usługi, przy czym do wystawienia faktury VAT upoważnieni są wyłącznie czynni podatnicy VAT. Co do zasady, wystawienie faktury VAT stanowi obowiązek przedsiębiorcy.
Faktura VAT jest dokumentem niezbędnym zarówno dla rozliczeń wewnętrznych, jak i dla sprawozdań finansowych składanych w obliczu Urzędu Skarbowego. Stanowi ona również podstawę do odliczenia VAT, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą sporo zaoszczędzić. Faktury VAT każdorazowo sporządza się w dwóch egzemplarzach.
Należy pamiętać, że struktura faktur VAT jest dość ściśle regulowana przez prawo (Ustawa o VAT) i musi zawierać szereg określonych informacji pod rygorem jej nieważności. Przykładowy wzór faktury VAT możesz znaleźć w internecie, jednak jeśli chodzi o niezbędne informacje na jej temat, to przeczytasz je w dalszej części niniejszego artykułu.
Faktury VAT a faktury elektroniczne
Faktura VAT zwykle wystawiana jest w formie papierowej, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron transakcji. Niemniej, prawo polskie i unijne dopuszcza również wystawianie elektronicznych faktur VAT. Z formalnego punktu widzenia musi ona zawierać dokładnie te same informacje co faktura tradycyjna.
Może być sporządzona w dowolnym formacie – do najczęściej spotykanych zaliczać będziemy format PDF, DOC lub XML. Elektroniczna faktura VAT może zostać wystawiona także jako skan dokumentu papierowego, o ile rzeczony nie został wcześniej wprowadzony do obiegu. Naturę elektronicznych faktur VAT rozumianych jako „obraz” faktury reguluje art. 2. 32. Ustawy o VAT.
Elektroniczną fakturę VAT można przesłać do jej nabywcy za pomocą maila (co stanowi najczęstszy ze sposobów), za pośrednictwem rozmaitych platform elektronicznych dedykowanych dla tego celu, lub poprzez system EDI (Electronic Data Interchange), pozwalający na automatyczne księgowanie faktur VAT w ramach odrębnych systemów księgowych. Należy przy tym pamiętać, że przesłanie faktury elektronicznej zamiast faktury tradycyjnej wymaga zgody nabywcy.
Elektroniczna faktura VAT a KSeF
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowe narzędzie mające ułatwiać wymianę faktur w formie elektronicznej pomiędzy upoważnionymi podmiotami. Dotychczas nie było obowiązkowe, jednak wkrótce może się to zmienić. Zgodnie z obowiązującą literą prawa, już od 1 lipca 2024 roku obowiązkowe korzystanie z KSeF dosięgnie czynnych podatników VAT, zaś wraz z dniem 1 stycznia 2025 roku będzie obowiązkowy również dla podatników zwolnionych z VAT przedmiotowo i podmiotowo (w zakresie wystawiania faktur).
Kiedy wystawia się fakturę VAT?
Termin wystawienia faktury VAT również jest ściśle regulowany przepisami Ustawy o VAT. Zgodnie z obowiązującą literą prawa, faktura VAT powinna być wystawiona najpóźniej do piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub usługi. Faktury VAT mogą być wystawione także przed dokonaniem dostawy towaru lub usługi, jednak nie wcześniej, niż na 30 dni przed otrzymaniem części lub całości zapłaty. Rzeczony czas dotyczy również faktur zaliczkowych.
Faktura VAT może zostać wystawiona przed przedsiębiorcę nie tylko na rzecz innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, ale również na rzecz osoby fizycznej, jeżeli ta przedstawia takie żądanie. Wówczas czas na wystawienie faktury jest taki sam, jak w przypadku okoliczności wyżej przedstawionych, z zastrzeżeniem, że osoba fizyczna musi zgłosić swoje żądanie do końca miesiąca, w którym nastąpiła transakcja. Jeśli zrobi to później, to przedsiębiorca będzie miał 15 dni na dostarczenie dokumentu.
Czas na zgłoszenie się po fakturę VAT w przypadku osoby fizycznej wynosi 3 miesiące – po upływie tego terminu przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawienia faktury VAT żądającemu, choć ma ku temu prawo.
Czym jest refakturowanie i o czym trzeba w tej materii pamiętać?
Osoby wystawiające faktury VAT powinny zapoznać się z pojęciem refakturowania, co stanowi specyficzny rodzaj wystawienia faktury VAT. Zgodnie ze swą definicją, refakturowanie to przeniesienie kosztów zakupu na inny podmiot, na rzecz którego działa nabywca towarów lub usług. W tej sytuacji przedsiębiorca refakturujący stawia się w roli pośrednika pomiędzy dwoma innymi przedsiębiorcami.
Nie istnieją przepisy prawne dotyczące szczegółów refakturowania, jednak wynikają one bezpośrednio z orzecznictwa sądów i urzędów. Przy refakturowaniu kosztów należy pamiętać przede wszystkim o dwóch pryncypiach. Pierwszym z nich jest brak możliwości nałożenia marży przez przedsiębiorcę pośredniczącego, ponieważ kwota z pierwotnej faktury i z refaktury musi być taka sama.
Drugą kwestią jest stawka podatku określona na fakturze. W wielu przypadkach może ona zależeć od umowy pomiędzy stronami refakturowania, wobec czego niezbędne jest jak najskrupulatniejsze określenie szczegółów i przedmiotu współpracy, tym bardziej, że w przypadku rozliczeń z Urzędem Skarbowym to właśnie taka umowa może stanowić niezbędną podstawę. Jej brak może być rezultatem niekorzystnego rozliczenia dla jednej lub obu stron.
Czym jest samofakturowanie?
Samofakturowanie to jeden z analogicznych do refakturowania mechanizmów, w myśl którego przedsiębiorca stanowiący nabywcę towaru lub usługi, wystawia fakturę sam dla siebie w imieniu sprzedawcy. Z samofakturowania może korzystać przedsiębiorca, który nie tylko jest czynnym podatnikiem VAT, ale jednocześnie zawarł umowę ze sprzedawcą, która określa zasady zatwierdzania przez niego tak wystawionych faktur.
Przy okazji samofakturowania należy pamiętać, że wystawiona w ten sposób faktura jest prawnie wiążąca dopiero w momencie podpisania jej przez sprzedawcę. Co ważne, przepisy nie narzucają ani zakresu sposobów zatwierdzania faktur przez sprzedawcę, ani nie wymagają jego podpisu w formie fizycznej. W teorii zatem, w umowie pomiędzy sprzedawcą a przedsiębiorcą może znaleźć się zapis, na mocy którego stwierdza się, że brak sprzeciwu sprzedawcy w danym okresie jest tożsamy z zatwierdzeniem przez niego kształtu i postanowień danej faktury.
Kto może wystawić fakturę VAT i kiedy jest to obowiązkowe?
Wystawianie faktury VAT to przywilej zarezerwowany wyłącznie dla przedsiębiorców, którzy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT. Takie podmioty mają obowiązek wystawiania faktur VAT wobec wszystkich innych osób prowadzących działalność gospodarczą, a także wobec osób fizycznych – ale w tym przypadku obowiązek ten zachodzi tylko na ich żądanie.
Osoby które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie mają prawa do wystawiania faktur VAT, nawet w sytuacji, w której zgodnie z prawem świadczą swoje usługi na podstawie umowy o dzieło lub umowy zlecenie. Mogą one jednak wystawiać rachunek, który będzie miał dla przedsiębiorcy – z punktu widzenia podatkowego – podobne znaczenie.
Co daje faktura VAT?
Zalety faktur VAT trudno jest rozpatrywać przez pryzmat wyłącznie przez pryzmat ich użyteczności, ponieważ zarówno ich wystawianie, jak i otrzymywanie i księgowanie, stanowi obowiązek prawny wielu podmiotów. Niemniej, z praktycznego punktu widzenia, faktura VAT stanowi podstawę dla odliczenia poniesionych wydatków od kosztów uzyskania przychodu, a więc pomniejsza podatek, który przyjdzie nam zapłacić na rzecz Urzędu Skarbowego w trakcie rozliczenia.
Elementy faktury VAT – co dokument musi zawierać?
Jak już mieliśmy okazję wspomnieć wyżej, faktura VAT to dokument, który zgodnie z obowiązującą literą prawa musi charakteryzować się szeregiem cech, aby był uznawany za dokument ważny. Istnieje kilka niezbędnych elementów faktury VAT, które każdy dokument obowiązkowo musi zawierać. Rzeczone elementy regulowane są przez art. 106e ust. 1 Ustawy o VAT. Faktura VAT musi zawierać:
nazwę określającą rodzaj dokumentu,
numer identyfikacyjny faktury,
datę wystawienia faktury,
imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług,
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
datę otrzymania zapłaty, jeżeli różni się ona od daty wystawienia faktury VAT,
nazwę i rodzaj towaru lub usługi stanowiącej przedmiot faktury,
miarę, ilość i liczbę dostarczonych towarów lub zakres wyświadczonych usług,
cenę jednostkową netto,
kwoty wszystkich zastosowanych obniżek cen wraz z oznaczeniem ich powodu,
całkowita wartość sprzedaży netto,
stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych,
sumę wartości sprzedaży netto (z uwzględnieniem poszczególnych stawek podatku i elementów zwolnionych z opodatkowania),
kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
łączną kwotę należności.
Wystawienie faktury VAT – najczęstsze błędy. Co zrobić, gdy się pojawią?
Wystawienie faktury VAT jest z pozoru czynnością dość prostą, jednak błędy zdarzają się nawet najlepszym. Jeżeli przydarzy się nam wystawienie faktury z błędnymi danymi, to zwykle będziemy zobowiązani do korekty błędów. Z pomocą w takim przypadku przyjdzie nam nota korygująca, lub faktura korygująca. Jeżeli wystawiamy notę korygującą fakturę, to będziemy musieli uzyskać akceptację rzeczonej noty od odbiorcy. Jeśli zaś wystawiamy fakturę korygującą, niezbędne będzie otrzymanie potwierdzenia odbioru.
Poniższa lista zawiera najczęstsze błędy przy wystawianiu faktury VAT, które mogą rodzić konieczność ich formalnego poprawienia:
błędna numeracja dokumentu,
błędna data sprzedaży lub wystawienia dokumentu,
błędne dane kontrahenta,
błędne oznaczenie ilości zbytych towarów lub usług,
błędne oznaczenie rodzaju sprzedawanych dóbr,
brak stawki oraz kwoty podatku lub ich nieprawidłowa wartość,
błędy w dodatkowych adnotacjach na fakturze.
Warto jednak wiedzieć o tym, że nie wszystkie błędy na fakturze trzeba poprawiać. Co do zasady, poprawy wymagają wyłącznie te błędy, które mogą rodzić podejrzenia co do nierzetelności faktury, lub czynią ją całkowicie nieczytelną. Drobne literówki w nazwach, które jednak pozwalają na zrozumienie z kontekstu tożsamości nabywcy lub zbywcy, nie wymagają oficjalnej poprawy – to samo dotyczy podobnego rodzaju błędów w innych częściach dokumentu.
Poprawy nie musi wymagać również błędna data wystawienia faktury, o ile dopełniono przy tym pozostałych zobowiązań formalnych wobec Urzędu Skarbowego, a żadna ze stron nie zgłasza konieczności naniesienia poprawek.
Rodzaje faktur VAT
Termin „faktura VAT” odwołuje się najczęściej do podstawowej faktury obowiązującej w obrocie gospodarczym, jednak rodzajów faktur jest znacznie więcej. Zasadniczo w polskiej przestrzeni gospodarczej możemy wyróżnić pięć rodzajów faktur, z wyłączeniem refakturowania i samofakturowania.
Podstawowa faktura VAT
Podstawowa faktura VAT stanowi przedmiot niniejszego artykułu i jest zarazem punktem wyjścia dla pozostałych rodzajów tego dokumentu. Jej zadaniem jest właściwe udokumentowanie faktu przeprowadzonej przez strony transakcji, wraz z uwzględnieniem należności wobec Urzędu Skarbowego.
Może być wystawiona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – każdorazowo po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron. Wystawienie faktury osobie fizycznej jest koniecznie wyłącznie po wyrażeniu przez nią takiego żądania.
Faktura zaliczkowa
Jak sama nazwa wskazuje, faktura zaliczkowa dotyczy faktur wystawianych w sytuacji, w której jako przedsiębiorca otrzymaliśmy już od nabywcy część zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, dostawy towarów lub wykonania usługi, lub przed dokonaniem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, za wyjątkiem skorzystania z tzw. procedury unijnej w rzeczonym zakresie.
Niektóre usługi wymienione w Ustawie o VAT całkowicie zabraniają wystawiania faktur zaliczkowych. W pozostałych przypadkach przedsiębiorca wystawia fakturę zaliczkową zgodnie z zasadami przewidzianymi dla faktury podstawowej, z tą różnicą, że wystawić ją może aż 60 dni przed otrzymaniem zapłaty. Po finalizacji transakcji niezbędne jest wystawienie faktury końcowej.
Faktura uproszczona
Faktura uproszczona to tak naprawdę zwykły paragon fiskalny, który zawiera NIP nabywcy towarów lub usług. Wystawić fakturę uproszczoną można wyłącznie w sytuacji, w której kwota świadczeń lub towarów nie przekracza 450 złotych brutto (przybliżony ekwiwalent 100 euro brutto).
Faktura VAT marża
Faktura VAT marża to specyficzny rodzaj faktury, która wystawiana jest dobrowolnie. Na jej podstawie przedsiębiorca może ubiegać się o niższy podatek, który odliczony zostanie od jego marży, a nie od ceny sprzedaży netto. Niemniej, wystawiając fakturę VAT, marża nie możesz odliczyć VAT z faktury dokumentującej zakup odsprzedawanego towaru. Podatnik kupujący od Ciebie towar na podstawie faktury VAT marża również nie może odliczyć VAT.
Wystawienie faktury VAT marża jest zarezerwowane dla towarów używanych, nabytych od osób fizycznych które nie są płatnikami VAT, podatników VAT zwolnionych i pozostałych, o ile dostawa rzeczonych towarów podlega pod procedurę marży. Rzeczona dotyczy następujących obszarów działalności gospodarczej:
świadczenie usług turystycznych,
dostawa towarów używanych (na przykład samochodów czy sprzętu RTV),
dostawa dzieł sztuki,
dostawa przedmiotów kolekcjonerskich i antyków.
Faktura VAT RR
Faktura VAT RR, obok faktury podstawowej, jest jedną z częściej spotykanych rodzajów faktur w polskim obrocie gospodarczym. Zgodnie ze skrótem występującym przy swojej nazwie, dotyczy ona transakcji podejmowanych z rolnikiem ryczałtowym. Zgodnie z obowiązującym prawem, rolnik zbywający swoje produkty nie wystawia faktury jako sprzedawca, ale otrzymuje od kupującego fakturę VAT RR.
Czy faktura proforma to faktura VAT?
W polskim prawie w ramach faktur VAT funkcjonuje także termin „faktura proforma”. Niemniej, w myśl obowiązujących przepisów, nie jest to faktura VAT w rozumieniu dokumentu księgowego, a charakter faktury proforma ma wyłącznie charakter informacyjny.
Konstrukcja faktury proforma jest dokładnie taka sama, jak w przypadku faktury tradycyjnej – odróżnia ją jedynie dopisek „proforma” w nazwie dokumentu. Przedsiębiorca komponuje ją i wysyła ją do kontrahenta w celach informacyjnych, mając na celu zarówno przedstawienie swojej oferty, jak i matematyczne zobrazowanie przedsiębranej transakcji. Dla wielu przedsiębiorców jest to także forma zabezpieczenia swoich interesów.
Choć faktura proforma nie stanowi dokumentu księgowego, to może się nim stać wraz z chwilą, w której zostanie opłacona przez nabywcę – o ile oczywiście nie zachodzą żadne inne przesłanki dla stwierdzenia jej nieważności. Wówczas faktura proforma traktowana powinna być jako zwykła faktura VAT.
Należy jeszcze podkreślić, że wystawienie faktury proforma może wynikać z postanowień odrębnych umów zawartych pomiędzy dwiema stronami. Wówczas, choć nadal nie jest to dokument księgowy, faktura proforma stanowi dowód wywiązania się przez jedną ze stron ze zobowiązania wynikającego z postanowień umownych i w razie uchylenia się kontrahenta od obowiązku zapłaty, faktura proforma może zostać wykorzystana w sądzie jako dowód świadczący na korzyść przedsiębiorcy.
Faktura VAT – podsumowanie
Faktura VAT to jeden z podstawowych dokumentów używanych w obrocie gospodarczym. Konieczność jego wystawiania dotyczy niemalże wszystkich podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, zaś otrzymać go mogą również osoby fizyczne. Faktura VAT co do zasady stanowi potwierdzenie dokonanej transakcji handlowej pomiędzy stronami i w detalach obrazuje wartość rzeczonej transakcji, oraz wynikające z niej obowiązki fiskalne obu stron.
Jako dokument księgowy faktury VAT są niezbędne dla właściwego rozliczania zobowiązań podatkowych. Pozwalają również przedsiębiorcom na uzyskanie należnych im zwrotów podatku, poprzez zaliczenie poniesionych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodu. W sensie praktycznym istnienie faktur VAT nie tylko jest prawną koniecznością, ale upraszcza działania księgowe firmy.
Pomimo powszechności tradycyjnych faktur VAT, trzeba mieć świadomość, że istnieją także inne ich rodzaje, dodatkowe mechanizmy pracy na fakturach (samofakturowanie i refakturowanie) czy dokumenty pomocnicze, takie, jak faktura proforma. Przedstawiona w niniejszym artykule wiedza jest niezbędną do przyswojenia dla wszystkich osób, które prowadzą już działalność gospodarczą lub zastanawiają się nad jej założeniem.
