Koszty uzyskania przychodu to jeden z ważniejszych czynników na jakie zwracamy uwagę przy rozliczeniach z fiskusem – szczególnie w przypadku przedsiębiorców, choć z kosztów uzyskania przychodu korzystać mogą także osoby zatrudnione na etacie i wykonujące pracę w oparciu o umowy cywilnoprawne. Dzięki kosztom uzyskania przychodu możemy znacznie umniejszyć nasze należności względem Urzędu Skarbowego, a co za tym idzie – zaoszczędzić pieniądze.
Czym dokładnie są koszty uzyskania przychodu i gdzie leży ich podstawa prawna? Co możemy „wrzucić” w koszty uzyskania przychodu? Jaka jest różnica między kosztami uzyskania przychodów przez przedsiębiorców, a tymi uzyskiwanymi przez pracowników? W jaki sposób należy dokumentować koszty uzyskania przychodu i czy faktura VAT zawsze będzie niezbędna? Na te i inne pytania odpowiadamy w niniejszym materiale.
Koszty uzyskania przychodu – co to jest?
Żeby poprawnie zdefiniować to czym są koszty uzyskania przychodów, w pierwszej kolejności należy wyjaśnić czym jest w ogóle jest przychód. Przychodem nazywamy wszystkie zasoby pieniężne, jakie w danym okresie rozliczeniowym wpłynęły na konto płatnika z tytułu wykonywanej przez niego pracy. Może tu chodzić zarówno o wynagrodzenie pracownika z tytułu umowy o pracę, jak również środki otrzymane przez przedsiębiorcę z tytułu wykonywania usług przez jego firmę lub sprzedaży towarów.
Koszty uzyskania przychodu z kolei, zgodnie z obowiązującą literą prawa, stanowią wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, lub zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą dzielimy je na koszty pośrednie i koszty bezpośrednie, gdzie przedsiębiorca sam musi dbać o ich odpowiednie ewidencjonowanie (rodzaj kosztów i ich wysokość). W przypadku osób fizycznych zastosowanie znajdują zryczałtowane koszty uzyskania przychodu.
Koszty uzyskania przychodów stanowią fundament dla pomniejszenia wysokości podatku dochodowego, jaki będziemy zobowiązani odprowadzić do Urzędu Skarbowego. Obliczenia w tym zakresie nie są szczególnie trudne – koszty uzyskania przychodu musimy po prostu odjąć od całego naszego przychodu. W ten sposób uzyskamy dochód brutto, od którego odejmiemy wyrażoną procentowo wysokość podatku. Finalną wartość stanowi dochód netto, a więc zysk firmy lub pracownika.
Podstawa prawna kosztów uzyskania przychodu
Podstawę prawną definiującą koszty uzyskania przychodów stanowi Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych – a dokładniej w artykule 22 ust. 1. Z kolei artykuł 23 precyzuje jakiego rodzaju koszty nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. W praktyce określa się go właśnie jako katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu.
Istotny jest również zryczałtowany koszt uzyskania przychodu, a więc przepisy właściwe dla osób fizycznych – nie przedsiębiorstw. On również został opisany w rzeczonej ustawie w artykule 22 ust. 2. Precyzuje on rodzaje ryczałtów jakie należy zastosować wobec pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia czy umowy o dzieło.
Koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej
Koszty uzyskania przychodów w przypadku działalności gospodarczej stanowią jeden z najważniejszych elementów rozliczeń z Urzędem Skarbowym dla przedsiębiorców. Możliwość uwzględnienia w swoim rozliczeniu jak największej ilości kosztów uzyskania przychodu jest zresztą dla przedsiębiorców na tyle pożyteczna, że niejednokrotnie celowo szukają oni jak największych inwestycji w środki trwałe (na przykład nieruchomości czy samochody), by należny do zapłacenia podatek dochodowy był jak najmniejszy.
Koszty uzyskania przychodu w przypadku przedsiębiorstw możemy podzielić na dwa rodzaje – bezpośrednie i pośrednie. Koszty bezpośrednie to takie, które są niezbędne dla wykreowania przychodu przez firmę i dotyczą w linii prostej profilu działalności przedsiębiorstwa. Chodzi tu przede wszystkim o materiały używane w produkcji czy wszelkiego rodzaju półprodukty. Zwykle są to elementy łatwe do zdefiniowania.
Nieco więcej refleksji od przedsiębiorców wymagają koszty uzyskania przychodu wynikające z kosztów pośrednich. Część z nich w sensie oczywistym może być niezbędna dla zapewnienia funkcjonalności przedsiębiorstwa, a część może służyć wyłącznie usprawnieniu jego działań. Najpopularniejsze pośrednie koszty uzyskania przychodu to wydatki na paliwo czy opłaty związane z wynajmem, utrzymaniem i wyposażeniem lokalu (na przykład zakup telefonów, komputerów czy oprogramowania).
Nie wszystkie z kosztów pośrednich zostaną uznane przez Urząd Skarbowy za koszty uzyskania przychodu. Dla przykładu, jedzenie dla pracowników w zakładowej stołówce oczywiście może zostać zaliczone do kosztów – jednak wszelkiego rodzaju prezenty dla zatrudnionych już nie. Warto pamiętać, że choć jak największa ilość kosztów uzyskania przychodu jest korzystna dla przedsiębiorcy, to należy do tego zagadnienia podchodzić ostrożnie (znając katalog katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu) oraz rzetelnie. W przeciwnym razie Urząd Skarbowy może wezwać nas do złożenia wyjaśnień, gdzie w najbardziej skrajnych przypadkach przyjdzie się nam mierzyć z konsekwencjami natury prawnej.
Co można a czego nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Pytanie „co można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?” bardzo często wypływa z ust zarówno początkujących przedsiębiorców, jak i tych bardziej doświadczonych. Przede wszystkim trzeba pamiętać o tym, że koszty uzyskania przychodu muszą pośrednio lub bezpośrednio przekładać się na generowanie zysku przedsiębiorstwa i nie mogą rodzić podejrzeń co do swojego charakteru – niedozwolone jest użytkowanie tak zaewidencjonowanych dóbr w charakterze osobistym.
Do przykładów kosztów uzyskania przychodów zaliczyć możemy na przykład:
zakup materiałów, narzędzi czy półproduktów niezbędnych dla prowadzenia działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę,
koszty związane z obsługą księgową firmy,
zakup sprzętu elektronicznego i oprogramowania niezbędnego lub usprawniającego działalność przedsiębiorstwa,
wydatki poniesione w związku z marketingiem firmy,
koszty związane z podróżami służbowymi i innymi, mającymi związek z działalnością firmy,
wynagrodzenia pracowników i inne koszty związane z zatrudnieniem pracowników i zapewnieniem im odpowiednich warunków pracy (na przykład wyżywienie na miejscu, szkolenia dla pracowników, itp.),
koszty związane z utrzymaniem i użytkowaniem lokalu firmowego (na przykład czynsz czy media).
Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczać także odpisy amortyzacyjne środków trwałych, choć artykuł 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nakłada w tej materii pewne ograniczenia. Na przykład, w przypadku samochodów osobowych nie można zaliczać do kosztów odpisów amortyzacyjnych przekraczających 150 000 złotych. Do kosztów uzyskania przychodów przykładowo nie mogą być zaliczone również:
odsetki z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań podatkowych i budżetowych,
wydatki na spłatę rat i pożyczek (z wyłączeniem rzeczywiście opłaconych odsetkowych rat pożyczki),
grzywny, kary pieniężne i kary umowne,
prezenty i nagrody dla pracowników (z wyłączeniem regulaminowych premii do wynagrodzenia),
koszty reprezentacyjne (ale można od nich odliczyć podatek VAT).
Koszty uzyskania przychodu – nielegalne praktyki
Co jakiś czas podnoszą się w debacie publicznej głosy o pewnych praktykach, jakich dopuszczają się niektórzy przedsiębiorcy w zakresie poszukiwania kosztów uzyskania przychodu. Sprawa dotyczy wyłącznie większych firm, a nawet dużych i rozpoznawalnych korporacji.
Mowa tu o sztucznym zawyżaniu kosztów uzyskania przychodów poprzez świadczenie usług spółki-matki na rzecz spółki-córki, ewentualnie odwrotnie. Doprowadza to do sytuacji, w której podmiot podatkowy ujmuje w koszty uzyskania przychodów swoją własną pracę – co jest zabronione przez art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – dodatkowo dopuszczając się oszustwa, polegającego na udawaniu, że wszystkie z kontrolowanych przez niego podmiotów działają niezależnie.
Swego czasu były to praktyki bardzo powszechne i niestety nadal możemy się z nimi tu i ówdzie spotkać. W ostatnich latach Ministerstwo Finansów podjęło szereg konkretnych działań mających na celu walkę z nielegalnymi praktykami w tym zakresie, wraz z sądami wydając szereg interpretacji – również takich, których charakter jest prawnie wiążący.
W jaki sposób dokumentować koszty uzyskania przychodu?
Odpowiednie udokumentowanie kosztów uzyskania przychodu jest niezbędne dla uznania ich zasadności przez Urząd Skarbowy – nie wystarczy sama natura kosztu. Potrzebny będzie uznawany przez prawo dowód księgowy, charakteryzujący się następującymi przymiotami:
jest sporządzony w języku polskim i w sposób logiczny i zrozumiały,,
wiarygodnie i precyzyjnie określa strony transakcji, wraz z nazwami podmiotów i adresami,
zawiera datę wystawienia dokumentu oraz datę lub okres zaistnienia okoliczności uprawniających do jego wystawienia,
precyzyjnie określa przedmiot operacji gospodarczej którego dokument dotyczy,
dokładnie określa ilość zbytych towarów lub zakres świadczonych usług oraz ich wartość,
dokument opatrzony jest podpisami obu stron dokonujących transakcji lub ich prawnych pełnomocników.
Powszechnie przyjęło się uznawanie, że podstawowym dowodem księgowym uwiarygadniającym koszty uzyskania przychodów jest faktura VAT (również faktura VAT RR). Niemniej, do grona honorowanych dokumentów można zaliczyć de facto wszystkie dowody księgowe charakteryzujące się wyżej wzmiankowanymi przymiotami. Jako przykład podać można również rachunki, dokumenty celne, faktury i noty korygujące czy dowody opłat pocztowych i bankowych.
Koszty uzyskania przychodu a faktura VAT – czy zawsze jest niezbędna?
Warto wiedzieć, że w niektórych przypadkach koszty uzyskania przychodu można dokumentować samodzielnie, nie dysponując przy tym nie tylko fakturą VAT, ale nawet i żadnym ze wspominanych wyżej dowodów księgowych. Podstawę prawną dla takiego stanu rzeczy stanowi rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.
Rzeczone rozporządzenie traktuje jednak wyłącznie o kilku kwestiach, skupionych głównie wokół zakupu produktów roślinnych i zwierzęcych (od podmiotów niewystawiających FV), wyjazdów służbowych, zakupu materiałów pomocniczych, a nawet wydatków związanych z parkowaniem (bilet parkingowy), o ile spełnione są przesłanki dla zaliczenia rzeczonych w koszty uzyskania przychodów. Pełną listę opisywanych tu wyjątków znajdziemy w at. 13 w/w rozporządzenia.
Koszty uzyskania przychodu pracownika
Możliwość rozliczania kosztów uzyskania przychodów nie jest zarezerwowana wyłącznie dla przedsiębiorców – może ona wynikać również ze stosunku pracy, którego fundamentem jest oczywiście umowa o pracę. Niemniej, głównie z przyczyn technicznych ustawodawca przewidział w tej materii znaczne uproszczenie przepisów – stosowany jest bowiem zryczałtowany koszt uzyskania przychodu, w kontrze do ewidencji prowadzonej przez przedsiębiorców na podstawie faktur.
Pracownicze koszty uzyskania przychodu rozliczane są w ujęciu miesięcznym, gdzie za każdy miesiąc pracy pracownikowi zatrudnionemu w miejscu zamieszkania przysługuje 250 złotych do zaliczenia w koszty. Maksymalna wysokość kosztów w skali roku wynosi 3 000 złotych gdy pracujemy u jednego pracodawcy, lub 4 500 złotych, gdy pracujemy równocześnie na podstawie wielu umów.
Podwyższone koszty uzyskania przychodu z kolei dotyczą sytuacji, w której pracownik zatrudniony jest poza miejscem swojego zamieszkania. Wówczas za każdy miesiąc pracy przysługiwać mu będzie 300 złotych kosztów, a więc 3 600 złotych rocznie w przypadku jednego etatu i 5 400 złotych rocznie w przypadku dwóch i więcej etatów.
Koszt uzyskania przychodu a umowa zlecenie i umowa o dzieło
Koszty uzyskania przychodów mogą odliczać od przychodu również osoby pracujące na podstawie umowy zlecenia czy umowy o dzieło. We wszystkich przypadkach ponownie będziemy mieli do czynienia ze zryczałtowaniem kosztu uzyskania przychodu, jednak inaczej niż w przypadku umowy o pracę, w przypadku umów cywilnoprawnych koszty uzyskania przychodów określa się stawką procentową, wynoszącą 20% lub 50% przychodu podatnika.
Możliwość odliczenia kosztu uzyskania przychodu w przypadku umów cywilnoprawnych nie jest jednak zarezerwowana dla każdego. Warto pamiętać, że zatrudnienie pracownika na podstawie umowy zlecenie lub umowy o dzieło w sytuacji, w której zasadność ma wyłącznie umowa o pracę, stanowi złamanie prawa.
Co do zasady, w przypadku działalności wykonywanej osobiście koszty uzyskania przychodu równe są 20% tego przychodu. Wyjątek stanowi przypadek autorskich kosztów uzyskania przychodów. Mogą to być dochody z tytułu prowadzenia zawodów sportowych, działalności polskich arbitrów uczestniczących w procesach arbitrażowych z partnerami zagranicznymi, inkasentów należności publicznoprawnych i wielu innych tytułów – mogą to być również dochody związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskim.
Trzeba jedynie zaznaczyć, że koszty uzyskania przychodu z opisywanego tytułu nie mogą w skali roku przekroczyć 50% stawki pierwszego progu podatkowego, wynoszącego aktualnie 120 000 złotych.
Autorskie koszty uzyskania przychodów
W przypadku autorskich kosztów uzyskania przychodów, każdorazowo będziemy stosować stawkę 50% przychodu jako koszty uzyskania przychodu. Taka stawka dotyczy osobiście wykonywanej działalności artystycznej i uzyskiwania dochodów z tytułu opłaty licencyjnej.
50% kosztów uzyskania przychodu możemy zastosować w przypadku działalności pisarskiej (działalność publicystyczna, dziennikarska, naukowa, reklamowa, czy wpływy z tytułu zawartej z wydawnictwem umowy o wydanie książki), ale znajduje zastosowanie także w branży muzycznej czy graficznej (np. projekt logo czy innych elementów identyfikacji wizualnej). Przeniesienie prawa własności wynalazku lub przeniesienie prawa stosowania wynalazku również objęte jest 50% stawką kosztów uzyskania przychodu.
Koszty uzyskania przychodów – podsumowanie
Podsumowując, koszty uzyskania przychodu stanowią podstawę dla pomniejszenia należności wynikających z obowiązku zapłaty podatku dochodowego. Wynikają one z wydatków poniesionych na rzecz dalszego funkcjonowania przedsiębiorstwa i zapewnienia mu możliwości generowania zysków.
Zwykle zatem będziemy o nich mówić w kontekście przedsiębiorstw, których obowiązkiem jest prowadzenie właściwej ewidencji kosztów, ale stosowne prawa w tym zakresie mają także osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę czy wykonujące swoje obowiązki na podstawie umowy cywilnoprawnej. W ich przypadku jednak stosuje się zryczałtowany koszt uzyskania przychodu.
