Podatek VAT jest jednym z kluczowych elementów polskiego systemu podatkowego, jednocześnie przynosząc do budżetu państwa największe wpływy. Uchodzi on jednak za najbardziej skomplikowany ze wszystkich podatków, gdzie sama Ustawa o VAT liczy sobie aż 730 stron, a ilość niezbędnych do dopełnienia formalności może być dla niektórych osób przytłaczająca. Jedną z nich może stanowić właśnie formularz VAT-R.
Czym dokładnie jest deklaracja VAT-R i kto musi ją wypełnić? Z czego się ona składa i jak wypełnić ją należycie? Gdzie złożyć taki dokument? Jakie inne formularze VAT powinniśmy rozróżniać jako czynny płatnik? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć
Czym jest podatek VAT?
Podatek VAT, czyli podatek od towarów i usług, jest jedną z kluczowych danin w polskich systemie podatkowym. Odpowiada on za największe wpływy do Skarbu Państwa, choć słynie ze swojej dość skomplikowanej struktury, która może rodzić szereg furtek dla działalności przestępczej – z tego powodu sam podatek VAT z roku na rok znajduje coraz mniej zwolenników.
Konstrukcja podatku VAT ma zapobiegać jego kaskadowości, gdzie przedsiębiorca może odliczać od swojego towaru lub usługi podatki naliczone na wcześniejszym etapie produkcji. Krytycy podatku zauważają jednak, że kaskadowość VAT przenosi się po prostu na konsumentów, a jeżeli ktokolwiek na nim zyskuje to tylko przedsiębiorca i tylko krótkoterminowo.
Tak czy inaczej, obowiązek podatkowy w kwestii podatku VAT ciąży niemal na każdej działalności gospodarczej. Urząd Skarbowy bardzo skrupulatnie podchodzi do rozliczeń tego podatku, starając się jak najbardziej uszczelnić system – osoby uchylające się od jego zapłaty, lub próbujące zaniżyć wartość należności, mogą narazić się na poważne sankcje karno-skarbowe.
Niemniej, nie każdy jest obowiązany do opłacania podatku VAT – niektórzy przedsiębiorcy mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego. Kontrę dla nich stanowi „podatnik VAT czynny”.
Podatnik zwolniony a podatnik czynny – o co chodzi?
Istnieją dwa typy zwolnień z opłacania podatku VAT, choć trzeba pamiętać, że nie wykluczają one konieczności wypełnienia odpowiedniego formularza rejestracyjnego. Zwolnienie z podatku VAT dzielimy na zwolnienie podmiotowe oraz zwolnienie przedmiotowe.
Ze zwolnienia podmiotowego mogą korzystać przedsiębiorcy, którzy w poprzednim roku podatkowym nie osiągnęli przychodów wyższych niż 200 000 złotych. Należy przy tym pamiętać, że do limitu sprzedaży nie wlicza się przychodów osiągniętych z wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, sprzedaży towarów i usług zwolnionych z VAT, oraz sprzedaży towarów zaliczanych do środków trwałych lub podlegających amortyzacji.
Zwolnienie przedmiotowe z kolei dotyczy tych przedsiębiorców, którzy świadczą usługi lub sprzedają towary wymienione w art. 43 ust. 1 Ustawy o podatku VAT. Niemniej, równoległe świadczenie usług bądź sprzedaż towarów spoza tej listy będzie skutkowało opłacaniem podatku VAT za całokształt działalności.
Jak zarejestrować się jako czynny płatnik VAT?
Podatnik VAT czynny to przedsiębiorca, który w sensie faktycznym obowiązany jest do opłacania należności z tytułu podatku VAT i – co za tym idzie – jego rzetelnego naliczania. Niemniej, oprócz przykrej konieczności odprowadzania do Urzędu Skarbowego, czynni podatnicy VAT mogą odliczać podatek od świadczonych usług czy nabywanych towarów, co w ogólnym rozrachunku może być dla nich korzystne.
Podmioty zdolne do wystawienia faktury VAT są na współczesnym rynku traktowane przez pozostałych uczestników jako partner bardziej wiarygodny, a także bardziej opłacalny do współpracy – dzięki wystawionej przez kontrahenta fakturze sami możemy odliczyć VAT przy swoich rozliczeniach, wobec czego więcej pieniędzy zostanie w naszej kieszeni.
Obowiązku rejestracji możemy dopełnić zarówno dzięki osobistej wizycie w Urzędzie Skarbowym, listownie, lub za pośrednictwem internetu, co jest zdecydowanie najwygodniejszą formą. W tej właśnie mierze niezbędne będzie zgłoszenie VAT-R.
VAT-R – co to jest?
VAT-R to jeden z podstawowych formularzy, jakie wypełnić musi przedsiębiorca zakładający własną działalność gospodarczą. W dużym uproszczeniu, jest to po prostu zgłoszenie rejestracyjne lub aktualizacyjne w zakresie podatku od towarów i usług. Trzeba pamiętać, że osoby rejestrujące się jako czynny podatnik VAT, powinny dokonać zgłoszenia rejestracyjnego przed dokonaniem pierwszej sprzedaży – w przeciwnym razie możemy narazić się na nieprzyjemności związane z wezwaniem pracownika Urzędu Skarbowego do złożenia wyjaśnień.
Formularz VAT-R składa się z łącznie z dziesięciu części, właściwych dla danego zakresu tematycznego – związanego z samym przedsiębiorcą czy też z obszarem prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.
Jego wypełnienie nie jest szczególnie trudne, choć w razie jakichkolwiek kłopotów czy niedomówień możesz skontaktować się z dowolnym biurem rachunkowym, które wesprze Cię w tym dziele. W dalszej części artykułu znajdziesz natomiast szczegółowe omówienie każdej z części deklaracji.
Kto musi wypełniać formularz VAT-R?
Formularz VAT-R muszą wypełnić zasadniczo wszyscy przedsiębiorcy – dotyczy to zatem nie tylko czynnych podatników VAT, ale także podatników zwolnionych (tak przedmiotowo, jak i podmiotowo). Nie ma też znaczenia czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą czy spółkę.
Jak jednak wskazaliśmy wyżej, z formularza VAT-R powinni skorzystać również ci przedsiębiorcy, którzy chcą wyłącznie zaktualizować dane na temat prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej lub wszelkiego typu dane kontaktowe.
Z czego składa się formularz VAT-R? Jak wypełnić?
Bez względu na charakter rejestrowanego podatnika VAT, wypełnienie formularza VAT-R stanowi konieczność dla wszystkich osób prowadzących działalność gospodarczą. Cały biurokratyczny proces związany z prowadzeniem działalności gospodarczej może się wielu wydawać męczący i trudny, jednak niestety, zgodnie z obowiązującą literą prawa, nie jest możliwe jego pominięcie.
Sam formularz składa się z kilku części. Poniżej opisujemy każdą z nich, podpowiadając przy tym, jak wypełnić go we właściwy sposób. Jeżeli jednak mimo wszystko masz trudności w którymkolwiek punkcie, możesz zgłosić się do dowolnego biura rachunkowego i poprosić o pomoc. Wiele z nich świadczy kompleksowe usługi doradcze i pomocowe w całym procesie zakładania firmy, gdzie nasza rola ograniczy się wyłącznie do składania właściwych podpisów.
Część A – cel i miejsce złożenia zgłoszenia oraz informacja dotycząca właściwości naczelnika urzędu skarbowego
Część A formularza VAT-R jest w pewnym sensie wprowadzeniem do naszej sprawy. We właściwych kwadratach musimy zaznaczyć cel składania deklaracji (rejestracja podatnika lub aktualizacja danych), a także oznaczyć naczelnika Urzędu Skarbowego właściwego dla naszej sprawy. Jeżeli w wyniku aktualizacji danych adresowych zmienia się również Urząd Skarbowy pod który podlegamy, to wskazać będziemy musieli również poprzedniego naczelnika.
Część B – dane podatnika
Część B została podzielona na trzy części, pozwalające na dokładne zidentyfikowanie podatnika VAT w ramach jego tożsamości i danych adresowych. W zależności od charakteru podatnika – czy jest on osobą prawną czy osobą fizyczną – formularz będzie wymagał od nas wprowadzenia nieco innych danych, co zostanie oznaczone przy pomocy gwiazdek.
Część B1 – dane identyfikacyjne
W części B1 w pierwszej kolejności określamy zatem rodzaj podatnika, gdzie do wyboru mamy trzy opcje – podatnik niebędący osobą fizyczną, osoba fizyczna i osoba zagraniczna (zarejestrowana już jako płatnik VAT poza terytorium kraju).
W kolejnych rubrykach musimy określić następujące dane (w zależności od rodzaju podatnika):
Nazwa firmy lub nazwisko i imiona podatnika,
Nazwa skrócona firmy lub imiona ojca i matki,
REGON lub PESEL,
Data rozpoczęcia działalności gospodarczej lub data urodzenia.
Część B2 – adres siedziby/adres zamieszkania
Cześć B2 jest skonstruowana w sposób analogiczny do części B1. W zależności od rodzaju podatnika będziemy zobowiązani do określenia adresu siedziby działalności gospodarczej (gdy zgłaszający nie jest osobą fizyczną) lub adresu zamieszkania (gdy podatnik jest osobą fizyczna).
Część B3 – dane podatkowe podatnika będącego osobą zagraniczną
Część B3 formularza VAT-R przeznaczona jest wyłącznie dla osób z zagranicy, które zostały już zidentyfikowane jako podatnik VAT w określonym państwie. Składa się ona z dwóch rubryk. W pierwszej należy określić numer identyfikacyjny podatnika, którym ów posługuje się we własnym kraju (w kontekście podatku VAT, lub, jeżeli taka sytuacja występuje, podatku o zbliżonej naturze). Druga z kolei to kod oznaczający kraj w którym zgłaszający jest zarejestrowany.
Część C – obowiązek podatkowy w zakresie podatku od towarów i usług
Część C formularza to część szczególna, która skrupulatnie pochyla się nad detalami dotyczącymi obowiązku podatkowego podmiotu zgłaszającego. Jest ona zdecydowanie najrozleglejsza i to właśnie ona może sprawiać podatnikom najwięcej kłopotów.
Część C1 – okoliczności określające obowiązek podatkowy
Pozycje od 27 do 37 dotyczą ogólnych informacji na temat statusu zwolnień podatkowych, jakie występują w przypadku danego podatnika, a także sprzedaży wysyłkowej na terenie Polski. Należy zaznaczyć wszystkie zgodne z prawdą kwadraty, a w polu numer 38 należy określić datę w której nastało prawo do zwolnień lub wraz z którą podatnik rzeczone prawo utracił.
Podpunkt 39 dotyczy małych podatników, którym przysługuje możliwość wyboru rozliczania się metodą kasową lub zrezygnowania jej. W przypadku utraty takiej możliwości również należy ją określić, natomiast punkty od 40 do 43 stanowią oznaczenie daty nastania lub ustania wyżej wzmiankowanych okoliczności. Podpunkt 44 z kolei dotyczy wyboru składania kwartalnych deklaracji VAT. Ostatni z elementów rubryki C1 dotyczy procedur szczególnych, a więc możliwości opodatkowania ryczałtem.
Ważną informację stanowi fakt, że wszystkie decyzje, prawa i obowiązki o których mówi deklaracja VAT-R opisane są odnośnikiem do stosownego artykułu w Ustawie o VAT. W przypadku samodzielnego wypełniania formularza warto udać się do źródła, pozbywając się wszelkich wątpliwości.
Część C2 – informacje dotyczące składania deklaracji
Część C2 dotyczy rodzaju deklaracji, które w ramach rozliczeń z Urzędem Skarbowym będzie składał podatnik. Do wyboru mamy następujące pozycje:
VAT-7 – dotyczy podatników składających deklaracje miesięczne,
VAT-7K – dotyczy podatników składających deklaracje kwartalne,
VAT-8 – dotyczy podatników zwolnionych z VAT którzy nabywają towary w krajach Unii Europejskiej,
VAT-12 – dotyczy podatników opodatkowanych ryczałtowo (zgodnie z art. 114 ust. 3).
Podobnie jak w przypadku wyżej wskazywanych deklaracji, tak i w tym przypadku formularz będzie wymagał od nas oznaczenia kwartału i roku w którym podatnik złoży pierwszą deklarację danego rodzaju.
Część C3 – informacje dotyczące wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych
Część C3 dotyczy wyłącznie tych podatników, którzy w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej będą dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych. Dokładniej rzecz ujmując, chodzi o podatników ujętych w art. 97 ust. 1, 2, 3 lub 13 Ustawy o VAT. Ze statystycznego punktu widzenia jest to zdecydowana mniejszość rejestrujących się podatników VAT.
Pierwsza z części, czyli podpunkty od 58 do 60 to rejestracja VAT UE, obrazująca zakres przedmiotowy działalności podatnika. Punkt 61 składa się na przewidywaną datę rozpoczęcia działalności w tym zakresie. Analogicznie, punkt 62 to informacja o zaprzestaniu wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych, zaś punkt 63 to data nastania takiego stanu rzeczy.
Część D – wniosek o potwierdzenie zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT
Część D jest niemalże symboliczna i dotyczy chęci otrzymania potwierdzenia zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT – zarówno czynnego, jak i zwolnionego. Wystarczy zaznaczyć jeden z kwadratów – „tak” albo „nie”.
Część E – podpis podatnika lub osoby reprezentującej podatnika
W części E znajduje się miejsce na podpis podatnika, lub – w zależności od okoliczności – podpis osoby upoważnionej do reprezentowania podatnika na podstawie pełnomocnictwa. Oprócz podpisu w określonych rubrykach należy zamieścić także imię osoby, nazwisko, telefon kontaktowy, adres e-mail oraz datę wypełnienia deklaracji.
Część F – adnotacje Urzędu Skarbowego
Część F, zgodnie ze swoją nazwą, poświęcona jest wszelkiego rodzaju adnotacjom Urzędu Skarbowego. Największa z rubryk dotyczy uwag urzędnika, zaś pozostałe dwie to identyfikator urzędnika przyjmującego nasze zgłoszenie oraz jego podpis.
Naturalnie, jako osoba zgłaszająca nie wypełniamy niczego w tej części. Warto przy okazji pamiętać, że uwagi i adnotacje urzędnika wskazane w tej części formularza mają jedynie charakter informacyjny i nie są w żadnej mierze wiążące prawnie.
Gdzie złożyć formularz VAT-R?
Co do zasady, formularz VAT-R powinniśmy złożyć na ręce naczelnika Urzędu Skarbowego, właściwego ze względu na adres siedziby działalności gospodarczej lub ze względu na adres zamieszkania podatnika. Pierwsze rozwiązanie stosuje się wobec osób prawnych oraz innego typu jednostek organizacyjnych. Drugie zaś jest zarezerwowane dla osób fizycznych.
Nie oznacza to jednak, że niezbędnym będzie fizyczne pojawienie się w siedzibie Urzędu Skarbowego. Naturalnie, jest to jedna z możliwości, jednak sprawę można załatwić także za pośrednictwem poczty, lub – co jest formą zdecydowanie najwygodniejszą – przez internet.
Aby złożyć formularz VAT-R przez internet, będziemy musieli skorzystać z dedykowanej ku temu strony rządowej, logując się tam za pośrednictwem jednej z wybranych metod. Do dyspozycji interesanta pozostaje e-dowód, profil zaufany lub autoryzacja za pośrednictwem bankowości elektronicznej.
Podatek VAT – jakie inne dokumenty wyróżniamy?
W formie pewnej dygresji warto zauważyć, że formularz VAT-R nie jest jedyną biurokratyczną uciążliwością jakich uświadczyć możemy w zakresie podatku od towarów i usług. Na co dzień w kontaktach z kontrahentami będziemy zobowiązani do wystawiania wszelkiego rodzaju faktur VAT, których też jest dość dużo.
Same faktury VAT podzielić można na takie jak podstawowa faktura VAT, faktura zaliczkowa, faktura uproszczona, faktura VAT marża, faktura VAT RR, czy faktura proforma. Każda z nich ma inny cel i charakter, rodząc określone zobowiązania po każdej ze stron transakcji. Jeżeli interesuje Cię więcej na ten temat, koniecznie przeczytaj: „Faktura VAT – co to jest? Kiedy się ją wystawia?„
Prowadzenie działalności gospodarczej jako płatnik VAT może niekiedy rodzić konieczność wypełniania także innych papierów, formularzy czy dokumentów. Wszystko to sprawia, że samodzielne prowadzenie księgowości w swojej firmie przy jednoczesnym dbaniu o jej interesy może być niemożliwe. Obowiązek ten zatem należy scedować na podmiot zewnętrzny (biuro rachunkowe), lub w przypadku posiadania odpowiednich środków otworzyć dział księgowy we własnej firmie.
Formularz VAT-R – podsumowanie
Słowem podsumowania należy zatem wskazać, że formularz VAT-R to dokument, który wypełnić będziemy musieli zawsze przy okazji zakładania działalności gospodarczej. Nie ma przy tym znaczenia forma prowadzenia działalności, ani też status podatnika (podatnik czynny lub podatnik zwolniony). Rzeczony formularz będzie niezbędny również przy aktualizowaniu istotnych danych na temat naszej firmy.
Sama struktura formularza jak i ilość niezbędnych do wprowadzenia danych może być nieco przytłaczająca, jednak nie jest to nic, z czym nie poradziłby sobie człowiek trzeźwo myślący – pomimo biurokratycznego dyskomfortu. Szczęśliwie wyręczyć nas też mogą specjaliści w tym zakresie.
Tak czy inaczej, podatek VAT to jeden z podstawowych podatków nie tylko w polskim, ale i europejskim systemie podatkowym. Przedsiębiorcy powinni zwracać baczną uwagę na wszelkie kwestie związane z jego opłacaniem, a także z szeroką gamą możliwych odliczeń – dzięki temu nie tylko unikną dotkliwych sankcji karno-skarbowych, ale i będą mogli zatrzymać w kieszeni więcej środków na rozwój firmy.
