Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy już w 2026 roku, a jego wprowadzenie oznacza koniec papierowych i PDF-owych dokumentów. Dla dużych firm to rewolucja technologiczna, dla małych – konieczność, która może zaskoczyć skalą zmian. Wielu przedsiębiorców wciąż liczy, że przygotowania spadną na biura rachunkowe, jednak to złudne poczucie bezpieczeństwa. KSeF nie będzie dodatkiem – stanie się centralnym narzędziem, przez które przejdzie każda faktura w kraju.
System, który obejmie wszystkich
Nowy system ma cyfryzować i usprawniać cały proces fakturowania, od wystawienia po archiwizację. Według GUS działa w Polsce 2,8 mln firm, z czego aż 2,7 mln to jednoosobowe działalności gospodarcze – i wszystkie znajdą się w KSeF. Już od 1 lutego 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał potrafić pobrać fakturę z systemu, bo to tam – a nie w skrzynce mailowej – będą trafiały dokumenty. Odbiór stanie się automatyczny, niezależnie od tego, czy ktoś zajrzy do systemu, czy nie. Dla wielu mikrofirm to będzie pierwsze zetknięcie z pełną cyfrową kontrolą nad obiegiem dokumentów.
Krok po kroku do obowiązku
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zacznie obowiązywać etapami – od lutego 2026 duże firmy, od kwietnia mniejsze, a od 2027 roku także najmniejsze podmioty. Aby się przygotować, przedsiębiorcy muszą sprawdzić kompatybilność swoich systemów księgowych z nowym formatem XML FA(3) oraz zadbać o uwierzytelnienie dostępu. Osoby prowadzące działalność gospodarczą zalogują się za pomocą profilu zaufanego, spółki – przez formularz ZAW-FA lub pieczęć kwalifikowaną. Warto już teraz przeszkolić pracowników i przetestować proces wystawiania faktur w środowisku testowym. W przeciwnym razie – w lutym 2026 roku – firmy mogą stanąć wobec cyfrowego paraliżu, w którym każda faktura stanie się nie tyle dokumentem, co testem gotowości na przyszłość.
Źródło: money.pl
