W ostatnich latach Ministerstwo Finansów wprowadziło nową, innowacyjną usługę dla przedsiębiorców — Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jest to ogólnopolski system informatyczny, który pozwala na elektroniczne wystawianie i odbieranie faktur w ustrukturyzowanej formie. Wdrożenie KSeF ma na celu usprawnienie procesów fakturowania i zapewnienie większej kontroli nad obrotem gospodarczym w Polsce. Warto jednak wiedzieć, co dokładnie ten system oznacza dla firm oraz kiedy stanie się obowiązkowy.
Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_80525412_dokumenty-obliczenia-kalkulator-kalkulator-i-d%C5%82ugopis-i-o%C5%82%C3%B3wek-na-bia%C5%82ym-tle.html
KSeF – co to jest?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesny system komputerowy, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie faktur ustrukturyzowanych w elektronicznym formacie. Jego głównym celem jest centralizacja procesu rejestracji faktur.
W ramach KSeF, faktury sprzedaży będą przesyłane do jednego centralnego miejsca, co umożliwia ich automatyczne przetwarzanie. Dzięki temu system integruje różne systemy księgowe i fakturowe, umożliwiając łatwe przesyłanie i odbieranie faktur między przedsiębiorcami a administracją skarbową.
Dodatkowo, KSeF oferuje zaawansowane funkcje zarządzania uprawnieniami, co gwarantuje bezpieczny dostęp do wrażliwych danych. Zastosowanie tego systemu zapewnia lepszą kontrolę nad obiegiem dokumentów, minimalizując ryzyko popełniania błędów czy oszustw podatkowych.
Wprowadzenie KSeF w Polsce to istotny krok ku pełnej cyfryzacji obrotu gospodarczego, który ma na celu uproszczenie procesów podatkowych.
Zobacz też: Refaktura – co to jest? Jak ją wystawić?
KSeF dla przedsiębiorców w Polsce
Prace nad wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce rozpoczęły się w 2016 roku, a za rozwój systemu odpowiedzialne jest Ministerstwo Finansów. Projekt ten ma na celu uszczelnienie polskiego systemu podatkowego, szczególnie w zakresie obiegu faktur VAT. Dzięki KSeF przedsiębiorcy będą mogli w prostszy sposób wystawiać faktury w formacie elektronicznym, co ma na celu ułatwienie ich obiegu i obiegu podatkowego.
Mimo iż ustawa o Krajowym Systemie e-Faktur została już podpisana, system ten na razie jest dobrowolny dla przedsiębiorców. Początkowo planowano, że KSeF zacznie obowiązywać od 1 lipca 2024 roku, jednak w kwietniu 2024 roku Ministerstwo Finansów ogłosiło opóźnienie tego terminu.
Minister Andrzej Domański wyjaśnił, że decyzja o przesunięciu terminu wynikała z audytu systemu, który wykazał, że technologia wymaga dalszego dopracowania, aby spełniać wymagania bezpieczeństwa. Choć KSeF nie jest jeszcze obowiązkowy, jego wprowadzenie ma na celu poprawę efektywności polskiego systemu podatkowego oraz zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego.
Etapy wprowadzania KSeF w Polsce
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce odbywało się etapami, z różnymi datami wdrożenia dla różnych grup przedsiębiorców. System ten miał na celu uproszczenie obiegu faktur oraz zwiększenie transparentności procesów podatkowych. Przeprowadzono szereg działań, aby stopniowo wprowadzić przedsiębiorców do korzystania z KSeF, umożliwiając im dostosowanie się do nowych wymogów.
Pierwszym etapem była faza pilotażowa, która miała miejsce od października do grudnia 2021 roku. W jej ramach wybrani podatnicy mieli okazję testować system i zgłaszać uwagi dotyczące funkcjonalności.
Był to ważny krok w celu identyfikacji potencjalnych problemów oraz udoskonalenia systemu przed pełnym wdrożeniem. Testowanie odbywało się w specjalnym środowisku testowym KSeF, które umożliwiało symulację pracy systemu bez wpływu na rzeczywisty obrót gospodarczy.
Od 1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur stał się dobrowolny dla przedsiębiorców. To oznaczało, że firmy mogły dobrowolnie przejść na wystawianie faktur w formacie ustrukturyzowanym, korzystając z nowego systemu. Dla tych, którzy zdecydowali się na dobrowolne korzystanie z KSeF, było to czas na zapoznanie się z systemem oraz dostosowanie swoich systemów księgowych do nowych standardów.
W 2022 roku, po decyzji Rady Unii Europejskiej, fakturowanie elektroniczne w Polsce stało się obowiązkowe. Zgodnie z decyzją derogacyjną z 17 czerwca 2022 roku, fakturowanie elektroniczne w Polsce miało być obowiązkowe począwszy od lipca 2024 roku. Jednak w wyniku dalszych prac, Ministerstwo Finansów ogłosiło, że termin ten zostaje przesunięty na później.
W czerwcu 2024 roku, po analizach i audytach, ogłoszono, że wejście w życie obowiązkowego KSEF zostaje opóźnione do lutego 2026 roku. Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT, obowiązek ten będzie dotyczył najpierw podatników VAT o obrotach powyżej 200 milionów złotych, którzy będą musieli korzystać z systemu od 1 lutego 2026 roku.
Pozostali przedsiębiorcy, których obroty nie przekraczają tej kwoty, będą zobowiązani do korzystania z KSeF od 1 kwietnia 2026 roku. Do tego czasu, w latach 2024 i 2025, stosowanie systemu e-faktur będzie nadal dobrowolne, dając przedsiębiorcom czas na adaptację do nowych wymogów.
KSeF – od kiedy?
Zgodnie z nowymi ustaleniami Ministerstwa Finansów, Krajowy System e-Faktur (KSeF) obowiązek wystawiania e-faktu przypadnie na 2026 rok. Na początku, od 1 lutego 2026 roku, system będzie obowiązywał dla firm podatkowych VAT, które osiągają obrót przekraczający 200 milionów złotych (wraz z kwotą podatku). Natomiast dla pozostałych przedsiębiorstw, które nie przekraczają tego progu obrotów, KSeF stanie się obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 roku.
Warto dodać, że w latach 2024 i 2025 korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie dobrowolne. To oznacza, że przedsiębiorcy będą mogli samodzielnie podjąć decyzję o rozpoczęciu korzystania z systemu, ale nie będą zobowiązani do jego stosowania.
Ministerstwo Finansów tłumaczy, że zmiany te mają na celu uproszczenie procesu fakturowania, zwiększenie transparentności w obrocie gospodarczym oraz przyspieszenie całego procesu. Celem jest również ułatwienie przedsiębiorcom codziennego obiegu dokumentów, co w dłuższej perspektywie ma wpłynąć na lepszą kontrolę podatkową i obiegi gospodarki.
Zmiany legislacyjne w KSeF
W odpowiedzi na potrzebę dostosowania przepisów oraz umożliwienia przedsiębiorcom lepszego zapoznania się z nowymi wymaganiami, Sejm przegłosował ustawę wprowadzającą zmiany w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
Decyzja o opóźnieniu daty obowiązkowego wprowadzenia systemu daje firmom dodatkowy czas na adaptację do nowego systemu fakturowania oraz do przeprowadzenia dalszych, rzetelnych konsultacji. Równocześnie Ministerstwo Finansów podjęło kroki w celu uproszczenia procesu wdrożenia e-faktur oraz zapewnienia przedsiębiorcom lepszego wsparcia w nadchodzących miesiącach.
Podział prac legislacyjnych na dwa etapy
Z uwagi na potrzebę przeprowadzenia konsultacji oraz wprowadzenia uproszczeń, Ministerstwo Finansów postanowiło o podzieleniu prac legislacyjnych na dwa etapy. Pierwszy projekt skupił się na przesunięciu obowiązkowego wprowadzenia KSeF. W drugim projekcie legislacyjnym Ministerstwo Finansów udostępni propozycje uproszczenia obowiązków związanych z wdrożeniem systemu oraz szczegółowe zasady etapowego wprowadzania obowiązkowych e-faktur.
Zgodnie z nowymi przepisami, obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będzie stopniowo wdrażany. Pierwszym terminem będzie 1 lutego 2026 r., kiedy to przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży przekroczy 200 mln zł w 2025 roku, będą zobowiązani do korzystania z systemu. Pozostali przedsiębiorcy będą musieli dostosować się do systemu od 1 kwietnia 2026 roku.
Więcej czasu na przygotowanie
Zmiany te oznaczają, że przedsiębiorcy zyskali dodatkowy czas na przygotowanie się do wprowadzenia obowiązkowego KSeF. W tym okresie nic się nie zmienia w zakresie wystawiania faktur, więc firmy mogą nadal korzystać z dotychczasowych narzędzi i rozwiązań.
Niemniej jednak, Ministerstwo Finansów zachęca przedsiębiorców, zwłaszcza tych prowadzących małe firmy, do wykorzystania tego czasu na zapoznanie się z darmowymi aplikacjami stworzonymi przez resort, takimi jak Aplikacja Podatnika i e-mikrofirma. Każde biuro rachunkowe musi poznać zasady pobierania faktur kosztowych w KSeF i pozostałymi regulacjami faktur wystawianych w systemie.
Wsparcie dla przedsiębiorców
Wkrótce ma zostać uruchomiona Aplikacja Mobilna KSeF, która umożliwi przedsiębiorcom wystawianie podstawowych faktur, ich korekt oraz przeglądanie faktur wystawionych i otrzymanych w systemie KSeF. Ministerstwo Finansów zapowiada również intensyfikację działań mających na celu pomoc przedsiębiorcom.
W przygotowaniach wzięło udział około tysiąca pracowników lokalnych Urzędów Skarbowych, którzy są gotowi pomóc firmom w obsłudze nowych narzędzi. Dodatkowo, planowane są specjalne szkolenia po wakacjach, a od stycznia 2025 r. zostanie uruchomiona infolinia Krajowej Informacji Skarbowej, dedykowana kwestii KSeF.
Aby ułatwić przedsiębiorcom dostęp do informacji i uniknąć długich kolejek, Ministerstwo zaleca umawianie wizyt w Urzędach Skarbowych z wyprzedzeniem, wskazując temat spotkania związany z systemem e-faktur. To rozwiązanie ma zapewnić sprawną pomoc i doradztwo w zakresie nowego systemu fakturowania.
Artykuł przygotowany we współpracy z Comarch
Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_105362958_ksi%C4%99gowy-lub-bankier-oszcz%C4%99dzaj%C4%85cy-finanse-obliczaj%C4%85-rachunek-got%C3%B3wkowy.html
