Jednoosobowa działalność gospodarcza to dogodne rozwiązanie dla osób fizycznych, które chcą zarabiać na własny rachunek. Zakładając własną firmę, ma się w tym przypadku wiele udogodnień – nie trzeba dysponować kapitałem zakładowym oraz można korzystać z uproszczonej księgowości. Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą? Zobacz porady dla początkujących przedsiębiorców.
Jednoosobowa działalność gospodarcza – co to jest?
Zanim omówimy etapy zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej, warto zdefiniować to pojęcie. Biorąc pod uwagę Ustawę Prawa Przedsiębiorców z dnia 6 marca 2018 r., można wskazać, że:
„Działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły”.
Ogólnie rzecz biorąc to najprostszy sposób prowadzenia firmy, gdzie szefem jesteśmy my sami. Istnieje jednak możliwość zatrudniania pracowników i nawiązywania relacji z innymi przedsiębiorstwami. Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest bowiem wskazane nie tylko w przypadku, gdy mamy pomysł na biznes, ale również przy współpracy z firmami opartej na kontrakcie B2B.
Czy warto założyć jednoosobową działalność gospodarczą?
Choć jak każde inne rozwiązanie, jednoosobowa działalność gospodarcza ma swoje zalety i wady, na samym początku dobrze jest zastanowić się, czy założenie działalności gospodarczej ma sens. Tutaj można przytoczyć 5 przykładowych argumentów:
1) W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej można obniżyć podatek dochodowy, ponieważ wydatki wynikające z prowadzenia działalności mogą być włączone do kosztów uzyskania przychodu.
2) Przedsiębiorca, który zdecyduje się założyć jednoosobową działalność gospodarczą, wybiera spośród różnych metod opodatkowania – na zasadach ogólnych, według stawki liniowej lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
3) Po założeniu jednoosobowej działalności gospodarczej prowadzącemu ją przedsiębiorcy przysługują różne udogodnienia. Koszty prowadzenia działalności gospodarczej można obniżyć na różne sposoby. Przede wszystkim ważna jest tu „Ulga na start” (przedsiębiorca przez 6 miesięcy kalendarzowych nie płaci składek na ubezpieczenia społeczne) oraz „Mały ZUS+” (przedsiębiorca opłaca niższe składki na ubezpieczenia społeczne liczone od podstawy ustalonej proporcjonalnie do dochodu z działalności gospodarczej).
4) Jednoosobowa działalność gospodarcza wiąże się z większą swobodą działania – właściciel takiej firmy pracuje według swoich potrzeb, a nie trybu 8h w ciągu dnia. Ponadto nie musi martwić się zdobywanie kolejnych szczebli kariery. Kiedy samemu jest się szefem, zarobek zależy wyłącznie od nas samych. Pensja może być o wiele wyższa, choć tutaj duże znaczenie ma sama motywacja. Jeśli pracujemy na swój rachunek, może być ona znacznie większa niż w przypadku zatrudnienia na etacie.
5) Zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej jest o tyle proste, że można to zrobić nawet nie dysponując odpowiednim kapitałem. Przydają się tutaj różne programy wsparcia, a więc dofinansowania pozyskiwane z Unii Europejskiej lub otrzymywane w ramach aktywizacji zawodowej Urzędu Pracy.
Kto może założyć jednoosobową działalność gospodarczą?
Według przepisów zakładanie jednoosobowej firmy dedykowane jest dla osób fizycznych. Jakie warunki trzeba spełnić, możliwe było zarejestrowanie własnej działalności gospodarczej?
1. Osoba fizyczna, która chce założyć działalność gospodarczą, powinna być pełnoletnia (ma pełną zdolność do podejmowania decyzji i ponoszenia za nie odpowiedzialności), a jeśli nie jest, musi wykorzystać ustawowych przedstawicieli (najczęściej są to rodzice).
2. Jednoosobowa działalność gospodarcza może być zarejestrowana przez obywateli Polski, ale także przez obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej oraz państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
3. Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest możliwe również w przypadku emerytów i odbywa się w ramach standardowych procedur. Różnice pojawiają się tu na etapie opłacania składek społecznych i składania zeznań podatkowych.
Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej krok po kroku
W dobie informatyzacji administracji publicznej, założenie jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest trudne i nie zajmuje wiele czasu. Przygotowując wcześniej dane oraz niezbędne informacje, założenie firmy może trwać nawet jeden dzień. Wszystko zależy od tego, czy jesteśmy dobrze przygotowani. Od czego zacząć?
Określ nazwę firmy
Do wypełnienia poniższych formularzy niezbędne jest podanie nazwy firmy. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej niestety nie ma dowolnego wyboru. Nazwa musi bowiem zawierać przynajmniej imię i nazwisko jej założyciela podane w mianowniku (np. Jan Kowalski).
Jak stworzyć nazwę? Zawsze wpisujemy najpierw imię, potem nazwisko, a na końcu można dodać frazę odnoszącą się do charakteru działalności gospodarczej, czyli „Jan Kowalski usługi programistyczne” albo związane z miejscem prowadzenia działalności gospodarczej typu „Jan Kowalski Apartamenty Willa nadmorska”.
Podaj adres firmy w rejestrze
Jest wiele możliwości, by określić miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. To opcja:
jednego miejsca,
wielu stałych miejsc,
bez stałego miejsca,
mobilnie.
W zależności od tego, gdzie będziemy pracować – czy w biurze (również tym coworkingowym), mieszkaniu, albo dojeżdżać do klienta, najważniejsze, by podać adres do doręczeń. Trzeba ustalić miejsce, do którego będzie przesyłana korespondencja związana z działalnością gospodarczą.
W przypadku pracy mobilnej nie trzeba wskazywać adresu stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej. We wniosku o wpis do CEIDG wystarczy zaznaczyć opcję „brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”. Trzeba pamiętać, że wskazując adres, należy mieć tytuł prawny do podanej nieruchomości. Może to być prawo własności lub współwłasności nieruchomości albo lokalu mieszkalnego, prawo użytkowania wieczystego gruntu wraz z prawem własności budynków, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, dzierżawa, najem lub użyczenie.
Wybierz odpowiedni kod Polskiej Klasyfikacji Działalności
Rejestracja biznesu wymaga przypisania działalności do konkretnego kodu w Polskiej Klasyfikacji Działalności (chodzi tu dokładnie o kod PKD). Do czego służy kod PKD? Poszczególne kody są związane ze specyfiką prowadzonych formalności, czyli sposobami opodatkowania, z wymogiem korzystania z kasy fiskalnej albo rejestracją VAT.
Przy jednoosobowej działalności gospodarczej należy wybrać jeden kod główny, który odzwierciedla rodzaj działalności (zapewnia największe przychody ze sprzedaży towarów lub świadczenia usług) oraz dowolną liczbę kodów dla czynności, jakie właściciel firmy wykonuje poza główną działalnością. Kod Polskiej Klasyfikacji Działalności można wyszukać na stronie www.biznes.gov.pl/pl/tabela-pkd
Sprawdź pozwolenia i niezbędne licencje
Na ogół działalność gospodarcza może być wykonywana w pełnej swobodzie. Jednak pewne biznesy wymagają uzyskania specjalnych pozwoleń, koncesji, licencji czy wpisu do rejestru działalności regulowanej. W przypadku koncesji dotyczy ona szerokiego zakresu m.in. działalności górniczej, energetycznej, przewozów lotniczych czy radia i telewizji. Zezwolenie jest z kolei związane z alkoholem, aptekami, akcyzą i odpadami. Wpis do rejestru działalności regulowanej jest wymagany przypadku działalności takiej jak wyrób i rozlew wyrobów winiarskich lub napojów spirytusowych, konfekcjonowanie i obrót środkami ochrony roślin, usługi detektywistyczne, prowadzenie indywidualnej praktyki lekarskiej, organizowanie imprez turystycznych i działalności telekomunikacyjnej.
Określ sposób opodatkowania dochodów
Właściciel firmy jest podatnikiem podatku dochodowego. Przy rejestracji musi więc podać sposób rozliczania się z tego podatku. Podstawowe formy opodatkowania to:
na zasadach ogólnych, według skali podatkowej (stawka 12% i 32%);
stawka liniowa (stawka 19%) – opodatkowanie dotyczy dochodu;
ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – opodatkowanie dotyczy osiągniętego przychodu.
Jeśli nie wybierze się innej formy opodatkowania, do zakładanej działalności zostanie przypisany model na zasadach ogólnych. Warto podkreślić, że ryczałt od przychodów ewidencjonowanych nie zawsze jest możliwy, ponieważ nie wszystkie firmy mogą być tak rozliczane.
Sprawdź wymagania dotyczące płacenia VAT
Niezależnie od tego, jaki model opodatkowania dotyczy zakładanej działalności, podatek VAT jest pobierany przy każdym obrocie towarami i usługami. Ogólna zasada mówi, że przedsiębiorca nie musi rejestrować się do VAT, kiedy:
sprzedaż nie przekracza kwoty 200 tys. zł rocznie;
firma zajmuje się sprzedażą wyłącznie towarów i usług zwolnionych z VAT.
Nawet jeśli firma nie generuje zysków większy niż limit, przedsiębiorca musi rejestrować się do VAT, kiedy zajmuje się sprzedażą towarów albo usług wymienionych w ustawie o VAT.
Określ sposób prowadzenia księgowości
W prowadzeniu firmy niezbędna jest dokumentacja rachunkowa. Zaliczają się do niej rachunki, faktury i ewidencje. Sprawy księgowe można kontrolować w sposób:
uproszczony, czyli za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów albo w ewidencji przychodów w przypadku ryczałtu;
pełny, w postaci ksiąg rachunkowych.
Sprawy księgowe najczęściej zleca się konkretnemu księgowemu lub przekazuje się do biura rachunkowego. Można też zdecydować się na samodzielne prowadzenie księgowości. W tym przypadku ułatwieniem będą różnorodne programy do dokumentacji księgowo-finansowej.
Wybierz rachunek bankowy
Oprócz księgowości ważną kwestią dla przedsiębiorcy jest wybór rachunku powiązanego z finansami firmy. Dzięki niemu można opłacać transakcje przelewem w przypadku, gdy nie można tego zrobić gotówką (kiedy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca lub jednorazowa wartość transakcji przekracza w sumie 15 tys. zł).
Jakie są wymagania co do konta bankowego? Może to być rachunek firmowy lub rachunek prywatny, ale tylko w przypadku, gdy właściciel jest tylko jeden. Rachunek firmowy jest jednak niezbędny w niektórych sytuacjach np. kiedy jest się płatnikiem VAT lub wykonuje się transakcje z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.
Sprawdź wymagane składki ZUS
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z rozliczaniem i opłacaniem za siebie składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Są to:
ubezpieczenia społeczne;
Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy;
ubezpieczenie zdrowotne.
Jeśli chodzi o ubezpieczenie społeczne, do tych obowiązkowych zalicza się ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe. Są także składki dobrowolne w postaci ubezpieczenia chorobowego.
Przy otwieraniu firmy przedsiębiorcy, którzy spełniają wymagania, mogą skorzystać z Ulgi na start, która zwalnia z opłat na ubezpieczenia społeczne i Fundusze. Jeżeli osobie zakładającej działalność gospodarczą nie przysługują ulgi, musi opłacać składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy nie mniejszej niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.
Sprawdź, czy potrzebny jest pełnomocnik
Rejestrując jednoosobową działalność gospodarczą, można zdecydować się od razu na ustalenie pełnomocnika. Nie jest to niezbędne, jednak właściciel firmy, który ma osobę upoważnioną do załatwiania ważnych spraw w instytucjach państwowych np. w urzędzie gminy czy wymagające udania się do urzędu skarbowego jest bardzo przydatne. Pełnomocnik może zawierać umowy, przyjmować płatności, a także reprezentować właściciela firmy w urzędzie lub w sądzie. Osoba prowadząca działalność gospodarczą może ustanowić więcej niż jednego pełnomocnika.
Rejestracja firmy w CEIDG
Przygotowując wszystkie te dane, można złożyć wniosek CEIDG osobiście w urzędzie skarbowym, pocztą lub elektronicznie. Warto pamiętać, że jeśli osoba zakładająca firmę nie ma NIP ani REGON, wtedy wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców stanie się równocześnie wnioskiem o ich nadanie. Oba numery zostaną automatycznie dodane do wpisu w przypadku NIP w ciągu 1 dnia roboczego, a w przypadku numeru REGON w ciągu 7 dni.
Czy istnieje możliwość założenia jednoosobowej działalności gospodarczej przez Internet?
Mając wszystkie niezbędne dane i dokumenty, rejestracji działalności gospodarczej można dokonać także korzystając z elektronicznego kreatora wniosku, dostępnego na stronie rządowej biznes.gov.pl. System na podstawie przesłanych informacji stworzy wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców, a także utworzy zgłoszenie do ZUS/KRUS, GUS i urzędu skarbowego. Aby móc skorzystać z tej opcji, trzeba jednak mieć Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.
Co zamiast jednoosobowej działalności gospodarczej?
Nie każdy chce mieć do czynienia z formalnościami wymaganymi w sytuacji założenia i prowadzenia działalności gospodarczej. Jeśli mimo to chcemy działać we własnym imieniu i na tym zarabiać, jest alternatywne rozwiązanie. To działalność nierejestrowana (inaczej również nierejestrowa). Jednak są pewne warunki, które trzeba spełnić, aby móc się na nią zdecydować.
Działalność nierejestrowana
Jest to działalność, która odnosi się do osób fizycznych uzyskujących niskie przychody. W tej formie nie jest wymagana rejestracja firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Aby prowadzić działalność nierejestrowaną, należy:
być osobą fizyczną;
nie wykonywać działalności w ramach spółki cywilnej;
nie prowadzić działalności regulowanej (wymagającej uzyskania zezwoleń lub koncesji);
nie wykonywać działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy.
Najważniejsza kwestia, od której zależy założenie takiej działalności, dotyczy wysokości dochodu. Przychody z biznesu nie mogą być wyższe w żadnym miesiącu od 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia. W 2023 roku do 30 czerwca minimalne wynagrodzenie to kwota 3490 zł, a od 1 lipca 3600 zł. To oznacza, że miesięczne przychody osoby prowadzącej nierejestrowaną działalność gospodarczą w 2023 roku nie mogą przekroczyć progu 1745 zł w pierwszym półroczu i 1800 zł w drugim półroczu.
Warto pamiętać, że w przypadku działalności nierejestrowej nie trzeba wymyślać swojej nazwy. Wystawiając faktury klientom, można posłużyć się tylko swoim imieniem i nazwiskiem.
