Ewidencja Działalności Gospodarczej – co to jest?

Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce owiane jest złą sławą – nie tylko z uwagi na wysokie obciążenia fiskalne, ale również przez wzgląd na mnogość biurokracji, jaką przedsiębiorcy będą spotykać nie tylko w trakcie prowadzenia działalności, ale już na samym jej początku. Mimo wszystko trzeba zauważyć, że sytuacja Polaków w tym zakresie polepszyła się – rejestracja firmy jest prostsza, a dzięki kilku programom rządowym, takim, jak na przykład „Mały ZUS Plus”, prowadzenie przedsiębiorstwa w pierwszych miesiącach jego istnienia może być znacznie tańsze. Niemniej, pewne formalności spełnić trzeba – Ewidencja Działalności Gospodarczej to pierwszy przystanek na drodze utworzenia własnego biznesu.

Czym dokładnie jest Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej? Jakie funkcje i zadania pełni? Jak uzyskać wpis do CEIDG i co znajduje się we wniosku? Jak wypełnić wniosek o wpis do CEIDG krok po kroku? Czy poprawnie wypełniony wniosek wystarczy dla założenia firmy? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – podstawowe informacje

W najprostszym tych słów rozumieniu, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (w skrócie: CEIDG lub Ewidencja Działalności Gospodarczej) to prowadzony przez ministra właściwego do spraw gospodarki spis wszystkich osób fizycznych, które w myśl ustawo Prawo przedsiębiorców są właśnie przedsiębiorcami. Rzeczona ustawa weszła w życie 30 kwietnia 2018 roku w ramach tzw. Konstytucji dla biznesu, autorstwa byłego premiera i jego rządu, Mateusza Morawieckiego. Nowe prawo zastąpiło Ustawę o swobodzie działalności gospodarczej. W ciągu ostatnich sześciu lat, ustawa była nowelizowana aż 15 razy.

Obowiązek rejestracji w CEIDG mają wszystkie podmioty, które prowadzą działalność gospodarczą na terenie Polski – wyłączeni z tego obowiązku są niektórzy rolnicy, działający w oparciu o inne przepisy (z zastrzeżeniem, że mówimy wyłącznie o rolnikach indywidualnych).

Złożenie wniosku o wpis do CEIDG (jest to wniosek CEIDG-1) stanowi podstawę dla działalności gospodarczej, jednocześnie stanowiąc zgłoszenie identyfikacyjne do Urzędu Skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej. Dzięki złożeniu wniosku CEIDG-1 otrzymujemy również wymagane prawem dane identyfikacyjne – NIP oraz REGON.

We wniosku znajduje się również informacja o formie opłacania podatku dochodowego. Mamy do wyboru podatek liniowy, opodatkowanie na zasadach ogólnych oraz opodatkowanie zryczałtowanym podatku dochodowym (podstawa prawna tego ostatniego znajduje się w Ustawie o zryczałtowanym podatku od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne).

Czy wniosek CEIDG-1 wystarczy do rejestracji działalności gospodarczej?

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że pomimo faktu, że wniosek CEIDG-1 dostarczany jest również do Urzędu Skarbowego i ZUS-u (lub KRUS-u), to w celu pełnego zarejestrowania działalności gospodarczej przedsiębiorca jest zobowiązany do złożenia stosownego wniosku w ZUS osobno.

Co więcej, właściwy wniosek do Urzędu Skarbowego – abstrahując od CEIDG – należy złożyć także wówczas, gdy chcemy zarejestrować się jako płatnik VAT, gdzie sam wniosek do Urzędu Skarbowego należy złożyć niezależnie od naszego statusu VAT.

CEIDG – jakie funkcje i zadania pełni?

Wszelkie zadania i funkcje Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej zostały właściwie opisane w ustawie, która stanowi podstawę prawną dla funkcjonowania rzeczonej ewidencji. Do podstawowych zadań CEIDG należy:

• prowadzenie pełnej i rzetelnej ewidencji osób fizycznych prowadzących przedsiębiorstwa, a także przedsiębiorstw w spadku,

• prowadzenie pełnej i rzetelnej ewidencji osób fizycznych uczestniczących w spółkach cywilnych i innych podmiotach gospodarczych (część tych funkcji zamiast CEIDG pełni KRS),

• transparentne dostarczanie danych o osobach prowadzących działalność gospodarczą na terenie Polski – zarówno organom administracji publicznej jak i innym zainteresowanym osobom – wraz z możliwością bezpłatnego wykorzystywania tych danych w granicach przewidzianych ustawą,

• prowadzenie rejestru zmian we wpisach CEIDG działających na terenie kraju podmiotów, wraz z dokładną ewidencją terminu i zakresu wprowadzonych zmian.

Co więcej, w ramach strony internetowej CEIDG, udostępniona została wyszukiwarka wszystkich firm i osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą na terenie Polski. Jest to narzędzie, z którego skutecznie skorzystają nie tylko przedsiębiorcy, utwierdzający się w przekonaniu co do legalności i transparentności swoich partnerów biznesowych – może się ono przydać także zwykłym konsumentom.

Niewątpliwą zaletą Ewidencji Działalności Gospodarczej, jest utworzenie jednolitego i powszechnego wzoru formularza, pozwalającego na rejestrację działalności – mowa tu oczywiście o CEIDG-1. Jest on również stosunkowo prosty w konstrukcji, wobec czego raczej nikt nie powinien mieć większych trudności z jego wypełnieniem.

Wpis do CEIDG – wszystko, co musisz wiedzieć

Jak już wspomnieliśmy wyżej, wypełnienie formularza CEIDG-1 nie powinno nikomu sprawić większych trudności. Warto jednak pochylić się nad jego wszelkimi prawidłami, wobec czego lepiej będziemy mogli zrozumieć jego naturę i konieczność obecności w polskim systemie gospodarczym. Czy wpis do CEIDG zawsze jest niezbędny? Jakie korzyści daje przedsiębiorcy? Jakie informacje znajdują się we wpisie? Czym jest NIP i REGON w tym kontekście? O tym opowiadamy niżej.

Jakie informacje znajdują się we wpisie do CEIDG?

Pomimo prostoty swojej konstrukcji, wpis do CEIDG zawiera sporo informacji, w ramach których możemy bezbłędnie identyfikować przedsiębiorcę i jego firmę. W ramach rzeczonych informacji możemy wyróżnić następujące:

• Podstawowe dane dotyczące przedsiębiorcy:

  • imię i nazwisko przedsiębiorcy,

  • numer PESEL przedsiębiorcy,

  • data urodzenia przedsiębiorcy (jeśli nie posiada numeru PESEL),

  • informacja o obywatelstwie przedsiębiorcy,

  • adres do doręczeń i/lub adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej,

  • inne dane kontaktowe, takie jak numer telefonu, adres e-mail czy strona internetowa,

• Podstawowe dane dotyczące firmy:

  • Nazwa firmy,

  • Numer REGON,

  • NIP przedsiębiorcy (o ile posiada),

  • Przedmiot wykonywanej działalności gospodarczej, zgodny z kodami Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) w ujęciu podklasy, przy czym może ich być więcej niż jeden, z zastrzeżeniem, że jeden z nich musi określać główny profil działalności firmy.

• Inne informacje:

  • Informacja o istnieniu bądź nieistnieniu małżeńskiej wspólności majątkowej,

  • Informacja o partycypacji w spółce cywilnej (wraz z jej identyfikacją poprzez NIP i REGON),

  • Informacje o zmianie statusu przedsiębiorcy (na przykład zawieszenie działalności gospodarczej),

  • Informacja o ustanowieniu zarządu sukcesyjnego (dla przedsiębiorstw w spadku),

  • Oświadczenie kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników (jeśli dotyczy).

Co daje wpis do CEIDG przedsiębiorcy?

Wpis do CEIDG jest zasadniczo obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, wobec czego oczywistym jest, że największą z korzyści płynących z jego otrzymania jest możliwość legalnego prowadzenia działalności gospodarczej na terenie naszego kraju. Jest to także ważna informacja dla naszych kontrahentów i klientów, dzięki której wiedzą oni, że jesteśmy firmą legalną i transparentną.

Z bardziej praktycznego punktu widzenia należy zaznaczyć, że wpis do CEIDG skutkuje nadaniem NIP, z jednoczesnym wpisem do rejestru Krajowej Administracji Skarbowej, a także nadaniem REGON, analogicznie z adnotacją w GUS. Co więcej, wypełniony przez nas wniosek napływa także do ZUS, który również odnotowuje naszą obecność w gospodarce.

Czy wpis do CEIDG zawsze jest niezbędny?

Zgodnie z obowiązującym prawem, uzyskanie wpisu do CEIDG przez osoby prowadzące działalność gospodarczą na terenie naszego kraju jest obligatoryjne. Zaniechanie tego obowiązku przy jednoczesnym prowadzeniu działalności gospodarczej stanowi wykroczenie, za które grozi kara grzywny lub ograniczenia wolności – stanowi o tym Ustawa Prawo przedsiębiorców, przytaczana już na łamach niniejszego artykułu.

Co więcej, w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej bez jej wcześniejszej rejestracji, najpewniej będziemy mieli do czynienia z popełnieniem szeregu wykroczeń skarbowych, a w skrajnych przypadkach nawet przestępstw (zależnie od przedmiotu działalności i czasu trwania takiego procederu). W tym przypadku będziemy już zagrożeni nie tylko szeregiem kar finansowych, ale nawet karą pozbawienia wolności.

Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest prowadzenie działalności gospodarczej w oparciu o działalność nierejestrowaną. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie wymaga rejestracji działalność gospodarcza, w ramach której miesięczne przychody przedsiębiorcy nie przekraczają 75% minimalnego wynagrodzenia (od lipca 2024 jest to 3 225 złotych), a jednocześnie przedsiębiorca nie prowadził działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy (5 lat) od dnia rozpoczęcia działalności nierejestrowanej.

CEIDG a numery ewidencyjne – NIP, REGON, KRS

Jak już wspomnieliśmy wyżej, wpis do CEIDG skutkuje otrzymaniem numerów ewidencyjnych, którymi posługiwać się będziemy niejednokrotnie w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. Tymi numerami jest NIP i REGON. Zgodnie z obowiązującym prawem, muszą je posiadać wszystkie osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą, a także wspólnicy spółek cywilnych.

Odpowiadając na często zadawane pytania, rejestracja w KRS nie jest w takiej sytuacji wymagana – dotyczy ona wyłącznie spółek prawa handlowego, wobec czego pozostali uczestnicy gospodarki mogą całkowicie pominąć Krajowy Rejestr Sądowy.

Jak wypełnić wniosek o wpis do CEIDG? Krok po kroku

Złożenie wniosku CEIDG stanowi pierwszy krok na drodze do rejestracji własnej firmy. Możemy go wypełnić i złożyć na trzy różne sposoby, spośród których zdecydowanie najprostszym będzie skorzystanie z dedykowanej ku temu platformy rządowej. Dwie dodatkowe opcje stanowi wypełnienie druku w domu i przesłanie go pocztą oraz osobiste złożenie formularza w siedzibie właściwej gminy. Wniosek o wpis do CEIDG każdorazowo będziemy składać poprzez formularz CEIDG-1.

W przypadku skorzystania z pierwszej metody, wystarczy zalogować się na stronie internetowej CEIDG. W tym celu możemy skorzystać z bankowości elektronicznej, Profilu Zaufanego, aplikacji mObywatel lub e-Dowodu. Dostępny na stronie wniosek trzeba wypełnić w należyty sposób i podpisać elektronicznie za pomocą jednej z dostępnych metod.

Sprawę można załatwić również w Urzędzie Miasta lub Gminy, której nasza działalność gospodarcza będzie dotyczyła. Formularz CEIDG-1 możemy pobrać i wypełnić w domu, udając się z nim do Urzędu gdzie wraz z urzędnikiem dopełnimy formalności, lub pozwolić sobie na jego całkowite wypełnienie w Urzędzie. Wówczas wystarczy nam podpis zwykły.

Paradoksalnie, najbardziej skomplikowaną metodę stanowi wysłanie formularza CEIDG-1 do siedziby gminy za pośrednictwem poczty. Co prawda, żadnych trudności nie sprawi nam wydrukowanie wniosku i wypełnienie go, jednak przed wysłaniem musi on być opatrzony własnoręcznym podpisem wnioskodawcy poświadczonym przez notariusza.

Inne rodzaje wniosków CEIDG

Trzeba pamiętać, że bez względu na to czy chcemy uzyskać wpis do CEIDG czy też zmodyfikować już obecne w nim informacje, zawsze będziemy korzystać z formularza CEIDG-1. W jego ramach możemy złożyć wniosek o:

• zmianę wpisu w CEIDG lub innych danych,

• zawieszenie działalności gospodarczej,

• wznowienie wykonywania działalności gospodarczej,

• wykreślenie przedsiębiorcy z CEIDG.

Niemniej, trzeba podkreślić, że nawet pomimo faktu, iż są to różne cele, to zawsze każdego rodzaju modyfikacji dot. naszego wpisu w CEIDG dokonujemy na podstawie tego samego formularza – CEIDG-1.

Wniosek CEIDG a spółka cywilna

Zarówno spółki cywilne, jak i spółki prawa handlowego, to zagadnienia które nawet dla wielu przedsiębiorców stanowią czarną magię. Tak naprawdę warto poświęcić im trochę czasu, bowiem w wielu przypadkach mogą to być najatrakcyjniejsze z opcji dla prowadzenia własnej działalności gospodarczej.

Jak wygląda ich założenie i prowadzenie w kontekście CEIDG? Jak już wspomnieliśmy, w przypadku spółek prawa handlowego, kluczowe jest ich zarejestrowanie w KRS. Niemniej, nieco inaczej jest w przypadku spółek cywilnych. One same w sobie nie mogą zostać zarejestrowane w CEIDG, ale odpowiedniego wpisu muszą dokonać wszyscy jej wspólnicy.

Jak założyć działalność gospodarczą? Co oprócz wpisu do CEIDG?

Założenie działalności gospodarczej w Polsce nie jest już dziś tak uciążliwe, jak to miało miejsce jeszcze parę lat temu. Niemniej, sam wpis do CEIDG nie wystarczy, choć rzeczywiście stanowi on większość formalności, jakie przyjdzie nam wykonać.

Jak już mieliśmy okazję wspomnieć wyżej, na ręce właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego będziemy musieli złożyć także formularz VAT-R (niezależnie od naszego statusu płatnika), a przy tym, pomimo napływu formularza CEIDG-1 do ZUS, osobno będziemy musieli złożyć wniosek o ubezpieczenie zdrowotne również w tej instytucji.

Co ważne, niektóre formy działalności gospodarczej będą dodatkowo potrzebowały odpowiednich koncesji, zezwoleń czy licencji (powiązanych z przedmiotem ich działalności), a w niektórych przypadkach konieczne będzie także uzyskanie wpisu do rejestru działalności regulowanej.

Tak czy inaczej, założenie działalności gospodarczej nie jest ani przesadnie skomplikowane, ani nazbyt czasochłonne, ani też kosztowne. Dużo ważniejszym aspektem jej założenia jest stworzenie skutecznego biznesplanu, dzięki któremu nasze przedsiębiorstwo będzie mogło prosperować długo i skutecznie.

Ewidencja Działalności Gospodarczej – podsumowanie

Słowem podsumowania można powiedzieć, że Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej to po prostu spis wszystkich osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą lub partycypują w niej w ramach spółek cywilnych. Podstawę prawną w tym zakresie stanowi Ustawa Prawo przedsiębiorcy z 30 kwietnia 2018 roku.

Uzyskanie wpisu do CEIDG jest niezbędne dla legalnego prowadzenia działalności gospodarczej – zgłoszenia dokonujemy na podstawie formularza CEIDG-1. Zaniechanie tego obowiązku poskutkuje karą ograniczenia wolności lub grzywną.

Sam formularz nie jest jednak wystarczający dla założenia własnej firmy – konieczne będzie dopełnienie kilku dodatkowych formalności, gdzie część z nich zależna jest od profilu działalności firmy. Inne zaś, takie jak zgłoszenie do ZUS czy formularz VAT-R są obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców.

Rejestr CEIDG jest pomocnym narzędziem nie tylko dla organów administracji państwowej czy Urzędu Skarbowego, ale również dla partnerów biznesowych danego przedsiębiorstwa czy jego klientów. Korzystając z rejestru możemy bez trudu przekonać się o transparentności działań przedsiębiorcy czy ich legalności.

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_135062337_binders-with-papers-waiting-to-be-processed-with-businessman-or-bookkeeper-back-in-blur-accounting.html