Co to jest matryca Eisenhowera i do czego może przydać się w pracy? Z tego tekstu dowiecie się, do czego służy matryca Eisenhowera i dlaczego to tak skuteczna metoda na zarządzanie czasem. Macie wrażenie, że zadań przybywa, a Wy nie wiecie, jak im sprostać? Prosta metoda ćwiartek rozwiąże problem!
Co to jest matryca Eisenhowera? Matryca Eisenhowera co to?
Jednym z Waszych postanowień noworocznych jest zwiększenie swojej produktywności? Skoro tak, nie obejdzie się bez małej pomocy z zewnątrz! Aby lepiej zapanować nad czasem i prawidłowo zarządzać zadaniami, możecie skorzystać z matrycy Eisenhowera.
Nazwa matrycy Eisenhowera pochodzi od nazwiska twórcy metody zarządzania swoją pracą, byłego prezydenta Stanów Zjednoczonych. Obejmujący to stanowisko w latach 1953-1961 Dwight Eisenhower słynął ze swojej efektywności i starannego planowania obowiązków. Po jego śmierci zaczęto zastanawiać się, jak udawało mu się tego dokonać.
Szybko okazało się, że to właśnie matryca czasu Eisenhowera była sekretem jego sukcesu. Dzięki niej politykowi udawało się z powodzeniem dzielić zadania na ten najbardziej i najmniej pilne. Teraz i Wy możecie z niej skorzystać!
Szukasz pracy w Gdańsku? Sprawdź najlepsze oferty na GoWork.pl!
Matryca zarządzania czasem Eisenhowera – jak to działa?
Matryca Eisenhowera przykłady
Co oznacza matryca Eisenhowera i jak działa w praktyce? Metoda nie jest skomplikowana, dlatego i Wy możecie z powodzeniem z niej korzystać!
Matryca Eisenhowera polega na podzieleniu zadań, jakie mamy do wykonania, w zależności od tego, jak są pilne. W tym celu będziecie potrzebować kartki papieru, długopisu i listy Waszych obowiązków!
Na kartce narysujcie spory kwadrat Eisenhowera, który następnie podzielcie na 4 ćwiartki. Każda z nich oznacza coś innego! Co powinno znaleźć się w każdej z narysowanych ćwiartek?
1 ćwiartka – zadania pilne i ważne
Matrycę priorytetów Eisenhowera przygotowujemy, zaczynając od ćwiartki z najbardziej pilnymi i ważnymi zadaniami, jakie mamy do wykonania. To również te obowiązki, które musimy wykonać nagle z powodu kryzysowej sytuacji. Zadania, jakie tu przyporządkujecie, są najczęściej również najbardziej stresującymi, jakie Was czekają. To dokładnie dlatego zajęcie się nimi w pierwszej kolejności jest tak ważne! Nie tylko uporacie się z nadchodzącymi terminami ale i pozbędziecie stresu i ciągłego poczucia, że czeka Was coś wymagającego.
SPRAWDŹ TEŻ:
- Metoda Six Sigma – co to jest, jak działa w zarządzaniu firmą?
- Diagram Ishikawy – co to jest i do czego może przydać się w pracy?
- Metoda sześciu kapeluszy myślowych Edwarda De Bono: na czym polega, przykłady
2 ćwiartka – zadania mało pilne i ważne
Matryca Eisenhowera w pracy pomoże dobrze zaplanować zadania i pilnować terminów. Jednak może ona posłużyć także do celów rozwoju osobistego! Dlatego w drugiej ćwiartce rozpiszcie te zadania, które choć nie muszą zostać wykonane natychmiast, to są ważne dla Was. Poza zawodowymi obowiązkami umieśćcie tu również np. czas na aktywność fizyczną lub spotkanie z przyjaciółmi.
3 ćwiartka – zadania mało ważne i pilne
Do czego służy matryca Eisenhowera? Możecie ją wykorzystać nie tylko do planowania obowiązków z wyprzedzeniem! W pracy często zdarza się, że wypada nam nagle coś pilnego, co musimy załatwić „od ręki”. Dlatego w 3 ćwiartce umieszczamy właśnie te zadania, które choć mniej ważne, to muszą zostać wykonane jak najszybciej.
4 ćwiartka – zadania mało ważne i mało pilne
Matryca Eisenhowera: ćwiczenie planowania zadań, jakie dzięki niej wykonujecie, pomoże wytrenować umiejętność priorytetyzacji naszych obowiązków. To również dobra metoda na dostrzeżenie tych czynności, które zabierają czas, niewiele wnosząc do naszego życia czy kariery. Dlatego w ostatniej ćwiartce rozpiszcie właśnie takie zadania. O ile jednak warto eliminować te, które przeszkadzają nam w pracy, o tyle te prywatne, takie jak np. godzinka z ulubionym serialem, możecie tu spokojnie pozostawić. Odpoczynek również jest ważny dla rozwoju osobistego i zawodowego!
Matryca Eisenhowera – wady i zalety
Przykłady zastosowań matrycy Eisenhowera, jakie mieliście okazję zobaczyć powyżej, wskazują na jej skuteczność zarówno w obszarze rozwoju osobistego, jak i zawodowego.
Dlatego korzystając z tej metody warto nie tylko planować obowiązki, ale i obserwować, jak łączą się one wzajemnie. Przykładowo, jeśli wykonywanie obowiązków z pierwszej ćwiartki Eisenhowera zajmuje Wam coraz więcej czasu, może oznaczać to, że jesteście zwyczajnie zmęczeni i Wasza efektywność spada. Wtedy warto zajrzeć ponownie do ostatniej ćwiartki i wybrać z niej jakąś relaksującą czynność, która pozwoli nam chwilę odetchnąć i nabrać sił do pracy.
ZOBACZ TEŻ:
- Priorytetyzacja zadań metodą ABCDE – na czym polega jej fenomen?
- Co to jest diagram spaghetti i jak go przygotować?
Z kolei patrząc na zadania z drugiej ćwiartki, możemy łatwo dostrzec, ile czasu poświęcamy w pracy na zlecenia pochodzące od innych członków zespołu. Jeśli po kilku tygodniach korzystania z matrycy czasu Eisenhowera dostrzeżecie, że swoje obowiązki wykonujcie wolniej, bo często przerywa Wam się pracę, warto zaplanować spotkanie ze współpracownikami w tej kwestii. Może istnieje lepszy sposób oddelegowania dodatkowych zadań przy projekcie?
Do niezaprzeczalnych zalet korzystania z matrycy Eisenhowera w pracy należy właśnie możliwość spojrzenia na podział obowiązków z szerszej perspektywy. To często najlepszy sposób na redukcję zbędnych czynności i oszczędność cennego czasu!
Jej wadą może być natomiast uwzględnienie w tym jedynie Waszych zadań. Pamiętajcie o tym, dzieląc się wnioskami z przygotowywania swojej matrycy Eisenhowera z pozostałymi członkami zespołu! Zamiast naciskać na zmniejszenie ilości swoich zadań, poproście ich o przygotowanie własnego kwadratu Eisenhowera i porównajcie wyniki. Efekty będą satysfakcjonujące!
Matryca Eisenhowera: jak efektywnie zarządzać zadaniami w pracy?
Matryca Eisenhowera to narzędzie, które może znacznie poprawić efektywność zarządzania czasem. Pomaga ona w priorytetyzacji zadań według ich pilności i ważności, co pozwala na skoncentrowanie się na tym, co naprawdę istotne. Przykłady jej zastosowania można znaleźć w różnych branżach – od marketingu po zarządzanie projektami. W praktyce oznacza to, że pracownicy mogą lepiej organizować swoje zadania, unikając pułapek związanych z prokrastynacją. Osoby, które korzystają z matrycy, często zauważają, że ich stres związany z terminami się zmniejsza, a efektywność wzrasta. Warto również podkreślić, że matryca może być używana nie tylko w pracy, ale także w życiu osobistym, co czyni ją wszechstronnym narzędziem. Rekomendacje dotyczące regularnego przeglądania zadań oraz wprowadzania zmian w priorytetach mogą pomóc w utrzymaniu wysokiego poziomu produktywności.
Jakie zadania umieszczać w poszczególnych ćwiartkach matrycy?
Matryca Eisenhowera dzieli zadania na cztery kategorie: pilne i ważne (do wykonania natychmiast), ważne, ale niepilne (do zaplanowania), pilne, ale nieważne (do delegowania) oraz niepilne i nieważne (do zignorowania). Kluczowym elementem jest umiejętność właściwego przyporządkowania zadań, co pozwala na efektywne zarządzanie czasem. Na przykład nieprzewidziane sytuacje kryzysowe powinny trafić do pierwszej ćwiartki, a długoterminowe projekty – do drugiej.
Jak unikać pułapki „pilności” w zarządzaniu czasem?
Częstym błędem jest mylenie pilności z ważnością, co prowadzi do realizacji zadań nieprzynoszących realnych korzyści. Aby tego uniknąć, warto codziennie przeglądać listę zadań i zastanowić się, które z nich rzeczywiście wpływają na osiągnięcie długoterminowych celów. Regularne korzystanie z matrycy Eisenhowera pozwala na eliminację zbędnych zadań oraz skupienie się na działaniach strategicznych, co znacząco poprawia efektywność pracy.
Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_113603336_ludzie-biznesu-siedz%C4%85-i-dyskutuj%C4%85-na-spotkaniu-biznesowym-w-biurze.html
