Onboarding przeprowadzony w pełni zdalnie to rozwiązanie doskonałe nie tylko na czas kwarantanny, ale także wtedy, gdy zatrudniasz osoby stale pracujące na odległość. Trend ten dopiero niedawno pojawił się na polskim rynku pracy, jednak doskonale wpasowuje się w dzisiejsze potrzeby.
Ostatnio pisaliśmy też o tym, dlaczego prowadzenie onboardingu jest ważne. Tym razem przedstawiamy 7 nowoczesnych sposobów na budowanie zaangażowania pracowników już od pierwszego dnia w nowej pracy… A nawet wcześniej.
Welcome email
Onboarding zaczyna się tak naprawdę w momencie, kiedy pracownik zaakceptuje złożoną ofertę i otrzyma pierwszego powitalnego maila. Jakie informacje warto w nim zawrzeć? Na początek podziękowanie za dołączenie do zespołu. Postaw na atrakcyjną formę graficzną, wiernie oddającą osobowość marki Twojej firmy.
Niezbędnym elementem welcome emaila jest pakiet podstawowych informacji:
- Kiedy i o której godzinie zaczyna się pierwszy dzień pracy
- Ile dni będą trwały wstępne szkolenia
- Agenda onboardingu
- Z kim się spotka pierwszego dnia
- Co zyska dzięki zaangażowaniu w proces onboardingowy
- Odnośnik do zasobów wiedzy na temat firmy
Do wiadomości warto dołączyć powitanie w postaci nagrania wideo. Najlepiej, by wystąpił w nim bezpośredni przełożony nowego pracownika – jego przyszły team leader lub manager.
Baza wiedzy
W tym przypadku sprawdzi się przestrzeń, w której zlokalizowane będą wszelkie niezbędne informacje. Może to być firmowa witryna wiki, welcome book lub e-learning – ważne, by pracownik miał dostęp do zasobów również po zakończeniu procesu onboardingu.
Warto zawrzeć tam takie rzeczy jak:
- Kultura organizacyjna (w tym hierarchia)
- Baza kontaktów
- FAQ (stale poszerzaj w oparciu o pytania zadawane przez kolejnych kandydatów)
- Cele, misja i wizja firmy
- Rys historyczny przedsiębiorstwa
- Ścieżki kariery
- Informacje o benefitach
- Kwestiach organizacyjne i aktualności
- Wideo powitalne
- Opis najbliższych dni w nowej pracy
- I inne ważne rzeczy
Pamiętaj o atrakcyjności i przejrzystości przekazu. Niektóre dane można w przystępny sposób zaprezentować przy pomocy infografik, grafów i schematów.
Wideo powitalne
We wspomnianym wcześniej welcome mailu warto również zamieścić krótki filmik obrazujący nowe środowisko pracy i jego unikalną osobowość. Wykorzystaj do tego celu:
- Materiały z ostatnich imprez integracyjnych
- Nagrania krótkich wypowiedzi pracowników opowiadających o codziennej pracy, swoich zespołach, wspomnieniach z pierwszego dnia
- Migawki ze spaceru po biurze
- Przedstawienie założycieli, członków zarządu, dyrektora lub kierownika.
Całość zmontuj tak, by uzyskać materiał oddający energię Twojej firmy. Postaw na lekką, humorystyczną formę, jeżeli pozwala na to charakter marki. Dzięki temu już na starcie wywołasz w pracowniku pozytywne emocje, a jak wiadomo – początkowe wrażenia silnie zapadają w pamięć.
W późniejszych etapach zdalnego onboardingu możesz dodatkowo zamieścić wideo z opowieściami indywidualnych osób lub zespołów. Wykorzystaj potęgę storytellingu! Pokaż drogę nowego pracownika od pierwszego dnia do najważniejszych sukcesów i awansu – niech sam opowie o swoich doświadczeniach, jak radził sobie z wyzwaniami i o wsparciu, jakie otrzymał w tym czasie.
E-learning
Wszystkie szkolenia zamieścić możesz na platformie e-learningowej. Forma ta jest wygodna i przejrzysta, umożliwia bowiem podział kursu na poszczególne etapy, uruchamiane po osiąganiu kolejnych kamieni milowych. Możliwe jest także wprowadzenie quizów sprawdzających wiedzę, dzięki czemu pracownik na bieżąco będzie otrzymywał informacje zwrotne na temat poczynionych postępów.
Wiedzę możesz przekazywać na różne sposoby, a także łączyć je ze sobą:
- Prezentacje
- Skrypty
- Lekcje wideo
- Zeszyty ćwiczeń
I wiele innych. Postaw na kreatywne i angażujące rozwiązania.
Gra onboardingowa
Rozwiązanie podobne do e-learningu, jednak bardziej zaskakujące. Zazwyczaj wymaga większych zasobów, możesz jednak uzyskać jeszcze większe zaangażowanie uczestnika. Taka forma wprowadzenia z pewnością zapamięta i opowie swoim znajomym, co może przyciągnąć do firmy kolejne talenty. Grę można podzielić – podobnie jak e-learning – na moduły tematyczne.
Proponujemy aktywną pracę na studiach przypadków, podczas której pracownik w interaktywny sposób zgłębi tajniki metod pracy na konkretnych przykładach. Wcielając się w rolę specjalisty, będzie miał możliwość przećwiczenia swoich przyszłych zadań, a także uzyskania natychmiastowych informacji zwrotnych na temat efektów swojej pracy.
Innym przykładem może być wirtualny spacer – w ten sposób pracownik będzie mógł wcześniej zapoznać się z topografią biura. Punkt ten może być przydatny, jeżeli w przyszłości praca tej osoby będzie miała charakter głównie stacjonarny. Jako NPCów (non playable character) możesz wprowadzić realnie zatrudnione osoby oraz możliwość przeprowadzenia z nimi krótkiego dialogu.
Wideo rozmowa
Nowy pracownik powinien już pierwszego dnia poznać osoby, z którymi będzie pracował, nawet jeśli będzie się z nimi komunikował jedynie w sieci. Zaplanuj dla niego spotkanie z bezpośrednim przełożonym, na przykład team leaderem, któremu będzie mógł zadać wszelkie nurtujące pytania. Postaraj się także zapoznać go z poszczególnymi członkami zespołu.
Mentoring
Nowej osobie warto przydzielić opiekuna, z którym będzie mogła kontaktować się w różnych sprawach, na przykład gdyby potrzebowała wsparcia. Mentor powinien regularnie sprawdzać, jak nowy pracownik sobie radzi z wykonywaniem zadań, udzielać informacji zwrotnych, wspierać integrację z innymi pracownikami. Jednym słowem: pomagać w stawianiu pierwszych kroków w Twojej firmie.
Które rozwiązania najchętniej przetestowałbyś w swojej organizacji?
