Rekrutacja nowego pracownika to jeden z najważniejszych procesów HRowych w każdej firmie. Bez względu na to, czy zatrudniamy na stanowiska niższego, czy wyższego szczebla – zawsze wkładamy w to dużo energii i czasu. Często korzystamy z zaawansowanych narzędzi czy wykwalifikowanych firm zewnętrznych. Wszystko po to, by na końcu tej drogi mieć w swoim zespole najlepszych ludzi.

 

Okazuje się, że bardzo często zapominamy, iż ostatnim – ale nie mniej ważnym niż pozostałe – elementem procesu rekrutacji, jest onboarding nowego pracownika – czyli jego pierwszy okres w pracy. Pytanie, czy zapominamy czy zwyczajnie nie przywiązujemy do niego wagi. W końcu mamy już zwerbowanego specjalistę więc co niby miałoby się stać? Okazuje się, że dużo! Badania udowadniają, że efektywny onboarding wpływa na przywiązanie człowieka do organizacji i jego późniejsze zaangażowanie w wykonywane obowiązki.

 

Dlaczego to ważne?

 

Najłatwiej tu chyba sięgnąć do swojego własnego, pierwszego dnia w pracy i przypomnieć sobie, jakie emocje towarzyszyły nam wtedy. Poczucie ekscytacji pomieszane ze stresem, nerwy i strach przed nieznanym. Przechodzi to każdy i w sumie nie ma większego znaczenia czy mówimy tutaj o doświadczonym specjaliście, czy juniorze – świeżo po studiach. Emocje pierwszego dnia są zawsze potężne i tylko od pracodawcy zależy, czy przekuje je na sukces czy na frustrację.

 

Idealny pierwszy dzień

 

Skoro już zdajemy sobie sprawę z faktu jak istotny to moment – możemy przejść do działania.

Warto wypracować swoje własne procedury onboardingowe i dopasować je do naszej kultury organizacyjnej. Jest jednak kilka dobrych praktyk, które możemy wykorzystać. Jak pokazują  doświadczenia dużych, światowych korporacji – te praktyki świetnie się sprawdzają i znacząco podnoszą efektywność procesu wdrażania.

 

Zacznij już kilka dni wcześniej

Twój nowy pracownik na pewno komunikował się z Tobą w procesie rekrutacji, więc skorzystaj z tego faktu. Po pierwsze – o ile to możliwe – możesz już na kilka dni przed rozpoczęciem pracy wysłać mu wszelkie, niezbędne kwestionariusze i dokumenty, aby miał szansę  spokojnie zapoznać się z nimi i je wypełnić w zaciszu domowego ogniska. Dzięki temu unikniesz późniejszej straty czasu na papierologię i będziesz mógł wykorzystać go lepiej – np. na prezentację organizacji.

Świetną praktyką jest także wysyłanie na 2-3 dni przed rozpoczęciem pracy swego rodzaju maila powitalnego. Jego zadaniem jest wprowadzenie nowej osoby, pokazanie, że się na nią czeka oraz przekazanie drobnych wskazówek typu: jak dotrzeć, jak się ubrać, o której się pojawić. Wbrew pozorom to istotny element onboardingu ponieważ pokazuje nowemu pracownikowi, że ten pierwszy dzień nie tylko dla niego jest ważny. Organizacja otwiera ramiona i przyjmuje go do rodziny, buduje poczucie bezpieczeństwa.

 

Funkcja buddy’ego

Zagubienie, mnóstwo nowych twarzy i dziesiątki imion, których po 5 minutach już się nie pamięta. Twój pracownik tak się właśnie czuje, dlatego warto wesprzeć go tego pierwszego dnia i zapewnić mu kogoś w rodzaju “przyjaciela”. Przyjaciel to ktoś z zespołu. Dobrze jest przedstawić go już w mailu powitalnym  – ewentualnie to właśnie buddy może napisać tegoż maila, wysłać w nim swoje zdjęcie i numer telefonu.

Buddy to przewodnik. Zajmuje się naszym nowym pracownikiem od A do Z, jest osobą, która wita go przy wejściu, w razie potrzeby odpowiada na wszystkie pytania i wskazuje gdzie się udać, czy jak trafić w określone miejsce. Dzięki tej funkcji  “uczłowieczamy” proces onboardingu i nadajemy mu personalny charakter.

 

Narzędzia pracy

W dzisiejszych czasach jest już chyba normą, iż pracownik posługuje się w firmie służbowym laptopem i telefonem. Niestety rzadko kiedy służbowy sprzęt jest gotowy na czas – najczęściej dział IT zaczyna go przygotowywać w momencie, kiedy nowa osoba zgłasza się z taką potrzebą. Zastanów się, czy to nie strata czasu? I jakie to tak naprawdę wywołuje emocje? Czy nie byłoby profesjonalnie, aby pierwszego dnia pracy Twój nowy człowiek został od razu zaprowadzony do swojego – wcześniej przygotowanego i wyposażonego – biurka?

To niewielka rzecz a robi ogromną różnicę w postrzeganiu pracodawcy. Robi też różnicę psychologiczną – daje pracownikowi poczucie, że nie tylko on czekał i przygotowywał się do tego dnia. Firma przygotowała się także!

 

Poczucie przynależności

 

Jedną z najbardziej podstawowych potrzeb społecznych jest właśnie poczucie przynależności. Człowiek chce być częścią grupy i zdobyć jej akceptację oraz sympatię. Jako firma możemy to budować poprzez różne działania EB, do których należą również gry onboardingowe czy programy wdrażania pracowników. Bardzo dobrą praktyką jest np. bon na wspólny lunch dla zespołu, do którego dołączyła nowa osoba. Taki posiłek to swojego rodzaju symbol przyjęcia do rodziny. Buduje poczucie wspólnoty i daje okazję do nieformalnej rozmowy, wzajemnego poznania się.

 

Zasada wzajemności

 

Zatrudniając nowego pracownika oczekujesz, że wniesie do Twojej organizacji coś nowego i świeżego. Chcesz aby był zaangażowany i efektywny od samego początku. Zadbaj zatem o to by zadziałała tutaj zasada wzajemności. Daj coś pracownikowi i zbuduj poczucie wdzięczności, które szybko przełoży się na motywację do działania. Może drobny upominek na dobry początek? Powyższy lunch, czas i uwaga współpracowników – każda z tych rzeczy zbuduje więź i wpłynie na dalszą relację pracownik-organizacja.

 

Ciekawym przykładem onboardingu na najwyższym poziomie jest amerykańska firma John Deere, której centrala w Azji miała problem z nowymi pracownikami. Firma zatrudniła specjalistów, których zadaniem było takie zaprojektowanie pierwszego dnia w pracy by pozostawiał niezapomniane emocje. I tak na 3 dni przed datą startu kandydat dostaje tam maila powitalnego od swojego przyjaciela (jednego z pracowników), który będzie się nim opiekował. W dniu rozpoczęcia pracy przyjaciel czeka na nową osobę przy recepcji, a po przekroczeniu progu firmy pracownik widzi na wielkim ekranie spersonalizowaną wiadomość w stylu “Witamy Cię John”. Biurko jest przystrojone balonami widocznymi z daleka, a na nim czekają wszystkie niezbędne narzędzia pracy. Po włączeniu komputera pracownik widzi firmową tapetę z napisem “Witaj w najważniejszej pracy, jaką kiedykolwiek będziesz wykonywać”, a po uruchomieniu programu pocztowego – czeka już na niego pierwszy mail od Prezesa firmy, który w krótkim filmie opowiada o misji organizacji i jej najważniejszych celach oraz wartościach. W czasie przerwy “przyjaciel” zabiera nowego pracownika na lunch z całym zespołem, który wprowadza nową osobę w aktualnie prowadzone projekty. Po powrocie na biurku czeka drobny upominek, często też pod koniec dnia ktoś z wyższego kierownictwa zaprasza nowego pracownika na lunch w następnym tygodniu pracy.

Wszystko to razem sprawia, że pierwszy dzień pracy naładowany jest pozytywną energią i daje właśnie poczucie przynależności. Człowiek po takim dniu kończy pracę z uśmiechem i przeświadczeniem, że zarówno on sam, jak też  to co będzie tu robił, jest ważne.

 

Jako pracodawca musisz pamiętać o tym, że pierwszy dzień w pracy to potężna dawka emocji. To start, którego nie da się powtórzyć, ani wymazać. Pierwsze wrażenie można w końcu zrobić tylko jeden raz dlatego warto poświęcić czas na jego przygotowanie i zbudowanie.