Rotacja pracowników w branży gastronomicznej, handlowej czy hotelarskiej to chleb powszedni działów HR. Każdy nowy pracownik to nie tylko proces wdrożeniowy, ale przede wszystkim konieczność dopełnienia formalności, w tym uzyskania orzeczenia do celów sanitarno-epidemiologicznych. W skali roku, przy kilkudziesięciu czy kilkuset zatrudnionych, tradycyjne zarządzanie tym procesem staje się logistycznym koszmarem. Jak przenieść ten obowiązek w XXI wiek i oszczędzić dziesiątki godzin pracy działu kadr?

Większość specjalistów HR doskonale zna ten scenariusz: pracownik otrzymuje skierowanie, udaje się do lekarza medycyny pracy, płaci za wizytę z własnej kieszeni, a następnie przynosi do firmy fakturę lub paragon. Dział kadr musi zweryfikować dokument, przekazać go do księgowości, a następnie procesować zwrot środków. Pomnóżmy to przez liczbę rekrutacji w sezonie wakacyjnym, a otrzymamy przepis na paraliż administracyjny.

W 2025 roku, kiedy koszty i procedury związane z badaniami ulegają dynamicznym zmianom, kluczem do efektywności jest automatyzacja. Nowoczesne firmy odchodzą od modelu „rozliczania paragonów” na rzecz systemów bezgotówkowych i zbiorczych faktur.

Kod zamiast gotówki – jak to działa?

Rewolucją na rynku usług medycznych dla biznesu jest wprowadzenie systemu kodów pracowniczych. Jest to mechanizm, który całkowicie eliminuje obieg gotówki na linii pracownik-pracodawca.

W tym modelu dział HR nie musi angażować się w każdą pojedynczą wizytę. Zamiast tego, firma generuje pulę unikalnych kodów, które przekazuje nowo zatrudnionym osobom. Rozwiązanie to idealnie sprawdza się w przypadku pracodawców, którzy organizują badania sanitarno-epidemiologiczne dla dużych zespołów, a także stanowi cenne wsparcie dla agencji pracy tymczasowej.

Dla pracownika jest to ogromne ułatwienie – zamiast martwić się o płatność przy rejestracji, wpisuje on otrzymany kod, który zeruje koszt wizyty. Nie musi angażować własnych środków ani pilnować dowodów zakupu.

Elastyczność rozliczeń

Jednym z liderów wprowadzających to udogodnienie na polski rynek jest e-sanepid.pl. Platforma ta zrozumiała, że sztywne abonamenty rzadko sprawdzają się w branżach o dużej sezonowości. Dlatego też zaproponowała dwa modele współpracy, które elastycznie dopasowują się do płynności finansowej przedsiębiorstwa.

Szczególnie interesująca dla dużych firm jest opcja post-paid (płatność na koniec miesiąca), rekomendowana jako najwygodniejsza forma współpracy. Jak to wygląda w praktyce?

  • Firma może wygenerować dowolną liczbę „zapasowych” kodów na przyszłość.
  • Przekazanie kodu kandydatowi nic nie kosztuje – opłata naliczana jest wyłącznie za kody faktycznie wykorzystane przez pracowników.
  • Jeśli pracownik zrezygnuje z pracy przed wykonaniem badań, firma nie ponosi żadnych kosztów, ponieważ niewykorzystane kody nie podlegają opłacie.

Dla firm preferujących zamknięcie budżetu z wyprzedzeniem dostępna jest również opcja pre-paid (płatność z góry), gdzie pakiety kodów można wykorzystywać w dłuższym okresie, z gwarancją zwrotu środków za te niewykorzystane.

Księgowość pod kontrolą

Z perspektywy działu finansowego, współpraca z operatorem medycznym takim jak e-sanepid.pl to przede wszystkim porządek w dokumentach. Koniec z setkami drobnych faktur od różnych lekarzy z całej Polski.

System oferuje proste fakturowanie zbiorcze. Raz w miesiącu, po zakończeniu okresu rozliczeniowego, pracodawca otrzymuje jedną fakturę, która obejmuje wyłącznie zrealizowane wizyty zakończone wystawieniem orzeczenia. To radykalnie skraca czas potrzebny na księgowanie kosztów pracowniczych i eliminuje ryzyko błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych. Więcej szczegółów poznasz na oficjalnej stronie e-sanepid: https://e-sanepid.pl/rozwiazania-dla-firm/

Szybkość to pieniądz – orzeczenie bez wychodzenia z domu

Współczesny rynek pracy wymaga szybkości. Czekanie tygodniami na wolny termin w przychodni stacjonarnej opóźnia moment, w którym pracownik może legalnie przystąpić do pracy (np. przy kontakcie z żywnością).

Rozwiązania oferowane przez e-sanepid.pl opierają się na telemedycynie. Pracownik z dowolnego miejsca w Polsce rejestruje się na stronie WWW, wykorzystując otrzymany od pracodawcy kod. Wizyta odbywa się zdalnie – przez smartfon lub komputer, co jest nadzwyczajną wygodą i oszczędnością czasu. Dzięki temu orzeczenie niezbędne do celów sanitarno-epidemiologicznych można uzyskać znacznie szybciej niż w tradycyjnym trybie, co dla firmy oznacza szybsze wdrożenie pracownika na stanowisko.

Podsumowując, cyfryzacja procesów HR to nie tylko modny slogan, ale konieczność ekonomiczna. Przejście na system kodów pracowniczych i zbiorczych faktur to oszczędność dziesiątek roboczogodzin działów kadrowych miesięcznie. Wybierając partnera takiego jak e-sanepid.pl, przedsiębiorstwo zyskuje nie tylko narzędzie do kontroli kosztów, ale także buduje wizerunek nowoczesnego pracodawcy, który szanuje czas i wygodę swoich ludzi. W dobie walki o talenty, tak sprawne procesy onboardingowe mogą okazać się dużą przewagą.

Artykuł sponsorowany