Czy monitoring w pracy jest legalny? Tłumaczymy, jakie konsekwencje prawne może nieść ze sobą umieszczenie kamer w miejscu pracy bez zgody osób zatrudnionych. Na pytania związane z monitoringiem pracowników w trakcie wykonywania obowiązków służbowych odpowiada ekspertka prawna GoWork.pl.

Newsletter dla pracodawców

Zapisz się i otrzymuj treści stworzone z myślą o pracodawcach!

Administratorem danych jest GoWork.pl Serwis Pracy sp. z o.o. Dane osobowe przetwarzane są w celu wysyłki powiadomień na temat wskazanej firmy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – zgoda). Zgoda może być w dowolnym momencie wycofana. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Więcej informacji na temat przetwarzania danych znajduje się w Regulaminie.

Monitoring w pracy, czyli jak pracodawcy sprawdzają pracowników

Monitoring pracowników budzi wiele kontrowersji. Praca pod okiem kamer to jednak dla wielu przedsiębiorców możliwość podglądania na bieżąco, czy pracownicy prawidłowo wywiązują się ze swoich obowiązków. Są też tacy, którzy monitoring w pracy stosują, aby chronić swoje mienie przed ewentualnymi kradzieżami czy uszkodzeniem.

Czy monitoring w pracy jest legalny? Tak, ale tylko wtedy, gdy pracodawca stosuje go w celach wskazanych w Kodeksie pracy, zachowuje zasadę proporcjonalności i prawidłowo informuje pracowników o jego wprowadzeniu (musi to zrobić na minimum 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu). Zgoda pracownika nie jest podstawą legalności monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy – kluczowe znaczenie mają przepisy, cel stosowania kamer, zakres nagrywania oraz obowiązki informacyjne pracodawcy.

Szukasz najlepszej oferty pracy? Znajdziesz ją na GoWork.pl!

Monitoring pracowników – narzędzie kontroli czy zabezpieczenie?

Monitoring w miejscu pracy to zdaniem wielu pracowników zbędna przesada i narzędzie kontroli. Nie wszyscy pracodawcy posługują się nim również w uczciwy sposób.

Pracownicy, wbrew powszechnym mitom, nie muszą wyrażać zgody na monitoring w pracy, jeżeli pracodawca wprowadza go zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy i spełnia obowiązki informacyjne. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Kamery nie mogą być montowane „po cichu”, a pracownicy powinni zostać poinformowani o monitoringu z odpowiednim wyprzedzeniem, zanim system zostanie uruchomiony.

Oprócz wyżej opisywanego obowiązku informacyjnego, trzeba podkreślić, że zgodnie z obowiązującą literą prawa, monitoring wizyjny nie może naruszać godności pracowników, a nagrania z monitoringu można przechowywać maksymalnie przez 3 miesiące (choć, oczywiście, mogą być przechowywane dłużej, jeżeli stanowią dowód w sprawie). Dla przykładu, monitoring musi być niezbędny dla ochrony mienia lub zapewnienia bezpieczeństwa, nie może być wykorzystywany do monitorowania pomieszczeń sanitarnych i szatni (bez technik uniemożliwiających rozpoznanie osób), a także nie może być wykorzystywany do monitorowania pomieszczeń związków zawodowych.

Co robić, jeśli zauważymy nielegalny monitoring w pracy? Gdzie to zgłosić i jakie konsekwencje czekają pracodawcę, bawiącego się w „Wielkiego Brata”? Na te i inne pytania odpowiada ekspertka prawna GoWork.pl, Angelika Kowalczyk!

Czy pracodawca może podglądać pracownika na kamerze?

Zgodnie z art. 22² Kodeksu pracy pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu, czyli monitoring wizyjny, wyłącznie w określonych celach:

  • zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;

  • ochrony mienia;

  • kontroli produkcji;

  • zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Monitoring w pracy – przepisy

Zapewnienie bezpieczeństwa pracowników może dotyczyć zarówno zagrożeń ze strony „zewnętrznej”, tj. osób trzecich (np. w przypadku nocnej sprzedaży alkoholu), jak i „wewnętrznej”, np. ryzyka wystąpienia wypadku przy pracy (np. na linii produkcyjnej).

Ochrona mienia dotyczy najczęściej ryzyka kradzieży zarówno ze strony pracowników, jak również osób trzecich (np. w sklepie), ale także nieuprawnionego wykorzystywania urządzeń powierzonym pracownikom do celów prywatnych.

Kontrola produkcji będzie odnosiła się do miejsc pracy, w których należy zapewnić jak najlepszą jakość wyrobów czy produktów (np. produkcja leków).

Natomiast zapewnienie zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, wiąże się z szeroko pojętą „tajemnicą przedsiębiorstwa”, czyli danymi o poufnym charakterze. Przykładem mogą być informacje techniczne czy technologiczne.

Monitoring w pracy – regulacje w Kodeksie pracy

Pracodawcy nie mogą wprowadzać monitoringu pracowników do innych celów niż wyżej wymienione, takich jak np. weryfikacja efektywności czy kontrola zachowań w miejscu pracy, czyli zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom.

Warto jednak wskazać, że zgodnie z art. 22³ Kodeksu pracy pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania narzędzi pracy udostępnionych pracownikowi.

Pracodawca na wstępie powinien dokonać oceny, czy nie ma możliwości zrealizowanie wyżej wskazanych celów za pomocą innych, mniej inwazyjnych środków. Pracodawca powinien wybrać zatem inną metodę, jeżeli jest możliwość osiągnięcia tych samych skutków za pomocą środków mniej ingerujących w prywatność pracowników.

Interesuje Cię praca w Krakowie? Znajdziesz ją na GoWork.pl!

Monitoring z dźwiękiem w pracy – czy jest legalny?

Warto zauważyć, że monitoring w miejscu pracy w powyższych sytuacjach może zostać wprowadzony jedynie w formie rejestracji obrazu, zabronione jest bowiem nagrywanie dźwięku.

Kodeks pracy nie tworzy zamkniętej listy miejsc, w których można zainstalować kamery, ale wskazuje przestrzenie objęte szczególną ochroną. Monitoring co do zasady nie powinien obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni ani pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej – wynika to z konieczności ochrony prywatności, godności i innych dóbr osobistych pracowników, a w przypadku pomieszczeń związkowych także z ochrony swobody działalności związkowej. Wyjątek jest możliwy tylko wtedy, kiedy monitoring takich miejsc jest niezbędny do realizacji ustawowych celów i nie narusza godności ani innych dóbr osobistych pracowników.

Monitoring – przez ile czasu pracodawca przechowuje nagrania?

Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia rejestracji. Po upływie tego okresu uzyskane nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu (o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej).

Materiał filmowy powinien zostać zabezpieczony w taki sposób, by dostęp do niego posiadały jedynie uprawnione do tego osoby. Można więc wysunąć wniosek, że jeżeli pracodawca zainstalował monitoring w miejscu pracy w celu np. kontroli produkcji i na nagraniu dostrzeże bójkę pracowników, to nie może wykorzystać nagrania w celu wyciągnięcia prawnych konsekwencji w związku z tymi okolicznościami. Kwestia ta pozostaje jednak sporna w doktrynie i orzecznictwie, zależy bowiem często od danej sytuacji.

Zgoda na monitoring w pracy

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty w danej firmie, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Takie informacje pracodawca powinien przekazać również na piśmie pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy. W przypadku wprowadzenia monitoringu pracowników pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Przedsiębiorca, który wprowadza monitoring w pracy, podlega przepisom rozporządzenia RODO od momentu rozpoczęcia nagrywania, gdyż będzie on przetwarzał tym samym dane osobowe wszystkich osób, których wizerunek utrwalono na nagraniach – staje się administratorem danych osobowych.

Przed wprowadzeniem monitoringu pracodawca powinien uwzględnić przepisy Kodeksu pracy, RODO, ustawę o ochronie danych osobowych oraz wskazówki Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczące monitoringu wizyjnego. Monitoring jest inwazyjną formą przetwarzania danych osobowych, dlatego jego wdrożenie powinno być poprzedzone oceną celu, zakresu, konieczności i proporcjonalności.

Zgodnie z powyższym, wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy jest legalne, gdy:

  • nie zostanie zainstalowany w miejscu niedozwolonym przez prawo (głównie pomieszczenia socjalne);

  • stoi za nim usprawiedliwiony cel, np. zapobieganie kradzieżom w firmie, które dotychczas miały miejsce;

  • zachodzi proporcjonalność pomiędzy zastosowanymi środkami a celem – monitoring nie może godzić w prywatność pracowników;

  • pracownik o jego stosowaniu został należycie poinformowany;

  • spełnia wymogi wynikające z Kodeksu pracy, RODO oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych.

Monitoring w pracy – zgoda pracownika nie jest obowiązkowa!

Warto podkreślić, że pracownik nie musi wyrazić zgody na wprowadzenie monitoringu w miejscu pracy, jeżeli jest to niezbędne w świetle powyższych regulacji. Ważne, aby został o tym fakcie należycie poinformowany.

Informacja o monitoringu w miejscu pracy

Jak wspomniano wyżej, pracodawca wraz ze wprowadzeniem monitoringu musi poinformować pracowników o tym z odpowiednim wyprzedzeniem (2 tygodnie przez uruchomieniem systemu). Można to zrobić zarówno przez pocztę elektroniczną, jak i wywieszenie informacji w biurze. Zapis o monitoringu umieszczony na piśmie powinien znajdować się w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy, czy też w obwieszczeniu.

Kiedy monitoring w pracy jest niedozwolony?

Monitoring w miejscu pracy ma swoje ograniczenia, które są ściśle regulowane przez przepisy prawne. Zgodnie z obowiązującym prawem, pracodawca nie może instalować kamer w miejscach, które naruszają prywatność pracowników, takich jak toalety, szatnie, pomieszczenia socjalne czy miejsca przeznaczone do odpoczynku. Wprowadzenie monitoringu w takich miejscach może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, w tym do naruszenia dóbr osobistych pracowników. Pracodawcy muszą pamiętać, że każde użycie kamer musi być uzasadnione i proporcjonalne do celu, jakim jest ochrona mienia, bezpieczeństwo pracowników lub kontrola produkcji.

Gdzie mogę zgłosić nielegalny monitoring w pracy?

Mimo że art. 22 [2] Kodeksu pracy wskazuje, że nagrania uzyskane w ramach prowadzonego monitoringu w miejscu pracy pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, to w praktyce może się zdarzyć, że pracodawca będzie wykorzystywał monitoring wizyjny jako formę nadzoru nad pracownikami, co można byłoby w niektórych sytuacjach zakwalifikować nawet jako mobbing.

Kamery w pracy bez zgody pracownika – jak zgłaszać

Nielegalny monitoring w pracy, jako że stanowi część materii prawa pracy, można zgłosić sprawującej kontrolę i nadzór nad przestrzeganiem wszelkich przepisów prawa pracy Państwowej Inspekcji Pracy.

Ponadto, w niektórych sytuacjach, pracodawcy za prowadzenie nielegalnego monitoringu mogą grozić surowe konsekwencje prawne (o których szerzej poniżej), w związku z tym skutki prowadzenia nielegalnego monitoringu można zgłosić do sądu cywilnego.

Pracownik może również złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, że monitoring narusza przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których pracodawca nieprawidłowo informuje o monitoringu, przetwarza nagrania bez właściwej podstawy, przechowuje je zbyt długo albo wykorzystuje je do celów innych niż te, dla których system został wprowadzony.

Konsultacje i dokumenty wewnętrzne – jak uzgodnić sposobie zastosowania monitoringu z reprezentacją pracowników

Zanim w firmie pojawią się kamery, warto uporządkować stronę formalną i komunikacyjną. Po pierwsze, jeśli działa zakładowej organizacji związkowej, to właśnie z nią pracodawca powinien skonsultować sposobie zastosowania monitoringu – cele, zakres, miejsca instalacji, czas przechowywania nagrań oraz uprawnienia osób z dostępem. W podmiotach objęty układem zbiorowym pracy zasady można wprost wpisać do układu; w pozostałych – do regulaminu pracy lub obwieszczenia.

W praktyce zastosowania monitoringu ustala się w kilku warstwach:

(1) polityka prywatności i ocenę skutków (DPIA) z perspektywy ochrony danych;

(2) załącznik techniczny opisujący mapę kamer, strefy wyłączone, procedurę retencji;

(3) procedurę udostępniania nagrań organom, gdy to konieczne;

(4) tryb reagowania na incydenty i naruszenia.

Kluczowe, aby dokumenty jasno rozdzielały cele: bezpieczeństwo, ochrona mienia, kontrola procesu – i nie pozwalały na rozszerzające, „ukryte” użycie materiału. Warto też przewidzieć mechanizm przeglądu zasad (np. raz w roku) z udziałem związków lub przedstawicieli załogi – tak, by praktyka nadążała za realiami hali, biura czy magazynu.

W komunikacji do załogi ustalenia regulaminu pracy powinny być napisane prostym językiem: gdzie są kamery, co nagrywają, jak długo przechowujemy nagrania, kto je widzi i jak złożyć wniosek o dostęp. Dobrą praktyką jest szkolenie onboardingowe oraz Q&A w intranecie. To wszystko wzmacnia zaufanie i minimalizuje ryzyko sporu w sytuacji, gdy monitoring danego pracodawcy zostanie zakwestionowany – czy to przez PIP, UODO, czy samych pracowników. Przejrzystość zasad i wspólne wypracowanie rozwiązań ułatwiają codzienne funkcjonowanie systemu i ograniczają pokusę stosowania kamer „do wszystkiego”.

Informowanie, klauzule i prawa pracownika – co musi znaleźć się w pakiecie transparentności danego pracodawcy

Po podjęciu decyzji o wdrożeniu kamer kluczowa staje się informacja – danego pracodawcy obowiązują jasne standardy transparentności. Pracownik powinien zawczasu dostać komplet czytelnych komunikatów: oznaczenia stref, skróconą klauzulę przy wejściach oraz pełną klauzulę informacyjną w intranecie lub na tablicy ogłoszeń. Dokument wyjaśnia cele, podstawę prawną, zakres, retencję, kategorie odbiorców, a także prawa osoby nagrywanej (dostęp, ograniczenie przetwarzania, sprzeciw). Warto dodać adres kontaktowy IOD oraz opis procedury składania wniosków. Szczególną uwagę należy poświęcić zapisom o użyciu zautomatyzowanych systemów analizy obrazu.

Jeżeli firma rozważa funkcje wykrywania ruchu, stref wirtualnych, a w przyszłości np. rozpoznawania tablic rejestracyjnych na parkingu – trzeba precyzyjnie wskazać ich działanie i ograniczenia. Każde rozszerzenie funkcjonalności powinno być osobno ocenione pod kątem ryzyka i poprzedzone aktualizacją informacji dla załogi. Równie ważna jest instrukcja „kto i kiedy ogląda nagrania” – wyłącznie upoważnione osoby, w uzasadnionym celu, z każdorazowym wpisem do rejestru wglądów. Gdy pracownik zgłasza wątpliwość lub skargę, firma uruchamia wewnętrzny tryb wyjaśniający: potwierdza, czy zapis był pozyskany i użyty zgodnie z celem, czy nie doszło do „drugorzędnego” wykorzystania materiału (np. ocena wydajności). Jeśli sprawa trafia do UODO lub PIP, przejrzysty komplet dokumentów ogranicza ryzyko uchybień. W razie sporu o naruszenie dóbr osobistych lub dyskryminację, to właśnie poprawna informacja i dowody zgodności przesadzają, jak zostanie ocenione działanie pracodawcy – zarówno w kontroli, jak i w postępowaniu prowadzonym przed sądem.

Procedury operacyjne i audyt – jak zbudować bezpieczny cykl życia nagrań, od retencji po udostępnienia

Skuteczny i legalny monitoring to nie tylko kamery; to przede wszystkim proces. Na starcie definiujemy role i odpowiedzialności: kto administruje systemem, kto ma upoważnienia, jak wygląda polityka haseł i kontroli dostępu. W polityce należy wskazać, że zastosowania monitoringu ustala się wyłącznie w granicach zdefiniowanych celów, a każde użycie materiału poza nimi wymaga szczególnego uzasadnienia i odnotowania. Technicznie ważne są: szyfrowanie, dzienniki dostępu (logi), mechanizmy wykrywania prób nieuprawnionego kopiowania i automatyczne kasowanie po upływie retencji. Równolegle „miękka” procedura opisuje postępowanie w razie incydentu – kto decyduje o zabezpieczeniu konkretnego pliku, jak tworzy się kopię dowodową, kto wydaje zgodę na udostępnienie organom. Jeśli nagranie ma trafić do organu ścigania, przekaz powinien odbywać się na nośniku zgodnym z polityką bezpieczeństwa, z protokołem wydania i numerem sprawy w postępowaniu prowadzonym przez właściwy organ.

Na poziomie HR i compliance ustalenia regulaminu pracy powinny korespondować z instrukcjami dla menedżerów – w jakich sytuacjach można w ogóle inicjować przegląd materiału, jak nie doprowadzić do „inspekcji totalnej” i jak postępować, gdy zapis ujawni zdarzenie wykraczające poza pierwotny cel (np. wypadek przy pracy). Minimum raz do roku warto przeprowadzić audyt: test zgodności, przegląd dostępów, weryfikację mapy kamer oraz aktualność tablic informacyjnych. Jeżeli firma planuje rozszerzenia – choćby o analitykę wideo – należy osobno ocenić wpływ użyciu zautomatyzowanych systemów na prywatność i znów włączyć przedstawicieli pracowników lub zakładowej organizacji związkowej do konsultacji. Taki cykl dowodzi, że monitoring działa legalnie, proporcjonalnie i przewidywalnie – a to najlepsza ochrona zarówno dla załogi, jak i dla pracodawcy.

Jakie są konsekwencje prawne instalacji nielegalnego monitoringu pracowników?

Jeżeli pracodawca doprowadzi do zastosowania monitoringu w pracy w miejscu niedozwolonym (np. w pomieszczeniach sanitarnych), czyli takim, w którym prywatność pracownika powinna być szczególnie chroniona, to pracownik na gruncie postępowania sądowego może domagać się zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych, tj. prawa do prywatności.

Jeżeli pracodawca zastosuje monitoring wobec jedynie części pracowników bez usprawiedliwionej przyczyny lub też monitoring będzie stanowił wyraźną formę kontroli, to zachowanie pracodawcy można byłoby zakwalifikować nawet jako stosowanie dyskryminacji lub mobbingu.

Pracownik, który doświadczył mobbingu przez monitoring, ma prawo, zgodnie z art. 94 [3] Kodeksu pracy, dochodzić od pracodawcy odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane na podstawie odrębnych przepisów.

Warto podkreślić, że pracodawca, który złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy, lub ubezpieczenia społecznego (a zatem np. prawo do prywatności, które zgodnie z art. 11 [1] Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek szanować), podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (art. 218 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny).

W świetle natomiast art. 107 ustawy z dnia 10 maja o ochronie danych osobowych, jeżeli pracodawca prowadzący monitoring pracowników przetwarza dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do ich przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch.

Monitoring w miejscu pracy a praca zdalna

Od 7 kwietnia 2023 roku w Kodeksie pracy obowiązują przepisy dotyczące pracy zdalnej. W tym trybie pracodawca może kontrolować wykonywanie pracy zdalnej, przestrzeganie zasad BHP oraz przestrzeganie wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym ochrony danych osobowych.

Taka kontrola powinna odbywać się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy, z poszanowaniem prywatności pracownika oraz innych osób przebywających w tym miejscu. Niezależnie od tego pracodawca może stosować monitoring służbowej poczty elektronicznej na zasadach określonych w art. 22³ Kodeksu pracy, jeżeli jest to niezbędne do organizacji pracy i właściwego korzystania z narzędzi służbowych.

W trybie zdalnym pracodawca może korzystać m.in. z monitoringu służbowej poczty elektronicznej pracownika, o którym mówi art. 22³ Kodeksu pracy, jeżeli spełnia warunki określone w przepisach i nie narusza tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika.

Jakie prawa przysługują pracownikom w związku z monitoringiem?

Pracownicy mają swoje prawa, które chronią ich przed nadużyciami związanymi z monitoringiem w miejscu pracy. Każdy pracownik ma prawo do uzyskania informacji na temat tego, w jakim celu, w jakim zakresie oraz na jakich zasadach prowadzony jest monitoring. Co więcej, pracownicy mają prawo dostępu do nagrań, które ich dotyczą, a także do zgłoszenia sprzeciwu, jeśli uważają, że monitoring jest używany niezgodnie z prawem lub narusza ich prywatność. W przypadku naruszenia tych praw, pracownik może złożyć skargę do odpowiednich organów, takich jak Inspekcja Pracy czy Urząd Ochrony Danych Osobowych. Wtedy do czasu prawomocnego zakończenia postępowania materiały zebrane przez monitoring w zakładzie pracy musi być zabezpieczony.

 

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_136284879_poj%C4%99cie-pods%C5%82uchu-szpiegostwa-plotek-i-%C5%BC%C3%B3%C5%82tej-prasy-zbli%C5%BCenie-m%C4%99skiego-oka-i-kamery-nagrywanie.html