Wraz z postępującą na całym świecie cyfryzacją, coraz śmielej wprowadzane są rozmaite zmiany, których czołowym zadaniem jest usprawnienie określonych procesów gospodarczych i społecznych. Jedną z najistotniejszych zmian dla polskich przedsiębiorców, w nadchodzącym czasie może być niemalże całkowite zastąpienie faktur papierowych za pomocą faktur elektronicznych – pomóc w tym ma wprowadzany przez Ministerstwo Finansów system KSeF.

krajowy-system-e-faktur

Czym dokładnie jest system KSeF i jakie obowiązki nałoży na przedsiębiorców? Kto będzie musiał z niego korzystać? Czy usprawni on pracę biur rachunkowych? Czym są faktury ustrukturyzowane? Od kiedy system e-faktur (KSeF) zacznie obowiązywać? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.

Krajowy System e-Faktur – co to jest?

Już wkrótce oddany do użytku zostanie Krajowy System e-Faktur, który potencjalnie może sprawić, że praca w księgowości zostanie całkowicie zrewolucjonizowana. Czym dokładnie jest KSeF? Jest to system komputerowy, za pośrednictwem którego zaistnieje możliwość przechowywania faktur ustrukturyzowanych i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. W swym zamyśle ma on w wyraźny sposób usprawnić pracę przedsiębiorców w zakresie rozliczeń podatkowych, a także polepszyć komunikację z właściwymi urzędami.

W ramach obowiązków przedsiębiorcy działającego w Krajowym Systemie e-Faktur, oprócz wystawiania faktur ustrukturyzowanych, wymienia się:

  • odbieranie faktur ustrukturyzowanych,

  • udostępnianie faktur ustrukturyzowanych,

  • otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych.

W najprostszych zatem słowach, KSeF pełni swego rodzaju rolę centralnej bazy danych dla wszystkich wystawionych w obrocie gospodarczym faktur, stanowiąc przy tym łącznik z urzędami kontrolnymi. Posiada również funkcję zarządzania uprawnieniami dot. dostępu, co w pozytywny sposób wpływa na bezpieczeństwo korzystających z niego użytkowników.

Faktury ustrukturyzowane – czym dokładnie są?

W ramach korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, przedsiębiorcy oraz wspomagający ich działania księgowi, zobowiązani są do korzystania z faktur ustrukturyzowanych. Zgodnie ze swoją definicją, faktura ustrukturyzowana pełni rolę ustandaryzowanego dokumentu, tworzonego według określonych w ustawie zasad.

Zgodnie z bieżącymi zapiskami, faktura powinna być wystawiona w formacie XML za pośrednictwem właściwego ku temu programu księgowego. Po wprowadzeniu takiego dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur, rzeczony system automatycznie sprawdzi zgodność faktury ze standardem i nada mu unikalny numer, zaś wystawca otrzyma Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO). Odbiorca faktury z kolei uzyskuje dostęp do dokumentu po uwierzytelnieniu się w KSeF.

Kto będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

Od stycznia 2022 roku, aż do czerwca 2024 roku, partycypacja w Krajowym Systemie e-Faktur jest dobrowolna dla wszystkich przedsiębiorców – po tym czasie jednak nastąpi obowiązek wystawiania faktur elektronicznych w takiej formie.

Obowiązkowy KSeF zacznie obowiązywać już 1 lipca 2024 roku, jednak nie dla wszystkich. Początkowo będzie on dotyczył wyłącznie czynnych podatników VAT. Z kolei termin obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo, przypada na 1 stycznia 2025 roku (w zakresie wystawiania faktur).

Korzyści płynące ze stosowania Krajowego Systemu e-Faktur

Choć konieczność korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur może wydawać się niektórym przedsiębiorcom serią niepotrzebnych formalności, to nie ulega żadnej wątpliwości kwestia, że fakt ten niesie za sobą również sporo pozytywów. Wymienić należy przede wszystkim:

  • zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur oraz ich późniejszej archiwizacji (przejmuje go KSeF),

  • brak konieczności przekazywania JPK do Urzędu Skarbowego,

  • Szybszy zwrot podatku VAT – czas ten skróci się z 60 dni do 40 dni,

  • Mniejsza ilość formalności, mniejsza podatność na błędy i większe bezpieczeństwo interpretacyjne – wszystko za sprawą wyraźnego zwiększenia automatyzacji w całym procesie,

  • Możliwość pobierania faktur kosztowych bez konieczności posiadania faktury w tradycyjnej formie.

Słowem podsumowania można zatem stwierdzić, że choć oto rodzi się przed przedsiębiorcami nowy obowiązek, to nie jest on dla nich wyłącznie przykrą powinnością. Wraz z nadchodzącymi zmianami będą oni mogli nie tylko zyskać sporo czasu na wypełnianie formalności, ale też zwiększyć poziom bezpieczeństwa przeprowadzanych operacji – to samo dotyczy biur księgowych, obsługujących swoich klientów.

Praca w księgowości stanie się prostsza?

Sektor finansowy, ze szczególnym naciskiem na biura rachunkowe i samodzielnych księgowych, od wielu lat zgłasza poważne niedobory pracowników. Przy okazji wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur podnoszą się głosy, że praca w księgowości stanie się prostsza, a co za tym idzie – mniej czasochłonna. Czy to oznacza, że liczba wakatów zmniejszy się?

Znaczny wpływ na ilość wolnych stanowisk pracy ma również sam fakt pogłębiającej się cyfryzacji, wpływającej przecież na efektywność przedsiębranych procesów – księgowa w Łodzi może bez problemu obsługiwać jednocześnie firmy z Warszawy, Krakowa, Gdańska czy Poznania.

Eksperci nie są jednak przekonani, jakoby nadchodzące zmiany miały wyraźnie zmniejszyć zapotrzebowanie na księgowych – wszak dynamiczny rozwój polskiej gospodarki powinien wpłynąć na zwiększenie ilości operujących w gospodarce przedsiębiorstw, a co za tym idzie – na zwiększenie popytu na usługi biur księgowych.

Reasumując, choć praca w księgowości stanie się de facto prostsza, nadal będzie ona jedną z lepszych ścieżek kariery dla osób, które myślą o jej rozwoju w sektorze finansowym. Już dziś możesz bez problemu znaleźć dziesiątki ofert ze swojej miejscowości, dotyczących stabilnego zatrudnienia jako księgowa – najefektywniej pracę znajdziesz za pośrednictwem jednego z serwisów ogłoszeniowych, takich, jak na przykład GoWork.pl.