Co to hot desk? Definicja. Gdzie stosuje się hot desk?

Hot desk od lat zyskuje na popularności, a powszechność pracy hybrydowej w biurach znacznie wzmocniła ten trend w Polsce. Czym jest hot desk? Wady i zalety tego rozwiązania dotyczą głównie pracowników i ogólnego funkcjonowania w biurze. Poznaj zasady działania hot deskingu.

Hot desk – co to jest?

Firmy na wiele sposobów realizują przestrzeń swojego biura i wprowadzają szereg innowacji, aby umilić pracę zatrudnionym w danej spółce specjalistom. Hot desk to jeden z bardzo popularnych wariantów przestrzeni biurowej, który może zoptymalizować koszty utrzymania danego pomieszczenia. Przykłady aranżacji biur, które wykorzystują ten model, są coraz liczniejsze, a pracodawcy chętnie korzystają z tego rozwiązania.

To dobry pomysł zwłaszcza teraz, gdy popularność pracy hybrydowej w Polsce wzrosła. Biorąc pod uwagę najnowsze dane dotyczące rynku pracy, zatrudnieni cenią sobie możliwość pracy zdalnej z możliwością skorzystania z przestrzeni biurowej w razie potrzeby, a w tym przypadku hot desking okazuje się świetnym rozwiązaniem. Na czym konkretnie polega? Definicja tego zjawiska została opracowana jeszcze w latach 80-tych ubiegłego wieku.

Hot desk: definicja

Hot desk, z ang. gorące biurko, to wyodrębnienie stanowiska pracy, które nie jest przypisane do konkretnego pracownika, tylko ogólnodostępne dla wszystkich zatrudnionych w biurze. Taki system organizacji biura jest stosowany w dużych korporacjach, które zatrudniają sporą liczbę pracowników, oraz w firmach realizujących model pracy hybrydowej. Na czym polega hot desk? Co to znaczy w funkcjonowaniu pracowników?

Otóż idąc do biura, dana osoba zajmuje wolne biurko, wykonuje tam swoje obowiązki zawodowe, a po pracy opuszcza stanowisko, nie pozostawiając tam swoich rzeczy osobistych. Następnego dnia z tego samego miejsca może korzystać dowolny pracownik.

Hot desk: wady i zalety

Polski hot desk od lat był realizowany przez wiele zakładów pracy, jednak rosnąca popularność pracy zdalnej oraz hybrydowej znacznie przyspieszyła ten trend w kraju. Coraz więcej pracowników nie przywiązuje uwagi do miejsca, w którym pracuje, i jest tak samo wydajnych w domu, jak w siedzibie firmy. Osobiste biurko czy ogólnodostępne miejsce pracy – dla wielu osób nie stanowi to różnicy. To rozwiązanie przynosi wiele korzyści pracodawcom. Biura coworkingowe wykorzystują hot desk. Wady i zalety tego rozwiązania są następujące:

Hot desk – zalety

Najwięcej zalet tego rozwiązania dotyczy pracodawców, którzy, umożliwiając zatrudnionym korzystanie z ogólnodostępnych stanowisk pracy, mogą zminimalizować koszty za wynajem lokalu. Biuro hot desk to najlepszy wybór dla firm pracujących w modelu hybrydowym, które dzięki bezosobowym biurkom mogą zmniejszyć wynajmowaną powierzchnię nawet o połowę.

Praca w dowolnie wybranym miejscu w biurze sprzyja zatrudnionym, którzy dzięki temu mogą poznać więcej współpracowników, codziennie spotykać inne twarze i pielęgnować relacje z kolegami zza biurka. Zacieśnienie więzi sprzyja atmosferze w firmie. Zadowoleni z takiego rozwiązania powinni być również przedstawiciele zawodów kreatywnych, bowiem zmiana otoczenia może pozytywnie odbić się na ich kreatywności, a to w rezultacie przyniesie lepsze wyniki dla całego działu.

Hot desk – wady

Hot desking nie sprawdzi się we wszystkich działach. Brak możliwości trzymania dokumentów w jednym miejscu jest główną wadą tego rozwiązania. Dlatego księgowi, prawnicy czy urzędnicy cenią sobie indywidualne stanowiska, na których mają posegregowane informacje i swobodę pracy.

Minusem ogólnodostępnych biurek może być również poczucie braku przynależności do konkretnego miejsca, a to może powodować problemy z koncentracją.

Biuro hot desk w Twojej firmie

Wiesz już, czym jest hot desk, i chcesz go wprowadzić w swojej firmie? To rozwiązanie ma wielu zwolenników, zwłaszcza młodzi ludzie chętnie się na nie decydują. Planując modernizację firmowego miejsca pracy, należy jednak wziąć pod uwagę również głos przeciwników, którzy przywiązali się do konkretnego miejsca w biurze i niechętnie podchodzą do zmian. Ergonomia pracy powinna być priorytetem podczas wdrażania wszelkich innowacji, a biura przyszłości powinny brać pod uwagę nie tylko wygodę, ale również komfort i oczekiwania pracowników.

Dlaczego firmy decydują się na system hot-desk i jakie są jego korzyści?

System hot-desk, polegający na braku stałego miejsca pracy dla pracowników, stał się popularny ze względu na oszczędność przestrzeni i możliwość lepszego wykorzystania zasobów biurowych. Dzięki temu pracownicy mogą swobodnie wybierać swoje miejsce pracy w zależności od bieżących potrzeb. Wspólne biurka sprzyjają integracji oraz współpracy, pozwalając na wymianę doświadczeń i lepsze zrozumienie pomiędzy zespołami.

Jakie wyzwania wiążą się z wdrożeniem hot-desku w biurze?

Chociaż hot-desk ma wiele zalet, niesie ze sobą również wyzwania, takie jak brak poczucia przynależności do miejsca pracy oraz konieczność codziennego organizowania swojego stanowiska. Brak prywatności oraz hałas mogą również stanowić przeszkodę w skupieniu, co szczególnie dotyka osoby preferujące spokojniejsze środowisko pracy. Firmy decydujące się na ten system powinny zadbać o odpowiednie rozwiązania wspierające efektywność i komfort pracy.

Czy hot desking wpływa na produktywność pracowników?

System hot deskingu, czyli brak przypisanego na stałe miejsca pracy, może zarówno zwiększać efektywność, jak i powodować chaos organizacyjny. Niektóre osoby cenią elastyczność i możliwość pracy w różnych częściach biura, co sprzyja integracji zespołu. Jednak inni mogą odczuwać brak stabilizacji i trudności w organizacji przestrzeni roboczej, zwłaszcza jeśli codziennie muszą przenosić swoje rzeczy.

Jak dobrze zorganizować przestrzeń w modelu hot desk?

Aby hot desking działał efektywnie, kluczowe jest zapewnienie pracownikom odpowiedniej infrastruktury. Powinny znaleźć się w biurze schowki na rzeczy osobiste, ergonomiczne stanowiska pracy oraz wydzielone strefy do pracy cichej i zespołowej. Warto także wdrożyć system rezerwacji biurek, który pozwala na sprawne planowanie i uniknięcie sytuacji, w której nie ma dostępnych miejsc.

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_88138829_zdj%C4%99cie-biurka-z-komputerem-typu-tablet-i-innymi-akcesoriami.html