Rozmowa kwalifikacyjna jest skutecznym wskaźnikiem tego, kto jest najlepszym kandydatem do pracy, ale tylko wtedy, gdy jest dobrze zaplanowana. Postępowanie zgodnie z radami przedstawionymi poniżej pozwoli Ci właściwie ustrukturyzować i przeprowadzić wywiad z przyszłym pracownikiem.

 

 

Czym jest wywiad ustrukturyzowany?

Ogólnym celem rozmowy jest dokonanie dokładnej oceny kandydatów i podjęcie decyzji, który z nich może podjąć się działania na danym stanowisku, a także umożliwienie kandydatom dokonania własnej oceny pracy i organizacji. Założeniem ustrukturyzowanego wywiadu jest  pozostawienie kandydata w przekonaniu, że był w stanie wykonać go jak najlepiej oraz dostarczył nam niezbędnych do podjęcia decyzji informacji. Nadmiernie sformalizowane spotkanie natomiast, które pozostawia kandydata w przekonaniu, że nie udało mu się zdobyć punktów, da nam jego niekompletny obraz oraz pozostawi złego wrażenia o organizacji.

 

Z czego składa się wywiad ustrukturyzowany?

Należy pamiętać, że pierwszym kluczowym elementem dobrze ustrukturyzowanej i udanej rozmowy kwalifikacyjnej jest przygotowanie. Wywiad ustrukturyzowany należy oprzeć na 6 poniższych aspektach tak, aby wypełnił wszystkie swoje założenia:

1.    Otwarcie wywiadu

OpenPierwsze wrażenie można zrobić tylko raz, dotyczy to zarówno kandydata, jak i Ciebie jako osoby reprezentującej firmę i wykonującej profesjonalnie swoją pracę.

Otwarcie rozmowy w jasny, zrelaksowany i przyjazny sposób jest ważne z wielu powodów:

  • daje kandydatom informacje o tym, czego się spodziewać
  • pomaga nerwowym kandydatom uspokoić się i zrelaksować
  • daje to szansę na rozpoczęcie budowania relacji z kandydatem
  • zapewnia profesjonalny wizerunek ciebie i organizacji
  • nadaje ton pozostałej części rozmowy i zachęca kandydata do otwartego mówienia o sobie.

Dobrym sposobem na otwarcie wywiadu jest rozpoczęcie od następujących czynności:

  • powitaj kandydata i podziękuj za przybycie
  • zadaj proste pytanie, aby pomóc mu się uspokoić, np. „Jak minęła podróż?”, „Czy udało się trafić do biura bez problemu?”
  • krótko przedstaw siebie i innych uczestników spotkania
  • nakreśl etapy rozmowy. Podaj przybliżoną długość rozmowy, kto będzie zadawał pytania, że ​​kandydat będzie miał możliwość zadawania pytań na końcu i że w trakcie będziesz robił notatki.

2.    Zadawanie pytań

?Przygotuj sobie zestaw standardowych pytań jako ramy zapewniające, że zbadasz u wszystkich kandydatów te same obszary, kompetencje, umiejętności i zachowania. Pomoże Ci to obiektywnie ocenić dostarczone przez nich informacje na podstawie konkretnych kryteriów. Dodatkowo pamiętaj, aby:

  • wybrać z aplikacji kandydata aspekty, które chcesz zgłębić i zanotować do nich dodatkowe pytania
  • łączyć poprzednią odpowiedź i następne pytania, aby rozmowa przebiegła płynnie
  • sprawdzić z innymi uczestnikami spotkania, czy są jakieś dodatkowe pytania uzupełniające, które chcą zadać kandydatowi.

Pytania, które warto wykorzystać w wywiadzie ustrukturyzowanym to:

  • Pytania otwarte:
    • Jakie masz doświadczenie, które Twoim zdaniem jest najbardziej odpowiednie dla tej pracy?
    • W jaki sposób ustalasz priorytet dla swojego działania?
    • Czy możesz podać przykład, kiedy musiałeś rozwiązać problem z własnej inicjatywy?
    • Co robiłeś w swojej ostatniej pracy, aby upewnić się, że dotrzymałeś wyznaczonych terminów?

Pytania, których warto unikać w wywiadzie ustrukturyzowanym to:

  • Pytania zamknięte
    • Czy podczas ostatniej pracy miałeś do czynienia z trudnymi klientami?
    • Czy chciałbyś awansować na szczeblach kariery?
    • Czy masz doświadczenie w obsłudze trudnego klienta?

Pytania, które nie powinny paść podczas wywiadu ustrukturyzowanego to:

  • Pytania dyskryminujące:
    • Jak myślisz, jak poradzisz sobie w tak młodym zespole?
    • Czy planujesz mieć rodzinę w przyszłości?

3.    Aktywne słuchanie

UchoSkuteczne słuchanie jest tak samo ważne, jak zadawanie właściwych pytań, a pokazanie, że słuchasz, zachęci kandydata do większej otwartości i relaksu.

Oto kilka ogólnych punktów, które pomogą Ci to zrobić skutecznie:

  • Podpowiedzi niewerbalne – kiwanie głową, uśmiechanie się, utrzymywanie kontaktu wzrokowego bez wpatrywania się, odpowiedni język ciała mogą pokazać, że słuchasz i pomóc w prowadzeniu rozmowy.
  • Cisza jest w porządku – pozwól kandydatowi na kilka sekund na przemyślenie, a następnie odpowiedz na pytanie. Jeśli nie zrozumieli lub nie potrafią odpowiedzieć na pytanie, zazwyczaj dadzą ci znać, więc oprzyj się pokusie kontynuowania, jeśli odpowiedź nie jest natychmiastowa.
  • Zachowaj otwarty umysł – wysłuchaj całej odpowiedzi i unikaj poczynienia założeń na podstawie pierwotnej odpowiedzi. Sonduj i kontroluj, gdzie nie ma pełnej odpowiedzi na Twoje pytanie.
  • Sonda i działania następcze – podpowiedzi słowne mogą zachęcić rozmówcę do kontynuowania rozmowy, jeśli nie w pełni odpowiedzieli na Twoje pytanie, np. „Powiedz nam o tym więcej”, „Co przez to rozumiesz” itp.
  • Myśl naprzód i łącz pytania – chociaż będziesz mieć listę pytań w kolejności, kandydat może odpowiedzieć lub zacząć odpowiadać na jedno z twoich późniejszych pytań na wcześniejszym etapie. Jeśli tak się stanie, nie bój się ponownie zadać tego pytania lub alternatywnie, kontynuuj, ale pamiętaj, aby powrócić do tego, co powiedzieli, gdy dojdziesz do danego pytania.
  • Potwierdź swoje zrozumienie – jeśli musisz sprawdzić, czy poprawnie zrozumiałeś ważny punkt, parafrazuj lub powtórz to, co usłyszałeś, aby kandydat mógł potwierdzić lub rozwinąć myśl w razie potrzeby.
  • Kieruj przebiegiem rozmowy – jeśli dyskusja odpływa z danego obszaru, przywróć ją na właściwe tory za pomocą pytań lub podsumowania. Staraj się jednak unikać przerywania lub odpowiadania za kandydata.

  

 

Przeczytaj drugą część artykułu, w której znajdziesz omówienie kolejnych aspektów:

  • robienie notatek
  • objaśnianie stanowiska
  • zakończenie wywiadu

oraz dodatkowe wskazówki jak skutecznie używać wywiadu ustrukturyzowanego. Zapraszamy!

 

 

 

Innymi artykułami z obszaru rekrutacji, które mogą okazać się pomocne w Twojej codziennej pracy: