KSeF – od kiedy zacznie obowiązywać? To pytanie zadaje sobie wielu przedsiębiorców, którzy chcą być na bieżąco z najnowszymi regulacjami prawnymi dotyczącymi wystawiania faktur. Sprawdzamy, czym jest ten system, kiedy będzie obowiązkowy i dla kogo.
Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_160713265_przytnij-zbli%C5%BCenie-m%C4%99%C5%BCczyzny-siedz%C4%85cego-przy-biurku-w-domu-pracuj%C4%85cego-na-laptopie-obliczaj%C4%85cego.html
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie, które wprowadza nowe standardy w procesie fakturowania w Polsce. W artykule wyjaśniamy, czym jest KSeF, kiedy zaczną obowiązywać nowe zasady, kto będzie musiał z niego korzystać oraz jak działa ten system. Przyjrzymy się również korzyściom płynącym z jego wdrożenia i podpowiemy, jak przystąpić do KSeF.
KSeF – co to jest?
Krajowy System e-Faktur, czyli w skrócie KSeF to system teleinformatyczny wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Jest to centralny rejestr, w którym przechowywane są wszystkie faktury wystawiane w Polsce w formie elektronicznej. Faktury te mają ściśle określoną strukturę i są zgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, co pozwala na ich automatyczną obsługę przez różne systemy księgowe.
System KSeF ma na celu zrewolucjonizowanie sposobu, w jaki przedsiębiorcy w Polsce dokumentują i raportują swoje transakcje. W przeciwieństwie do tradycyjnych faktur papierowych e-faktury w systemie KSeF są łatwe do archiwizowania, bardziej ekologiczne i umożliwiają lepszą kontrolę nad dokumentacją podatkową.
System KSeF system pozwala na analizę, a jednocześnie także kontrolę podawanych danych z faktur ustrukturyzowanych. Dochodzi również do wysyłki komunikatów związanych z wystawieniem, odrzuceniem lub brakiem możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej.
Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF – od kiedy? Termin obowiązkowego KSeF
Obowiązek korzystania z systemu KSeF zostanie wprowadzony etapami. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że od 1 lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy będą zobligowani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą systemu KSeF. Wcześniej, od stycznia 2022 roku, przedsiębiorcy mieli możliwość dobrowolnego korzystania z tego systemu, aby zapoznać się z jego funkcjonalnościami i przygotować się do pełnego wdrożenia.
Termin 1 lutego 2026 r. jest kluczowy dla wszystkich przedsiębiorców, ponieważ od tego dnia obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF będzie dotyczył wszystkich firm w Polsce. Przedsiębiorcy, którzy do tej pory korzystali z tradycyjnych metod fakturowania, będą musieli dostosować swoje systemy księgowe do nowych wymogów.
Obowiązkowy KSeF – dla kogo?
Obowiązkowy KSeF dotyczyć będzie wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce, bez względu na ich wielkość i branżę. Oznacza to, że zarówno mikroprzedsiębiorcy, jak i duże korporacje będą musieli korzystać z krajowego systemu e-faktur. Obowiązek ten obejmuje również wystawianie faktur na rzecz konsumentów, co oznacza, że każdy przedsiębiorca będzie musiał się przygotować na wdrożenie KSeF w swojej działalności.
Dla pozostałych przedsiębiorców, którzy nie korzystali z faktur elektronicznych lub ustrukturyzowanych, oznacza to konieczność przystosowania swoich procesów księgowych do nowego systemu. To również oznacza, że wszystkie faktury wystawiane będą musiały być zgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej i przetwarzane za pośrednictwem aplikacji podatnika KSeF.
Kogo nie dotyczy obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych?
Aby wskazać, kto nie jest zobligowany do wystawiania faktur w KSeF, należy wziąć pod uwagę art. 106ga ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Według niego obowiązek ten nie dotyczy faktur wystawionych przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Jednak to nie jedyny przypadek.
Z faktur wystawianych w KSeF nie musi korzystać podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Tutaj trzeba jednak zaznaczyć, że stałe miejsce prowadzenia działalności nie bierze udziału w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których należy wystawiać faktury.
Obowiązku wystawiania faktur nie ma również w przypadku faktury wystawianej na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_5974225_faktura-z-kalkulatorem-ma%C5%82y-dof.html
Jak działa Krajowy system e-faktur?
System KSeF działa w sposób zintegrowany, umożliwiając wystawianie faktur w formie elektronicznej, które następnie trafiają do centralnej bazy danych zarządzanej przez Ministerstwo Finansów. Każda faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF otrzymuje unikalny identyfikator, który potwierdza jej autentyczność i zgodność z przepisami. Faktury wystawiane w tym systemie są automatycznie archiwizowane, co eliminuje konieczność prowadzenia tradycyjnej dokumentacji papierowej.
System e-Faktur KSeF umożliwia również automatyczne przesyłanie faktur do kontrahentów oraz ich integrację z systemami księgowymi przedsiębiorców. Dzięki temu proces fakturowania staje się szybszy, bardziej przejrzysty i mniej podatny na błędy. System ten jest także zabezpieczony przed próbami oszustwa, ponieważ wszystkie faktury wystawione są na bieżąco monitorowane przez Ministerstwo Finansów.
KSeF – jakie ma korzyści?
Wdrożenie systemu KSeF przynosi szereg korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji podatkowej. Po pierwsze, wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF zwiększa bezpieczeństwo transakcji i zmniejsza ryzyko fałszerstw. Po drugie, automatyzacja procesów fakturowania pozwala na oszczędność czasu i redukcję kosztów związanych z tradycyjnym obiegiem dokumentów.
Kolejną zaletą jest lepsza kontrola nad procesem księgowania, ponieważ wszystkie faktury wystawiane za pośrednictwem KSeF są natychmiast dostępne dla organów podatkowych. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą liczyć na szybsze zwroty VAT i łatwiejsze zarządzanie dokumentacją podatkową. Dla administracji podatkowej system KSeF oznacza natomiast skuteczniejsze monitorowanie rynku i ograniczenie nieprawidłowości podatkowych.
Jak przystąpić do KSeF?
Aby przystąpić do systemu KSeF przedsiębiorca musi dokonać kilku kroków. Przede wszystkim należy zaopatrzyć się w odpowiednie oprogramowanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, które będzie zgodne z wymogami KSeF. Następnie, konieczne jest zarejestrowanie się w systemie KSeF poprzez aplikację podatnika KSeF. Proces rejestracji jest prosty i można go przeprowadzić online.
Po zarejestrowaniu się w systemie, przedsiębiorca może rozpocząć wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF. Warto także zapoznać się z dokumentacją techniczną udostępnioną przez Ministerstwo Finansów, która opisuje szczegółowo wszystkie wymagania techniczne i procedury związane ze wdrożeniem KSeF. Przedsiębiorcy powinni również regularnie monitorować komunikaty Ministerstwa Finansów dotyczące wszelkich aktualizacji i zmian w krajowym systemie e-faktur.
Źródło zdjęcia głównego: https://pl.123rf.com/photo_75648090_biurko-z-komputerem-i-papierkow%C4%85-robot%C4%85.html
