Terminal płatniczy to nowoczesne urządzenie umożliwiające akceptację płatności bezgotówkowych, takich jak transakcje kartami płatniczymi, BLIKiem czy za pomocą smartfonów. Od 1 stycznia 2022 roku, zgodnie z przepisami wprowadzonymi przez Polski Ład, wielu przedsiębiorców w Polsce jest zobowiązanych do umożliwienia klientom dokonywania płatności bezgotówkowych.
Czym jest terminal płatniczy?
Terminal płatniczy to elektroniczne urządzenie służące do przetwarzania transakcji bezgotówkowych. Pozwala na przyjmowanie płatności za towary i usługi za pomocą różnych instrumentów płatniczych, takich jak karty kredytowe, debetowe, BLIK czy płatności mobilne. Dzięki niemu klienci mogą szybko i bezpiecznie realizować transakcje, co zwiększa komfort zakupów i skraca czas obsługi.
Jak działa terminal płatniczy?
Proces realizacji płatności za pomocą terminala płatniczego przebiega w kilku krokach:
- Inicjacja transakcji: Klient zbliża lub wkłada kartę płatniczą do czytnika terminala.
- Odczyt danych: Terminal odczytuje informacje z karty, takie jak numer, data ważności i kod CVV.
- Przekazanie danych: Terminal przesyła dane transakcji do centrum autoryzacyjnego agenta rozliczeniowego.
- Autoryzacja: Centrum autoryzacyjne kontaktuje się z bankiem wydającym kartę w celu potwierdzenia dostępności środków i zgodności transakcji.
- Potwierdzenie: Po pozytywnej weryfikacji terminal drukuje potwierdzenie dla klienta i sprzedawcy.
Cały proces trwa zazwyczaj kilka sekund, co czyni płatności bezgotówkowe szybkim i wygodnym rozwiązaniem.
Rodzaje terminali płatniczych
W zależności od potrzeb biznesowych, dostępne są różne typy terminali płatniczych:
- Terminale stacjonarne: Podłączone na stałe w jednym miejscu, idealne dla punktów sprzedaży o stałej lokalizacji, takich jak sklepy czy restauracje.
- Terminale mobilne: Przenośne urządzenia działające bezprzewodowo, doskonałe dla przedsiębiorców świadczących usługi w terenie, np. dostawców czy przedstawicieli handlowych.
- Terminale zintegrowane z kasą fiskalną: Urządzenia połączone z systemem kasowym, umożliwiające automatyczne przesyłanie danych o transakcjach.
Obowiązek posiadania terminala płatniczego – przepisy prawne
Zgodnie z art. 19a ustawy Prawo przedsiębiorców, od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż z obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej są zobowiązani do zapewnienia klientom możliwości dokonywania płatności w formie bezgotówkowej. Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca używa kasy fiskalnej, musi również umożliwić klientom płatności bezgotówkowe, np. za pomocą terminala płatniczego.
Warto zaznaczyć, że przepisy nie precyzują, że musi to być konkretnie terminal płatniczy. Możliwe jest również przyjmowanie płatności bezgotówkowych za pomocą innych instrumentów płatniczych, takich jak BLIK czy przelewy elektroniczne.
Korzyści z posiadania terminala płatniczego
Posiadanie terminala płatniczego niesie ze sobą wiele korzyści:
- Zwiększenie sprzedaży: Klienci chętniej dokonują zakupów, gdy mają możliwość wyboru formy płatności.
- Poprawa wizerunku firmy: Nowoczesne rozwiązania płatnicze świadczą o profesjonalizmie przedsiębiorstwa.
- Bezpieczeństwo: Mniejsza ilość gotówki w kasie redukuje ryzyko kradzieży.
- Szybsza obsługa: Transakcje bezgotówkowe są realizowane szybko, co skraca czas obsługi klienta.
Jak wybrać odpowiedni terminal płatniczy?
Przy wyborze terminala warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów:
- Rodzaj działalności: Dla sklepów stacjonarnych lepszy będzie terminal stacjonarny, natomiast dla usług mobilnych – terminal przenośny.
- Funkcje dodatkowe: Niektóre terminale oferują możliwość doładowania telefonu, obsługę programów lojalnościowych czy sprzedaż kart podarunkowych.
- Integracja z systemem kasowym: Ważne jest, aby terminal współpracował z używanym systemem kasowym, co ułatwia zarządzanie sprzedażą.
- Koszty: Należy zwrócić uwagę na opłaty związane z dzierżawą terminala oraz prowizje od transakcji.
Program „Polska Bezgotówkowa”
Aby zachęcić przedsiębiorców do wdrażania płatności bezgotówkowych, powstał program „Polska Bezgotówkowa”, który umożliwia uzyskanie terminala płatniczego na preferencyjnych warunkach. Dzięki niemu nowi użytkownicy mogą przez 12 miesięcy korzystać z terminala za darmo, nie ponosząc opłat za jego dzierżawę oraz transakcje do określonego limitu obrotu.
Z programu mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy:
✔ Nie posiadali terminala płatniczego w ostatnich 12 miesiącach
✔ Prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą lub małe i średnie przedsiębiorstwa
✔ Spełniają wymagania określone przez organizatorów programu
Dzięki tej inicjatywie coraz więcej firm w Polsce może wprowadzać nowoczesne rozwiązania płatnicze i dostosować się do rosnącego zapotrzebowania na przyjmowanie płatności bezgotówkowych. Więcej informacji można znaleźć na oficjalnej stronie programu: polskabezgotowkowa.pl.
Co zrobić w przypadku awarii terminala płatniczego?
Przypadku awarii terminala płatniczego nie można lekceważyć, ponieważ może to wpłynąć na obsługę klientów i zmniejszyć obroty firmy. Oto, co warto zrobić:
1️⃣ Sprawdź połączenie z internetem – większość terminali wymaga dostępu do sieci.
2️⃣ Zrestartuj urządzenie – wyłączenie i ponowne włączenie terminala często pomaga w rozwiązaniu problemu.
3️⃣ Skontaktuj się z operatorem terminala – większość firm oferujących terminale ma 24/7 wsparcie techniczne.
4️⃣ Przeprowadź transakcję offline – niektóre terminale umożliwiają przeprowadzenie transakcji offline, jeśli połączenie z siecią jest tymczasowo niedostępne.
5️⃣ Poinformuj klientów o alternatywnych metodach płatności – np. płatności BLIK, przelewy mobilne lub gotówka.
Czy warto posiadać terminal płatniczy?
Odpowiedź jest jednoznaczna: warto posiadać terminal płatniczy, ponieważ umożliwia on nie tylko przyjmowanie płatności, ale także zwiększa konkurencyjność firmy. Klienci coraz częściej oczekują możliwości płacenia kartą lub telefonem, a brak tej opcji może skłonić ich do wyboru konkurencji.
Dodatkowo terminale oferują dodatkowe usługi, takie jak:
🔹 Możliwość integracji z kasą fiskalną i systemem kasowym
🔹 Sprzedaż kart podarunkowych i obsługę programów lojalnościowych
🔹 Stałe ładowanie terminala płatniczego w punktach stacjonarnych
🔹 Możliwość obsługi doładowań telefonu
Terminale mobilne a stacjonarne – które rozwiązanie wybrać?
Wybór odpowiedniego urządzenia do obsługi płatności bezgotówkowych zależy przede wszystkim od rodzaju prowadzonej działalności. Stacjonarne terminale płatnicze sprawdzają się w sklepach, restauracjach czy punktach usługowych o ugruntowanej lokalizacji. Są one podłączone na stałe do prądu i internetu, co zapewnia stabilność pracy i nieprzerwaną możliwość płatności kartą.
Z kolei dla przedsiębiorców pracujących w terenie, np. kurierów, dostawców czy taksówkarzy, lepszym wyborem będą terminale mobilne. Mobilny terminal płatniczy działa bezprzewodowo i może łączyć się z siecią za pomocą Wi-Fi, Bluetooth lub karty SIM. To idealne rozwiązanie dla osób, które świadczą usługi transportu pasażerskiego, prowadzą sprzedaż obwoźną lub obsługują klientów poza lokalem firmy. Dzięki przenośnemu terminalowi płatniczemu, płatności można przyjmować w dowolnym miejscu, co znacznie zwiększa wygodę klientów oraz sprzedawców.
Niezależnie od wyboru urządzenia, kluczowe znaczenie ma bezpieczeństwo transakcji. Nowoczesne czytniki kart płatniczych wykorzystują zaawansowane technologie szyfrowania, które chronią dane klientów przed nieautoryzowanym dostępem. Bez względu na to, czy zdecydujesz się na terminal kart płatniczych w wersji mobilnej, czy stacjonarnej, upewnij się, że spełnia on normy bezpieczeństwa PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).
Warto też rozważyć dodatkowe funkcjonalności, jakie oferują nowoczesne terminale. Niektóre modele umożliwiają drukowanie paragonów, akceptację kart podarunkowych, a nawet możliwość integracji z kasami fiskalnymi i systemami księgowymi. Dlatego przed podjęciem decyzji warto dokładnie przeanalizować potrzeby biznesowe i wybrać terminal płatniczy, który najlepiej odpowiada specyfice działalności.
Jak poprawnie korzystać z terminala płatniczego, by uniknąć problemów?
Aby zapewnić sprawne działanie terminala, warto przestrzegać kilku kluczowych zasad. Przede wszystkim stałe ładowanie terminala płatniczego jest niezbędne w przypadku modeli przenośnych. Mobilny terminal płatniczy, który nagle się rozładuje, może uniemożliwić obsługę płatności bezgotówkowych, co negatywnie wpłynie na komfort klientów i prowadzenie biznesu. Warto zawsze mieć przy sobie ładowarkę lub powerbank, szczególnie jeśli pracujesz w terenie.
Kolejną kwestią jest poprawne używanie czytnika kart płatniczych. Warto regularnie czyścić urządzenie, aby unikać błędów w odczycie kart. Jeśli terminal przestaje prawidłowo działać, pierwszym krokiem powinna być jego aktualizacja oprogramowania, ponieważ często poprawia to stabilność działania i zwiększa bezpieczeństwo transakcji.
Przedsiębiorcy muszą również pamiętać o przestrzeganiu przepisów dotyczących przechowywania danych transakcyjnych. W przypadku reklamacji czy zwrotów klienci mogą poprosić o potwierdzenie płatności, dlatego zaleca się przechowywanie kopii wydruków lub elektronicznych raportów przez co najmniej kilka miesięcy.
Nie można zapominać także o stałym podłączeniu do internetu. Większość stacjonarnych terminali płatniczych korzysta z sieci przewodowej, ale w przypadku urządzeń mobilnych warto zadbać o silny sygnał Wi-Fi lub odpowiednią kartę SIM z pakietem danych. Problemy z połączeniem mogą skutkować nieudanymi transakcjami, co może wpłynąć na relacje z klientami.
Podsumowując, terminal płatniczy to nie tylko wygodne, ale i odpowiedzialne narzędzie w biznesie. Niezależnie od tego, czy prowadzisz sklep stacjonarny, czy świadczysz usługi transportu pasażerskiego, warto zadbać o jego niezawodność i dostosować sposób użytkowania do specyfiki działalności. Regularne przeglądy, aktualizacje i zabezpieczenia płatności kartą to kluczowe elementy, które pozwolą na sprawne i bezpieczne przyjmowanie transakcji.
Podsumowanie
Terminal płatniczy to dziś nieodłączny element nowoczesnego biznesu. Wprowadzenie płatności bezgotówkowych nie tylko zwiększa wygodę klientów, ale także pozwala przedsiębiorcom skuteczniej konkurować na rynku.
Jeśli prowadzisz firmę i chcesz zapewnić swoim klientom szybkie i bezpieczne transakcje, wybierz najlepszy terminal płatniczy dostosowany do swoich potrzeb. Dzięki programowi Polska Bezgotówkowa możesz go uzyskać bez dodatkowych kosztów przez pierwszy rok, co czyni to rozwiązanie jeszcze bardziej atrakcyjnym. nie wiesz, który terminal płatniczy wybrać? Szukaj opcji najlepszej dla ciebie i skorzystaj z pomocy przedstawicieli.
Źródło zdjęcia: https://pixabay.com/pl/photos/banking-business-button-karta-4896663/
