Znaczna część osób prowadzących działalność gospodarczą na terenie naszego kraju jest jednocześnie podatnikiem podatku VAT. Niemniej, aby móc bez przeszkód dokonywać transakcji transgranicznych w obrębie UE, musimy być zarejestrowani jako podatnik VAT UE. Co więcej, właściwe ewidencjonowanie sprzedaży i naliczanie odpowiednich stawek VAT w ramach współpracy z kontrahentami na terenie Unii Europejskiej, wymagać będzie od nas wiedzy na temat tego, czy deklarowany przez nich numer VAT UE jest prawdziwy i aktualny. Do tego celu przydać się nam może wyszukiwarka VIES, czyli VAT Information and Exchange System.

Czy dokładnie jest wyszukiwarka VIES i jak możemy z niej skorzystać? W jaki sposób możemy zarejestrować jest jako płatnik VAT UE w Polsce? Dlaczego weryfikacja kontrahenta w systemie VIES jest niezbędna? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.

VIES – co to jest? Podstawowe informacje

System VIES to unijna wyszukiwarka podatników, którzy zgodnie z obowiązującym na terenie UE prawem powinni być zarejestrowani jako podmioty zobligowane do dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych. Sam system VIES znajduje się pod zarządem Komisji Europejskiej i jest dostępny dla członków wspólnoty w 23 językach. Dane których dostarcza nam wyszukiwarka VIES pochodzą z oficjalnych, krajowych baz danych, wobec czego możemy mieć całkowitą pewność, że jest ona godna zaufania.

Konieczność istnienia systemu VIES sprowadza się do regulacji w zakresie międzynarodowego handlu na terenie UE obłożonego podatkiem VAT, czyli podatkiem od wartości dodanej. Zgodnie z obowiązującą literą prawa, wszyscy przedsiębiorcy dokonujący transakcji transgranicznych w obrębie UE są zobowiązani do zarejestrowania się jako podatnik VAT UE, co usprawnia kontrolę nad prawidłowym naliczaniem podatku, zarówno na poziomie europejskim, jak i krajowym czy na poziomie przedsiębiorstwa (vide: odliczenie VAT).

Od tego czy podmiot zarejestrowany jest w systemie VIES zależy zakres stosowania stawki VAT wobec niego. Należy przy tym pamiętać, że wyszukiwarka VIES podaje informacje o aktywności numeru VAT UE wyłącznie dla dnia, w którym go wyszukujemy. Jaki VAT wybrać w zależności od obecności lub absencji kontrahenta w systemie VIES? O tym przeczytasz niżej.

Podatnik VAT spoza UE a system VIES

Należy pamiętać, że system VIES powstał wyłącznie dla przedsiębiorców posiadających swoją siedzibę na terytorium jednego z krajów członkowskich Unii Europejskiej – z tego powodu nie znajdziemy w wyszukiwarce firm, które zarejestrowane są w krajach poza wspólnotą. Podmioty pochodzące spoza krajów UE, które jednak na potrzeby rozliczeń dokonały właściwej dla siebie rejestracji i posiadają numer identyfikacji podatkowej z prefiksem EU, również nie są wzmiankowane w systemie VIES.

Wynika to z faktu, który objaśnialiśmy wcześniej – informacje w wyszukiwarce VIES pochodzą z krajowych baz danych, wobec czego „zaciągnięcie” ich przez Komisję Europejską z krajów spoza Unii byłoby nie tylko niemożliwe, ale również niepotrzebne. Stosowne przepisy właściwie regulują wysokość stawek VAT w przypadku eksportu poza granice UE, a jeżeli chcielibyśmy zweryfikować wiarygodność kontrahenta sprawdzając jego VAT, to będziemy musieli skorzystać z systemów udostępnianych przez władze kraju właściwego dla jego rezydencji podatkowej.

Na chwilę obecną, wyjątek od powyższej zasady stanowi Irlandia Północna, która w wyniku Brexitu nie stanowi już członka Unii Europejskiej, ale jej obecność w systemie VIES wynika z ratyfikacji właściwych umów międzynarodowych.

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów a system VIES – jaki podatek zastosować?

Jak już wspomnieliśmy, obecność kontrahenta w systemie VIES jest kluczowa dla zastosowania odpowiedniej stawki podatku VAT. Zgodnie z obowiązującym prawem, podatek VAT dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów każdorazowo wynosi 0% – konieczne jest jednak figurowanie obu stron w systemie VIES.

W sytuacji, w której przedsiębiorca nie jest zarejestrowany w systemie VIES lub odbiorcę naszego towaru stanowi osoba fizyczna, to nie możemy zastosować stawki 0% – wówczas właściwe będzie zastosowanie stawki krajowej podatku VAT, który to kraj jest właściwym dla naszej rezydencji podatkowej.

Eksport poza granice Unii Europejskiej – jaki VAT zastosować?

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą na terenie Unii Europejskiej, który eksportuje towary poza granice wspólnoty, każdorazowo może zastosować stawkę 0% VAT, o ile tylko będzie dysponował dokumentem potwierdzającym wywóz towarów poza granice – jest to komunikat IE-599.

Taka procedura jest zgodna z zasadą neutralności podatku VAT – sam podatek nie może obciążać eksportu towarów i usług, a przy tym jest to okoliczność wspierająca konkurencyjność unijnych przedsiębiorców na rynkach międzynarodowych.

VAT UE – rejestracja w Polsce. Na czym polega?

Zarejestrowanie się do VAT UE w Polsce nie jest trudnym przedsięwzięciem – można to zrobić natychmiast przy okazji zakładania działalności gospodarczej, jak również w trakcie jej trwania. W tym celu wystarczy uzupełnić formularz VAT-R w części C.3, jednocześnie podając powód, dla którego rejestrujemy się do VAT UE, a także wskazać przewidywaną datę rozpoczęcia wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Co ważne, przedsiębiorstwa korzystające ze zwolnienia VAT, a jednocześnie nabywające towary od podmiotów o rezydencji podatkowej znajdującej się w innym kraju Unii Europejskiej, nie muszą rejestrować się do VAT UE aż do momentu, w którym wartość zakupów nie przekroczy 50 000 złotych.

VIES – wyszukiwarka VAT UE. Jak działa i gdzie jej szukać?

Wyszukiwarka VIES dostępna jest publicznie na stronie Komisji Europejskiej – każdy przedsiębiorca może bez przeszkód sprawdzić ważność numeru VAT swojego kontrahenta. Aby z niej skorzystać, wystarczy we właściwy sposób wypełnić cztery rubryki znajdujące się na stronie wyszukiwarki.

W wyszukiwarce VIES należy podać kraj w którym zarejestrowana jest działalność gospodarcza naszego kontrahenta, jego numer VAT, kraj w którym zarejestrowana jest nasza działalność oraz nasz numer VAT. Wówczas kliknięcie na przycisk „weryfikuj” zwróci nam wszystkie pożądane informacje.

Wyniki wyszukiwania w VIES – jak mogą się zaprezentować?

Wyniki wyszukiwania w systemie VIES, zgodnie z informacjami przekazywanymi przez Komisję Europejską, mogą ukazywać się na dwa sposoby, informując wyszukującego, że numer VAT UE istnieje w bazie („numer VAT aktywny”), lub, że numer VAT UE nie istnieje.

W sytuacji, w której otrzymujemy informację, że numer VAT UE który wyszukiwaliśmy znajduje się w systemie VIES, możemy bez przeszkód kontynuować sprzedaż, przechodząc do dalszych formalności. Jeśli jednak wyszukiwany numer nie znajduje się w VIES, to transakcję musimy wstrzymać lub zastosować wobec niej stawkę polskiego podatku VAT. Przed podejmowaniem pochopnych decyzji warto zastanowić się jednak nad przyczyną takiego stanu rzeczy (zakładając, że nasz kontrahent utrzymuje, że w bazie VIES powinien gościć).

Jeżeli VIES wskazuje na nieważny numer VAT dla faktur transgranicznych w obrębie UE, to przyczyną może być fakt, że numer VAT nie istnieje (otrzymaliśmy bądź podaliśmy błędny numer VAT), przedsiębiorca nie jest i nie był zarejestrowany do VAT UE, przedsiębiorca jest w trakcie rejestracji do VAT UE, lub przedsiębiorca został wykreślony z listy podatników VAT UE z uwagi na swoją rezygnację lub zbyt długi termin niewykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Jak informuje Komisja Europejska na swojej stronie, jeżeli system VIES nie wykrywa podatnika z dowolnej przyczyny, a nasza sprawa jest niecierpiąca zwłoki, to powinniśmy jak najpilniej skontaktować się z krajową administracją podatkową właściwą dla naszego kraju zamieszkania. Komisja Europejska dodaje przy tym, że z uwagi na fakt, że wszystkie dane w systemie VIES pochodzą bezpośrednio z krajowych baz danych, to nie bierze ona odpowiedzialności za prawidłowość podawanych wyników, odpowiedzialność za to przerzucając na kraje członkowskie.

Wykreślenie z listy podatników VAT UE

Każdy przedsiębiorca operujący na rynku europejskim powinien pamiętać, że może zostać wykreślony z systemu VIES z uwagi na aż trzy czynniki. Pierwszy z nich dotyczy stricte prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, gdzie wykreślenie można nastąpić w wyniku złożenia przezeń odpowiedniego wniosku. Na ogół wniosek ten jest związany z zamknięciem bądź zawieszeniem działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę, albo ze zmianą profilu działalności, która wyklucza konieczność rejestracji w systemie VIES.

Podatnik może jednak zostać wykreślony z VAT UE również „z urzędu” w sytuacji, w których w trakcie wykonywania działalności gospodarczej i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów naruszył prawo podatkowe, lub w sytuacji, w której podatnik przez dłuższy czas był nieaktywny w tym zakresie, co podlega weryfikacji organów podatkowych i ich indywidualnej ocenie. Fundamentem dla takiej decyzji może być na przykład dłuższy czas bez złożenia deklaracji VAT UE.

VIES – weryfikacja aktualności informacji

Jak już wspomnieliśmy, czynny podatnik VAT UE musi znajdować się w systemie VIES. Rzeczony system aktualizuje się automatycznie raz w ciągu dnia, bazując na krajowych rejestrach podatników. Jak jednak podkreśla Komisja Europejska, VIES jest ściśle uzależniony od rejestrów krajowych, gdzie każde niedopatrzenie rzutować będzie na informacje ujęte w systemie.

Z tego powodu, jeżeli numer VAT UE naszego kontrahenta będzie nieprawidłowy, a ten nie będzie w stanie udzielić nam satysfakcjonujących informacji na temat tego, dlaczego tak się stało, to warto nie wyciągać pochopnych wniosków i zaczekać z transakcją kilka dni zamiast ją zrywać. Można również poprosić właściwy organ krajowy o wyjaśnienia w tej sprawie – czas przeprowadzenia właściwej procedury wewnętrznej w tej sprawie może się różnić w zależności od kraju.

Przy pomocy wyszukiwarki VIES możemy sprawdzać również swoją obecność w systemie czy aktualność danych, jakie system na nasz temat podaje. W ten sposób możemy uniknąć wielu nieprzyjemności które mogłyby mieć miejsce w sytuacji, w której dane byłyby niezgodne z prawdą. W przypadku zauważenia jakichkolwiek nieprawidłowości, powinniśmy jak najprędzej zgłosić ten fakt właściwemu organowi podatkowemu.

Sprawdzenie VAT UE w systemie VIES – dlaczego należy to robić?

Sprawdzenie VAT UE przed dokonaniem transakcji wewnątrzwspólnotowej nie stanowi wyłącznie naszego przywileju, ale jest również naszym obowiązkiem. Wynika on z faktu, że na fakturze potwierdzającej transakcję muszą znaleźć się numery VAT obu stron transakcji.

Co więcej, sprawdzenie VAT UE w wyszukiwarce VIES jest jedyną możliwością na dowiedzenie się, czy zastosowanie w przypadku danej transakcji znajdzie obniżona stawka VAT 0% (przewidziana dla transakcji wewnątrzwspólnotowych), czy też będziemy musieli zastosować polską stawkę VAT – w sytuacji, w której nasz kontrahent nie figuruje w systemie VIES. Weryfikacja kontrahenta potwierdzi także jego wiarygodność i pozwoli nam spać spokojnie z wiedzą, że nie czekają nas żadne nieprzyjemności ze strony Urzędu Skarbowego czy innego organu podatkowego.

Co trzeba wiedzieć o systemie VIES? Podsumowanie

System VIES to publicznie dostępna wyszukiwarka utworzona i utrzymywana przez Komisję Europejską, która pozwala przedsiębiorcom partycypującym we wspólnotowym rynku na sprawdzenie numeru VAT UE kontrahenta spoza kraju naszej rezydencji podatkowej (ale z rezydencją na terenie kraju członkowskiego Unii Europejskiej). Posiadanie VAT UE jest niezbędne dla przeprowadzania wewnątrzwspólnotowych transakcji sprzedaży i usług przy korzystaniu z obniżonej stawki VAT, wynoszącej 0%.

W przypadku, w którym nasz kontrahent nie będzie figurował w systemie VIES, będziemy musieli skorzystać z polskiego VAT na fakturze. Sama wyszukiwarka jest prosta w użyciu – wystarczy podać numer VAT kontrahenta, swój, a także kraje rezydencji podatkowej obu stron, a system automatycznie przekaże nam informacje na temat aktywności sprawdzanego numeru VAT. Dane w systemie VIES pochodzą z rejestrów krajowych i są aktualizowane raz dziennie.

Naturalnie, jest to system stworzony wyłącznie dla podatników z krajów Unii Europejskiej, wobec czego przedsiębiorcy spoza wspólnoty nie będą tam figurować. Na chwilę obecną, w wyniku umowy międzynarodowej po Brexitcie, w systemie VIES znajduje się jeszcze Irlandia Północna.

Z uwagi na zobowiązania podatkowe i formalne, systemu VIES nie należy traktować wyłącznie jako przydatnego narzędzia – znajomość numeru VAT UE naszego kontrahenta jest niezbędna dla prawidłowego wystawienia faktury, a podany przez niego numer warto jeszcze sprawdzić osobiście, by w razie czego uniknąć jakichkolwiek nieprzyjemności.

Źródła zdjęć:

  • https://pl.123rf.com/photo_139198273_s%C5%82owo-%E2%80%9Evat%E2%80%9D-u%C5%82o%C5%BCone-z-drewnianych-liter-na-tle-starej-ksi%C4%85%C5%BCki-w-starym-stylu-na-ciemnym-tle.html
  • https://pl.123rf.com/photo_139400746_flaga-unii-europejskiej-i-s%C5%82owa-unia-europejska-wykonane-z-ma%C5%82ych-drewnianych-liter-strza%C5%82.html