W najprostszych słowach spółka jawna to osobowa spółka handlowa, której nie można skategoryzować w ramach jakiejkolwiek innej spółki handlowej, a która prowadzi przedsiębiorstwo pod własną firmą. Podstawę prawną dla jej istnienia – podobnie jak w przypadku innych spółek – stanowi Kodeks Spółek Handlowych. Spółka jawna jest stosunkowo łatwa w założeniu i prowadzeniu, jednocześnie nie wymagając od wspólników spółki jawnej ponoszenia dużych kosztów. Oczywiście nie jest to forma działalności gospodarczej pozbawiona wad, jednak jeżeli chcemy współpracować z kimś w danej dziedzinie, to spółka jawna może być jedną z najlepszych form kooperacji.

Czym dokładnie jest spółka jawna i jakie ma cechy? Co ją wyróżnia na tle pozostałych spółek handlowych? Jak założyć spółkę jawną krok po kroku i co musi zawierać umowa spółki jawnej? Kto ma prawo prowadzenia spraw spółki jawnej i gdzie należy zawrzeć informacje na ten temat? Jak wygląda księgowość w przypadku spółki jawnej? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.

Spółka jawna – co to jest? Główne cechy spółki jawnej

Spółka jawna stanowi jedną z najprostszych spółek handlowych w rozumieniu współczesnego prawa polskiego. Ustanawia się ją na podstawie umowy spółki jawnej, którą spisać musi przynajmniej dwóch wspólników – nie istnieje zatem możliwość prowadzenia jednoosobowej spółki jawnej. To właśnie w ramach umowy spółki określa się również podstawowe zasady jej działania (w zgodzie z Kodeksem Spółek Handlowych), dotyczące na przykład zarządzania spółką czy prawami do reprezentowania spółki w stosunkach zewnętrznych.

Spółka jawna w najprostszych słowach prowadzi przedsiębiorstwo pod własną firmą, posiadając przy tym zdolność prawną, jednak nie posiada osobowości prawnej. Ponadto, spółka jawna posiada własny majątek, na który składają się wkłady wspólników wniesione na poczet spółki, a także wszelkie mienie (nie tylko pieniądze) nabyte przez spółkę w trakcie prowadzenia przez nią działalności. Za majątek spółki jawnej odpowiadają wszyscy jej wspólnicy – bez żadnych ograniczeń, chyba, że treść umowy spółki stanowi inaczej.

Prowadzenie firmy w ramach spółki jawnej opłaca się przede wszystkim w sytuacji, w której chcemy podjąć się współpracy gospodarczej z innym uczestnikiem rynku, zachowując jednak odrębną podmiotowość – dotyczy to przede wszystkim działalności o relatywnie niskim poziomie ryzyka i prowadzonej w niewielkiej skali.

Spółka jawna cechuje się także niższymi kosztami prowadzenia działalności gospodarczej, co widzimy przede wszystkim w możliwości prowadzenia uproszczonej księgowości, a także – w wielu przypadkach – brakiem konieczności opłacania podatku CIT.

Jakie są inne rodzaje spółek?

Spółka jawna oczywiście nie zawsze będzie stanowiła najkorzystniejszą z form prowadzenia kooperatywnej działalności gospodarczej. Warto zatem wiedzieć, że w polskim porządku prawnym rozróżnia się wiele rodzajów spółek, które mogą znaleźć zastosowanie dla prowadzonej przez nas działalności gospodarczej. Wiele zależy od rodzaju prowadzonej działalności, poziomu osiąganych przychodów, typu partycypujących stron czy po prostu przedmiotu działalności spółki.

Kodeks Spółek Handlowych wyróżnia spółki osobowe oraz spółki kapitałowe. Jedną ze spółek osobowych jest właśnie spółka jawna. Do pozostałych należy spółka partnerska, spółka komandytowa i spółka komandytowo-akcyjna. Do spółek kapitałowych zalicza się z kolei spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka z o.o.), spółka akcyjna i prosta spółka akcyjna.

Na gruncie prawa cywilnego wyróżnia się także spółkę cywilną, jednak jest ona różna od wyżej wzmiankowanych zarówno pod kątem swojej konstrukcji, jak i praw i obowiązków wspólników spółki. Oczywiście spółka cywilna nie podlega pod Kodeks Spółek Handlowych, a pod Kodeks Cywilny.

Co musi zawierać nazwa spółki jawnej?

Istotnym elementem każdej spółki w Polsce (i nie tylko) jest jej nazwa – musi ona bowiem zawierać kilka elementów, które pozwolą pozostałym uczestnikom rynku na jej bezbłędne zidentyfikowanie. W przypadku spółki jawnej niezbędne jest zamieszczenie w nazwie spółki nazwiska przynajmniej jednego ze wspólników, choć częstą praktykę stanowi zamieszczanie nazwisk wszystkich z nich.

Niemniej, jeżeli jednym ze wspólników spółki jawnej jest inna spółka handlowa, to nazwa spółki jawnej musi zawierać pełną nazwę rzeczonej spółki. Co więcej, każdorazowo należy umieszczać na końcu nazwy spółki dopisek, który określa rodzaj prowadzonej spółki – w tym przypadku będzie to oczywiście „spółka jawna”.

W obrocie gospodarczym częstą praktyką jest stosowanie skrótów. Zamiast „spółka jawna” możemy zastosować dopisek „sp. j.”, podobnie jak w przypadku innych spółek handlowych skorzystamy z „sp. k” (spółka komandytowa), „S. A.” (spółka akcyjna) czy „sp. z o. o.” (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością).

Jak założyć spółkę jawną? Krok po kroku

Założenie spółki jawnej jest stosunkowo proste. Należy jedynie pamiętać, że do grona wspólników spółki cywilnej mogą zaliczać się wyłącznie osoby fizyczne, osoby prawne oraz oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, takie jak inne spółki osobowe prawa handlowego. Wspólnikiem spółki jawnej nie może jednak być spółka cywilna bez podmiotowości prawnej – nie może również zaistnieć jednoosobowa spółka jawna.

Spółka jawna powstaje zasadniczo w trzech krokach, gdzie podstawę faktyczną stanowi sporządzenie umowy spółki jawnej. Jej treść powinna mieć formę pisemną, jednak wspólnicy mogą skorzystać także z gotowego, elektronicznego wzorca, dostępnego na rządowej platformie S24. Umowę spółki jawnej sporządzoną w formie tradycyjnej warto potwierdzić notarialnie, jednak nie jest to obowiązek prawny.

Po sporządzeniu właściwej umowy spółki, wystarczy spółkę jawną zarejestrować w KRS (Krajowy Rejestr Sądowy). To właśnie wraz z tą chwilą spółka jawna powstaje oficjalnie. Można tego jednak dokonać wyłącznie elektronicznie, korzystają z wyżej wspomnianego portalu S24 lub wykorzystując Portal Rejestrów Sądowych.

Ostatnim krokiem w tworzeniu spółki jawnej (choć formalnie jest już ona funkcjonującą spółką), który należy wykonać po rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym, to zgłoszenie danych uzupełniających do Urzędu Skarbowego. Dokonuje się tego za pośrednictwem formularza NIP-8. Informacje zawarte w rzeczonym formularzu trafiają do Urzędu Skarbowego, ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych) i GUS (Główny Urząd Statystyczny). ZUS powinien otrzymać od nas informacje w ciągu 7 dni od zarejestrowania spółki, natomiast GUS i Urząd Skarbowy – w ciągu 21 dni.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną

Spółka jawna może powstać również w wyniku przekształcenia spółki cywilnej. Taka spółka zachowuje swój dotychczasowy numer REGON, prawo do rozliczania podatku VAT czy numer NIP. Będzie posiadała również wszystkie koncesje, ulgi i zezwolenia, które posiadała jako spółka cywilna. Trzeba jednak wiedzieć, że w przypadku przekształcania spółki cywilnej w spółkę jawną nie można skorzystać z elektronicznego wzorca umowy spółki jawnej.

Z praktycznego punktu widzenia przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną nie jest szczególnie skomplikowane. Aby do tego doszło, wszyscy wspólnicy spółki cywilnej muszą podjąć jednomyślną uchwałę o przekształceniu, dostosować umowę spółki cywilnej do kryteriów umowy spółki jawnej i wespół zgłosić przekształcenie w KRS.

Umowa spółki jawnej – co musi zawierać?

Zawarcie umowy spółki jawnej to podstawa dla rozpoczęcia działalności na omawianym gruncie. Sporządzić muszą ją wszyscy wspólnicy tworzącej się spółki (a więc minimum dwoje wspólników). Umowa spółki jawnej może zostać zawarta elektronicznie, w ramach wzoru na portalu S24, lub tradycyjnie, w formie papierowej – najlepiej gdy wówczas przybierze formę aktu notarialnego.

Informacje które obowiązkowo powinny znaleźć się w umowie spółki jawnej określone są w Art. 25 Kodeksu Spółek Handlowych. Są to:

  • data i miejsce zawarcia umowy spółki jawnej,

  • określenie wspólników tworzących spółkę jawną,

  • nazwa i oznaczenie spółki jawnej,

  • adres siedziby spółki,

  • czas trwania spółki (o ile został określony),

  • przedmiot działalności spółki, określony na podstawie numerów PKD,

  • określenie poziomu i rodzaju wkładów, jakie wspólnicy wnoszą na poczet zakładanej spółki.

Oczywiście nie są to wszystkie informacje, jakie umowa spółki jawnej powinna zawierać. Nawet jeśli prawo nie nakłada na nas takiej konieczności, to warto w umowie spółki jawnej zamieścić również następujące informacje:

  • zasady prowadzenia spraw spółki z podziałem na odpowiednie role pełnione przez wspólników,

  • doprecyzowanie ról wspólników reprezentujących spółkę – potencjalnie z wyłączeniem niektórych z nich z tej roli (na przykład inwestorów, którzy nie chcą aktywnie uczestniczyć w przedsięwzięciu),

  • zasady udziału w zyskach i stratach spółki,

  • zasady rozwiązania spółki jawnej, jeżeli została ona powołana na czas określony, lub gdy mogą zaistnieć inne przesłanki umożliwiające rozwiązanie spółki, niezwiązane z Art. 58 Kodeksu Spółek Handlowych.

Umowa spółki jawnej musi zostać podpisana przez wszystkich wspólników spółki jawnej pod rygorem nieważności. W przypadku w którym wspólnikiem spółki jawnej ma być inna spółka handlowa, podpis musi zostać złożony przez osoby uprawnione do ich reprezentowania lub pełnomocników powołanych właśnie przez wzgląd na taką okazję.

Majątek spółki jawnej – co się na niego składa?

Każda spółka jawna posiada własny majątek, który początkowo tworzą wyłącznie wkłady wnoszone przez wspólników. Mogą one być zarówno materialne (np.: wkład pieniężny, nieruchomości czy inne dobra rzeczowe) jak i niematerialne (np.: prawa własności, prawa pokrewne czy nawet wiedza i umiejętności). Umowa spółki jawnej musi zawierać zarówno oznaczenie wkładu jak i jego wysokość. Najczęściej to właśnie wymiar wkładów do spółki określa późniejszy podział zysków.

Wkład wspólnika do spółki może stanowić także sama praca wspólnika, przy czym zaznacza się, że nie może to być wyłącznie praca związana z reprezentowaniem spółki czy świadczeniem usług związanych z zarządzaniem spółką i jej mieniem. Majątek spółki jawnej tworzą również wszelkie dobra, które zostały przez nią wypracowane w trakcie jej funkcjonowania.

Warto pamiętać również o tym, że wkład wspólników może mieć nie tylko charakter własnościowy względem spółki (stanowić własność spółki jawnej), ale może również zostać przekazany wyłącznie do użytku spółki, wobec czego rzeczywistym właścicielem danego dobra nadal pozostaje wspólnik. Szczegóły użytkowania takiego dobra powinna zawierać umowa spółki jawnej.

Podział zysków i strat w spółce jawnej

Wspólnicy spółki jawnej zwykle partycypują w zyskach i stratach spółki jawnej w równym wymiarze, jednak zapiski umowy spółki mogą stanowić inaczej. Każdy wspólnik może zażądać podziału zysków i wypłaty na koniec każdego roku obrotowego, przy czym – odmienne do spółek kapitałowych – w przypadku spółek jawnych nie zachodzi konieczność podejmowania uchwały w tym zakresie.

Co więcej, każdy ze wspólników spółki jawnej może corocznie żądać wypłacenia odsetek w wysokości 5% kapitału wniesionego przez siebie do spółki, nawet w sytuacji, w której spółka poniosła straty. Warto jednak wszelkie zasady odnośnie podziału zysków i odpowiedzialności za straty ująć w ramy umowy spółki jawnej, by uniknąć w przyszłości jakichkolwiek nieporozumień.

Prawo do reprezentowania spółki jawnej w stosunkach zewnętrznych

Co do zasady określonej w Kodeksie Spółek Handlowych, wszyscy wspólnicy spółki jawnej mają równe prawo – a nawet obowiązek – do reprezentowania spółki w stosunkach zewnętrznych i prowadzenia spraw spółki. Niemniej, w praktyce mogłoby to doprowadzić do chaosu informacyjnego, a co za tym idzie, niższej jakości zarządzania, przekładającej się bezpośrednio na straty spółki – niekiedy nieodwracalne. Wobec tego, bardzo częstą praktyką jest oddelegowanie osób odpowiedzialnych do prowadzenia spraw spółki już na etapie sporządzania umowy spółki jawnej. Co ważne, prawo do reprezentowania spółki może mieć również podmiot, który nie stanowi wspólnika spółki jawnej (jako pełnomocnik), jednak nie może to być jedyny podmiot spółkę reprezentujący.

Warto jednak mieć na uwadze, że prowadzenia spraw spółki a jej reprezentowanie do dwie osobne kwestie. Reprezentowanie spółki wiąże się ze skutkami dla osób trzecich – prowadzenie spraw spółki wiąże się ze skutkami wyłącznie dla samej spółki. Chodzi tu o podejmowanie uchwał, wydawanie decyzji i opinii, a także wszelkie inne formy organizowania działalności spółki, które zdążają do realizacji celu spółki. Trzeba mieć na względzie, że wspólnik który nie działa w tym zakresie na rzecz spółki, a wyłącznie na rzecz swoją, czyjąś lub w jakikolwiek sposób jawnie nieuwzględniający najlepszych interesów spółki, może narazić się na odpowiedzialność odszkodowawczą.

Słowem podsumowania należy wskazać, że każdy ze wspólników ma równe prawa i obowiązki w kwestii prowadzenia spraw spółki – zarówno tych wewnętrznych, jak i na zewnątrz. Niemniej, wyraźny podział praw i obowiązków ujęty w umowie spółki jawnej zdecydowanie można uznać za co najmniej dobrą praktykę. Warto podkreślić, że konstrukcja niektórych spółek jawnych nieodzownie będzie wymagać wyłączenia niektórych wspólników z jej aktywnego życia – na przykład w przypadku inwestorów, którzy chcą jedynie uiścić część kapitału na rzecz spółki, nie przejmując się praktyczną częścią jej funkcjonowania. Takie działanie wymaga jednak zgody wszystkich wspólników, w tym strony zainteresowanej.

Odpowiedzialność wspólników spółki jawnej

Zgodnie z obowiązującą literą prawa, wszyscy wspólnicy spółki odpowiadają za zobowiązania spółki jawnej w sposób solidarny, osobisty i nieograniczony. W efekcie takiego unormowania prawnej sytuacji spółek jawnych, ewentualni wierzyciele spółki mogą dochodzić swoich praw i zgłaszać roszczenia nie tylko wobec majątku spółki, ale całego majątku każdego ze wspólników, bez względu na okoliczności powstania tego majątku.

W sytuacji, w której wyłącznie jeden ze wspólników jest cokolwiek winny stronie trzeciej, to strona trzecia może wymagać zaspokojenia roszczeń wyłącznie od tego jednego wspólnika personalnie. Do takiej sytuacji może dojść również wówczas, gdy pozostali wspólnicy zaspokoili roszczenia strony trzeciej. Jeżeli niezaspokojenie roszczeń przez jednego lub kilku wspólników miałoby narazić na szwank pozostałych, wówczas mogą oni walczyć o swoje na drodze postępowania odszkodowawczego lub żądać zwrotu nadpłaconego przez siebie świadczenia.

Warto wiedzieć, że możemy określić w umowie spółki udział wspólnika w odpowiedzialności za zadłużenie spółki jawnej bądź inne wierzytelności. Nie możemy tego jednak skutecznie zrobić w taki sposób, który całkowicie wyłączałby odpowiedzialność części wspólników – zapiski w umowie spółki mogą jednak regulować stosunki wewnętrzne w taki sposób, w ramach którego „wyłączeni” z odpowiedzialności wspólnicy będą mogli domagać się zwrotu wypłaconej przez siebie należności od tego ze wspólników, który obowiązany jest umownie do ich regulacji.

Księgowość i podatki w spółce jawnej – o czym trzeba pamiętać?

Spółka jawna cieszy się wzrastającą popularności w dużej mierze z uwagi na prostotę jej prowadzenia i niskie koszty działalności. Na gruncie podatkowym jest to także stosunkowo elastyczna forma partycypowania w środowisku gospodarczym, choć – jak wspomnieliśmy wyżej – nie zawsze będzie najlepszą z form. Osoby zastanawiające się nad prowadzeniem działalności gospodarczej w ramach spółki jawnej powinny zwrócić uwagę przede wszystkim na trzy kwestie – typ prowadzonej księgowości, formę opodatkowania oraz konieczność zarejestrowania się wspólników w ZUS.

Ewidencja księgowa w spółce jawnej – kiedy pełna księgowość?

Charakterystyczną cechą spółek jawnych jest fakt, że nie są one zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości – z dwoma zastrzeżeniami. Pełna księgowość w spółce jawnej jest niezbędna wówczas, gdy w danym roku podatkowym przychody spółki przekroczą 2 miliony euro netto. Niemniej, w ramach pełnej księgowości muszą rozliczać się również te spółki, gdzie przynajmniej jednym ze wspólników jest osoba prawna – wówczas nie będzie mieć znaczenia poziom osiąganych przychodów.

We wszystkich pozostałych sytuacjach spółka jawna może prowadzić ewidencję księgową na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a także ewidencji przychodów, o ile wszyscy wspólnicy rozliczają się na podstawie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Spółka jawna – jaką formę opodatkowania wybrać? Czy trzeba płacić CIT?

Pierwszą kwestią w ramach podatków w spółce jawnej jest określenie, czy dana spółka jest zobowiązana do opłacania podatku CIT. Jak się okazuje, w zdecydowanej większości przypadków takie zobowiązanie nie będzie zachodzić. Konieczność opłacania podatku CIT jest bowiem zarezerwowana wyłącznie dla tych spółek, które jednocześnie:

  • mają siedzibę lub zarząd na terenie Rzeczpospolitej Polskiej,

  • wspólnikami spółki nie są wyłącznie osoby fizyczne,

  • spółka nie złoży przed rozpoczęciem roku obrotowego informacji o podatnikach podatku CIT oraz podatnikach podatku PIT, posiadających prawa do udziału w zyskach tej spółki.

Wobec tego, we wszystkich pozostałych przypadkach, podatek dochodowy uiszczany jest osobiście przez wszystkich wspólników spółki w wysokości proporcjonalnej do zysków wynikających z ich podziału. Dochody osiągane przez wspólników spółki jawnej traktowane są jako dochody z działalności gospodarczej, wobec czego wspólnicy mogą wybrać najkorzystniejszą dla siebie formę opodatkowania – podatek dochodowy na zasadach ogólnych, podatek liniowy lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Rejestracja w ZUS a spółka jawna

Zgodnie z obowiązującymi regulacjami, przy zakładaniu spółki jawnej nie trzeba zgłaszać jej z osobna jako płatnika składek – informacja ta w sposób automatyczny wpłynie do ZUS w ramach rejestracji spółki jawnej poprzez KRS i formularz NIP-8.

Niemniej, trzeba pamiętać o fakcie, że każdy wspólnik spółki jawnej będący osobą fizyczną jest płatnikiem składek na własne ubezpieczenie, wobec czego jest on zobowiązany do zarejestrowania się w ZUS i przekazania odpowiedniego zgłoszenia.

Spółka jawna – wady i zalety. Kiedy się opłaca? Podsumowanie

Spółka jawna jest jedną z najbardziej opłacalnych spółek handlowych, przeznaczoną przede wszystkim dla tych wspólników, którzy prowadzą małą lub średnią działalność gospodarczą. Spółkę jawną cechuje duża prostota konstrukcji, niskie koszty prowadzenia działalności, niewielkie koszty jej założenia, a także łatwość jej rejestracji – to kluczowe zalety spółki jawnej. Wymienić można również możliwość prowadzenia uproszczonej księgowości, a także sam fakt, że spółka jawna stanowi autonomiczny względem wspólników podmiot, zdolny do zaciągania zobowiązań i nabywania praw.

Do kluczowych wad spółki jawnej zaliczymy przede wszystkim szeroką odpowiedzialność wspólników, wykraczającą poza majątek spółki – każdy ze wspólników odpowiadać będzie przed wierzycielami całym swoim majątkiem. Co więcej, reorganizacja spółki jawnej może być trudna, bowiem nie istnieją w prawie żadne rozwiązania, które umożliwiałyby usunięcie wspólnika ze spółki czy wykupienie bądź przeniesienie jego udziałów bez zgody zainteresowanego wspólnika. W rezultacie, wszelkie poważne sytuacje konfliktowe w spółce jawnej najpewniej zakończą się rozwiązaniem spółki. Do innych wad spółki jawnej możemy zaliczyć brak możliwości skorzystania z „małego ZUS-u” przez wspólników czy konieczność uiszczenia podatku PCC od wniesionych wkładów przy podpisaniu umowy spółki jawnej.

Tak czy inaczej, spółka jawna jako jedna z osobowych spółek handlowych, w wielu przypadkach stanowić będzie dogodną formę prowadzenia działalności gospodarczej dla wielu podmiotów – jest tania i prosta, zarówno w prowadzeniu, jak i założeniu. Warto jedynie zadbać o to, by rozsądnie dobierać swoich wspólników i poświęcić odpowiednio dużo czasu na skomponowanie szczegółowej umowy spółki.

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_115335719_ko%C5%84cowy-u%C5%9Bcisk-d%C5%82oni-partner%C3%B3w-biznesowych.html