Faktura proforma to jeden z częściej spotykanych dokumentów w obrocie gospodarczym, najczęściej w kontaktach biznesowych pomiędzy dwoma przedsiębiorstwami. Wbrew powszechnej opinii, nie jest to dokument księgowy, stanowiący substytut faktury VAT. Fakturę pro forma wykorzystuje się w innych celach i nigdy autonomicznie. O czym trzeba pamiętać w tej kwestii?
Czym jest faktura proforma i kiedy znajduje swoje zastosowanie? Kto może wystawić fakturę proforma? Jakie elementy muszą się znaleźć na fakturze pro forma? Faktura „proforma” czy faktura „pro forma” – które wyrażenie jest poprawne? Czy wystawiając fakturę proforma nadal musimy wystawić zwykłą fakturę VAT? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.
Faktura proforma – co to jest?
Faktura proforma, czy też, zależnie od zapisu, „faktura pro forma”, nie jest dokumentem księgowym – stąd jego wystawienie nie rodzi obowiązku zapłaty wykazanego w nim podatku VAT. Zasadniczo, charakter wystawienia faktury pro forma jest czysto informacyjny, regulując w detalach zobowiązania łączące świadczeniodawcę z nabywcą towaru i usługi.
Faktura pro forma może wymagać od odbiorcy towaru lub usługi jej uregulowania przed wejściem w życie określonych dla niej postanowień. Nabywca może zostać zobowiązany do zapłaty całości należności lub jedynie zaliczki, jednak trzeba pamiętać, że zaniechanie tego obowiązku nie rodzi żadnych konsekwencji prawnych czy skarbowych (w przeciwieństwie do faktury VAT) 0prócz anulowania niedoszłej transakcji.
Co dokładnie oznacza fakt, że faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym? Oprócz wskazującego na to charakteru, który na żadnej ze stron nie wymusza de facto żadnej akcji, to ponadto nie uwzględnia się go w ewidencji księgowej. Właściwa faktura VAT z kolei zawsze musi być w ewidencji uwzględniona.
Faktura „proforma” czy faktura „pro forma” – jak się pisze?
Zanim przejdziemy do dalszej części tego artykułu, warto byłoby rozważyć problematykę znacznie mniej palącą od natury opisywanego dokumentu – chodzi o zasady pisowni, które dla wielu przedsiębiorców są w tej materii niejasne. Jak zatem należy pisać – faktura „proforma” czy faktura „pro forma„?
Zasadniczo, zgodnie z wszelkimi prawidłami języka polskiego, poprawną formę stanowi „faktura pro forma„. Niemniej, wraz z ewolucją języka, wyrażenie „faktura proforma„, a więc pisane łącznie, na stałe zadomowiło się w mowie powszechnej, stanowiąc swego rodzaju nazwę własną dla tego rodzaju dokumentu (podczas gdy „faktura pro forma” de facto opisuje go przymiotnikowo).
Biorąc powyższe pod wzgląd, możemy śmiało uznać, że użycie każdej z form będzie poprawne – dlatego też, w niniejszym artykule, by unaocznić zachodzące w języku polskim zmiany i rozwiać wszelkie wątpliwości na ten temat, zwrotu „faktura proforma” i „faktura pro forma” używaliśmy naprzemiennie.
Faktura pro forma a faktura VAT – różnice
Osobom, które nigdy wcześniej nie miały styczności z tego rodzaju dokumentem (a w szczególności początkującym przedsiębiorcom), mogłoby się mylnie wydawać, że wystawiając fakturę pro forma wypełniają swoje obowiązki względem wystawienia faktury VAT. Nic jednak bardziej mylnego.
Faktura proforma nigdy nie zwalnia z wystawienia faktury VAT. Faktura proforma nie stanowi dowodu księgowego i zarówno jej wystawienie, jak i jej otrzymanie, nie wypełnia zobowiązań przedsiębiorcy względem prawa. Jedynie faktura VAT stanowi dokument księgowy, na podstawie którego możemy rozliczać nasze zobowiązania podatkowe.
Faktura pro forma – skutki wystawienia
Wystawienie faktury pro forma służy przede wszystkim przekazaniu właściwej informacji kontrahentowi, obrazując mu ostateczną cenę towarów lub usługi, wraz ze składnikami rzeczonej ceny – chodzi tu przede wszystkim o podatek VAT. Może ona również porządkować wewnętrzny obieg dokumentów i operacje finansowe na poziomie przedsiębiorstwa, jak i stanowić element budowania pozytywnego PR w oczach klienta. W mniemaniu wielu, wystawienie faktury proforma świadczy o rzetelności i uczciwości przedsiębiorcy.
Biorąc jednak pod uwagę fakt, że faktura proforma nie jest dokumentem definiowanym przez jakiekolwiek przepisy czy regulacje, skutki prawne wystawienia faktury pro forma są tak naprawdę żadne. Nieuiszczenie opłaty wynikającej z dokumentu, może poskutkować jedynie anulowaniem transakcji. Zdarza się jednak, że stosunki ekonomiczne łączące dwa podmioty są dalece bardziej skomplikowane i wystawiona faktura pro forma może być następstwem innych powiązań, będą zapowiedzią realnych zobowiązań finansowych, wynikających z innych, bardziej formalnych ustaleń.
Trzeba jednak pamiętać o tym, że bez względu na wszystko, faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym i faktura VAT zawsze będzie wymagana.
Wystawienie faktury pro forma – w jakim celu?
Jak już wykazaliśmy wyżej, rola faktury pro forma jest przede wszystkim informacyjna. Ma ona podsumowywać dokonywaną przez obie strony transakcję, z uwzględnieniem wysokości podatku VAT. Najczęściej stanowi ona gest grzecznościowy wobec kontrahenta (świadczący o rzetelności i transparentności przedsiębiorstwa) lub dokument porządkujący wewnętrzną księgowość, będąc jednocześnie dla klienta przypomnieniem nadchodzącego rozliczenia.
W niektórych sytuacjach może ona być również odebrana jako oferta handlowa lub nawet wezwanie do zapłaty, jeżeli inne ustalenia pomiędzy stronami implikują – przynajmniej w sensie moralnym – konieczność uiszczenia zapłaty.
Kiedy wystawić właściwą fakturę VAT?
Zwykła faktura VAT musi być wystawiona zawsze, gdy dochodzi do transakcji między dwoma przedsiębiorstwami, lub na życzenie osoby fizycznej. Wystawiając fakturę pro forma należy pamiętać, że jej obecność, z uwagi na nieuregulowaną strukturę prawną, w żadnym calu nie modyfikuje sposobu, w jaki należy wywiązać się z niniejszego obowiązku.
Faktura VAT powinna być zatem przez przedsiębiorcę wystawiona niezwłocznie po otrzymaniu całości zapłaty za towar lub usługę, lub po otrzymaniu zaliczki. Nie ma żadnego znaczenia to, jakie zapisy szczególne zawiera wystawiona wcześniej faktura proforma, ani nawet to, czy w ogóle została wystawiona. Ma ona charakter jedynie narzędzia pomocniczego.
Kto może wystawić fakturę pro forma?
Choć faktura pro forma nie posiada uregulowanego statusu prawnego, to jej wystawienie jest równoznaczne z zapowiedzią wystawienia faktury właściwej (VAT) w ramach późniejszych rozliczeń. Wynika stąd w linii prostej, że fakturę proforma może wystawić wyłącznie przez podmiot, który jest zobligowany do wystawienia faktury VAT.
Fakturę VAT wystawić może wyłącznie osoba prowadząca działalność gospodarczą, jednocześnie zarejestrowana jako czynny płatnik VAT. Zatem, osoby rozliczające się na podstawie ryczałtu, pomimo faktu, że prowadzą działalność gospodarczą, również nie mogą wystawić żadnego z wymienionych dokumentów.
Faktura proforma bez działalności gospodarczej
Choć osoba nieprowadząca działalności gospodarczej nie może wystawiać faktur VAT, to nie oznacza to wcale, że nie może w inny sposób domagać się należności, podsumowywać transakcji, czy przedstawiać ofert handlowych.
W opisywanej sytuacji, możemy wystawiać rachunki – również jako osoby fizyczne. Dla naszego kontrahenta nie będą one co prawda stanowiły wartości tożsamej z fakturą VAT (ponieważ nie będą one podstawą do odliczenia podatku VAT), ale optymalizacja podatkowa niejedno ma imię i nawet zwykły rachunek może okazać się przydatnym dla działu księgowego Twojego biznesowego partnera.
Jak wystawić fakturę proforma?
Wystawienie faktury proforma niewiele różni się od wystawienia tradycyjnej faktury VAT. Wzór faktury proforma można znaleźć w internecie, choć zasadniczo jej kształt nie różni się od zwykłej faktury niczym, prócz tytułem – sformułowanie „faktura pro forma” pozwoli na jednoznaczną identyfikację rzeczonego dokumentu, jako pozbawionego walorów faktury VAT.
Wystawiając fakturę proforma, trzeba pamiętać jedynie o dwóch rzeczach, wspominanych już na łamach niniejszego artykułu. Po pierwsze, nie każdy może ją wystawić – może to zrobić jedynie przedsiębiorca zarejestrowany jako czynny płatnik VAT. Po drugie zaś, wystawienie faktury proforma sygnalizuje naszemu klientowi, że wraz z realizacją jej postanowień (uiszczeniu płatności bądź zaliczki) natychmiast otrzyma on właściwą fakturę VAT, wystawioną w ramach obowiązującego prawa.
Faktura proforma – co musi się na niej znaleźć?
Uważny obserwator mógłby stwierdzić, że skoro faktura proforma nie jest w sposób prawny zdefiniowana, to nie istnieją żadne reguły i normy, które dekretowałyby jej najwłaściwsze składniki. Nie jest to jednak prawda. Faktura proforma ma za zadanie w jakimś stopniu „imitować” właściwą fakturę VAT, zatem wydaje się, że powinna składać się z tych samych elementów – w innym przypadku mogłaby być postrzeganą jako bezużyteczna również pod kątem przekazywanych informacji
Na co zatem powinniśmy zwrócić szczególną uwagę, gdy przyjdzie nam zająć się wystawieniem faktury pro forma? Oczywiście obligatoryjnie musimy oznaczyć ją odpowiednią nazwą – samo „proforma” powinno wystarczyć. Do pozostałych składników opisywanego dokumentu należą:
Określenie podmiotu wystawiającego fakturę (musi zawierać: nazwę i adres firmy, NIP oraz REGON),
Określenie klienta, dla którego faktura jest sporządzana (podług zasad tożsamych z oznaczeniem wystawcy),
Nazwę dostarczanych towarów lub usług,
Cenę jednostkową netto,
Wartość całości netto,
Procentową stawkę VAT,
Całkowitą kwotę należnego podatku VAT,
Wartość całości brutto,
Podsumowanie kwot.
Podpis wystawcy (opcjonalnie również pieczątka).
Do faktury proforma, ze względu na jej charakter, najczęściej dodaje się również preferowany termin płatności (bądź zaliczki), biorąc pod uwagę fakt, że to właśnie jej uiszczenie stanowić będzie przyczynek do dalszych rozliczeń i wystawienia właściwej FV.
Faktura pro forma – czy warto ją wystawiać?
Faktura pro forma, jak już wielokrotnie wspominaliśmy, nie jest dokumentem księgowym, a ma charakter niemalże symboliczny. Pozwala jednak na uporządkowanie księgowości wewnętrznej, a jej wystawienie zawsze będzie mile widziane przez kontrahenta, stawiając nas w pozycji wiarygodnego partnera.
Szczególne elementy opisywanego dokumentu, takie jak termin płatności, mogą porządkować relacje z klientem, dbając jednocześnie pośrednio o płynność finansową naszego przedsiębiorstwa. W skrajnych przypadkach, faktura proforma może być równoznaczna z dyplomatycznym wezwaniem klienta do zapłaty.
Podsumowując, faktura proforma to użyteczne narzędzie księgowe, porządkujące zarówno obieg dokumentacji wewnętrznej, jak i relacje z klientami. Zdecydowanie jest to dobra praktyka, z której warto korzystać zawsze, gdy mamy ku temu stosowne możliwości.
