Kancelaria Prawna MM Sp. z o.o.

Jak sprawdzić, kto może podpisać umowę w imieniu spółki? Sprawdzenie reprezentacji w KRS i PESEL w umowach z JDG
Dlaczego to ważne?
Podpisanie umowy z niewłaściwą osobą może mieć bardzo poważne konsekwencje prawne. W najgorszym wypadku — umowa będzie nieważna i nie będzie można skutecznie dochodzić swoich roszczeń.
Zanim podpiszesz umowę — szczególnie z podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą — powinieneś sprawdzić:

1. Kto jest uprawniony do podpisu w spółce z o.o. lub innej spółce prawa handlowego

2. Jak prawidłowo oznaczyć przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą (JDG).

Umowy ze spółką z o.o. — jak sprawdzić, kto może podpisać?

Zasady reprezentacji spółek określa Kodeks spółek handlowych (art. 201-210 k.s.h).

W przypadku spółki z o.o.:
→ Sposób reprezentacji (czy podpisuje jedna osoba, czy dwie) oraz dane członków zarządu znajdziesz w KRS — Krajowym Rejestrze Sądowym.

Gdzie sprawdzić KRS?

• https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs

W KRS zobaczysz:

• skład zarządu,


• sposób reprezentacji spółki — np. "do składania oświadczeń woli w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu".

Co, jeśli umowę podpisze nieuprawniona osoba?
W świetle prawa — może to skutkować:

• nieważnością umowy (art. 39 Kodeksu cywilnego),


• brakiem możliwości dochodzenia roszczeń,


• koniecznością udowodnienia przed sądem, że druga strona mimo wszystko działała za wiedzą i zgodą spółki (co bywa trudne).

Jak prawidłowo oznaczyć spółkę w umowie?

Przykład:
ABC Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Przykładowa 1, 00-001 Warszawa, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców KRS pod nr 0000000000, NIP 1111111111, REGON 222222222, reprezentowana przez: Jan Kowalski – Prezes Zarządu.

Umowy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą (JDG)
Tutaj sprawa wygląda inaczej. Przedsiębiorca JDG działa samodzielnie i podpisuje umowę osobiście.

Gdzie sprawdzić dane JDG?

W CEIDG:

• https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/

W CEIDG znajdziesz:

• Imię i nazwisko,


• Nazwę firmy,


• Adres,


• NIP i REGON.

Dlaczego numer PESEL w umowie z JDG jest ważny?

Przy JDG wpisanie PESEL w umowie nie jest obowiązkowe — ale bardzo zalecane!

Zwłaszcza jeśli:

• będziemy chcieli wytoczyć pozew przez e-Sąd (EPU — Elektroniczne Postępowanie Upominawcze),


• e-Sąd wymaga PESEL do identyfikacji pozwanego (art. 505[32] §1 k.p.c.).

Jeśli nie masz PESEL — trzeba będzie go zdobyć osobno, co wydłuża i komplikuje proces windykacji.
[hr]
Przykład oznaczenia JDG w umowie:
Jan Nowak, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą "Jan Nowak Usługi Budowlane", ul. Przykładowa 5, 00-001 Warszawa, NIP 1111111111, PESEL 85010112345.


Chcesz mieć pewność, że Twoja umowa jest podpisana prawidłowo? Potrzebujesz wsparcia przy przygotowaniu lub analizie umowy?
→ Skontaktuj się z nami — chętnie pomożemy!

Wezwanie do zapłaty to formalne pismo kierowane do dłużnika w celu przypomnienia o zaległej płatności i wezwania do jej uregulowania. Jest to pierwszy krok w procesie windykacyjnym, który może pomóc uniknąć kosztów sądowych i zachować dobre relacje biznesowe.
Co to jest wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty to oficjalne pismo, w którym wierzyciel informuje dłużnika o zaległej płatności i wzywa do jej uregulowania w określonym terminie. Jest to forma polubownego rozwiązania sporu przed podjęciem działań prawnych.

Elementy wezwania do zapłaty
Skuteczne wezwanie do zapłaty powinno zawierać:

Datę i miejsce sporządzenia pisma

Dane wierzyciela (nazwa, adres, NIP)

Dane dłużnika (nazwa, adres, NIP)

Podstawę prawną zobowiązania (np. numer i data faktury, umowa)

Kwotę zaległości wraz z ewentualnymi odsetkami

Termin płatności (np. 7 lub 14 dni od daty otrzymania pisma)

Numer rachunku bankowego do dokonania płatności

Informację o konsekwencjach braku zapłaty (np. skierowanie sprawy do sądu, wpis do rejestru dłużników)

Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania wierzyciela
Wzór wezwania do zapłaty

[Miejscowość, data]

[Nazwa i adres wierzyciela]

[Nazwa i adres dłużnika]

WEZWANIE DO ZAPŁATY

Szanowni Państwo,

niniejszym wzywamy do uregulowania należności w wysokości [kwota] PLN, wynikającej z [np. faktury nr XXX z dnia XXX], której termin płatności upłynął dnia [data].
Prosimy o dokonanie płatności w terminie [np. 7 dni] od daty otrzymania niniejszego wezwania na rachunek bankowy:
[numer rachunku bankowego]
W przypadku braku zapłaty w wyznaczonym terminie, zmuszeni będziemy podjąć odpowiednie kroki prawne, w tym skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami po Państwa stronie.

Z poważaniem,

[Imię i nazwisko, stanowisko]

Aby mieć dowód doręczenia wezwania, zaleca się wysłanie pisma listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. W przypadku postępowania sądowego, potwierdzenie to może stanowić dowód podjęcia próby polubownego rozwiązania sporu.